نظام الحضور والانصراف الموارد البشرية

نظام الحضور والانصراف هو حل رقمي يُستخدم لتسجيل أوقات دخول وخروج الموظفين بدقة، مما يسهم في تسهيل إدارة الموارد البشرية وتقليل الأخطاء. يُمكّن هذا النظام المؤسسات من مراقبة الحضور، الغياب، والتأخير، مما يعزز الشفافية ويساعد في اتخاذ قرارات مثل احتساب الرواتب والمكافآت. يتيح النظام خيارات متعددة مثل البصمة، البطاقات الذكية، أو التطبيقات السحابية، لتناسب مختلف بيئات العمل.

نظام الحضور والانصراف الموارد البشرية يُعد من أهم مكونات نظام إدارة الموارد البشرية بالمؤسسات، فبعد أن كان يتم تسجيل حضور وانصراف الموظفين وأيام إجازاتهم بشكل يدوي أو بالاعتماد على الأساليب التقليدية مثل جداول Excel، ورسائل البريد الإلكتروني، والجداول الزمنية،  بطريقة مرهقة وتستنزف الكثير من الوقت والجهد، أصبح نظام الحضور والانصراف الإلكتروني هو الحل الأمثل لتنفيذ تلك العملية آليًا دون أخطاء، وفي هذا المقال نوضح ما هو نظام الحضور والانصراف وأنواعه وأهميته.

نظام الحضور والانصراف الموارد البشرية:

نظام الحضور والانصراف هو عبارة عن منصة برمجية مُصممة لأتمتة عملية تتبع حضور وانصراف الموظفين بكفاءة، والهدف من إنشاء تلك المنصة هو تبسيط تلك العملية والسماح للمؤسسات بإدارة أيام الحضور وجميع تأخيرات الموظفين على مدار الشهر بسهولة.

ومن خلال نظام الحضور والانصراف، يتمكن قسم الموارد البشرية من تسجيل مواعيد دخول وخروج الموظفين، ورصد ساعات التأخير والانصراف المبكر، وتتبع ساعات العمل، وإدارة العمل الإضافي، وتتبع نسب الغياب والتأخير، وبالتالي تستند المؤسسات إلى تلك البيانات في احتساب الرواتب وإضافة المكافآت أو اتخاذ قرارات الخصومات، وكل ذلك وفقًا لسياستها ولوائحها الداخلية.

ويفيد نظام الحضور والانصراف في تقليل الأعباء الإدارية المرتبطة بالإجازات والغياب، وتقليل الوقت والجهد عند تنفيذ تلك العملية يدويًا ومن ثم تقليل الأخطاء البشرية، وتمكين الموظفين والمديرين من الوصول بسهولة إلى جميع البيانات المتعلقة بالحضور والإجازات في أي وقت، وتحسين رضا الموظفين من خلال استخدام نظام سلس ذو شفافية.

أنواع أنظمة الحضور والانصراف:

تتعدد أنواع أنظمة الحضور والانصراف حسب التقنية المستخدمة وآلية العمل، إذ تختار كل مؤسسة النظام الأنسب لسياساتها، وتشمل أكثر أنواع الأنظمة شيوعًا بالمؤسسات ما يلي:

1- نظام الحضور والانصراف التقليدي

تعتمد العديد من المؤسسات الصغيرة والمتوسطة على نظام الحضور والانصراف التقليدي في تسجيل أوقات حضور الموظفين وأوقات مغادرتهم وطلبات إجازاتهم، وتعتمد تلك الطريقة على السجلات الورقية أو جداول البيانات لتنفيذ تلك العملية يدويًا.

وما يعيب هذا النظام هو أنه عرضة للأخطاء البشرية والتلاعب، وكذلك للتلف والضياع، إلى جانب أنه يستغرق وقت كبير في تحليل البيانات المُسجلة.

2- نظام جداول الزمن

في هذا النظام، يتم تسجيل أوقات بدء وانتهاء المهام التي يؤديها الموظفون باستخدام جداول الزمن المتاحة عبر الإنترنت، مما يتيح تتبع ساعات العمل بدقة، ومن ثم حصول مسؤول الموارد البشرية على تحليل دقيق للمهام التي أكملها الموظف خلال فترة عمله، وهي البيانات التي يُعتمد عليها في تقدير الوقت المطلوب لإنجاز المهام وإدارة الموارد بشكل فعال، كما تُستخدم في تقييم إنتاجية الموظفين، مما يساعد على تقليل الأعمال الإدارية وتحسين كفاءة إدارة الموارد البشرية.

3- نظام الحضور والانصراف الآلي

تقوم الأنظمة الآلية بتسجل دخول وخروج الموظفين تلقائيًا بناءً على البيانات المُدخلة، فعندما يصل الموظف إلى المكتب أو يغادره، يقوم بتمرير بطاقته أو تسجيل حضوره، وما يميز هذا النظام أنه يلغي الحاجة إلى التحقق اليدوي من حضور الموظفين، مما يجعل عمليات تسجيل الحضور أكثر دقة وسلاسة.

4- نظام الحضور باستخدام البطاقات الذكية

عندما تعتمد المؤسسة على نظام الحضور باستخدام البطاقات الذكية، تقوم بتزويد كل موظف ببطاقة خاصة به لاستخدامها في تسجيل الحضور، إذ تحتوي تلك البطاقة على شريحة تحديد الهوية بموجات الراديو RFID مزودة بدائرة مدمجة (IC) تنشط عند اقترابها من قارئ RFID، وعندما يمررها الموظف على الجهاز المخصص لتسجيل الحضور، يتم جمع البيانات المخزنة فيها ونقلها إلى الكمبيوتر، وبالتالي فهذا النوع من النظام يناسب المؤسسات التي تضم عدد كبير من الموظفين.

5- نظام البصمة الموارد البشرية

يُعد نظام البصمة من أكثر أنظمة تسجيل الحضور والانصراف شيوعًا في مختلف المؤسسات، إذ تقوم المؤسسة بتثبيت أجهزة عند المداخل الخاصة بها التي تقوم بجمع وتخزين بيانات بيومترية مثل بصمات الأصابع أو تفاصيل الوجه في قاعدة بيانات جهاز بيومتري، ثم يقوم الموظف بمسح بصمة إصبعه للتحقق من هويته، أي يتم التعرف على هوية كل موظف بناءً على خصائصه البيومترية فقط.

وما يميز هذا النظام هو صعوبة اختراقه، فلا يُصبح عرضة للتلاعب، كما أن الأجهزة المُستخدمة فيه تربط البيانات مباشرة مع تقارير الحضور الخاصة بالمؤسسة، مما يوفر بيانات دقيقة وسهلة التحليل.

6- نظام الحضور والانصراف عبر الإنترنت

تعتمد الكثير من المؤسسات على نظامًا سحابيًا في إدارة حضور وانصراف الموظفين إلكترونيًا عبر الإنترنت، إذ يقوم الموظف بتسجيل الدخول أو الخروج عبر الويب أو تطبيقات الهواتف المحمولة، وبالتالي يمكن لقسم الموارد البشرية الوصول إلى بيانات الحضور، ووقت تسجيل الدخول والخروج من أي مكان متصل بالإنترنت، وهو نظامًا مثاليًا للمؤسسات التي تضم موظفين عاملين عن بُعد.

أهمية نظام الحضور والانصراف:

تتعدد فوائد نظام الحضور والانصراف في تنظيم دخول وخروج الموظفين من مكان العمل وتمكين المؤسسات من إدارة قوتها العاملة بفعالية، تشمل تلك الفوائد ما يلي:

1- تسجيل الحضور بدقة

من خلال نظام الحضور والانصراف، تضمن المؤسسات تسجيل بيانات أوقات العمل بدقة، مما يقلل من مخاطر الأخطاء الناتجة عن الأعمال اليدوية، مثل فقدان البيانات، وسوء إدارة المستندات، ويمنع تلاعب البعض في تسجيل الحضور، وبالتالي يعزز هذا النظام من ثقة الموظفين، حيث يدركون أن طلبات إجازاتهم وسجلات حضورهم تُدار بطريقة صحيحة وشفافة.

2- تحسين كفاءة الموارد البشرية

تعتمد فرق الموارد البشرية على أحدث أنظمة تسجيل حضور وانصراف الموظفين، وبالتالي تتمكن من إعداد تقارير فورية عن الحضور والتأخير، إذ يتيح التتبع الفوري تحديد أنماط الحضور ومعالجة المشكلات بسرعة، ففي حال تكرار تأخر أحد الموظفين؛ يمكن للمديرين التدخل قبل أن يؤثر ذلك على أداء الفريق، فضلًا عن دور تلك الأنظمة في توفير الوقت وتقليل التكاليف الإدارية عن طريق تقليل الإدخال اليدوي للبيانات، ومن ثم تزداد كفاءة عمليات التسجيل.

3- تحسين اتخاذ القرارات

يستفيد المديرين من نظام الحضور والانصراف في إعداد تقارير أداء دقيقة عن كل موظف، فمن خلال هذا النظام يمكن تتبع عدد ساعات العمل، والعمل الإضافي، ومستويات الغياب، وهي البيانات التي يُعتمد عليها في تحليل الأداء العام للموظفين، ومن ثم اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المكافآت أو الخصومات.

4- زيادة الإنتاجية

يلعب نظام الحضور والانصراف دورًا في زيادة الإنتاجية، إذ يمنح الموظفين القدرة على تتبع أوقات عملهم بسهولة، مما يخلق داخلهم شعورًا بالمسؤولية يصبح دافعًا لتعزيز إنتاجيتهم في العمل، فضلًا عن دور النظام في تحليل أنماط الحضور، وبالتالي تتمكن الإدارة من اتخاذ قرارات استراتيجية خاصة بجداول العمل، وهو ما يضمن وجود الأفراد المناسبين في الأوقات المطلوبة. 

5- تتبع إنتاجية الموظفين بشكل أفضل

يفيد نظام الحضور والانصراف المؤسسات التي تضم موظفين عاملين عن بُعد في قياس كفاءتهم من خلال مقارنة ساعات العمل بالمهام المنجزة، وبالتالي يتمكن قسم الموارد البشرية من تقييم الأداء وتحديد مستحقي المكافآت أو الترقيات بناءً على الإنتاجية الفعلية.

6- تحسين الامتثال القانوني

يساعد نظام إدارة الحضور والانصراف المؤسسات على الامتثال للقوانين المحلية والدولية المتعلقة بساعات العمل، مما يقلل من المخاطر القانونية الناتجة عن الأخطاء في احتساب العمل الإضافي أو مخالفة قوانين التوظيف أو سوء إدارة أوقات العمل، ويعزز من سمعة المؤسسة كمكان عمل عادل.

القطاعات التي تحتاج إلى نظام الحضور والانصراف:

تحتاج الغالبية العظمى من القطاعات إلى الاعتماد على نظام الحضور والانصراف لضمان إدارة فعالة لساعات العمل والموارد البشرية، تشمل أبرز تلك القطاعات ما يلي:

1- قطاع الرعاية الصحية

يُعد قطاع الرعاية الصحية من القطاعات ذات طبيعة العمل الحساسة التي تتطلب تواجد الكوادر في جميع الأوقات، لذلك يفيد نظام الحضور والانصراف في ضمان توفر عدد كافٍ من الموظفين، خاصة خلال الفترات الحرجة، ومن خلال التتبع في الوقت الفعلي يمكن إجراء تعديلات فورية على جداول العمل لتغطية أي غيابات غير متوقعة.

2- قطاع التعليم

تحتاج المؤسسات التعليمية إلى نظام الحضور والانصراف في تتبع حضور الموظفين سواء كانوا من الكادر التدريسي أو الإداري، حتى يتسنى تغطية جميع الحصص الدراسية والمحاضرات، ومن ثم تقليل الانقطاعات في العملية التعليمية.

3- قطاع التصنيع

نظرًا لتأثر الإنتاجية بالحضور في قطاع التصنيع، فكان لا بد من استخدام نظام الحضور والانصراف للتأكد من توفر العمالة اللازمة لخطوط الإنتاج، مما يقلل من مخاطر تعطل العمليات، كما أن تتبع أنماط حضور الموظفين يساعد على رصد حالات الغياب والتأخير المتكررة، مما يتيح اتخاذ الإجراءات اللازمة قبل أن تؤثر على الإنتاج. 

4- قطاع البيع بالتجزئة

من خلال استخدام قطاع البيع بالتجزئة نظام الحضور والانصراف، يمكن إدارة العمال المؤقتين والجزئيين بكفاءة، وبالتالي تستطيع المؤسسات العاملة في هذا القطاع الاستجابة سريعًا لاحتياجات التوظيف المتغيرة.

5- القطاع الحكومي والإداري

يحتاج القطاع الحكومي والإداري إلى نظام الحضور والانصراف لضمان كفاءة العمليات الإدارية وتحقيق أقصى درجات الشفافية والانضباط، إذ يتابع النظام مواعيد تسجيل دخول وخروج الموظفين، مما يحسن من الالتزام بساعات العمل، ويقلل من التأخير غير المبرر، وهو أمر مهم في تقديم الخدمات العامة بكفاءة.

6- قطاع الشركات والمؤسسات الخاصة

تعتمد الشركات والمؤسسات الخاصة على نظام الحضور والانصراف كأداة ضرورية في مراقبة أوقات دخول وخروج الموظفين ورصد ساعات عملهم الفعلية، مما يضمن التزامهم بساعات العمل، ويحسن من إدارة الموارد البشرية، ويسهل من اكتشاف حالات الغياب والتأخير المتكرر ومن ثم اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

تحديات تنفيذ نظام الحضور والانصراف:

تواجه المؤسسات تحديات خاصة عند استخدام نظام الحضور والانصراف، تشمل ما يلي:

1- التكيف مع التكنولوجيا الجديدة

تُعد مقاومة التغيير من أبرز تحديات الاعتماد على نظام الحضور والانصراف، نظرًا لتفضيل بعض الموظفين الطرق التقليدية في تسجيل دخولهم وخروجهم، لأنهم يجدون صعوبة في التأقلم مع التقنيات الرقمية.

2- ارتفاع التكاليف

على الرغم من الفوائد العديدة التي يحققها نظام الحضور والانصراف؛ إلا أن ارتفاع تكلفته الأولية قد يمنع بعض المؤسسات من الاعتماد عليه، إذ يتطلب في البداية شراء البرمجيات والأجهزة اللازمة، فضلًا عن تكاليف الصيانة والتحديثات المستقبلية، وتكاليف تدريب الموظفين على استخدام النظام، مما يمثل تحديًا أمام المؤسسات ذات القدرات المالية المحدودة.

3- حماية وأمان البيانات

مع الاعتماد على نظام الحضور والانصراف الرقمي، بات تشفير البيانات وتطبيق سياسات أمنية قوية يشكل تحديًا أمام المؤسسات، نظرًا لضرورة الحفاظ على أمان بيانات الموظفين من الاختراقات أو الوصول غير المصرح به.

4- التكامل مع الأنظمة الحالية

ثمة تحدي آخر يواجه المؤسسات فيما يخص استخدام نظام الحضور والانصراف، وهو ضرورة توافق النظام الجديد مع أنظمة الموارد البشرية والرواتب الموجودة بالفعل، إذ أن عدم التوافق قد يؤدي إلى مشكلات تقنية وإدارية مثل ازدواجية البيانات أو أخطاء في حساب الرواتب.

5- التدريب والدعم الفني

بعض المؤسسات لا توفر لموظفيها التدريب اللازم على استخدام نظام الحضور والانصراف، مما يؤدي إلى ظهور المشكلات الفنية خلال التشغيل، ويحد من استفادة المؤسسة من جميع مميزات النظام.

احصل على موظفك المثالي مع صبّار

إذا كنت تبحث عن الكفاءات المناسبة لشركتك دون إضاعة الوقت والجهد، نحن في صبّار نساعدك على العثور على المواهب المثالية بسرعة واحترافية، لتأمين المهارات اللازمة لعملك.

نوفر لك في صبّار مرشحين جاهزين للعمل فورًا وفقًا لسياسة عملك، سواء بنظام دوام كامل أو جزئي، من مقر العمل أو عن بُعد، في جميع التخصصات، كما نمكنك من إجراء مقابلة مع المرشح لاتخاذ قرار التوظيف سريعًا.

الخاتمة:

نظام الحضور والانصراف هو أداة تقنية متطورة تُستخدم لتتبع دخول وخروج الموظفين، مما يسهل على المؤسسات إدارة ساعات العمل، ورصد التأخيرات، والتحكم في الإجازات بدقة. يساهم هذا النظام في تحسين كفاءة الموارد البشرية عبر تسجيل البيانات تلقائيًا وتقليل الأخطاء البشرية، مما يساعد على اتخاذ قرارات دقيقة بشأن الرواتب والمكافآت والخصومات. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر للموظفين تجربة سلسة وشفافة، مما يعزز من رضاهم وثقتهم بالمنظومة الإدارية.

تتنوع أنظمة الحضور والانصراف لتناسب احتياجات المؤسسات المختلفة، بدءًا من الأنظمة التقليدية التي تعتمد على السجلات الورقية، وصولًا إلى الأنظمة الذكية مثل البصمة والبطاقات الذكية والأنظمة السحابية. وتلعب هذه الأنظمة دورًا محوريًا في تحسين الامتثال القانوني، ورفع الإنتاجية، وتعزيز الانضباط داخل بيئات العمل. ومع ذلك، قد تواجه المؤسسات تحديات مثل تكاليف التنفيذ والتكامل مع الأنظمة القائمة، إلا أن فوائدها طويلة المدى تجعلها استثمارًا ضروريًا لضمان إدارة فعالة للموارد البشرية.