مهام مراقب المستندات تلعب دورًا حيويًا في تنظيم سير العمل داخل المكاتب وإدارة المستندات الورقية بكفاءة وبطريقة دقيقة وآمنة، وبالتالي تعتمد المؤسسات على شاغل هذه الوظيفة في مراجعة المستندات للتأكد من صحتها وسلامتها، وتصنيفها وحفظها بطريقة تسهل الوصول إليها عند الحاجة، مما يعزز من الكفاءة التشغيلية للمؤسسة بشكل عام، وفي هذا المقال نشرح بالتفصيل مهام مراقب المستندات.
Document Controller مهام مراقب المستندات
هناك العديد من المهام التي يقوم مراقب المستندات بأدائها، أبرزها إدارة الوثائق، وتطبيق إجراءات التحكم في الوثائق، وضمان الامتثال مع معايير الجودة، وإدارة أمان الوثائق، والتواصل مع أصحاب المصلحة، واختيار نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، والتدقيق وإعداد التقارير.
1- إدارة الوثائق
يُعد مراقب المستندات هو المسؤول عن إدارة مختلف الوثائق التي تشمل التقارير والعقود والرسومات، وذلك من حيث استلامها ووضع تسميات لها وتخزينها بطريقة تسهل الوصول إليها، واسترجاعها واستخدامها، من أجل الحفاظ على جميع المعلومات المُسجلة والمهمة في تشغيل الأعمال.
وتشمل عملية إدارة الوثائق ما يلي:
- استلام الوثائق الواردة ومراجعتها.
- التأكد من أن جميع الوثائق المُستلمة دقيقة ومحدثة.
- تنظيم وتصنيف الوثائق بطريقة منهجية من خلال تصنيفها وفهرستها لتسهيل استرجاعها.
- توزيع الوثائق على الأطراف المعنية.
- إنشاء وصيانة سجلات وتقارير الوثائق.
- متابعة مراجعات الوثائق والحفاظ على التحكم في النسخ.
2- تطبيق إجراءات التحكم في الوثائق
تتضمن مهام مراقب المستندات إجراء فحوصات الجودة للتأكد من توافق جميع الوثائق مع اللوائح الداخلية والخارجية ومعايير المؤسسة، وضمان دقتها، ومن أنها مُصاغة بشكل صحيح، وإنشاء أنظمة ترقيم وقوالب للوثائق للحفاظ على السجلات، مع العمل على حل أي مشكلات تتعلق بمحتوى الوثائق أو تنسيقها، وذلك بالتعاون مع الأطراف المعنية.
كما يهدف هذا الإجراء إلى التأكد من توافق ممارسات التوثيق مع معايير الصناعة، وتنفيذ إجراءات التوثيق وفقًا لمتطلبات العميل.
3- التحكم في الإصدارات وإدارة المراجعات
يقوم مراقب المستندات بتتبع التعديلات على المستندات والوثائق، والاحتفاظ بنسخة رئيسية واحدة مُعتمدة، وإزالة النسخ القديمة أو غير المحدثة، فضلًا عن تنسيق الموافقات على التغييرات وتوثيق سجل الاعتماد الذي يجب تضمينه بمعلومات حول من قام بالتعديل، وتاريخ التعديل، وسبب التعديل.
4- ضمان الامتثال مع معايير الجودة
ينفذ مراقب المستندات مجموعة من الإجراءات التي تضمن اتباع جميع الوثائق معايير الجودة والتنسيق، تشمل تلك الإجراءات:
- التأكد من تضمين الوثائق بالتوقيعات والموافقات الصحيحة قبل إصدارها.
- مراجعة الوثائق بالتعاون مع الفرق الفنية والإدارية.
- التأكد من التعامل مع الوثائق السرية أو الحساسة أو المصنفة بطريقة آمنة.
- التحقق من اكتمال الوثائق، قواعد اللغة، والدقة الفنية للتقارير.
- التأكد من تنسيق الوثائق بشكل صحيح، وتسميتها وحفظها وفقًا للقواعد المعمول بها.
اقرأ أيضا: مهام المحاسبة
5- إدارة أمان الوثائق
يتحمل مراقب المستندات مسؤولية الحفاظ على أمان المستندات وضمان سريتها ومنع الوصول إلى المعلومات الحساسة من خلال القيام بما يلي:
- حماية البيانات من الفقدان عن طريق عمل نسخ احتياطية وأرشفة المستندات بانتظام.
- الحفاظ على المستندات الإلكترونية باستخدام التشفير وكلمات المرور.
- تطبيق تدابير الأمان في أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية أو الأنظمة السحابية.
- حماية المعلومات الحساسة مثل العقود أو السجلات المالية بالتحكم في من يمكنه الوصول إليها.
- ضمان الأرشفة الفعالة لاسترجاع الوثائق بعد سنوات.
تعاون مع صبّار ووظف أفضل مراقبي المستندات لضمان تتبع دقيق وموثوقية كاملة، تواصل معنا اليوم لتأمين كفاءات تحافظ على سير أعمالك بدون أي أخطاء.
6- التعاون والتواصل مع أصحاب المصلحة
يعد التعاون والتواصل مع أصحاب المصلحة من أعضاء الفريق والعملاء والموردين، من الجوانب الأساسية لدور مراقب المستندات، من خلال القيام بما يلي:
- التنسيق مع الأقسام والأطراف الخارجية لتسهيل تبادل الوثائق.
- الرد على الاستفسارات المتعلقة بالوثائق في الوقت المناسب.
- متابعة المستندات الواردة والصادرة.
- تدريب المستخدمين على أنظمة إدارة الوثائق.
- إمداد أصحاب المصلحة بالوثائق المطلوبة.
- مساعدة الموظفين الآخرين في العثور على الوثائق أو استخدامها.
7- اختيار نظام إدارة الوثائق الإلكترونية
من المهام التي تُسند إلى مراقب المستندات، اختيار نظام إدارة الوثائق الإلكترونية المناسب، لأن من خلال هذا النظام يتم رفع الوثائق، ووضع العلامات المناسبة لها، وتنظيمها.
كما يتولى مراقب المستندات مهمة إدارة صلاحيات المستخدمين وعمل النسخ الاحتياطية داخل النظام، فضلًا عن تدريب أعضاء الفريق على كيفية استخدامه بكفاءة.
إذا كنت تبحث عن فرصة عمل في مجال مراقبة المستندات، يمكنك الاعتماد على صبّار التي تساعدك في اختيار الوظيفة المناسبة، وتجهيز سيرتك الذاتية، والاستعداد لإجراء المقابلات، بادر بالبحث.
8- التدقيق وإعداد التقارير
تتضمن مسؤوليات مراقب المستندات إعداد تقارير حول حالة الوثائق، والتغييرات، والامتثال، ورفعها إلى الأطراف المعنية، وكذلك توفير الوصول إلى الوثائق والتقارير للمساهمة في عمليات التدقيق الداخلي والخارجي، بما يضمن الحفاظ على الامتثال للمعايير، وسير العمليات والمشاريع بسلاسة، وتقليل الأخطاء المتعلقة بالوثائق.
وظف الكفاءات في مراقبة المستندات مع صبّار
إذا كنت تسعى لإدارة وثائق شركتك بدقة دون أخطاء، يمكنك الاعتماد على صبّار التي تزودك بأفضل مراقبي المستندات لضمان الامتثال، والتتبع الدقيق، والتقارير المهنية لجميع المشاريع والعمليات الداخلية.
تساعدك صبّار على تلبية جميع احتياجاتك من المرشحين سواء السعوديين أو الأجانب، المؤهلين للعمل فورًا بدوام كامل أو جزئي، حضوريًا أو عن بُعد، مع ضمان توظيف دقيق وسريع لسد شواغرك الوظيفية في الحال.
الخاتمة:
يتمثل دور مراقب المستندات في إدارة جميع الوثائق المتعلقة بالشركة، بما يشمل التقارير والعقود والرسومات، بطريقة منظمة تسهل استرجاعها واستخدامها. يشمل ذلك استلام الوثائق ومراجعتها، التأكد من دقتها وحداثتها، تصنيفها وفهرستها، توزيعها على الأطراف المعنية، وإنشاء سجلات وتقارير دقيقة عنها. كما يقوم مراقب المستندات بضمان تطبيق إجراءات التحكم في الوثائق، بما يشمل فحوصات الجودة، إنشاء أنظمة ترقيم وقوالب، وحل المشكلات المتعلقة بالمحتوى أو التنسيق، مع الالتزام بمعايير المؤسسة ومتطلبات العميل.
بالإضافة إلى ذلك، يتحمل مراقب المستندات مسؤولية الحفاظ على الامتثال لمعايير الجودة وأمان الوثائق، بما في ذلك توقيع واعتماد الوثائق، التعامل الآمن مع المستندات الحساسة، وأرشفتها بشكل فعّال. كما يقوم بالتنسيق والتواصل مع أصحاب المصلحة لتسهيل تبادل الوثائق، اختيار وإدارة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية، وتدريب الفريق على استخدامها، إضافة إلى إعداد تقارير دورية وتسهيل عمليات التدقيق الداخلي والخارجي لضمان سير الأعمال بسلاسة وتقليل الأخطاء.
