إدارة المخزون والتحكم الفعال فيه يضمن للمؤسسات تلبية طلب العملاء بكفاءة، مع الحفاظ على مستويات مثالية من المخزون دون تراكم كميات زائدة منه بطريقة تؤدي إلى تجميد رأس المال وزيادة تكاليف التخزين، ولأن المخزون يُعد من الأصول القيمة لأي عمل تجاري في قطاعات التصنيع وإدارة سلاسل الإمداد، فلا بد من تطبيق نظام قوي لإدارته وتحسين مستوياته، بما يضمن استمرار العمليات داخل المؤسسات بسلاسة وتحسين كفاءة سلسلة الإمداد بشكل عام، لذلك نناقش في هذا المقال تعريف إدارة المخزون واستراتيجياتها.
إدارة المخزون:
يشير مصطلح إدارة المخزون إلى عملية شراء وتخزين واستخدام وبيع وتتبع المخزون الخاص بالمؤسسات من المواد الخام أو المنتجات النهائية، فمن خلالها تشرف كل مؤسسة على تدفق البضائع من الشركات المصنعة إلى المستودعات حتى تصل إلى نقطة البيع، والهدف منها هو مراقبة اتجاهات العرض والطلب للتأكد من امتلاك المؤسسة العناصر الضرورية في مخزونها في جميع الأوقات، لتلبية طلب العملاء، وتقليل تكاليف التخزين، والحد من الهدر.
تُعد إدارة المخزون جزءً أساسيًا من إدارة سلسلة الإمداد، وهي تنطوي على تنفيذ مجموعة من الخطوات الأساسية في مختلف الصناعات، وهي استلام البضائع وإيداعها في المستودع وتوزيعها على الرفوف أو في مناطق التخزين، ثم نقلها إلى مرافق الإنتاج لتصنيعها أو شحنها مباشرة إلى العملاء.
لضمان تنفيذ عملية إدارة المخزون بكفاءة، لا بد من الاحتفاظ بسجلات تفصيلية تتضمن مجموعة متنوعة من البيانات لتتبع البضائع، بما في ذلك عدد الوحدات، وتكلفة السلع، والأرقام التسلسلية، وأرقام الدُفعات، والتواريخ.
تولي جميع المؤسسات اهتمامًا كبيرًا بإدارة المخزون، لأن هذه العملية تتضمن التنبؤ بالطلب لتوقع الاحتياجات المستقبلية، وتوفر رؤية دقيقة حول مستويات المخزون، مما يمكنها من الحفاظ على مستوى مثالي منه يلبي احتياجات العملاء دون التسبب في فائض أو نقص في المخزون، وهو ما يساعد على تقليل التكاليف، وتحسين التدفق النقدي، وتسريع الاستجابة لتغيرات السوق، وتعزيز رضا العملاء.
اقرأ أيضًا: إدارة المخزون في المطاعم.
ادارة مراقبة المخزون:
إدارة مراقبة المخزون أو التحكم في المخزون، هي العملية التي تنفذها المؤسسة للحفاظ على مستويات مخزونها، وتوفر الكميات الكافية من البضائع لتلبية احتياجات العملاء في أي وقت، بما يضمن تقليل المخاطر التجارية المرتبطة بالمخزون إلى أدنى حد.
تنطوي إدارة مراقبة المخزون على التعرف على عدد المنتجات المتوفرة في المخزون، وتتبع جميع العناصر المادية التي صدرت لها قرارات شراء، وإعداد تقارير عن المخزون وما إذا كان بحاجة إلى تعديلات، مع إدارة التوزيع ومستويات المخزون.
عند تطبيق إدارة مراقبة المخزون بشكل صحيح، تتمكن المؤسسات من تقييم وضعها الحالي فيما يتعلق بالأصول والأرصدة والتقارير المالية، وتحقيق أقصى قدر من الأرباح بأقل قدر ممكن من الاستثمار في المخزون دون التأثير على رضا العملاء.
على الرغم من وجود تشابه بين مصطلحي إدارة المخزون ومراقبة المخزون، إلا أن الأخير يعني برصد ما هو موجود فعليًا داخل المستودع، أما إدارة المخزون فهو المصطلح الأوسع نطاقًا الذي يهتم بكل ما يتعلق بالمخزون بدءًا من كيفية الحصول عليه، مرورًا بتخزينه، وصولاً إلى وجهته النهائية.
طرق إدارة المخزون:
هناك العديد من الأساليب التي تعتمد عليها المؤسسات في إدارة المخزون، تختار منها كل مؤسسة ما يناسب احتياجاتها وهيكل أعمالها لتنفيذ هذه العملية بكفاءة وفعالية، تشمل استراتيجيات إدارة المخزون الأكثر شيوعًا ما يلي:
1- مراجعة المخزون
تُعد استراتيجية مراجعة المخزون من أكثر استراتيجيات إدارة المخزون استخدامًا خاصة من قِبل الشركات الصغيرة، وهي تنطوي على إجراء مراجعة دورية للمخزون وتحليل البضائع المتوفرة فيه، ثم مقارنتها باحتياجات المؤسسة منها مستقبلًا، وفي حال اكتشاف وصول البضائع إلى الحد الأدنى، تقوم المؤسسة بإعادة طلبها لضمان توفرها بالمستوى المطلوب.
على الرغم من فعالية هذه الاستراتيجية في إدارة المخزون، إلا أن هناك احتمالية كبيرة لارتكاب أخطاء بشرية خلال تنفيذها، فضلًا عن ما تتسبب فيه من استهلاك الكثير من الوقت والجهد.
2- تحليل ABC
تقوم استراتيجية تحليل ABC على تقسيم المخزون إلى ثلاث مستويات منفصلة وفقًا لمستويات التحكم وقيمة المنتجات وأهميتها من حيث التكلفة، وذلك على النحو التالي:
- الفئة A: وهي تشير إلى السلع منخفضة التكلفة ومرتفعة القيمة وتشكل جزءًا كبيرًا من المبيعات والأرباح.
- الفئة B: وهي تشير إلى السلع متوسطة القيمة والكمية ذات الأولوية المتوسطة.
- الفئة C: وهي تشير إلى السلع مرتفعة التكلفة ومنخفضة القيمة ذات التأثير المالي الطفيف.
بناءً على التصنيفات السابقة، يقوم نظام إدارة المخزون بإدارة كل فئة بشكل منفصل، مع تحديد المنتجات التي تحقق أعلى مبيعات لضمان توفر مخزون إضافي منها بصورة مستمرة، وبالتالي يمكن للمؤسسة من خلال هذا الأسلوب التحكم في السلع عالية القيمة وتخصيص الموارد بشكل أفضل.
على الرغم من مزايا هذا الأسلوب في إدارة المخزون، إلا أنه يتطلب موارد كبيرة لتحليل مستويات مختلف الفئات، خاصة إذا كانت المؤسسة تمتلك مستودع كبير يحتوي على كميات كبيرة من السلع.
3- المخزون في الوقت المناسب Just-in-Time - JIT
وهي المنهجية التي تستخدمها المؤسسات عندما ترغب في الحفاظ على مستويات المخزون في أدنى حد ممكن، من خلال توفير المنتجات بمجرد طلبها من قِبل العملاء، أي تستلم المؤسسة المنتجات فقط عند الحاجة الفعلية إليها، وبالتالي لا تكون هناك حاجة إلى الاحتفاظ بكميات منها في المخزون، مما يساعد على خفض التكاليف المرتبطة بتخزين كميات زائدة من المخزون، وزيادة التدفق النقدي، وتسهيل إدارة المستودعات.
تتطلب استراتيجية المخزون في الوقت المناسب دراسة أنماط الشراء، وتقييم العوامل المرتبطة بالموقع من أجل تحديد السلع المطلوبة في أوقات وأماكن معينة، فضلًا عن تحليل الطلبات الموسمية.
ما يعيب هذه الاستراتيجية أنها قد تتسبب في نفاد المخزون، نتيجة سوء تقدير الطلب في السوق، أو في حال ارتفاع الطلب بشكل مفاجئ، أو عند حدوث مشكلات مع الموردين دون أن يكون هناك الوقت الكافي للعثور على آخرين.
4- الكمية الاقتصادية للطلب (EOQ)
تقوم الفكرة الأساسية لاستراتيجية الكمية الاقتصادية للطلب (EOQ) على تقليل تكاليف الشراء والتخزين إلى الحد الأدنى، من خلال تحديد الكمية المناسبة من المخزون التي تحتاج المؤسسة إلى شرائها من خلال الموازنة بين تكاليف الطلب وتكاليف الاحتفاظ بالمخزون، وبناءً على عدة عوامل مثل معدل الطلب، وإجمالي تكاليف الإنتاج، وغيرها، مما يتيح تحديد أكبر عدد من وحدات المنتج التي يجب شراؤها.
تفيد هذه الاستراتيجية في تحسين مستويات المخزون لدى المؤسسات، وضمان توفر الكميات الكافية لتلبية الطلب دون تكاليف تخزين غير ضرورية، مما يحسن من التدفق النقدي والكفاءة العامة.
5- الحد الأدنى للطلب Minimum order quantity
تطبق المؤسسات هذه الاستراتيجية على الموردين، إذ تطلب الحد الأدنى من كميات المنتج الذي تحتاج إليه، وفي نفس الوقت يجب أن توافق هذه الكمية تلك التي يستعد المورد لبيعها.
تفيد استراتيجية الحد الأدنى للطلب في تقليل تكاليف التخزين والحفاظ على سير العمل بسرعة وكفاءة أكبر.
6- مخزون الأمان
تفضل العديد من المؤسسات تنفيذ استراتيجية مخزون الأمان استعدادًا للتغيرات غير المتوقعة في طلبات المستهلكين والتقلبات الموسمية، إذ تساعد على منع نفاد المخزون من خلال طلب كمية إضافية من السلع تتجاوز ما يتوقعه بائع التجزئة من الطلب، ففي كل مرة يصل فيها المخزون إلى مستوى الأمان، يُعاد الطلب مرة أخرى.
من خلال هذه الاستراتيجية، تضمن المؤسسات تلبية الطلبات في أي وقت وبأي حجم، وبالتالي فهي تفيد في تقليل التكاليف الناتجة عن نفاد المخزون، مثل خسارة المبيعات، واستياء العملاء، ورسوم الشحن المستعجلة.
7- معادلة نقطة إعادة الطلب
في استراتيجية معادلة نقطة إعادة الطلب، تضمن المؤسسة وجود مستويات مستقرة من المخزون، إذ تحدد نقطة إعادة الطلب مقدار مخزون الأمان الذي يجب أن تحتفظ به المؤسسة كاحتياطي، وبالتالي تطلب الحد الأدنى لعدد الوحدات من منتج معين التي تحتاج إلى توفرها في المخزون لتجنب نفاد الكمية وضمان تنفيذ الطلبات، وعند وصول مستويات المخزون إلى نقطة إعادة الطلب، يتم تشغيل عملية التجديد لإعادة طلب هذا المنتج المحدد.
تفيد هذه الاستراتيجية في الحفاظ على مستويات المخزون بحيث تتمكن المؤسسة من تلبية الطلب بصورة مستمرة، دون تخزين كميات زائدة تؤثر سلبًا على الأرباح.
8- الوارد أولًا يُصرف أولًا (FIFO) والوارد أخيرًا يُصرف أولًا (LIFO)
المقصود بنظام FIFO الوارد أولًا يُصرف أولًا أن المخزونات القديمة يجب أن تُباع أولًا للحفاظ على المخزون في حالة جيدة وطازجة قدر المستطاع، ولضمان عدم بقاء البضائع لفترة طويلة أو تعرضها للتلف، وتناسب هذه الاستراتيجية المؤسسات التي تبيع منتجات ذات فترة صلاحية محددة، وكذلك المخزونات سريعة الدوران.
أما نظام FIFO الذي يعني الوارد أخيرًا يُصرف أولًا، المقصود به بيع المخزونات الأحدث أولًا سواء المشتراة أو المنتجة لأنها الأعلى تكلفة، وبالتالي لا بد من استرداد قيمتها سريعًا، مما يساعد على تقليل تكاليف المخزون، لأنه كلما احتفظت المؤسسات بالبضائع فترة أطول، تزداد تكلفة التخزين، وتفيد هذه الاستراتيجية في منع تلف البضائع القابلة للتلف، مما يجنب المؤسسات الخسائر الناتجة عن ذلك.
9- تتبع الدفعات
في هذا الأسلوب من إدارة المخزون، تحدد المؤسسة العناصر المتشابهة من المنتجات ثم تقوم بتجميعها ومراقبتها، مثل السلع تم إنتاجها في وقت واحد من نفس المواد الخام، وهو ما يتيح لها التحكم في المخزون ومن ثم تحديد المنتجات التي انتهت صلاحيتها، أو تحديد مصدر المنتجات المعيبة وإرجاعها إلى مصدرها.
من خلال هذه الاستراتيجية، تتمكن المؤسسة من معرفة صدر السلع، وإلى أين ذهبت، وما الكمية التي تم شحنها، ومتى ستنتهي صلاحيتها، وبالتالي يمكنها مراقبة جودة المستودعات بسهولة وكفاءة.
10- إدارة المخزون الدائمة
تنطوي هذه الاستراتيجية على قيام المؤسسة مخزونها بشكل مستمر في أثناء انتقاله عبر سلسلة الإمداد، فبمجرد استلام العناصر وبيعها، يتم تحديث مستويات المخزون تلقائيًا، وهو ما يفيد في تبع المخزون في أي وقت من السنة، وتجنب نفاد المخزون أو تكدسه، فضلًا عن خفض التكاليف الإجمالية للمخزون من خلال تحسين الرؤية في مستويات المخزون ومعدلات دورانه.
11- إدارة المخزون الدوري
وهو النهج البديل لإدارة المخزون الدائمة، إذ تقوم المؤسسة بإدارة المخزون بشكل دوري لمراقبة مستوياته في بداية ونهاية الفترات المحاسبية، من خلال عدّ جميع العناصر الموجودة في المخزون فعليًا في تلك الفترات، وبالتالي يمكن الحصول على رصيد المخزون الختامي، والذي يمكن مقارنته برصيد المخزون الافتتاحي لحساب متوسط المخزون.
12- الدروب شيبنج (Dropshipping)
تقوم هذه الاستراتيجية على فكرة قيام بائع التجزئة بشراء المنتجات التي يطلبها العميل من مورد خارجي ثم يشحنها إليه، وذلك دون أن يلمس البائع المنتج في أي مرحلة من العملية، فعندما يقوم العميل بتقديم طلب الشراء، يتم تحويله إلى المورد الذي يقوم بشحن البضائع مباشرة إلى العميل، أي أن بائع التجزئة لا يحتفظ بالمنتجات التي يبيعها في المخزون ولا يتعامل معها بشكل مباشر.
13- النقل المتقاطع
من استراتيجيات إدارة المخزون، استراتيجية النقل المتقاطع، وفيها تفرغ الشاحنات البضائع التي تحملها في شاحنات الخروج مباشرة، أو يتم توصيل المنتجات إلى المستودع حيث تُفرز وتُجهّز للشحن على الفور، ثم يُعاد تحميلها عادةً في شاحنات أخرى في نفس المستودع وترسل مباشرة للتسليم، مما يلغي الحاجة إلى الاحتفاظ بالمخزون أو يجعله محدودًا للغاية.
14- التنبؤ بالطلب
يُعد التنبؤ بالطلب من أكثر الاستراتيجيات فعالية في إدارة المخزون، وفيها تقدر المؤسسة عدد السلع والمنتجات المقرر شرائها في المستقبل، بناءً على مراجعة بيانات المبيعات التاريخية واتجاهات السوق وعوامل أخرى، وبالتالي تحدد كمية المخزون التي يجب طلبها.
من خلال استراتيجية التنبؤ بالطلب، تحصل المؤسسة على رؤية دقيقة حول مخزونها بالكامل، مما يمكنها من تحسين سعة التخزين، والحفاظ على مستويات مخزون مناسبة، وتجنب التكاليف المرتفعة أو غير الضرورية الخاصة بتخزين وحمل البضائع.
15- العدّ الدوري
في تقنية العدّ الدوري، يتم حساب كمية صغيرة من المخزون في يوم محدد دون إجراء جرد كامل للمستودع، ومن ثم يتم تأكيد التوازنات ومراجعة بيانات الجرد الفعلية لتتطابق مع السجلات، مما يمكّن المؤسسة من التأكد من دقة مستويات مخزونها ضمن نظام إدارة المخزون الخاص بها، كما يفيدها في اكتشاف الأخطاء والتباينات في وقت مبكر، وتوفير بيانات دقيقة في اتخاذ القرارات المستنيرة.
تحكم في مستودعك بكفاءة مع صبّار
هل تبحث عن مدير مخازن يضمن الانسيابية والفعالية في عملياتك؟ نحن في صبّار للتوظيف نختار بعناية الكفاءات المؤهلة في إدارة المستودعات، ممن يمتلكون الخبرة التقنية والقدرة على العمل وفق أعلى معايير الجودة والسلامة.
نرشح لك في صبّار أفضل المتقدمين بناءً على متطلبات عملك، سواء كنت ترغب في تعيين سعوديين أو أجانب، بخبرة أو من دون، للعمل بدوام كامل أو جزئي، ونضمن لك تنفيذ عملية التوظيف في وقت قياسي.
الخاتمة:
تشير إدارة المخزون إلى العملية التي تنظم شراء وتخزين وتتبع واستخدام وبيع المواد الخام أو المنتجات الجاهزة داخل المؤسسة، لضمان تلبية طلبات العملاء وتقليل التكاليف والهدر.
وهي من أهم عناصر سلسلة الإمداد، إذ تشمل استلام البضائع وتخزينها وتوزيعها أو شحنها، مع الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتتبع حركة المخزون وتحديث البيانات مثل الكميات والتكاليف وتواريخ الصلاحية.
تهدف هذه الإدارة إلى الحفاظ على توازن مثالي بين العرض والطلب، وتحسين التدفق النقدي، والاستجابة لتقلبات السوق، مما ينعكس إيجابًا على رضا العملاء وكفاءة الأداء التشغيلي للمؤسسة.
أما إدارة مراقبة المخزون، فهي تركز على ضبط الكميات الفعلية داخل المستودعات ومتابعة المخزون المتاح لتقليل الفاقد والمخاطر المالية وضمان توافر السلع في الوقت المناسب.
تتضمن هذه العملية تتبع العناصر المادية، وتحديث التقارير، وضبط مستويات التوزيع، بما يسمح بتحقيق أرباح أعلى بأقل استثمار ممكن دون التأثير على جودة الخدمة. ويُعد الفرق بين إدارة المخزون ومراقبته أن الأولى تُعنى بجميع مراحل التعامل مع المخزون منذ الشراء وحتى التوزيع، بينما تركز الثانية على الإشراف الدقيق لما هو موجود فعليًا داخل المستودعات لضمان دقة السجلات وكفاءة التشغيل.
