الفرق الجوهري بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي يكمن في الهدف والمحتوى؛ حيث يركز الوصف الوظيفي على تحديد المهام والمسؤوليات المطلوبة من الموظف، بينما يسلط التوصيف الوظيفي الضوء على المؤهلات والمهارات اللازمة لشغل الوظيفة. يعزز الأول الشفافية بين المرشحين والمؤسسات من خلال تحديد توقعات العمل، في حين يساعد الثاني في اختيار الكفاءات المناسبة، مما يضمن تحقيق توافق مثالي بين متطلبات الوظيفة وإمكانات المتقدمين.
الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي يجب أن يعرفه القائم بإعداد المستندين في المؤسسات بمختلف الصناعات، لأن كلاهما من الأدوات المهمة في عملية التخطيط وتنظيم العمل داخل المؤسسات، كما أن عملية تحديد مهام الوظائف ومتطلبات شغلها يتوقف على التفريق بين المصطلحين وإمكانية إعداد كلًا منهما بكفاءة وفعالية، لذلك نوضح في هذا المقال ما هي أوجه الاختلاف بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي.
الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي:
يُعد فهم أوجه الاختلاف بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي أمرًا بالغ الأهمية عند قيام المؤسسات بالإعلان عن الوظائف الشاغرة لديها، نظرًا لدور هذين العنصرين في هيكلة الأدوار التنظيمية، وجذب المواهب بشكل فعال، وضمان توصيل التوقعات للمرشحين بوضوح، فضلًا عن دورهما في قياس الأداء ودعم التقدم المهني للموظفين الحاليين والمحتملين.
كما أن فهم تلك الفروقات أمرًا ضروريًا بالنسبة للمرشحين، لأنهم يحصلون على رؤى قيمة تساعدهم في تخصيص طلبات التوظيف واجتياز المقابلات الشخصية بنجاح.
وإليكم فيما يلي أوجه الاختلاف بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي:
تعريف الوصف الوظيفي
الوصف الوظيفي Job Description هو بيان مكتوب يوضح المسؤوليات والمهام والمؤهلات والنتائج المرجوة ومتطلبات الأداء وبيئة العمل الرئيسية الخاصة بالوظيفة الشاغرة التي تعلن عنها المؤسسة، ويتم استخراجه من تحليل وظيفي مفصل لضمان وضوح متطلبات الوظيفة وتوقعاتها.
يُعد الوصف الوظيفي من الأدوات الحاسمة في عملية التوظيف، لأنه يمكن المؤسسات من جذب المرشحين المناسبين، كما يُعد مرجعًا للأسئلة في المقابلات، ويوفر للباحثين عن عمل معلومات أساسية لتقييم ما إذا كانت الوظيفة تتوافق مع مهاراتهم واهتماماتهم وأهدافهم المهنية.
تعريف التوصيف الوظيفي
التوصيف الوظيفي Job Specification هو الوثيقة المكتوبة التي تحدد السمات المطلوبة في المرشح حتى يصبح مؤهلًا لشغل الوظيفة الشاغرة وأداء المهام المحددة في الوصف الوظيفي بشكل فعال، إذ يسلط الضوء على السمات الشخصية الضرورية والخلفية التعليمية والمهارات والخبرة العملية التي يجب أن يمتلكها المرشح المحتمل للتفوق في الدور، وعادة ما يتم إعداده بعد الانتهاء من إعداد الوصف الوظيفي.
وتحتاج المؤسسات إلى إعداد التوصيف الوظيفي نظرًا لدوره في التأكد من توافق تفاصيل المرشحين المثاليين مع المعايير الصناعية ومتطلبات المؤسسة بشكل دقيق، وبالتالي فهو بمثابة البوصلة التي توجه المؤسسات للتنقل عبر مجموعات المرشحين من ذوي المواهب، إضافة إلى أنه يفيد المرشحين في تعديل سيرهم الذاتية لتسليط الضوء على صفاتهم الشخصية وتجاربهم السابقة التي قد تؤهلهم للوظيفة.
الفرق من حيث المحتوى
يختلف الوصف الوظيفي عن التوصيف الوظيفي من حيث المحتوى، وذلك على النحو التالي:
محتوى الوصف الوظيفي
يتضمن تفاصيل حول المهمة التي يجب أن يقوم بها المرشح عند قبوله بالوظيفة وتشمل:
- المسمى الوظيفي: هو العنوان الرسمي للوظيفة الشاغرة، والغرض منه هو تحديد الطبيعة العامة للوظيفة بوضوح.
- ملخص الوصف الوظيفي: يصف هذا العنصر بإيجاز مهام الدور وواجباته وأهدافه وطبيعته، لمساعدة المرشح على تقييم الدور بسرعة وتحديد ما إذا كان يناسب مهاراته وتفضيلاته.
- الأدوار والمسؤوليات: وهي المهام المرتبطة بالوظيفة الشاغرة التي يتعين على المرشح القيام بها، وبالتالي تمكن المرشحين من تحديد ما إذا كانت الوظيفة يناسب مهاراتهم وتفضيلاتهم.
- المتطلبات والمؤهلات: يصف هذا العنصر مستوى الخبرة والمهارات والمعرفة والقدرات التي يحتاجها المرشح للنجاح في الوظيفة الشاغرة.
- التعويضات والاستحقاقات: يشير هذا العنصر إلى الراتب والامتيازات المرتبطة بالوظيفة، ويستفيد المرشح منه تحديد ما إذا كانت الوظيفة تناسب خبراته ومؤهلاته وتلبي احتياجاته المالية.
محتوى التوصيف الوظيفي
يحتوي التوصيف الوظيفي على السمات المطلوب توافرها في المرشح حتى يكون مؤهلًا لشغل الوظيفة وهي:
- الخبرة المطلوبة: بعض الوظائف تحتاج مستوى معين من الخبرة، سواء من حيث عدد السنوات أو العمل في أدوار مماثلة.
- التعليم الأساسي والشهادات: يشير هذا العنصر إلى المستوى التعليمي المتوقع للمرشح، وهي الشهادات الأكاديمية والدرجات العلمية المتقدمة في مجالات دراسة محددة.
- المهارات: يركز هذا العنصر على القدرات التي يمتلكها المرشح بما يسمح له بأداء دوره الوظيفي بنجاح، وهي المهارات الصلبة، والتي ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالوظيفة، والمهارات اللينة الخاصة بالقدرات الشخصية للمرشح.
- السمات الشخصية: هي السمات المطلوب توافرها في المرشح للتأكد من توافقه مع ثقافة وقيم المؤسسة، مثل آداب العمل في مكان العمل.
- متطلبات الوظيفة: وهي متطلبات محددة للوظيفة الشاغرة، فهناك بعض الأدوار لها متطلبات جسدية، مثل القدرة على رفع الأشياء الثقيلة أو العمل على ارتفاعات عالية، والبعض الآخر قد تتطلب العمل ساعات طويلة أمام الشاشة أو ساعات عمل غير منتظمة.
الفرق من حيث التركيز
يتمثل وجه الاختلاف بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي من حيث التركيز فيما يلي:
تركيز الوصف الوظيفي
يركز على المهام والمسؤوليات التي سيقوم بها المرشح الناجح في الدور.
تركيز التوصيف الوظيفي
يركز على السمات الضرورية التي يجب أن يمتلكها المرشح للحصول على الوظيفة.
الفرق من حيث المصدر
يختلف الوصف الوظيفي عن التوصيف الوظيفي من حيث المصدر، وذلك على النحو التالي:
مصدر الوصف الوظيفي
يُستخرج الوصف الوظيفي من التحليل الوظيفي الذي تنفذه المؤسسة لتقييم متطلبات الوظيفة الشاغرة.
تركيز التوصيف الوظيفي
يُستخرج التوصيف الوظيفي من محتوى الوصف الوظيفي، إذ يتم إعداده بعد الانتهاء من كتابة الوصف.
الفرق من حيث الهدف
يُعد الهدف من إنشاء الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي من أوجه الاختلاف الرئيسية بين المستندين، إذ يتمثل هذا الهدف فيما يلي:
الهدف من الوصف الوظيفي
الهدف الرئيسي من إنشاء الوصف الوظيفي هو توضيح المهام والمسؤوليات التي يتعين على المرشح القيام بها في حال قبوله بالوظيفة، حتى يتمكن من معرفة التوقعات ويتمكن من أداء دوره بشكل صحيح، وحتى يحدد المرشح ما إذا كان مؤهلًا لشغل تلك الوظيفة ومدى توافق تلك المسؤوليات مع قدراته.
كما تعمل المؤسسات على إعداد الوصف الوظيفي حتى تمكن القائمين بالتوظيف من العثور على المرشحين المؤهلين للوظائف الشاغرة.
الهدف من التوصيف الوظيفي
تهدف المؤسسات من إنشاء التوصيف الوظيفي إلى مساعدة المرشحين في تحديد ما إذا كانت خلفياتهم ومهاراتهم متوافقة مع متطلبات الوظيفة الشاغرة، كما يستفيد مسؤولي التوظيف والمتخصصين في الموارد البشرية منه في مقارنة مؤهلات المرشحين مع تلك المتطلبات وتسهيل عملية تقييمهم.
الفرق من حيث الاستخدامات
تختلف استخدامات الوصف الوظيفي عن استخدامات التوصيف الوظيفي، إذ يقيس كلًا منهما عناصر محددة، يمكن توضيحها فيما يلي:
استخدامات الوصف الوظيفي
يُستخدم الوصف الوظيفي في قياس المهام والمسؤوليات التي ستتضمنها الوظيفة الشاغرة، وغالبًا ما تكون تلك العناصر ثابتة، ما لم يحدث أي تغيير في الوظيفة نفسها.
استخدامات التوصيف الوظيفي
يُستخدم التوصيف الوظيفي في قياس مؤهلات الموظف للوظيفة التي يتم شغلها، وهي المؤهلات التي تشترط بعض المؤسسات توافرها، والبعض الآخر تحددها كمتطلبات مفضلة.
الفرق من حيث الفوائد
هناك بعض الاختلافات البسيطة بين فوائد الوصف الوظيفي وفوائد التوصيف الوظيفي، نوضحها فيما يلي:
فوائد الوصف الوظيفي
- يساعد الوصف الوظيفي المرشحين في معرفة أدوارهم ومسؤولياتهم وما هو متوقع من عملهم في حال قبولهم بالوظائف الشاغرة.
- يستفيد مسؤول التوظيف من الوصف الوظيفي في تصفية المرشحين الأكثر توافقًا مع متطلبات الوظيفة القادرين على القيام بمسؤولياتها.
- يساعد المؤسسات في تحديد هيكلها التنظيمي وتوضيح من هو المسؤول عن أي مهام.
- يُستخدم كمعيار لتقييم الأداء، وتحديد الاحتياجات من التطوير والتدريب.
فوائد التوصيف الوظيفي
- يساعد في التأكد من أن المرشحين يعرفون ما هو مطلوب منهم قبل التقديم.
- يعمل كمعيار لتحديد الأشخاص الذين يجب توظيفهم أو ترقيتهم أو نقلهم أو منحهم مكافآت مالية.
- يستخدمه المرشحون في تخصيص سيرهم الذاتية لكل وظيفة يتقدمون إليها.
- يعمل كمرجع مفيد لمسؤولي التوظيف عند تقييم المرشحين.
الفرق من حيث التطبيق في التوظيف
يختلف التوصيف الوظيفي عن الوصف الوظيفي من حيث مرحلة التطبيق في عملية التوظيف، من خلال ما يلي:
تطبيق الوصف الوظيفي
يُستخدم خلال المرحلة الأولى من عملية التوظيف، من أجل جذب المرشحين المناسبين للوظائف الشاغرة.
تطبيق التوصيف الوظيفي
يُستخدم خلال المراحل اللاحقة من عملية التوظيف، مثل المقابلة الشخصية، من أجل تقييم المرشحين وفقًا للمعايير المحددة.
كوّن فريقًا متكاملًا مع صبّار
هل تبحث عن مرشحين ذوي مهارات مميزة وكفاءات عالية؟ مع منصة صبّار للتوظيف بات بإمكانك تحقيق هدقك، إذ تقدم لك المنصة أفضل المرشحين لشركتك، مما يضمن لك فريق عمل متميز قادر على دفع نجاحك إلى الأمام.
عندما توضح متطلباتك الوظيفية لمسؤولي صبّار، سوف تحصل على قائمة منتقاة بعناية، تحتوي على السير الذاتية لأفضل المرشحين من الجنسين في جميع التخصصات، القادرين على العمل وفقًا لظروف العمل لديك، سواء بنظام دوام كلي أو جزئي، من المقر أو عن بُعد.
الخاتمة:
يختلف الوصف الوظيفي عن التوصيف الوظيفي في الغرض والمحتوى والاستخدام. الوصف الوظيفي يركز على تقديم تفاصيل حول المهام والمسؤوليات المتوقعة من المرشح في الوظيفة، مما يساعد المرشحين على تحديد مدى توافقهم مع الوظيفة. أما التوصيف الوظيفي فيركز على تحديد المؤهلات والمهارات والسمات الشخصية المطلوبة للنجاح في هذا الدور، مما يساعد في تصفية المرشحين الأكثر تأهيلاً وتوجيههم لتقديم طلبات توظيف مدروسة.
يتم إعداد الوصف الوظيفي عادةً في المرحلة الأولى من عملية التوظيف لجذب المرشحين المناسبين، بينما يأتي التوصيف الوظيفي لاحقًا ليحدد المواصفات الدقيقة التي يجب أن يمتلكها المرشحون المختارون. من خلال فهم الفروق بين هذين العنصرين، تستطيع المؤسسات تحديد احتياجاتها بشكل دقيق وجذب المرشحين الأكثر تأهيلاً، بينما يمكن للمرشحين تخصيص طلباتهم بناءً على المتطلبات الدقيقة لكل وظيفة.
وختامًا، يمكن القول إن الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي عنصران أساسيان في عملية التوظيف، ولكن معرفة الفرق بينهما يضمن تحقيق أقصى استفادة من كلًا منهما وجذب المرشحين الأكثر تأهيلاً وتنفيذ عملية التوظيف بنجاح وكفاءة.
