مسير الرواتب في الموارد البشرية وسلم الرواتب

مسير الرواتب الموارد البشرية من العناصر الجوهرية في منظومة الموارد البشرية داخل أي مؤسسة، فهو لا يقتصر على صرف الرواتب فقط، بل يشمل إدارة شاملة لكافة التفاصيل المالية المتعلقة بالموظفين، ويُعد دفع الرواتب بدقة وفي الوقت المحدد أمر بالغ الأهمية لنجاح الأعمال على المدى الطويل، ولتحقيق رضا الموظفين والمحافظة عليهم، لذلك تحرص إدارة الموارد البشرية بالمؤسسات على إنشاء مسير الرواتب لتنظيم بيانات الرواتب، والبدلات، والخصومات، والمكافآت، وساعات العمل، بما يضمن الشفافية والدقة في التعامل المالي بين المؤسسة وموظفيها، وفي هذا المقال نتناول مسير الرواتب وخطوات إنشائه، وتعريف سلم الرواتب وكيفية تنفيذه، ومهام قسم الرواتب وقسم الموارد البشرية في معالجة الرواتب.

مسير الرواتب الموارد البشرية:

مسير الرواتب هو عبارة عن الوثيقة التي تحتوي على المعلومات الخاصة بتعويضات الموظفين التي يتعين على المؤسسات الاحتفاظ بها لكل موظف على حدة، إذ تتضمن الوثيقة بيانات مثل: الأسماء، أرقام التعريف، عدد ساعات العمل الأساسية والإضافية، الأجر الإجمالي، الأجر الصافي، فترة الدفع، تاريخ الدفع، الخصومات، المكافآت، ومساهمات الموظف وصاحب العمل في المزايا، وبالتالي فهي بمثابة توثيقًا واضحًا ومنظمًا لتفاصيل راتب كل موظف، ويُعتبر العمود الفقري لإدارة الرواتب بدقة وكفاءة.

ويتولى قسم الموارد البشرية بالمؤسسة إعداد مسير الرواتب من خلال برامج الرواتب أو أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS)، أو يُدار يدويًا عبر جداول Excel، وتساهم تلك الوثائق في تسهيل التخطيط المالي ودفع ضرائب الرواتب، مما يضمن دفع الرواتب بدقة وفي الوقت المناسب وبما يتوافق مع اللوائح.

ويتطلب إنشاء مسير الرواتب تنفيذ مجموعة من الخطوات التي تضمن دقته وصرف الرواتب في مواعيدها المحددة دون أخطاء، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- جمع بيانات الموظفين

تبدأ أولى خطوات إنشاء مسير الرواتب بجمع البيانات، حيث يُجمع نوعان من البيانات، الأول بيانات الموظفين التي تشمل اسم الموظف بالكامل، رقمه الوظيفي، القسم أو الإدارة، الوظيفة، تاريخ التعيين، نوع التوظيف سواء دوام كامل أو جزئي، رقم الحساب البنكي.

النوع الآخر من البيانات الواجب جمعها هي بيانات نظام الرواتب في المؤسسة، إذ يتم تحديد الشهر أو الفترة الزمنية التي يغطيها مسير الرواتب، وما إذا كان الموظفون يتقاضون رواتب ثابتة أو بالساعة، فإذا كانوا يتقاضون أجورًا بالساعة، فإن تلك المعلومات ضرورية لحساب عدد الساعات التي عملوا بها ودفع أجورهم بشكل صحيح، وهو ما ينطبق على الموظفين الذين يتقاضون رواتب ثابتة.

يمكنك التقديم على عدد كبير ومميز من وظائف الموارد البشرية في السعودية الآن عبر منصة صبار للتوظيف في السعودية.

2- تتبع الوقت والحضور

يُعد التسجيل الدقيق لساعات عمل الموظفين أمرًا أساسيًا لحساب أجورهم بدقة، وهو ما يتم عن طريق الرجوع إلى برامج تتبع الوقت التي تتكامل مع أنظمة الرواتب، أو استخدام جداول زمنية يدوية أو إلكترونية يقدّمها الموظفون، أو ساعات حضور وانصراف الفعلية أو الرقمية يقوم الموظفون بتسجيل دخولهم وخروجهم من خلالها.

يمكنك التقديم على وظائف مسؤول توظيف في السعودية

3- حساب الأجر الإجمالي

بعد الانتهاء من حساب عدد الساعات، يجب حساب الأجر الإجمالي لكل موظف بناءً على عدد الساعات التي عملها أو حسب اتفاقيات الراتب الثابت، بما في ذلك أي أجر عمل إضافي، فإذا كان الموظف يتقاضى راتبًا ثابتًا؛ فعادة ما يكون أجره الإجمالي ثابتًا في كل فترة دون حساب أجر العمل الإضافي أو المكافآت، وإذا كان الأجر بالساعة؛ يتم ضرب الأجر بالساعة في عدد الساعات التي تم العمل فيها خلال الفترة المحددة.

4- تطبيق الخصومات

سواء كان الموظف يتقاضى راتبه بشكل ثابت أو بالساعة، في الحالتين تُطبق الخصومات الإلزامية مثل اشتراكات الضمان الاجتماعي والتأمين الصحي، وكذلك خصومات الغياب أو التأخير وخصومات الجزاءات الإدارية.

5- حساب صافي الراتب

بعد حساب الأجر الإجمالي وتطبيق الخصومات، تأتي خطوة حساب صافي الأجر لكل موظف، باستخدام المعادلة التالية: الراتب الإجمالي – مجموع الخصومات = صافي الراتب.

6- اختيار نظام الرواتب

في هذه الخطوة، يتم اختيار طريقة معالجة الرواتب، سواء كان ذلك يدويًا، باستخدام برنامج، أو من خلال مزود خدمة رواتب، وتعتمد الشركات الصغيرة جدًا ذات الميزانيات المحدودة على المعالجة اليدوية للرواتب، أما المؤسسات المتوسطة والكبيرة تستخدم برنامج الرواتب الذي يقوم بأتمتة الحسابات وتقديم التقارير، أو تتعاقد مع مزود خدمة رواتب محترف يتولى جميع جوانب معالجة الرواتب.

يمكنك التعاون مع صبّار في توظيف محاسب مالي لإدارة رواتب فريق عملك بدقة وشفافية لضمان الاحتفاظ بأصول شركتك وتحقيق الرضا الوظيفي داخلها.

7- اختيار التنسيق وإدخال البيانات

تتضمن هذه الخطوة اختيار التنسيق المناسب لبرنامج مسير الرواتب، سواء جدول بيانات مثل Excel أو Google Sheets أو برنامج رواتب مخصص، ثم تُدخل البيانات التي تم جمعها، لتبدأ بمعلومات الموظف، ثم تفاصيل فترة الدفع، والأجور الإجمالية، والخصومات، وصافي الراتب، ثم إضافة البيانات البنكية وهي اسم البنك ورقم الحساب أو رقم الآيبان وطريقة الدفع.

8- مراجعة واعتماد مسير الرواتب

بعد الانتهاء من إعداد مسير الرواتب، يجب التأكد من دقة البيانات والاحتساب، ثم يقوم مدير الموارد البشرية باعتماده وتجهيزه للتنفيذ.

اقرأ أيضًا: نظام الأجور في إدارة الموارد البشرية

سلم الرواتب الموارد البشرية:

سلم الرواتب هو النظام الذي تستخدمه المؤسسات في تحديد مستويات الأجور أو الرواتب التي تُصرف للموظفين، استنادًا إلى مجموعة من العوامل مثل الدرجة الوظيفية أو المسمى الوظيفي، والمؤهلات الأكاديمية، وعدد سنوات الخبرة، والأداء الوظيفي، وسياسة المؤسسة، وطبيعة الصناعة، ومتطلبات الوظيفة، ونطاقات الرواتب المماثلة في السوق.

ويحدد سلم الرواتب مقدار ما يتقاضاه الموظفون مقابل جهودهم، فقد يكون هذا المقابل على شكل راتب شهري أو أجر بالساعة، كما يمكن أن يكون على أساس العمولة أو الأجر اليومي، وهو النظام الذي تعتمده مؤسسات القطاع العام والخاص من أجل تحقيق العدالة والمساواة في الرواتب بين الموظفين حسب وظائفهم ومستوياتهم، ولتحديد الحد الأدنى والأعلى للأجور لكل مستوى وظيفي، وحتى تتم عمليات التوظيف والترقية بشفافية.

ويبدأ أي موظف جديد وظيفته عند الدرجة الأولى من سلم الرواتب، فإذا استمر في أداء نفس الدور لفترة زمنية محددة؛ يمكنه الحصول على زيادة تدريجية في الراتب، وفي كل درجة على السلم يزداد راتبه، وقد يتراوح عدد درجات السلم ما بين 10 إلى 15 درجة قبل أن يصل الموظف إلى أعلى معدل راتب في درجته.

ويتطلب تحديد سلم رواتب الموظفين تنفيذ مجموعة من الخطوات التي تضمن حصول الموظفين على رواتب تناسب خبرتهم وجهودهم، وهي كما يلي:

1- تحديد فلسفة التعويض الخاصة بالمؤسسة

في البداية، تبدأ المؤسسة بتحديد فلسفة التعويضات الخاصة بها، أي نهجها في منح المكافآت، والفوائد، والترقيات للموظفين، إذ تعمد بعض المؤسسات إلى تقديم حزمة أكثر تنافسية ولكن مع فوائد أقل مثل نمط عمل غير مرن أو عدم مشاركة الأرباح، بينما تفضل مؤسسات أخرى تقديم مزايا وبدلات أكثر ولكن ضمن نطاق رواتب أقل.

وتتطلب هذه الخطوة مراعاة متطلبات ومسؤوليات الأدوار الوظيفية، ومن ثم تصميم سلم الرواتب بناءً عليها.

يمكنك التقديم على وظائف أخصائي عمليات موارد بشرية

2- تقييم الأدوار الوظيفية

تتضمن هذه الخطوة معرفة المهارات والمتطلبات لكل دور وظيفي، حتى يتسنى تحديد التعويض المناسب، وهو ما يتطلب مراعاة مجموعة من العوامل مثل المؤهلات التعليمية المفضلة، وعدد سنوات الخبرة، وكذلك الشهادات الإضافية، فضلًا عن تقييم مدى أهمية الدور بالنسبة للمؤسسة، فمن خلال تلك العوامل يمكن تحديد راتب مثالي لكل وظيفة.

3- إجراء أبحاث السوق

يُعد إجراء أبحاث السوق خطوة بالغة الأهمية لضمان تقديم المؤسسة تعويضات تنافسية للموظفين، فمن خلال تلك الأبحاث يمكن معرفة الرواتب التي تقدمها المؤسسات الأخرى المماثلة في الصناعة، ومن ثم تحديد نطاقات الرواتب المناسبة للوظائف.

ومن خلال أبحاث السوق وتحديد الرواتب بناءً على نتائجها، تتمكن المؤسسات من جذب المواهب والاحتفاظ بها، وكذلك الحصول على رؤى حول موقعها في السوق كأماكن عمل محتملة.

وإذا استنتجت المؤسسة من أبحاث السوق أن متوسط رواتبها أقل من متوسط السوق؛ فلا بد من تحديث هيكل الرواتب أو خطة التعويض الشاملة الخاصة بها لمراعاة هذا الفرق.

يمكنك التقديم على وظائف مدير موارد بشرية في السعودية

4- تحديد هامش زيادة الأجور

تُعد الزيادات الدورية في الرواتب من أفضل الاستراتيجيات التي تمكّن المؤسسات من الاحتفاظ بموظفيها وتقليل معدل الدوران الوظيفي بها، لذا يجب أن تأخذ المؤسسة في الاعتبار كيفية تعويض موظفيها على المدى الطويل عند إنشاء سلم الرواتب.

 ويمكن تحديد مقدار تلك الزيادات عن طريق مقارنتها بهامش الوظائف المماثلة، دون إغفال إيرادات المؤسسة ونفقات الرواتب قبل اتخاذ قرار بشأن هذا المؤشر، فإذا كان هامش زيادة الرواتب لدى المؤسسة مماثلًا أو أعلى من متوسط الصناعة؛ فإن زيادات الرواتب لديها تنافسية وقد لا تحتاج إلى تعديل، أما وإذا كانت أقل؛ فلا بد من النظر في زيادتها لتحسين الموقف التنافسي للمؤسسة، أو يمكن استبدال ذلك بتقديم المكافآت والحوافز، مثل فرص التطوير المستمر أو أنواع أخرى من التعويضات الإضافية التي تُمنح للموظفين على مدار السنة.

5- تحديد مستويات الوظائف

من الخطوات الأساسية في إنشاء سلم الرواتب، إنشاء الدرجات الوظيفية بعد تحديد مستويات الوظائف، إذ تعتمد المؤسسة في ذلك على البيانات الناتجة عن أبحاث السوق التي توضح الرواتب المُقدمة في ذات الصناعة، أو تعتمد على البيانات الناتجة عن تقييم الأدوار الوظيفية لتحديد الدرجة المناسبة لكل وظيفة.

وتشمل هذه الخطوة تحديد الحد الأدنى من الراتب الذي تقدمه المؤسسة للموظف الجديد أو المبتدئ، مرورًا براتب كل وظيفة في كل درجة من السلم الوظيفي الذي يزداد بصعود الدرجات، انتهاءً بتحديد الحد الأقصى للراتب الذي يحصل عليه أصحاب الخبرات ومن قضوا أكبر عدد من سنوات العمل في الوظائف.

6- حساب نطاقات الرواتب

بعد ذلك، تحدد المؤسسة الراتب الأساسي لكل وظيفة، حيث يتم تحديده وفقًا لدرجة الوظيفة بالاستناد إلى عوامل مثل المسمى الوظيفي والمؤهلات التعليمية وسنوات الخبرة، ثم يُحسب نطاق راتب الوظيفة بقسمة الفرق بين أعلى وأدنى راتب على الحد الأدنى للراتب.

يمكنك التقديم على وظائف موظف موارد بشرية في السعودية 

7- مراعاة الجوانب القانونية

ثمة جانب آخر لا ينبغي للمؤسسات إغفاله عند إنشاء سلم الرواتب، وهو التأكد من الالتزام بالمتطلبات التي تفرضها الحكومة فيما يخص الحد الأدنى للأجور وتقليل الفروقات بين درجات الرواتب، وضمان الأجور العادلة وفقًا للوائح الحكومية، لضمان الامتثال القانوني الذي يجنب المؤسسة التعرض لأي عقوبة أو غرامة.

ويجب أن تتضمن هذه الخطوة إجراء فحص أخير لضمان عدم وجود تناقضات عبر الأقسام والفرق، فإذا كان هناك موظفون أو فرق كاملة يتقاضون رواتب أعلى بكثير من زملائهم أو تفوق متوسط الرواتب في السوق؛ فيجب التأكد من أن ذلك كان وفقًا معايير مناسبة مثل الأداء أو الخبرة أو ما إذا كان دور الشخص محوريًا في استراتيجية عمل المؤسسة.

8- إنشاء سلم الرواتب

بعد قيام المؤسسة بتقييم متطلبات الوظائف، وفهم معايير السوق، وحساب نطاقات الرواتب، والامتثال للمتطلبات القانونية، تأتي خطوة إنشاء سلم الرواتب الخاص بها الذي يناسب احتياجاتها، ثم تطبيقه على الموظفين الحاليين.

وبعد إنشاء سلم الرواتب، يجب إجراء مراجعة دورية له للتأكد من توافقه مع تغيرات السوق وتضخم الأسعار وأهداف المؤسسة.

يمكنك الاطلاع على: سلم الرواتب وكيفية حسابه وتحديده للموظفين مع نموذج جاهز

قسم الرواتب في الموارد البشرية:

على الرغم من أن مسؤوليات إدارة الموارد البشرية تشمل معالجة رواتب الموظفين؛ إلا أن هناك مسؤوليات أخرى تُسند إلى قسم الرواتب الذي يُعد قسمًا قائمًا بذاته وفي نفس الوقت يقع داخل نطاق صلاحيات الموارد البشرية، لذا تعتمد المعالجة الدقيقة للرواتب على التعاون الوثيق بين فريقي الموارد البشرية والرواتب، لضمان عملية الرواتب بسلاسة وامتثالها للمعايير القانونية، وهو ما يتطلب قيام كل فريق بتنفيذ مجموعة من المهام، نوضحها فيما يلي:

مهام قسم الرواتب

الكثير من المؤسسات تعمد إلى إدارة عملية الرواتب في قسم منفصل عن قسم الموارد البشرية، ولكن البعض الآخر ترى أن معالجة الرواتب من أهم مهام الموارد البشرية، لأن تلك الإدارة تنفذ العديد من المسؤوليات التي تحدد كيفية معالجة الرواتب، مثل الترقيات، تعديل الرواتب، توظيف الموظفين الجدد، وبالتالي فإن استخدام قسم الرواتب بيانات تلك العمليات يساهم في خلق نظامًا فعالًا فيما يخص أجور الموظفين داخل المؤسسة، ومن خلال التكامل بين الفريقين يحصل الموظفون على رواتبهم بدقة وفي مواعيدها المحددة، وتشمل مهام قسم الرواتب في هذا الشأن ما يلي:

• حساب رواتب الموظفين سواء كانت أجورهم ثابتة أو بنظام الساعة أو بالعمولة.
• معالجة كشوف الرواتب وتوزيعها على الموظفين.
• إدارة الخصومات من رواتب الموظفين الخاصة بالغيابات أو التأخير أو العقوبات الإدارية، وكذلك خصومات التأمينات الاجتماعية والصحية.
• إعداد تقارير الرواتب التي تستخدمها المؤسسة في معرفة تكلفة تعويضات الموظفين.
• ضمان الامتثال لقوانين العمل فيما يخص الالتزام بالحد الأدنى أو قواعد العمل الإضافي، مما يتطلب الاحتفاظ بسجلات الرواتب.

يمكنك التقديم مثلًا على وظائف أخصائي استقدام في السعودية. 

مهام الموارد البشرية

سواء كانت المؤسسة تفصل بين قسم الرواتب وقسم الموارد البشرية أو تدمجهم في وحدة موحدة تسمى قسم الموارد البشرية/الرواتب، هناك العديد من المهام التي يؤديها قسم الموارد البشرية التي تُعد مكملة لمهام قسم الرواتب لضمان معالجة أجور الموظفين بدقة، تشمل تلك المهام ما يلي:

• يتولى قسم الموارد البشرية إدارة الحضور اليومي وساعات العمل للموظفين في المؤسسة، تلك البيانات التي تُستخدم في معالجة كشوف الرواتب بدقة.
• يشرف قسم الموارد البشرية على مزايا الموظفين، مثل الإجازات المدفوعة، والتأمين الصحي، وخطط التقاعد، وبالتالي يقدم لقسم الرواتب بيانات صحيحة حول رواتب الموظفين بعد تطبيق خصومات تلك المزايا.
• يصمم قسم الموارد البشرية هياكل رواتب عادلة، تضمن جذب المواهب والحفاظ عليها.
• يحدد القسم الأجر الإجمالي للموظف، والتكلفة التي تتحملها المؤسسة، والمكافآت، وأجور العمل الإضافي، والمزايا، والزيادات، وصرف الإجازات، والحوافز، وأجور المكافآت.

بالنظر إلى المقارنة السابقة، يتضح أن هناك علاقة وثيقة بين قسمي الرواتب والموارد البشرية في معالجة رواتب الموظفين، ودون قيام الفريقين بدورهما، ستصبح تلك العملية غير منظمة وتفتقر إلى الدقة ويشوبها الكثير من الأخطاء، الأمر الذي يفرض ضرورة التواصل المستمر بين القسمين للاتفاق على كيفية حساب الرواتب ثم تحديد المزايا والخصومات وطرق الدفع ووسائل الدفع، مع تحديد جدول زمني مشترك بين الفريقين لتبادل تقارير حضور الموظفين والإجازات المطلوبة لإعداد الرواتب.

اكتشف المزيد حول: نظام التعويضات في الموارد البشرية

اجعل توظيف المواهب أكثر كفاءة وسرعة مع صبّار

هل تواجه صعوبة في إيجاد موظفين مؤهلين لقيادة شركتك نحو النجاح؟ مع صبّار للتوظيف يمكنك التخلص من تلك المشكلة وتوظيف الكفاءات التي تناسب احتياجاتك بدقة، وبأسرع وقت ممكن.

تُعد صبّار هي المنصة الرائدة في مجال التوظيف بالمملكة، إذ تمد الشركات في جميع الصناعات بفرق العمل وأصحاب المواهب النادرة، ولديها القدرة على دعمك بمرشحين تم تقييمهم بدقة وفق متطلبات وظيفتك، سواء بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، جاهزين للعمل في أي تخصص خلال أيام فقط، بمجرد نشر الإعلان الوظيفي على المنصة، تحصل على قائمة بأسماء أفضلهم للاطلاع على سيرهم الذاتية وإجراء المقابلات لاتخاذ قرار التوظيف سريعًا.

يمكنك التقديم على عدد كبير ومميز من وظائف الموارد البشرية في السعودية الآن عبر منصة صبار للتوظيف في السعودية.

الخاتمة:

في عالم إدارة الموارد البشرية، يُعد "مسير الرواتب" أداة أساسية لتوثيق تفاصيل الأجور والمستحقات المالية لكل موظف بدقة وشفافية. هذه الوثيقة تضم بيانات مفصلة تشمل معلومات التعريف بالموظف، ساعات العمل، الأجر الإجمالي، الخصومات، وصافي الراتب، وتساعد في تنظيم عملية دفع الرواتب والالتزام باللوائح المالية. ويتم إعدادها عبر برامج إلكترونية أو جداول بيانات، ما يسهم في تحسين التخطيط المالي وضمان دقة الرواتب وتوقيتها. كما تشمل خطوات إعدادها جمع بيانات الموظفين، تتبع الحضور، حساب الأجور، تطبيق الخصومات، وتدقيق البيانات قبل اعتمادها، ما يضمن سلاسة الإجراءات وتحقيق رضا الموظفين.

أما "سلم الرواتب"، فهو النظام الذي تعتمد عليه المؤسسات في تحديد هيكل الأجور بناءً على عوامل مثل المؤهلات، المسمى الوظيفي، والخبرة. يهدف إلى تحقيق العدالة بين الموظفين، ويتيح تحديد الحد الأدنى والأقصى للأجور داخل كل درجة وظيفية. يتضمن وضع فلسفة التعويض، تقييم الأدوار، إجراء أبحاث سوقية، وتحديد آلية الزيادات والامتثال للقوانين. من خلال التعاون بين قسم الموارد البشرية وفريق الرواتب، تُدار هذه العمليات بشكل متكامل لضمان توافق الرواتب مع الأداء واللوائح، مما يعزز من كفاءة المؤسسة ويحفّز فرق العمل.