التخطيط التنفيذي من العمليات الحيوية التي تنفذها المؤسسات من أجل تحويل الأهداف الاستراتيجية الكبرى إلى إجراءات يومية ملموسة تدفع نجاحها، فمن خلاله يتم تقسيم الخطة العامة الخاصة بالمؤسسة إلى أهداف شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية قابلة للتنفيذ، وترجمة تلك الأهداف إلى مهام مدعومة بالأدوات والأنظمة المناسبة، بما يساهم في تحسين العمليات، واستخدام الموارد بفعالية، وتعزيز ثقافة التحسين المستمر والابتكار داخل المؤسسة، وبالتالي يصبح هذا النوع من التخطيط عنصرًا أساسيًا في نجاح المؤسسات، وفي هذا المقال نوضح تعريف التخطيط التنفيذي ومراحله.
التخطيط التنفيذي
التخطيط التنفيذي والذي يُعرف أيضًا باسم التخطيط التشغيلي هو العملية التي تتولى الإدارة الوسطى بالمؤسسة تنفيذها من أجل تحويل الخطة الاستراتيجية إلى خريطة تفصيلية توضح المهام والمسؤوليات والإجراءات والأنشطة والعمليات التي يتعين على أقسام المؤسسة تنفيذها يوميًا أو أسبوعيًا لبلوغ الأهداف الاستراتيجية الأشمل، وبالتالي يُعد التخطيط التنفيذي بمثابة خارطة الطريق القابلة للتنفيذ التي ترشد فريق العمل كيف يكون مشاركًا في تحقيق الرؤية طويلة المدى للمؤسسة.
يتيح التخطيط التنفيذي لأصحاب المصلحة معرفة كيفية توزيع المهام والمسؤوليات على أعضاء الفريق المناسبين، وآلية تخصيص الموارد بفعالية، وما هي الجداول الزمنية المطلوب وضعها لبلوغ الأهداف المحددة، مع استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) كجزء من عملية تقييم التخطيط التنفيذي، إذ تُستخدم في قياس تقدم الفرق وتحديد مؤشرات للوصول إلى الأهداف المؤسسية الأكبر.
نظرًا لاختلاف طريقة العمل في كل مؤسسة، فقد تختلف عملية التخطيط التنفيذي، إذ تفضل بعض المؤسسات وضع خطط تنفيذية سنوية، وتفضل مؤسسات أخرى وضع تلك الخطط للربع القادم، أو الستة أشهر التالية، وهو ما يعتمد على سرعة حركة العمل بالمؤسسة.
يُعد التخطيط التشغيلي عملية بالغة الأهمية بالنسبة للمؤسسات، لأنه يقضي على أي غموض بشأن متابعة استراتيجيتها، فإن لم يكن هناك خطة تشغيلية، لن تعرف المؤسسة ما إذا كانت على المسار الصحيح، ولن تتمكن من تحقيق أهدافها الاستراتيجية، وبالتالي ينتج عن هذه العملية إخراج وثيقة رسمية تحدد بالتفصيل كيف تنفذ المؤسسة استراتيجياتها، إذ توضح بدقة عناصر العمل، ومؤشرات الأداء، ومن سيفعل ماذا، ومتى، وكيف سيتم قياس النجاح.
أنواع التخطيط التنفيذي:
ينقسم التخطيط التنفيذي إلى نوعين تستخدم المؤسسة كلًا منهما وفقًا لوتيرة الأحداث والمشاريع داخلها، وذلك على النحو التالي:
التخطيط التنفيذي أحادي الاستخدام
وهي الخطط التنفيذية المحددة التي تنفذها المؤسسة من أجل المشاريع أو الأحداث غير المتكررة ذات البداية والنهاية المحددتين، إذ يتم التخلص من الخطة ولا يُعاد استخدامها بمجرد انتهاء المشروع أو الحدث.
التخطيط التنفيذي الدائم
يُطلق عليه أيضًا اسم التخطيط التنفيذي متعدد الاستخدام، وهو عبارة عن الخطة التي تطويرها المؤسسة لاستخدامها بشكل متكرر كلما نشأت ظروف مشابهة، إذ تحتوي هذه الخطة على المعايير والإجراءات التي تضمن سير العمل بسلاسة في العمليات اليومية، وما يميزها مرونتها وإمكانية تعديلها حسب احتياجات العمل.
تقدم لك صبّار حلول توظيف مصممة خصيصًا لتناسب أهدافك، سواء كنت تبحث عن موظف واحد أو فريق كامل، نحن نساعدك على اختيار الشخص المناسب في المكان المناسب.
عناصر التخطيط التنفيذي:
حتى تكون الخطة التنفيذية واضحة وقابلة للتنفيذ ومُصممة لتحقيق الأهداف المرجوة، يجب أن تحتوي على عناصر أساسية تشمل ما يلي:
1- أهداف التخطيط التنفيذي
من العناصر الأساسية في الخطة التشغيلية الأهداف التي يجب أن تكون واضحة وقابلة للقياس وتتماشى مع الأهداف الاستراتيجية العامة للمؤسسة وتساهم في تحقيق غاياتها الكبرى، وهو ما يتطلب وضعها في إطار عمل SMART أي: محددة (Specific)، قابلة للقياس (Measurable)، قابلة للتحقيق (Achievable)، ذات صلة (Relevant)، ومحددة بزمن (Time-bound).
كلما كانت أهداف الخطة التنفيذية واضحة، تمكن فريق العمل من الحصول على الاتجاه الملموس خلال تنفيذ المهام والمسؤوليات المشمولة في الخطة.
2- مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
تشير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) إلى المعايير والمقاييس التي تعتمد عليها المؤسسة في قياس التقدم المُحرز خلال تنفيذ الخطة التنفيذية، وهي المؤشرات التي تعزز من سهولة عملية تقييم أداء الفريق مقابل الأهداف، وتساعد على تعديل الخطة عند الحاجة في الوقت المناسب.
3- الملخص التنفيذي
الملخص التنفيذي هو عبارة عن مستند يقدم نظرة شاملة وموجزة عن الخطة التنفيذية بالكامل، من حيث الأهداف الرئيسية المطلوب تحقيقها، والأهداف الاستراتيجية العامة التي تدعمها، والإنجازات المقرر استخدامها كمؤشرات على التقدم.
يُعد الملخص التنفيذي من أهم عناصر الخطة التنفيذية لأن البيانات التي يتضمنها تساهم في بناء فهم مشترك لما يعمل الفريق على تحقيقه، وتمكّن أصحاب المصلحة من معرفة جوهر الخطة بسرعة وفهم مدى توافقها مع الاستراتيجية العامة.
4- الميزانية
من خلال عنصر الميزانية، تقوم المؤسسة بتخصيص الموارد المطلوبة لتنفيذ الخطة التشغيلية، إذ يشمل ذلك الموارد المالية، والموارد البشرية، والمواد الخام، والمعدات، والتقنية، وغيرها من الأصول اللازمة لإتمام الأنشطة المخططة.
يتم تخصيص الموارد من خلال تقدير متطلبات الموارد لكل عنصر عمل في الخطة، ثم تُعطى الأولوية لتخصيص الموارد بناءً على أهمية كل نشاط وتأثيره، مع ضرورة تحديد بدائل في حال ظهور أي عجز في تلك الموارد.
5- الجدول الزمني
تُعد الجداول الزمنية الواضحة عنصرًا أساسيًا لنجاح التخطيط التنفيذي، ويتم إعداده من خلال تقسيم الأهداف إلى مهام قابلة للتنفيذ، وتقدير المدة اللازمة لإنجاز كل مهمة، فعندما يظل الفريق على دراية بالمواعيد النهائية، يتمكن من مراقبة التقدم المُحرز والتعرف على التأخيرات المُحتملة.
وتعتمد مدة الجدول الزمني في الخطط التنفيذية على طبيعة المشاريع، وسير العمل، والعمليات، ولكن في كل الأحوال يتطلب إعدادها ترتيب الأنشطة بشكل منطقي، مع مراعاة الترابط فيما بينها، مع ترك بعض المرونة لاستيعاب التأخيرات أو التغييرات غير المتوقعة.
6- العمليات وسير العمل
وهي الإجراءات والمبادرات وسير العمل والمهام التي يجب تنفيذها لتحقيق الأهداف التنفيذية، وهي العناصر التي يجب توضيحها لتوجيه العمليات اليومية وضمان الاتساق في كيفية أداء المهام، وحتى يحصل الفريق على خارطة طريق حول الأنشطة المطلوبة من أجل الحفاظ على المسار المقصود للخطة.
7- الأدوار والمسؤوليات
يجب تضمين الخطة التنفيذية بقسم خاص يبرز الأدوار والمسؤوليات التي يتم تعيينها لكل عضو من أعضاء الفريق، مما يضمن وجود مساءلة واضحة عن تنفيذ المهام وتحقيق الأهداف، ويفيد هذا الوضوح في الأدوار في تقليل حالات الارتباك ومنع الالتباس وتعزيز المساءلة داخل الفريق، وتسهيل التعاون السلس بين مختلف أقسام المؤسسة.
8- المخاطر
من المتوقع أن تواجه الخطط التنفيذية مجموعة من المخاطر المُحتملة التي تعيق تنفيذها على النحو الأمثل،، مثل حدوث نقص الموارد، وتأخيرات في الجداول الزمنية، ومشكلات الجودة، والتغيرات في السوق الخارجية، وهو ما يتطلب إدراج عنصر المخاطر ضمن الخطة لتوقع تلك المخاطر الداخلية والخارجية وإدراج خططًا بديلة للتخفيف من هذه التحديات أو إدارتها.
عند إنشاء عنصر المخاطر، يجب تحديد تقنيات تقييم المخاطر لتقدير احتمالية كل خطر وتأثيره المحتمل، ومن خلال تسليط الضوء على المخاطر المحتملة، تضمن المؤسسة تقليل الاضطرابات واستمرار الأعمال دون تأثر بأي عوائق.
9- خطة التوظيف
بعد البحث في فجوات المهارات داخل فريق العمل وظهور حاجة إلى توظيف أفراد آخرين أو إنشاء أقسام جديدة، يجب إدراج خطة توظيف داخل الخطة التنفيذية، وهي التي تحدد عدد الموظفين الجدد المطلوبين، والمهارات والمؤهلات اللازمة، والجداول الزمنية المطلوبة للتوظيف والإعداد، وبذلك تضمن المؤسسة توفر القوى العاملة المناسبة في الوقت والمكان المناسبين.
10- بروتوكولات ضمان الجودة
ينبغي تضمين الخطة التنفيذية ببروتوكولات ضمان الجودة التي تحدد العمليات والفحوصات التي سيتم تنفيذها لضمان توافق النتائج أو المنتجات أو الخدمات مع مستويات الجودة المطلوبة طوال فترة تنفيذ الخطة.
ويُعد هذا العنصر من العناصر الأساسية في الخطط التنفيذية، لأنه يضمن الامتثال للمتطلبات التنظيمية، ويجنب المؤسسات الخسائر الناجمة عن مشكلات ضمان الجودة.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمدير التخطيط الاستراتيجي Strategic Planning Manager
خطوات التخطيط التنفيذي:
عند إنشاء خطة تشغيلية، يجب إنجاز مجموعة من الخطوات التي تضمن دقة الخطة ونجاحها، وهي كما يلي:
1- تحديد الأهداف
عند البدء في بناء خطة تنفيذية، يجب أولًا تحديد الأهداف المُراد تحقيقها من خلال هذه الخطة ضمن إطار زمني معين، وهو ما يتطلب استشارة أصحاب المصلحة الرئيسيين لتقسيم الأهداف الاستراتيجية والأهداف العامة للمؤسسة إلى أهداف على مستوى الفريق، وهي الأهداف التي يجب أن تتماشى مع الأولويات الاستراتيجية العليا.
هناك عدة عوامل لا بد من وضعها في الاعتبار عن تحديد الأهداف وهي:
- الموارد: وهي الميزانية المتاحة التي يمكن للمؤسسة إنفاقها لتحقيق الأهداف.
- الموظفون: يجب تحديد ما إذا كان هناك ما يكفي من المواهب لتحقيق الأهداف، وكيف يمكن توظيف المزيد من الأفراد إذا لم يكن هناك عدد كافٍ من أعضاء الفريق لإكمال الأهداف.
- الأدوات: هي الأدوات المقرر الاعتماد عليها عند تنفيذ الخطة التنفيذية.
- معايير الأداء: المؤشرات المقرر استخدامها في قياس التقدم.
- مواءمة الفريق: يجب تحديد ما إذا كانت الرؤية المستقبلية للمؤسسة قد تم توصيلها إلى أعضاء الفريق.
2- توزيع الأدوار والمسؤوليات
في هذه الخطوة، يجب توزيع الأدوار والمسؤوليات على كل عضو من أعضاء الفريق بناءً على المهارات والمؤهلات المتاحة لديهم، بحيث يكون لدى كل منهم فهم واضح لمهامه ومجالات مسؤوليته، وهو ما يجنب حدوث أي سوء فهم أو تداخل في المهام، ويعزز من التعاون داخل الفريق، ويضمن مشاركة كل عضو بفعالية.
عند توزيع الأدوار والمسؤوليات، لا بد من توضيح ما يجب القيام به، وما هي النتيجة أو المخرجات المتوقعة، والموعد المحدد لإتمام كل مهمة، وكذلك آلية قياس النجاح، مع توثيق تلك العناصر في صيغة ومشاركتها مع أعضاء الفريق لتحقيق الشفافية التي تحافظ على المساءلة.
3- تخصيص الموارد
بعد الانتهاء من توزيع الأدوار والمسؤوليات، تأتي خطوة تخصيص الموارد من خلال تحديد الموارد التي تتطلبها كل مهمة لضمان تنفيذها بنجاح، وهي الموارد التي تشمل الميزانية، والموظفين، والمعدات، والتكنولوجيا، وأي أصول أخرى ضرورية، وهو ما يتطلب إعداد قائمة بجميع الموارد المتوفرة ومقارنتها بمتطلبات الأنشطة المخططة وتحديد أي فجوات أو احتياجات إضافية.
عند تخصيص الموارد، من الضروري إعطاء الأولوية بناءً على الأهمية الاستراتيجية لكل مهمة، إذ لا تحصل جميع المهام على نفس الموارد، لذا ينبغي التركيز على الأنشطة ذات التأثير الأكبر، وهو ما يساعد على الحفاظ على سير العمل.
4- وضع الجداول الزمنية
يُعد وضع جدول زمني واقعي أساسًا لنجاح الخطة التشغيلية، إذ يتضمن هذا الجدول المواعيد النهائية لكل مهمة أو نشاط، مع مراعاة أن تكون قابلة للتحقيق وتسمح بهوامش لأي عقبات محتملة، حتى يتمكن الفريق من مراقبة التقدم ومعالجة التحديات في حال ظهورها.
5- إنشاء مؤشرات أداء رئيسية (KPIs)
بعد ذلك، يجب إنشاء مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) لقياس مدى فعالية الخطة التنفيذية، وهي المؤشرات التي ينبغي أن تكون محددة وقابلة للقياس حتى يستخدمها المديرون في تحديد أي انحرافات والتدخل في الوقت المناسب وإجراء التعديلات اللازمة لضمان استمرار العمليات بسلاسة.
6- التنفيذ والمتابعة
بعد وضع الخطة، تأتي خطوة تنفيذها ومتابعة تقدمها عن كثب، من خلال مراقبة التقدم بمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) بصورة منتظمة لتحديد النجاحات والانحرافات والمجالات التي تحتاج إلى تدخل واكتشاف المشكلات مبكرًا.
يتطلب متابعة الخطة إجراء اجتماعات منتظمة مع الفرق لمناقشة التقدم وكيفية معالجة التحديات وتعديل الخطة التنفيذية عند الحاجة، مما يضمن توافق الخطة مع الأهداف المتغيرة للأعمال.
7- المراجعة والتعديل
تتمثل الخطوة الأخيرة في التخطيط التشغيلي في تقييم فعالياتها ومراجعتها بانتظام، لتحديد ما إذا كانت الأنشطة تحقق النتائج المتوقعة، وما إذا كان يتم إنجاز الأهداف وفق الجدول الزمني المحدد، ثم استخدام بيانات الأداء وملاحظات المنفذين للخطة من أجل تحديد مجالات التحسين.
بعد مراجعة الخطة التنفيذية، يجب إجراء التعديلات المطلوبة خلال تنفيذها لمواجهة التحديات غير المتوقعة أو الاستفادة من الفرص الجديدة، حتى يتم تكييفها مع الأولويات والظروف المتغيرة، بما يضمن بقائها ذات صلة ومرتبطة بالأهداف طويلة المدى.
ارتق بشركتك مع أفضل الكفاءات من صبّار
هل تبحث عن فريق العمل المثالي الذي يدفع عملك إلى الأمام؟ نحن في صبّار للتوظيف نساعدك في إيجاد المواهب المناسبة في جميع التخصصات، عبر عملية اختيار دقيقة تضمن لك أفضل المرشحين، حتى توفر وقتك وجهدك وتركز على تطوير شركتك.
في صبّار لدينا القدرة على تلبية جميع احتياجات عملك، سواء كنت تبحث عن موظفين سعوديين أو غير سعوديين، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، ونضمن لك إجراء عملية التوظيف في وقت قياسي، إذ نقدم لك قائمة بأسماء أكثر المرشحين توافقًا مع متطلباتك، منتقاة بواسطة الذكاء الاصطناعي، لتستفيد من خدمات توظيف احترافية تساعدك في بناء فريق قوي يقود شركتك للنجاح.
الخاتمة:
التخطيط التنفيذي هو الأداة التي تحول الأهداف الاستراتيجية إلى خطوات عملية واضحة يمكن تنفيذها على أرض الواقع، حيث يتضمن تحديد المهام اليومية أو الأسبوعية، وتوزيع الأدوار والمسؤوليات، وتخصيص الموارد، ووضع الجداول الزمنية، إلى جانب استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس التقدم ومتابعة الإنجاز.
ومن خلال هذا النهج، يصبح لدى المؤسسة خريطة طريق عملية تساعدها على توجيه فرق العمل بكفاءة نحو تحقيق رؤيتها طويلة المدى، مع إزالة الغموض وتوضيح ما يجب فعله ومتى وكيف سيتم تقييم النجاح.
كما يضمن التخطيط التنفيذي التكيف مع طبيعة عمل المؤسسة سواء كان سنويًا أو ربع سنوي أو نصف سنوي، مع إمكانية اختيار نوع الخطة المناسبة سواء أحادية الاستخدام للمشروعات المؤقتة أو متعددة الاستخدام للعمليات المتكررة.
ويشمل هذا النوع من التخطيط عناصر أساسية مثل الأهداف الواضحة، الملخص التنفيذي، الميزانية، الجدول الزمني، العمليات، الأدوار والمسؤوليات، وخطط التوظيف وضمان الجودة. ومن خلال المراجعة الدورية والتعديلات المستمرة، تظل الخطة ملائمة وقادرة على مواجهة المخاطر والتغيرات، مما يرسخ قدرتها على دعم الاستراتيجية العامة وضمان استمرارية الأعمال بكفاءة.
