كتابة وصف وظيفي وإعداده بدقة من أهم العوامل التي تساعد المؤسسات على جذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها، نظرًا لأهمية هذا المستند في توفير فهمًا واضحًا للمرشحين حول المسؤوليات والمهام المطلوبة من شاغلي الوظيفة، إضافة إلى اعتماد المؤسسات على الوصف الوظيفي في تقييم أداء الموظفين وحل النزاعات التي تنشب بينهم فيما يخص المسؤوليات والواجبات، لذلك نوضح في هذا المقال طريقة كتابة الوصف الوظيفي، وماذا يُكتب فيه.
طريقة كتابة الوصف الوظيفي:
يعد كتابة وصف وظيفي فعال خطوة استراتيجية في عملية التوظيف، إذ يعمل كأداة لجذب المرشحين المناسبين للوظائف الشاغرة التي تعلن عنها المؤسسات، لأنه يحتوي على جميع التفاصيل التي تخص الوظيفة، من حيث الواجبات والمسؤوليات والمهارات والمتطلبات، فضلًا عن تفاصيل أخرى مهمة مثل بيئة العمل والراتب وغير ذلك، وكلما كان الوصف الوظيفي مكتوبًا جيدًا، ضمنت المؤسسة تقدم المرشحين المؤهلين فقط الذين يستوفون المتطلبات المُعلن عنها، لذلك يجب كتابة هذا المنشور بعناية حتى تتمكن المؤسسات من الوصول إلى أوسع وأفضل مجموعة من المواهب.
وإليكم فيما يلي خطوات كتابة الوصف الوظيفي:
1- إجراء التحليل الوظيفي
يُعد التحليل الوظيفي للوظيفة الشاغرة المُراد الإعلان عنها، هو المصدر الأساسي لكتابة الوصف الوظيفي، لذلك يتعين على القائم بكتابة الوصف الوظيفي إجراء تحليل وظيفي أولًا.
إذا كانت الوظيفة المُعلن عنها مشغولة بالفعل من قِبل موظف آخر، فلا بد من مقابلته لمعرفة المهام التي يقوم بها بالضبط، ومراقبته لملاحظة كيفية أدائه للمهام، وإذا كانت الوظيفة جديدة لم يشغلها أحد من قبل؛ يمكن مقابلة رئيس القسم للحصول منه على المعلومات اللازمة لكتابة الوصف الوظيفي، مثل المسؤوليات والواجبات والمهارات والمؤهلات والتوقعات والراتب.
بعد جمع المعلومات، يجب توثيق النتائج ومراجعتها من قبل الموظف الحالي في الوظيفة أو رئيس القسم، للحصول على الملاحظات التي تساعد على صياغة المتطلبات الأساسية لأداء الوظيفة.
2- تحديد المسمى الوظيفي
عند الشروع في كتابة الوصف الوظيفي، يجب البدء بكتابة المسمى الوظيفي للوظيفة الشاغرة، ويُعد المسمى الوظيفي الانطباع الأول الذي يحصل عليه المرشحون المحتملون عن الوظيفة، لذلك عند كتابته لا بد من مراعاة أن يكون دقيقًا وموجزًا ويعكس الدور بدقة، مع الكلمات المفتاحية الخاصة بالصناعة التي من المرجح أن يبحث عنها المرشحون، حتى يسهل العثور على إعلان الوظيفة ويبدو أكثر وضوحًا.
وعند كتابة المسمى الوظيفي، يجب تضمينه بمستوى الخبرة المطلوب في المرشح، مثل مبتدئ أو خبير أو قائد، حتى يزداد وضوحًا بالنسبة للمرشحين، مع تجنب استخدام المصطلحات الصعبة أو غير الشائعة.
3- إدراج وصف المؤسسة
يُعد إدراج وصف المؤسسة في الوصف الوظيفي من العوامل التي تعزز من فرص جذب المرشحين المؤهلين للوظيفة، وهو عبارة عن فقرة موجزة تتكون من جملتين إلى 4 جمل، تصف قيم المؤسسة وأهدافها وثقافتها، دون التعمق في الكثير من التفاصيل، حتى تُتاح للمرشحين فرصة قراءة الملف الشخصي الكامل للمؤسسة على موقع الويب.
4- كتابة الهدف من الوظيفة
الهدف من الوظيفة أو ملخص الوظيفة هو عبارة عن فقرة موجزة تتكون من ثلاث إلى خمس جمل، توضح ما الذي سوف يقوم به المرشح من خلال هذا الدور، ومع من سيعمل، وما هي المؤهلات والصفات العامة التي يجب أن يمتلكها.
5- سرد المسؤوليات والمهام
في هذه الخطوة، يجب سرد الواجبات والمهام الأساسية التي سيتولى المرشح تنفيذها يوميًا في حال قبوله بالوظيفة، وهو عنصر مهم حتى يفهم المرشح الدور، كما أن تلك المسؤوليات تحدد التوقعات للموظف الذي تم توظيفه ويمكن استخدامها كأساس لتقييم الأداء في المستقبل.
وحتى يبدو قسم المسؤوليات والمهام سهل القراءة؛ لا بد من سرد تلك المسؤوليات في صورة نقاط لا يزيد عددها عن 10، تتكون كل نقطة من جملة كاملة تصف كل مسؤولية بدقة، وتوضح المهام المطلوب تنفيذها من خلال الوظيفة.
ويُعد كتابة قسم المسؤوليات في صورة نقاط أمرًا مهمًا، لأنه يضمن فهم المرشح للمهام الأساسية دون الشعور بالإرهاق من قراءة قائمة شاملة أو جمل متلاصقة أو غير منظمة.
6- تضمين المؤهلات والمتطلبات
ينقسم هذا القسم إلى فئتين، هما المتطلبات الضرورية والمتطلبات المُفضلة، وذلك على النحو التالي:
- المتطلبات الضرورية: وهي المهارات والمؤهلات الأساسية المطلوبة للوظيفة، تشمل المهارات التي يتم تقسيمها إلى مهارات تقنية المرتبطة بالوظيفة التي تُكتسب من خلال التعلم أو الممارسة، والمهارات الناعمة وهي القدرات الشخصية المطلوبة لأداء الوظيفة، إلى جانب الخلفية التعليمية، والشهادات، والخبرة ذات الصلة التي تعد حاسمة لهذا الدور.
- المتطلبات المُفضلة: وهي متطلبات غير إلزامية ولكنها تمنح المرشح أفضلية عن غيره، وتشمل الكفاءة في استخدام أدوات معينة، أو شهادات إضافية، أو خبرة في مجالات ذات صلة، ويجب أن تكون تلك المتطلبات أقل من نظيرتها الضرورية لتجنب إرهاق المرشح.
وعند كتابة قسم المؤهلات والمتطلبات، يجب مراعاة أن يكون دقيقًا قدر الإمكان، إذ يتم تحديد عدد سنوات الخبرة المطلوبة، وأسماء الشهادات كاملة، سواء كانت مؤهلات تعليمية أو شهادات مهنية.
تمكنك صبّار من العثور على المرشحين أصحاب المهارات والخبرات التي تبحث عنها لتحقيق التفوق في عملك.
7- توضيح ثقافة المؤسسة
يجب أن يوضح هذا القسم ثقافة المؤسسة ومهمتها وقيمها الأساسية والسلوكيات التي تشجعها، حتى يحصل القارئ على فكرة عن ما تمثله المؤسسة بمجرد بدء قراءة الوصف، وهو ما يساعد في جذب المرشحين الذين يتوافقون مع قيمها ورسالتها، القادرين على التأقلم معها.
وفي قسم ثقافة المؤسسة، يمكن إدراج قيم إضافية حتى يصبح الوصف الوظيفي أكثر جاذبية لمجموعة واسعة من المرشحين، متنوعين في الخلفيات وطرق التفكير وأساليب تنفيذ الأمور.
8- توضيح بيئة العمل
يجب أن يوضح قسم بيئة العمل ما إذا كانت الوظيفة تتطلب التواجد في الموقع، أو نظام العمل عن بُعد، أو المزيج بين النظامين، مع بيان أي قيود جغرافية إذا كانت موجودة، فضلًا عن سرد المتطلبات البدنية الخاصة بمهام الوظيفة، مثل الحاجة إلى رفع أشياء ثقيلة أو تشغيل معدات معينة، وإذا كانت بيئة العمل تشترط ارتداء ملابس معينة؛ فلا بد من ذكر ذلك.
ومن خلال تضمين تلك التفاصيل في هذا القسم، يتمكن المرشح من تقييم ما إذا كانت بيئة العمل تتوافق مع تفضيلاته وأسلوب حياته.
9- ذكر نوع العمل وساعات العمل
عند كتابة قسم نوع العمل وعدد ساعات العمل، لا بد من توضيح ما إذا كانت الوظيفة بدوام كامل، أو جزئي، بنظام العقد، أو العمل الحر، مع ذكر ساعات العمل المتوقعة، إذ يساعد ذلك على جذب المرشحين الذين يمكنهم الالتزام بالوظيفة، ومن ثم اختصار وقت التوظيف.
10- تسليط الضوء على فرص التطور المهني
حتى تضمن المؤسسة جذب المرشحين المميزين الباحثين عن التطور المهني ونمو حياتهم المهنية، من الأفضل أن يشتمل الوصف الوظيفي على قسمًا خاصًا بفرص التطور الوظيفي، ومن خلاله تشير المؤسسة إلى كيفية مساهمة الوظيفة في تحقيق أهداف العمل، وإمكانية التقدم المهني للمرشح، والطريقة التي سوف تساعد بها الوظيفة في ذلك.
11- تضمين التعويضات والمزايا
بعض المؤسسات تفضل عدم ذكر راتب الوظيفة في وصفها الوظيفي، والبعض الآخر يرى أن الإعلان عن الراتب والمزايا التي تقدمها للموظفين، قد يساعد على المرشحين الذين يرون أن تلك التعوضيات تلبي احتياجاتهم المالية.
وعند كتابة هذا القسم، يجب تضمينه بعناصر أساسية وهي: الراتب، التأمين الصحي، سياسات الإجازات، المكافآت، التعويضات مقابل تحقيق الأهداف، نظام التقاعد.
ويجب أن تكون تلك المزايا جذابة قدر الإمكان، حتى يجد المرشح سببًا لترك وظيفته الحالية والتقديم على الوظيفة الشاغرة.
12- طريقة التقديم
يجب إنهاء الوصف الوظيفي بقسم يوضح للمرشح تعليمات واضحة حول مكان وكيفية تقديم الطلب، سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو موقع الويب الخاص بالمؤسسة، مع تحديد العناصر المطلوب إدراجها مع الطلب مثل السيرة الذاتية، المحافظ، رسائل التوصية، أو عينات العمل.
ماذا اكتب في الوصف الوظيفي؟
يتكون الوصف الوظيفي من عدة عناصر أساسية تشمل ما يلي:
1- المسمى الوظيفي
المسمى الوظيفي هو اسم المنصب المفتوح، الذي يساعد في تعريف طبيعة الوظيفة ويمنح المرشح فهمًا عامًا حول الوظيفة التي يتقدم إليها ومهامها دون حتى أن يصل إلى قراءة هذا القسم.
ومن الأمثلة على المسميات الوظيفية: "مدير مشاريع"، "مطور ويب"، مهندس برمجيات"، "محلل بيانات".
2- الهدف الوظيفي
هو القسم الذي يصف غرض الوظيفة وأهدافها، ويشرح كيفية تناسب هذا الدور مع مهمة المؤسسة الأكبر وكيف يمكن للمرشح دعم أهدافها ومساعدتها على الوصول إليها، ومن خلاله يحدد المرشح ما إذا كانت الوظيفة تناسبه أم لا.
3- المهام الرئيسية
يصف قسم المهام الرئيسية المسؤوليات المقرر توكيلها إلى المرشح في حال قبوله بالوظيفة، ويتم إدراج المهام حسب الأهمية، مع الإشارة إلى مقدار الوقت المُستغرق في تنفيذ كل مهمة، والأدوات والمعدات اللازمة لتنفيذها.
4- المهارات والمتطلبات
يشير هذا القسم إلى جميع المؤهلات اللازمة للوظيفة، وهي المهارات التقنية واللينة، التدريب، التعليم، القدرات، الخبرة، الشهادات، والرخص، ومن خلاله يحدد المرشح ما إذا كان يمتلك المؤهلات المطلوبة لهذه الوظيفة.
بإمكان صبّار دعم شركتك بأفضل المرشحين داخل المملكة العربية السعودية، المتوافقين مع قيم وثقافة شركتك، وتحقيق أفضل نتائج في عملك.
5- ظروف العمل
يحتوي هذا القسم على معلومات تساهم في اتخاذ المرشح قراره بالتقدم للوظيفة من عدمه، وهي: الموقع، أيام العمل، عدد ساعات العمل، ظروف العمل المحددة المرتبطة بالوظيفة.
7- نظام العمل
يوضح هذا القسم نظام العمل المقرر أن يتبعه المرشح في حال قبوله بالوظيفة، سواء كان العمل من المقر أو عن بُعد.
8- الراتب والمزايا
يذكر هذا القسم الراتب الخاص بالوظيفة، والمكافآت المرتبطة بها، فضلًا عن المزايا الأخرى وهي: التأمين الصحي، فرص التطوير المهني، نظام التقاعد، وغير ذلك.
أهمية الوصف الوظيفي؟
الوصف الوظيفي هو بوابة النجاح للتوظيف، حيث يوضح المهام والمسؤوليات بوضوح، مما يساعد المؤسسات في جذب الكفاءات المناسبة، ويتيح للمرشحين فهم متطلبات الوظيفة، تقييم ملاءمتهم لها، وتخصيص سيرتهم الذاتية بفعالية، ليصبح أداة مثالية لتحقيق الأداء الأمثل والتوافق المهني.
أهم النصائح لكتابة وصف وظيفي ناجح:
لضمان كتابة وصف وظيفي ناجح، لا بد من اتباع الإرشادات التالية:
- عند كتابة الوصف الوظيفي، لا بد من استخدام لغة واضحة، مع تجنب المصطلحات الفنية أو الكلمات المعقدة، حتى يفهم المرشح متطلبات الوظيفة بسهولة.
- يجب استخدام لغة إيجابية لنقل الحماس بشأن الوظيفة والمؤسسة.
- لا بد من تسليط الضوء على المسؤوليات الرئيسية، والمهارات المطلوبة، وكيف تساهم الوظيفة في تحقيق أهداف المؤسسة.
- يجب تنظيم المسؤوليات في نقاط أو فقرات قصيرة، حتى تصبح سهلة القراءة والفحص.
- يجب الترويج لثقافة المؤسسة في الوصف الوظيفي من خلال ذكر مهمة وثقافة وفوائد المؤسسة، حتى يفهمها المرشح بشكل أفضل.
- من أجل جذب المرشحين، يجب توضيح الفرص المتاحة للتعلم، وتطوير المهارات، والتقدم المهني المحتمل.
- يجب أن يكون الوصف الوظيفي واضحًا قدر الإمكان بشأن التحديات والمتطلبات المرتبطة بالوظيفة.
مثال نموذج على الوصف الوظيفي لموظف محاسب بالعربي
المحاسب هو المسؤول عن تنظيم وإدارة جميع العمليات المالية داخل المؤسسة. يتضمن ذلك تسجيل البيانات المالية، إعداد التقارير، ومراجعة الحسابات لضمان الدقة والامتثال للأنظمة والقوانين المالية. يُعتبر المحاسب عنصرًا أساسيًا في الحفاظ على استقرار المؤسسة المالي ودعم قراراتها الاستراتيجية من خلال التحليل المالي المتعمق.
الوصف الوظيفي للمحاسب:
- تسجيل كافة المعاملات المالية اليومية بدقة.
- إعداد التقارير المالية الشهرية والسنوية وتقديمها للإدارة.
- إدارة وتسوية الحسابات البنكية وتحديث سجلات المؤسسة المالية.
- ضمان الامتثال للأنظمة الضريبية والقوانين المحاسبية المعمول بها.
- مراقبة الميزانية والتحكم في المصاريف لضمان الكفاءة المالية.
- المشاركة في إعداد التقارير الخاصة بالتدفقات النقدية والتخطيط المالي.
- مراجعة الوثائق المالية لضمان الشفافية والدقة.
- تقديم المشورة المالية والمساهمة في تحسين الأداء المالي للمؤسسة.
مثال نموذج على الوصف الوظيفي للمحاسب بالإنجليزي Accountant
إليك الوصف الوظيفي للمحاسب باللغة الإنجليزية جاهز:
Job Title: Accountant
Location: [Specify Location]
Reports To: [Supervisor's Job Title]
Employment Type: [Full-time/Part-time]
Start Date: [Specify Date]
Key Responsibilities
- Record daily financial transactions with accuracy.
- Prepare monthly, quarterly, and annual financial reports.
- Manage bank accounts and perform monthly reconciliations.
- Ensure full compliance with tax laws and financial regulations.
- Assist in preparing budgets and conducting financial analysis to support business goals.
- Review financial documents and validate their accuracy.
- Collaborate with other teams to provide accurate financial insights.
- Advise senior management on financial strategies.
- Monitor receivables and improve cash flow.
Required Qualifications
- Bachelor’s degree in Accounting or related field.
- Professional certifications such as CPA or CMA are preferred.
- Minimum [number of years] years of experience in accounting.
- Proficiency in accounting software such as QuickBooks, SAP, and Excel.
- Strong knowledge of tax regulations and financial policies.
Skills Required
- Strong analytical skills to interpret financial data and make informed decisions.
- High organizational skills to manage time and handle multiple tasks.
- Ability to solve financial problems effectively and innovatively.
- Excellent communication skills to present financial information to stakeholders.
- High attention to detail in all financial tasks.
- Ability to work under pressure and meet deadlines.
استفد من خدمات التوظيف المميزة مع صبّار
إذا كنت بحاجة إلى فريق عمل متميز قادرًا على دفع نمو شركتك، فإن منصة صبّار للتوظيف هي خيارك الأفضل لتوظيف ذوي الكفاءات والمهارات التي يبحث عنها كل صاحب عمل في جميع التخصصات.
تستخدم صبّار أحدث التقنيات في مجال التوظيف من أجل تلبية احتياجاتك على أكمل وجه، إذ تعتمد على تقنية الذكاء الاصطناعي في تصفية السير الذاتية، لاختيار المرشحين المتوافقين مع متطلبات عملك، سواء كان نظام العمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، مع إتاحة إجراء مقابلات مع المرشحين لاتخاذ القرار النهائي بشأن الأنسب منهم.
الخاتمة:
كتابة الوصف الوظيفي هي خطوة حاسمة لجذب المرشحين المناسبين للوظيفة، إذ يُعد أداة استراتيجية تساعد الشركات في تحديد متطلبات الوظيفة بوضوح، بما في ذلك المهام، المؤهلات، ظروف العمل، والراتب. من خلال تحديد هذه التفاصيل بشكل دقيق، يمكن جذب المرشحين الذين يتوافقون مع احتياجات المؤسسة ويسهمون في تحقيق أهدافها. كما أن الشفافية في تقديم معلومات مثل ثقافة الشركة والفرص المهنية المتاحة تساعد على جذب المرشحين الذين يشاركون نفس القيم والطموحات.
لضمان كتابة وصف وظيفي فعال، يجب أن يشمل عدة خطوات رئيسية، بدءًا من إجراء تحليل وظيفي شامل لتحديد المسؤوليات والمتطلبات الأساسية للوظيفة. يجب أن يتضمن الوصف أيضًا تحديد المسمى الوظيفي بدقة، مع تقديم وصف واضح للمؤسسة وأهداف الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم توضيح المهام الرئيسية، المهارات المطلوبة، والظروف الخاصة بالعمل مثل ساعات العمل والمزايا. كل هذه التفاصيل تجعل من السهل على المرشح اتخاذ قرار مستنير بشأن التقدم للوظيفة وتساعد في جذب أفضل المرشحين.
وفي الختام، فإن كتابة وصف وظيفي دقيق وواضح وشامل يوضح العنوان الوظيفي والمهام، والمتطلبات، والبيئة العملية، يساعد على جذب المرشحين المناسبين، ويضمن تحقيق أفضل النتائج في عملية التوظيف.
