مهام الموارد البشرية وكل فرد داخلها

مهام الموارد البشرية والأدوار التي تقوم بها تجعلها من أهم الأقسام داخل كل شركة، إذ يُعد هذا القسم بمثابة حلقة الوصل بين إدارة الشركة وقوتها العاملة، ولم يعد كما كان في الماضي مجرد قسم يتعامل مع الرواتب والمزايا فحسب؛ بل أصبح قسمًا متكاملًا مسؤولًا عن جميع جوانب دورة حياة الموظف، فضلًا عن دوره في تعزيز بيئة عمل إيجابية تحفز على الإنتاجية، وفي هذا المقال نوضح ما هي مهام قسم الموارد البشرية، ومهام كلًا من مدير الموارد البشرية وموظف الموارد البشرية، ومهام مساعد إداري الموارد البشرية، إضافة إلى مهام موظف عمليات الموارد البشرية.

مهام الموارد البشرية:

في البداية، يجدر التنويه إلى أن قسم الموارد البشرية هو القسم المسؤول عن إدارة شؤون الموظفين داخل المؤسسة، إذ تكلفه المؤسسة بتنفيذ سياساتها وأنظمتها وفقًا لما هو مخطط له، وبالتالي يتولى مسؤولية إدارة تجربة الموظف بالكامل، بداية من الإعلان عن الوظائف الشاغرة، مرورًا بمرحلة التقديم والعمل داخل المؤسسة، انتهاءً بمغادرة الموظف وترك وظيفته، كما يُعد هذا القسم الركيزة الأساسية التي تعتمد عليها المؤسسة في توظيف القوى العاملة المناسبة، وتدريبها، وإدارتها، ودعمها وتتعدد المهام التي يقوم بها قسم الموارد البشرية، تشمل ما يلي:

1- إدارة علاقات الموظفين

من أهم مهام الموارد البشرية، إدارة العلاقات بين الموظفين وبعضهم البعض، وبينهم وبين المديرين، وذلك عن طريق حل النزاعات التي تنشب بينهم، والعمل على معالجة وتوثيق والتحقيق في أي شكاوى يقدمها الموظفون ضد زملائهم أو القادة في المؤسسة، وذلك من أجل خلق بيئة عمل إيجابية والتأكد من أن الجميع يتبعون معايير السلوك التي تضعها المؤسسة.

2- إدارة شؤون الرواتب والمزايا

من المهام الأساسية لإدارة الموارد البشرية في المؤسسات، إدارة رواتب الموظفين بما في ذلك جميع جوانب عملية الدفع، بدءًا من تنظيم الوثائق وحتى إرسال الرواتب في مواعيدها المُقررة، وذلك بعد البحث وتحليل الأجور لضمان تنافسيتها، والتأكد من أن المؤسسة تعوّض موظفيها بشكل عادل وفقًا لمعايير السوق، مع مراقبة أي تغييرات في الأجور أو الرواتب للموظفين الأفراد، مثل حصول الموظف على زيادة في الراتب أو مكافأة أو تغيير ساعات العمل أو أخذ إجازة غير مدفوعة أو تغيير عدد ساعات العمل.

كما يدير قسم الموارد البشرية جميع الامتيازات التي تقدمها المؤسسة لموظفيها، وهي تشمل المكافآت، والتأمين الصحي، والبدلات، وخطط التقاعد.

3- إدارة أداء الموظفين

تُسند إلى قسم الموارد البشرية مهمة إدارة أداء الموظفين، إذ يتعاون مسؤولو القسم مع مديري الأقسام في تنفيذ هذه العملية عن طريق تنظيم مراجعات دورية للأداء حتى تسنح الفرصة للموظفين إجراء مناقشات مفتوحة وتبادل الآراء حول الأداء والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، بما يضمن بقاء الموظفين مشاركين ومتفاعلين في المؤسسة وزيادة إنتاجيتهم، ويُدار أداء الموظفين بشكل سنوي أو نصف سنوي، ومن ثم يتمكن كل موظف من تطوير المهارات والقدرات اللازمة لمواكبة التغيرات المستقبلية، وسد الفجوة بين الكفاءات المتاحة حاليًا في القوى العاملة والمهارات المطلوبة في المستقبل.

4- التدريب والتطوير

يُعد تدريب وتطوير الموظفين من المهام الأساسية لقسم الموارد البشرية، إذ يتعرف القسم على فجوات الأداء والمهارات من خلال مديري الأقسام، ثم يضع خطة التدريب والتطوير اللازمة، ومن ثم ينظم برامج تدريبية داخل المؤسسة لمساعدة الموظفين على تنمية مهاراتهم الحالية واكتساب مهارات جديدة، فضلًا عن اكتساب المعرفة والقدرات التي تواكب احتياجات السوق المتغيرة بصورة مستمرة، إلى جانب دور الموارد البشرية في توفير موارد للتدريب الخارجي، مثل إتاحة الوصول إلى الدورات التعليمية أو المؤتمرات التي تمنح الموظفين فرصة التعلم والتواصل مع محترفين آخرين في مجالهم، وكذلك تحمل تكاليف التحاق الموظفين بدورات تدريبية خارجية، وهو أمر مهم عند ترقية الموظفين وانتقالهم إلى مناصب أعلى.

5- تأهيل الموظفين الجدد

تتضمن مسؤوليات قسم الموارد البشرية تأهيل الموظفين الجدد، من خلال الترحيب بهم منذ اليوم الأول للعمل، وتعريفهم على المبادئ الأساسية مثل معلومات عن المؤسسة وأسلوب العمل داخلها والمزايا التي تقدمها، إضافة إلى تزويدهم بجميع الأدوات والموارد التي يحتاجونها لأداء مهامهم الوظيفية، مثل أجهزة الكمبيوتر، وبيانات تسجيل الدخول للبريد الإلكتروني، وهي خطوة مهمة تساعد هؤلاء الموظفين على بدء عملهم بسلاسة.

كما يتولى القسم مسؤولية إعداد الملفات الخاصة بالموظفين الجدد ومساعدتهم على ملء المستندات المطلوبة، وإدخالهم في نظام الرواتب والمزايا، لضمان تنفيذ عملية التوظيف بشكل رسمي.

6- الحفاظ على بيئة عمل إيجابية

يضطلع قسم الموارد البشرية بمهمة خلق بيئة عمل إيجابية تساعد في زيادة الإنتاجية وتقليل معدلات الغياب والدوران الوظيفي وتحقيق الرضا الوظيفي، وذلك عن طريق تعزيز علاقات الموظفين مع مدرائهم وزملائهم في العمل، والتأكد من رضاهم عن مهامهم الوظيفية وتطابقها مع الوصف الوظيفي لوظائفهم، ومساعدة الموظفين في تجاوز التحديات التي يواجهونها في مكان العمل.

7- تصميم وتحديث سياسات المؤسسة

عادة ما يكون قسم الموارد البشرية مسؤولًا عن تصميم وتنفيذ سياسات المؤسسة المتعلقة بالموظفين لضمان توافقها مع التغيرات في بيئة العمل، والإجراءات التشغيلية، والتعديلات القانونية، مع المتابعة المستمرة لرصد أي تغيير قد يطرأ، ومن ثم العمل على تحديث تلك السياسات، وإبلاغ الموظفين بالسياسات الجديدة، إلى جانب تقييم تلك السياسات بشكل دوري، والتأكد من التزام الموظفين بها.

8- تنفيذ الإجراءات التأديبية

يقع على عاتق إدارة الموارد البشرية مهمة تنفيذ الإجراءات التأديبية حيال الموظفين الذين يرتكبون مخالفات في العمل أو ينتهكون قواعد السلوك، إذ يقوم القسم بتوثيق وتسجيل أي إجراءات يتم اتخاذها استجابة لسلوك الموظف، تلك الإجراءات التي تبدأ بتوجيه تحذير شفهي، يليه تحذير كتابي، ثم اتخاذ قرار بإيقاف الموظف مؤقتًا أو إنهاء خدمته في حال استمرار ارتكاب المخالفة.

9- الاحتفاظ بسجلات الموظفين

يحتفظ قسم الموارد البشرية بسجل خاص بكل موظف يحتوي على معلومات مهمة تشمل البيانات الشخصية، وتفاصيل الراتب، والتأمين الصحي، وبرامج المزايا، وتقييمات الأداء، وغير ذلك من المعلومات التي يمكن أن يشاركها القسم مع أقسام أخرى داخل المؤسسة أو حتى مع مزودين خارجيين عند الضرورة.

10- وضع معايير الصحة والسلامة

يتولى قسم الموارد البشرية مهمة توفير بيئة عمل آمنة وصحية، عن طريق ووضع وتنفيذ السياسات التي تحمي المؤسسة والموظفين من المخاطر المحتملة، مثل وضع القواعد التي تضمن حماية الموظفين من الحوادث في مكان العمل، إلى جانب توفير معدات الحماية الشخصية المناسبة لضمان سلامتهم، مع توفير التدريب المناسب على تشغيل المعدات الثقيلة.

11- إشراك الموظفين

مهمة أساسية أخرى يقوم بها قسم الموارد البشرية، وهي إشراك الموظفين في جميع التحديثات التي تشهدها المؤسسة من أجل زيادة انخراطهم في العمل وتعزيز حماسهم تجاهه، وهو ما يتم تنفيذه عن طريق مشاركة معلومات تحديثات السياسات، والمزايا الجديدة، وإعلانات برامج التدريب، على أن تكون تلك المعلومات واضحة ودقيقة ويسهل فهمها، ويمكن توصيلها للموظفين من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو عند عقد اجتماعًا، أو في النشرات الإخبارية التي تحتوي على التحديثات الجديدة.

12- إنشاء أنظمة لتحفيز الموظفين

من مهام إدارة الموارد البشرية، الحفاظ على استقرار المؤسسة، لذلك فهي تتولى مسؤولية تنفيذ أنشطة تساعد على تحفيز الموظفين في مكان العمل، مثل أنشطة بناء الفريق أو مبادرات إشراك الموظفين أو الأنشطة الترفيهية التي تعزز الروح المعنوية وتزيد من التعاون بين أعضاء الفريق وتساهم في خلق منافسة صحية بينهم.

13- الرد على استفسارات الموظفين

من أهم مسؤوليات قسم الموارد البشرية، الرد على استفسارات الموظفين المتعلقة بقضايا العمل، إذ ينبغي أن يكون مسؤول القسم جاهزًا لتقديم إجابات واضحة ومنطقية على أي استفسار، فضلًا عن دور هذا القسم في تلقي شكاوى الموظفين حول حالات مثل التحرش أو التنمر أو التمييز، والعمل على تقديم الدعم من خلال السياسات والإجراءات المُعتمدة بالمؤسسة.

14- تخطيط المسار الوظيفي

يحتاج كل موظف في المؤسسة إلى مساعدة قسم الموارد البشرية من أجل تخطيط المسار الوظيفي الخاص به، وهو ما يتم عن طريق التعرف على مهارات وقدرات الموظف ومن ثم النظر في المسارات المهنية المحتملة، من أجل تجهيز الموظف جيدًا للانتقال إلى منصب أعلى، وهو ما يوفر على المؤسسة الحاجة إلى البحث عن المواهب من الخارج.

15- الحفاظ على ثقافة المؤسسة

يلعب قسم الموارد البشرية دورًا بارزًا في الحفاظ على ثقافة المؤسسة، لذلك يقع على عاتقه مهمة التأكد من توظيف الأشخاص الذين يتوافقون مع قيم المؤسسة، مع الاستمرار في تعزيز تطوير ثقافة العمل بين الموظفين، فضلًا عن المساهمة في تعديل تلك القيم إذا استدعى الأمر.

16- تنفيذ إجراءات إنهاء الخدمة

عندما تقرر المؤسسة إقالة موظف، أو يقرر الموظف تقديم استقالته من العمل، فإن قسم الموارد البشرية هو المعني بتنفيذ إجراءات إنهاء الخدمة بنجاح، تشمل تلك الإجراءات جمع المعدات الخاصة بالمؤسسة، وإلغاء تفعيل كلمات المرور الخاصة بالموظف، ونقل مسؤولياته مؤقتًا إلى زميل آخر، وتسوية مستحقاته، مع إلغاء تسجيل الموظف من أي برامج مزايا، فضلًا عن إجراء مقابلة الخروج مع الموظف المغادر من أجل معرفة أسباب مغادرته والحصول منه على ملاحظات قد تفيد المؤسسة في المستقبل.

مهام قسم التوظيف في الموارد البشرية:

يُعد قسم التوظيف في إدارة الموارد البشرية من أهم الأقسام، فعندما تسعى المؤسسة لتوظيف أفراد جدد، فإنها توكل إلى هذا القسم مهمة إنشاء إعلانات الوظائف، وفرز السير الذاتية للمتقدمين وإجراء المقابلات معهم، ثم توظيفهم وتأهيلهم للعمل، وفيما يلي شرح لمهام القسم بالتفصيل:

1- تحديد احتياجات المؤسسة

من أهم مهام قسم التوظيف في إدارة الموارد البشرية، تحديد احتياجات المؤسسة من الموظفين في مختلف الأقسام، حتى يتسنى له استقطاب أفضل المرشحين لكل وظيفة شاغرة، إذ يقوم مسؤول في قسم التوظيف بالاجتماع مع كل رئيس قسم على حدى من أجل مناقشة الاحتياجات من الموارد البشرية ولمعرفة المزيد عن متطلبات الوظيفة، بما في ذلك مستوى الخبرة المطلوب والمهارات اللازمة.

يمكنك الاعتماد على صبّار في شغل الوظائف الشاغرة لديك بأفضل المرشحين وأكثرهم كفاءة في مختلف التخصصات.

2- إعداد خطة التوظيف

بعد تحديد احتياجات المؤسسة من الموظفين، يقوم قسم التوظيف بوضع خطة التوظيف التي يحدد القسم من خلالها أفضل الاستراتيجيات التي يمكن تنفيذها للبحث عن المرشحين المناسبين، وكيفية إجراء عملية المقابلة، ويتولى مسؤول التوظيف في القسم مهمة وضع خطة خاصة لكل وظيفة، نظرًا لاختلاف عملية التوظيف من وظيفة لأخرى، وفي حال وجود تشابه بين الوظيفة الشاغرة ووظيفة جرى شغلها سابقًا؛ يمكن استخدام نفس خطة التوظيف السابقة، سواء بإجراء تعديلات عليها أو دون تعديل.

3- إعداد الوصف الوظيفي

يُعد الوصف الوظيفي هو المستند الذي يوضح متطلبات المؤسسة في المرشحين المحتملين، ويقوم قسم التوظيف بإعداد هذا المستند وكتابة محتواه بدقة، ليعكس للمتقدمين طبيعة الوظيفة الشاغرة وشروطها، ويعتمد مسؤول التوظيف عند إعداد الوصف الوظيفي على المعلومات التي حصل عليها من مدير القسم خلال اجتماعه معه، فضلًا عن المعلومات حول الوظائف المشابهة داخل المؤسسة.

4- الإعلان عن الوظيفة الشاغرة

يتولى قسم التوظيف مهمة الإعلان عن الوظيفة الشاغرة، مستخدمًا وسيلة أو أكثر من وسائل الإعلان ذات الجدوى التي تضمن الوصول إلى أفضل المرشحين، مثل النشر على مواقع التوظيف أو على مواقع التواصل الاجتماعي، أو التواصل مع الشبكات المهنية، أو إرسال إشعارات داخلية إلى الموظفين، وقد يستخدم القسم أكثر من وسيلة لضمان تلقي عدد كبير من طلبات التوظيف حتى يتسنى له العثور على المرشحين الذين تتوافر فيهم شروط الوظيفة.

تُعد صبّار هي منصة التوظيف الأفضل في السعودية، نظرًا لقدرتها على إمداد الشركات بمختلف تخصصاتها بذوي المواهب والمهارات والكفاءات.

5- تحليل طلبات التوظيف

عندما تتلقى المؤسسة طلبات التوظيف من المرشحين، يقوم قسم التوظيف بتحليل تلك الطلبات وفرزها، من أجل الاستقرار على المرشحين الذين يُحتمل أن يكونوا مناسبين للوظيفة، وذلك عن طريق مقارنة الوصف الوظيفي الخاص بالوظيفة بالسيرة الذاتية للمرشح ومعرفة مدى توافر متطلبات الوظيفة بها، وهو ما يساعد على تضييق نطاق الاختيار بين المرشحين، للاستقرار على الأكثر تطابقًا مع شروط الوظيفة.

6- إجراء المقابلات مع المرشحين

بعد تحديد المرشحين المطابقين للوصف الوظيفي بنسبة كبيرة، يقوم قسم التوظيف بالتواصل معهم وتحديد موعدًا لإجراء المقابلات التمهيدية، وبعد ذلك يُحال أفضل المرشحين إلى المرحلة التالية من عملية المقابلة، وهي الاستراتيجية الأمثل في حال عدم توفر الوقت الكافي لدى مدير القسم لإجراء مقابلات مع جميع المرشحين، وبعد تحديد المرشحين الأكثر تأهيلًا؛ ينفذ مدير القسم عملية التوظيف ويتخذ القرار النهائي بشأن المرشحين.

7- إنهاء عملية التوظيف

تنطوي إجراءات إنهاء عملية التوظيف على إبلاغ المرشحين الآخرين بأنه تم شغل الوظيفة، أو إزالة إعلانات الوظيفة المنشورة على مواقع التوظيف ومواقع التواصل الاجتماعي، وبعد إنهاء تلك العملية، يبدأ القسم في تنفيذ أخرى لشغل وظيفة جديدة بتنفيذ نفس الخطوات.

استقطب أفضل المواهب مع صبّار

تعلم صبّار أن العثور على الموظف المناسب هو مفتاح النجاح، لذلك تقدم لك خدمات التوظيف الفعالة التي تمكنك من بناء فريق عمل من أفضل المواهب والكفاءات في جميع التخصصات بسوق العمل السعودي.

توفر لك صبّار مرشحين مطابقين تمامًا لاحتياجاتك سواء كان نظام العمل لديك بدوام كامل أو جزئي، من مقر العمل أو أون لاين، فقط أوضح متطلباتك من الموظفين، وستحصل على قائمة منتقاة بواسطة الذكاء الاصطناعي، بإمكانك الإطلاع على السيرة الذاتية لكل مرشح، وإجراء المقابلات السريعة لاتخاذ قرار التوظيف.

الخاتمة:

يُعد قسم الموارد البشرية عنصرًا أساسيًا في أي مؤسسة، حيث يتولى مسؤولية إدارة تجربة الموظفين من بداية التوظيف حتى إنهاء الخدمة. تشمل مهامه إدارة علاقات الموظفين لضمان بيئة عمل إيجابية، الإشراف على الرواتب والمزايا لضمان العدالة التنافسية، ومراقبة الأداء الوظيفي من خلال مراجعات دورية تعزز من كفاءة الفرق. كما يساهم في تدريب وتطوير الموظفين لتلبية احتياجات السوق، وتأهيل الموظفين الجدد عبر توفير بيئة انطلاق مريحة لهم. إلى جانب ذلك، يعمل القسم على تنفيذ السياسات المؤسسية، وتعزيز ثقافة المؤسسة، وضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة، مما ينعكس إيجابًا على الإنتاجية والاستقرار الوظيفي.

أما قسم التوظيف في الموارد البشرية، فيُعنى باستقطاب الكفاءات المناسبة عبر تحديد احتياجات المؤسسة وإعداد خطط التوظيف وصياغة الأوصاف الوظيفية الدقيقة. كما يتولى الإعلان عن الوظائف وتحليل طلبات التوظيف وإجراء المقابلات لضمان اختيار المرشحين الأنسب. بعد التوظيف، يشرف على استكمال الإجراءات الإدارية وإدماج الموظفين الجدد بسلاسة في بيئة العمل. بالإضافة إلى ذلك، يضطلع مدير الموارد البشرية بدور استراتيجي في تخطيط الموارد البشرية، والإشراف على الأداء، وتحفيز الموظفين، وتنفيذ سياسات العمل الفعالة، مما يعزز من كفاءة المؤسسة ويضمن تحقيق أهدافها التشغيلية والتنظيمية.