التدرج الوظيفي لقسم المشتريات

التدرج الوظيفي لقسم المشتريات وفهم المسميات الوظيفية فيه ومهام ومسؤوليات كل منصب من المعلومات التي يجب أن يلم بها كل من يسعى للتخصص في هذا المجال، ففي ظل التقدم التكنولوجي السريع وتغير ديناميكيات السوق، شهد قطاع المشتريات تطورًا ملحوظًا صاحبه تغيرًا في الأدوار والمسؤوليات المختلفة في هذا المجال، وبالطبع أثر هذا التغير على التدرج الوظيفي فيه، وفي هذا المقال نوضح ما هو التدرج الوظيفي في قسم المشتريات، ومسؤوليات كل منصب.

التدرج الوظيفي لقسم المشتريات:

يُعد قسم المشتريات من أهم الأقسام في جميع المؤسسات خاصة تلك التي تعتمد على سلسلة التوريد وتتطلب إدارة متكررة وتبسيطًا للعمليات، ومن دون هذا القسم ستواجه العديد من المؤسسات صعوبة في إدارة الشراء، والتوريد، وإدارة السلع، وعادةً ما تشمل المهن في المشتريات العمل على إدارة أو تحسين أو الحفاظ على سلسلة التوريد الحالية للمؤسسة، مثل ضمان توافر الموارد الكافية لدى كل قسم لمواصلة عمله، وهذا مجال واسع يضم العديد من المناصب المحتملة، لذا قبل اتخاذ القرار بالتخصص في المشتريات كمسار وظيفي، يجب معرفة التدرج الوظيفي فيه، وهو كما يلي:

1- مساعد مشتريات

تُعد وظيفة مساعد مشتريات هي أولى وظيفة في السلم الوظيفي بقسم المشتريات، وهي التي يلتحق بها كل مبتدئ في هذا التخصص، ويتولى شاغل هذا المنصب العديد من المهام الإدارية منها:

• البحث عن أفضل الموردين والبائعين في السوق.
• التفاوض مع الموردين على الشروط والأحكام وعروض الأسعار.
• إنشاء قاعدة بيانات شاملة خاصة بالموردين.
• المساعدة في إنشاء ومعالجة أوامر الشراء، بدءًا من المراجعة والمتابعة ومراقبة حالة الطلبات لضمان التسليم في الوقت المحدد.
• التواصل مع الموردين من أجل حل المشكلات، والتنسيق معهم بشأن جداول التسليم والتوقعات.
• تكوين علاقات إيجابية مع الموردين.
• مراقبة وتحديث المخزون وإجراء الجرد المنتظم.
• إنشاء سجلات المشتريات والتأكد من تنظيمها ودقتها.
• التأكد من ضمان الامتثال لسياسات المشتريات الخاصة بالمؤسسة والسياسات القانونية.

وتشمل المهارات والمؤهلات المطلوبة في مساعد المشتريات ما يلي:

• الحصول على درجة الدبلوم أو البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة سلسلة التوريد، أو مجال ذي صلة.
• امتلاك مهارات ناعمة مثل التفاوض، حل المشكلات، التواصل الفعال، العمل الجماعي والتعاون، المهارات التنظيمية، الاهتمام بالتفاصيل.
• إتقان استخدام برامج وأدوات المشتريات.
• إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook).
• الإلمام بلوائح المشتريات وأفضل الممارسات.

2- أخصائي مشتريات

تقع وظيفة أخصائي مشتريات في المستوى التشغيلي المتوسط في السلم الوظيفي بقسم المشتريات، إذ يترقي مساعد المشتريات مباشرة إلى هذا المنصب، ويُعد شاغل هذا الدور هو المسؤول عن شراء السلع والخدمات التي تحقق الربح للمؤسسة، ويتولى العديد من المسؤوليات وهي:

• الإشراف على تقدير الميزانية وعمليات التوريد.
• شراء السلع والخدمات التي تلبي متطلبات المؤسسة.
• طلب عروض الأسعار من الموردين في السوق وتحليلها.
• مقارنة السلع المتاحة مع اتجاهات السوق وتحديد الأسعار المناسبة.
• تقييم العقود مع الموردين والتفاوض بشأنها.
• التأكد من استلام السلع والخدمات في الوقت المناسب، والتحقق من مستوى جودتها.
• تتبع المخزون وإعادة التوريد عند الحاجة.
• مواكبة اتجاهات الصناعة، والمنتجات الجديدة، ومعلومات الموردين.
• التنسيق والتواصل مع الموردين وأصحاب المصلحة الداخليين.

أما عن المهارات والمؤهلات المطلوب توافرها في أخصائي المشتريات فهي تشمل:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة سلسلة التوريد، أو مجال ذي صلة.
• امتلاك خبرة عملية لا تقل عن سنتين في قسم المشتريات.
• امتلاك مهارات تواصل شفوي وكتابي فعالة، ومهارات تفاوض وتفكير تحليلي ممتازة.
• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وغيرها من برمجيات وتطبيقات المشتريات.

اعرف أكثر عن: الوصف الوظيفي لمسؤول المشتريات Procurement Officer 

3- محلل مشتريات

تُعد وظيفة محلل المشتريات من الوظائف المتوسطة في قسم المشتريات بالمؤسسات، وشاغل هذا المنصب يُعد بمثابة حلقة الاتصال بين المؤسسة والموردين، إذ يتولى مسؤولية تقييم واختيار الموردين الذين تتعامل معهم المؤسسة عندما تحتاج إلى عناصر أو مواد أو خدمات خارجية، وتتمثل مهام محلل المشتريات فيما يلي:

• تحديد المستلزمات أو المواد اللازمة لعمليات المؤسسة.
• البحث عن أفضل الموردين لشراء المواد المطلوبة.
• تقييم الموردين بناءً على الأسعار، وأوقات الشحن، وجودة المنتجات.
• اختبار عناصر جديدة للتأكد من مطابقتها لمعايير الجودة.
• التواصل مع الموردين بشأن المشتريات.
• إجراء مفاوضات مع الموردين فيما يخص أسعار المواد والسلع وشروط الشراء.
• إدارة عقود المشتريات بين المؤسسة والموردين.
• حفظ السجلات وتتبع الفواتير والتكاليف.
• مراجعة التكاليف لمواءمتها مع متطلبات الميزانية وتعزيز كفاءة سلسلة التوريد.

وعن المؤهلات والمهارات المطلوبة في محلل المشتريات فهي:

• الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو المالية، أو الاقتصاد، أو المحاسبة، أو إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
• امتلاك خبرة في إدارة سلسلة التوريد.
• إتقان استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وبرامج SAP ERP.
• امتلاك مهارات ناعمة تشمل: التواصل الفعال، مهارات التنظيم، مهارات التفاوض، اتخاذ القرار.

سواء كنت خريجًا جديدًا تبحث عن أول فرصة في تخصص المشتريات، أو محترفًا تتطلع للترقي إلى منصب متقدم، ستجد في صبّار للتوظيف كل ما يناسب طموحاتك.

4- مدير المشتريات

وهو من الأدوار المتقدمة في السلم الوظيفي بقسم المشتريات، إذ تعين المؤسسات مدير المشتريات ليكون مسؤولًا عن مشترياتها من السلع والخدمات، إذ يتعين عليه التأكد من أنها عالية الجودة وتلبي متطلبات المؤسسة وتساعدها على تحقيق أهدافها.

وتتمثل المهام الرئيسية لمدير المشتريات فيما يلي:

• التواصل والتعاون مع موظفي المؤسسة الرئيسيين لتحديد احتياجات المنتجات والخدمات.
• الإشراف على أنشطة المشتريات داخل المؤسسة والفرق المسؤولة عنها، وتفويض المهام لأعضاء تلك الفرق.
• تقييم أداء قسم المشتريات وتحديد مجالات التحسين وتطوير استراتيجيات لمعالجتها.
• إدارة وتنسيق وتقييم عمليات المشتريات وفريق المشتريات.
• بناء علاقات وثيقة مع الموردين وأصحاب المصلحة.
• العمل على تحسين عمليات قسم المشتريات وإنشاء وتنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بإدارة المخاطر بالقسم.
• التواصل مع الأقسام الأخرى بالمؤسسة لمعرفة احتياجاتها من السلع والمواد.
• تحليل البيانات المتاحة للتنبؤ باتجاهات السوق لاتخاذ قرارات شراء مستنيرة.
• إعداد مقترحات الميزانية لمجالات مختلفة مثل المواد، السلع، المعدات أو الإعلانات.

وتشمل المهارات والمؤهلات المطلوبة في مدير المشتريات ما يلي:

• الحصول على درجة البكالوريوس في سلاسل التوريد أو المشتريات أو مجال ذي صلة.
• امتلاك خبرة عملية في المجال لا تقل عن سنة واحدة.
• امتلاك مهارات شخصية مثل: التفاوض، التواصل الفعال، بناء العلاقات، الاهتمام بالتفاصيل.
• مهارات مالية واقتصادية ومهارة إدارة المشاريع والعمليات، مع معرفة عملية ببرامج المشتريات.

تعرف على: الوصف الوظيفي لمدير المشتريات Procurement Manager 

5- مدير التوريد الاستراتيجي

يُعد مدير التوريد الاستراتيجي هو المنصب التالي لمدير المشتريات، إذ تكلف المؤسسة شاغل هذه الوظيفة بتنفيذ المشاريع الخاصة التي تتطلب استثمارًا كبيرًا وتحليلًا معقدًا، ويصبح هو المسؤول عن المشتريات التي تؤثر على العمل بأكمله لأنها تمثل تغييرًا جذريًا، استثمارًا كبيرًا أو عملية شراء عالية المخاطر.

تشمل مسؤوليات مدير التوريد الاستراتيجي في المؤسسات ما يلي:

• إجراء تحليل داخلي لاحتياجات أصحاب المصلحة.
• كتابة طلبات عروض الأسعار الشاملة.
• إدارة علاقات الموردين، بما في ذلك ضمان كفاءة عملية إدخال الموردين، والتعامل مع اتصالات الموردين، وتعظيم قيمة المورد.
• التنبؤ بفعالية الموردين على المدى الطويل.
• إعداد تقارير عن أداء الموردين ونتائج أعمالهم مع المؤسسة.

وعن المؤهلات والمهارات المطلوبة في مدير التوريد الاستراتيجي فهي:

• الحصول على شهادة جامعية ذات صلة في مجال الأعمال، التمويل أو إدارة سلاسل الإمداد.
• امتلاك خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال المشتريات.
• امتلاك مهارات شخصية أبرزها: التفكير التحليلي وصياغة الرؤية الشاملة، التواصل الواضح للأفكار والمفاهيم المعقدة، تقييم الأثر المالي واتخاذ القرار، مهارة التفاوض على العقود.
• امتلاك مهارات تقنية أبرزها: تحليلات البيانات والتقارير، حسابات العائد على الاستثمار (ROI).

6- مدير أول مشتريات

مدير أول مشتريات هو المسؤول التنفيذي الذي يشرف على عملية المشتريات بالكامل إلى جانب سلسلة التوريد الخاصة بالمؤسسة، إذ يعمل على وضع استراتيجية شراء شاملة يتبعها المديرون وأعضاء فريق المشتريات الآخرون خلال تنفيذ المهام، كما يتولى العديد من المسؤوليات الأخرى، تشمل ما يلي:

• تطوير استراتيجيات المشتريات عبر فهم الصناعة، واتجاهات السوق، والأسعار الحالية، والبيانات المهمة الأخرى.
• وضع سياسات وإجراءات المشتريات لضمان كفاءة وإنتاجية عمليات شراء السلع والخدمات.
• وضع الإرشادات المُستخدمة في الموافقة على أوامر الشراء، إذ تتضمن سياسات المشتريات، وإدارة المخزون، وإعداد ميزانيات المواد.
• التفاوض مع الموردين حول العقود والمناقصات واتفاقيات الخدمة والعقود.
• الإشراف على مصادر شراء الإمدادات والتأكد من توافقها مع ميزانية المؤسسة.
• بناء علاقات إيجابية طويلة الأمد مع الموردين.
• العمل مع الفرق الأخرى لتحقيق أهداف المشتريات.
• إعداد تقارير المشتريات والميزانية لرفعها إلى الإدارة العليا.

هناك مجموعة من المهارات والمؤهلات المطلوبة في مدير أول مشتريات حتى يصل إلى هذا المنصب وهي:

• الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• امتلاك خبرة عملية في مجال المشتريات لا تقل عن 10 سنوات.
• امتلاك مهارات شخصية تشمل: القيادة، صنع القرار، التواصل الفعال، حل النزاعات، التنظيم، تعدد المهام.
• امتلاك مهارات تقنية تشمل: تحليل السوق وتحديد الاتجاهات، إعداد التقارير، الاحتفاظ بالمواهب.

هل تبحث عن منصب متقدم في المشتريات؟ توفر لك صبّار إعلانات وظائف دقيقة ومحدثة يوميًا في قطاع المشتريات وسلاسل الإمداد، لمساعدتك على بناء مسار وظيفي ناجح خطوة بخطوة.

7- رئيس قسم المشتريات

رئيس قسم المشتريات أو الرئيس التنفيذي للمشتريات هو المنصب الذي يأتي في قمة المسار الوظيفي للقسم، وشاغل هذا المنصب هو المسؤول عن جميع جوانب عمليات المشتريات وإدارة سلسلة التوريد، بالإضافة إلى قيادة وإدارة جميع المتخصصين الآخرين في المشتريات.

تشمل مهام رئيس قسم المشتريات ما يلي:

• إنشاء وتنفيذ خطط واستراتيجيات التوريد الاستراتيجي التي يجب أن تتوافق مع أهداف المؤسسة.
• التأكد من توافق عمليات قسم المشتريات مع المعايير القانونية والأخلاقية للمؤسسة عبر وضع سياسات وإجراءات تمنع الاحتيال والفساد والسلوك غير الأخلاقي.
• وضع الاستراتيجيات التي تساعد على تحسين وتطوير عملية المشتريات.
• تحديد المخاطر المرتبطة بالمشتريات والعمل على تجنب حدوثها.
• تعزيز مرونة سلسلة التوريد بطرق مثل إنشاء خطط بديلة، والاستثمار في تنوع الموردين، ومعالجة الاضطرابات المحتملة.
• اتخاذ قرارات مستنيرة عبر امتلاك معرفة محدثة باتجاهات السوق وأي تغييرات في بيئة سلسلة التوريد.
• الحفاظ على ميزانية المؤسسة المخصصة للمشتريات، وتحقيق التوازن بين خفض التكاليف وتلبية الاحتياجات التشغيلية.
• المشاركة في التخطيط الاستراتيجي للمؤسسة، والمساهمة في تطوير استراتيجيات الأعمال عبر إدارة المشتريات وسلسلة التوريد.

لا يصل إلى منصب رئيس قسم المشتريات إلا من تتوافر فيه المؤهلات والمهارات التالية:

• الحصول على درجة بكالوريوس أو ماجستير في مجال ذي صلة.
• الحصول على شهادة CPSM (محترف معتمد في إدارة التوريد) أو CPP (محترف معتمد في المشتريات).
• امتلاك خبرة عملية في المجال لا تقل عن 10 سنوات.
• امتلاك مهارات شخصية مثل: القيادة، التواصل الفعال، التفاوض، التفكير الإبداعي.
• امتلاك مهارات تقنية مثل: تحليل البيانات، الخبرة المالية، إتقان استخدام أنظمة وإدارة المشتريات الرقمية، إدارة المشاريع.

وظف الكفاءات في المشتريات مع صبّار

هل تبحث عن محترفين في المشتريات يحققون لشركتك أفضل الصفقات ويوفرون التكاليف دون المساس بالجودة؟ نحن في صبّار نساعدك على توظيف نخبة الكفاءات في مجال المشتريات، لضمان تلبية احتياجات شركتك بكفاءة عالية واستراتيجيات شراء مدروسة.

سواء كنت تسعى لتوظيف سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، نلبي لك في صبّار جميع احتياجاتك، ونضمن لك تنفيذ إجراءات التوظيف في وقت قياسي.

الخاتمة:

يُعتبر قسم المشتريات من الركائز الأساسية في أي مؤسسة، خاصة تلك التي تعتمد على سلسلة الإمداد لتسيير أعمالها. يبدأ المسار الوظيفي في قسم المشتريات من وظيفة مساعد مشتريات التي تركز على المهام الإدارية مثل البحث عن الموردين وإعداد أوامر الشراء ومتابعة المخزون.

بعد اكتساب الخبرة، يترقى الموظف إلى أخصائي مشتريات حيث يتولى شراء السلع والخدمات، التفاوض مع الموردين، وضمان وصول الطلبات بجودة ووقت مناسب. يليه دور محلل المشتريات الذي يُعنى بتقييم الموردين، دراسة الأسعار، ومراجعة التكاليف لتعزيز كفاءة سلسلة التوريد.

مع التقدم في المسار، يصل الموظف إلى مدير المشتريات المسؤول عن الإشراف على الفريق وبناء العلاقات مع الموردين ووضع سياسات المشتريات. ثم يتدرج إلى منصب مدير التوريد الاستراتيجي الذي يقود المشاريع الكبرى ويحلل أثر الصفقات على المؤسسة. أما مدير أول مشتريات فيضع الاستراتيجيات والسياسات الشاملة للقسم ويرفع التقارير للإدارة العليا.

وفي قمة الهرم يأتي رئيس قسم المشتريات أو المسؤول التنفيذي الأعلى، الذي يقود الاستراتيجية الكلية لسلسلة التوريد ويضمن توافقها مع أهداف المؤسسة ومعاييرها الأخلاقية، ليصبح هو الموجه الرئيسي للسياسات والقرارات الاستراتيجية في هذا المجال.