إدارة التشغيل من العناصر الأساسية التي تدفع الأعمال نحو النجاح، إذ يتطلب تشغيل الأعمال الاهتمام بمجموعة من العوامل أبرزها التخطيط الاستراتيجي طويل المدى، وتوجيه العمليات اليومية، وتنسيق مختلف الأنشطة داخل المؤسسات، وهنا يبرز دور إدارة التشغيل المسؤولة عن ضمان سير العمليات التجارية بكفاءة وفعالية لتحقيق أعلى جودة وإنتاجية ممكنة، مع الحفاظ على رضا العملاء، وفي هذا المقال نوضح تعريف إدارة التشغيل وعناصرها وكيفية تنفيذها.
إدارة التشغيل:
إدارة التشغيل هي مجموعة من الممارسات التي تطبقها المؤسسات لتنظيم عملياتها بكفاءة، إذ تتضمن الإشراف على جميع العمليات اليومية للمؤسسة، بداية من كفاءة سير العمل إلى هوامش الأرباح، وهي تهدف إلى تحسين الجودة، وتقليل التكاليف، وتقديم خدمات ممتازة للعملاء، مما يؤدي إلى تعزيز الاحتفاظ بالعملاء، وزيادة المبيعات، وتعظيم الأرباح النهائية.
تركز إدارة التشغيل على تخطيط العمليات من خلال تحديد الأنشطة المطلوبة، وتوزيع الموارد، ووضع جداول زمنية لتنفيذها، وتخصيص الموارد المادية والبشرية من أجل تحقيق أقصى استفادة منها، والاعتماد على تقنيات مثل التحسين المستمر وإدارة الجودة الشاملة لتقليل الهدر وزيادة الجودة والكفاءة، فضلًا عن متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم كفاءة العمليات واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.
تعمل المؤسسات التي تطبق نظام إدارة التشغيل على تعيين فرق إدارة التشغيل لتكون المسؤولة عن موازنة الإيرادات والمصروفات ومن ثم تحقيق أقصى صافي ربح ممكن، كما تقوم بفحص أنظمة الإنتاج والعمليات وتقييمها وإعادة هيكلتها لتصبح أكثر كفاءة، وهو ما يضمن تحسين الكفاءة التشغيلية وزيادة الربحية.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمدير التشغيل وأهم المهام والمهارات
عناصر إدارة التشغيل:
تتضمن إدارة التشغيل مجموعة من العناصر التي تساعد على تحسين عمليات المؤسسة وتعزيز كفاءتها وإنتاجيتها، تشمل تلك العناصر ما يلي:
1- تصميم سير العمل
من العناصر الأساسية في إدارة التشغيل، تصميم سير العمل وتنظيم المهام والعمليات بطريقة منهجية منظمة تضمن منع الاختناقات التشغيلية وتقلل من الخطوات غير الضرورية، وهو ما يتطلب تنفيذ الخطوات التالية:
- توزيع الأدوار والمسؤوليات على بناءً على مهارات وخبرات أعضاء الفريق لضمان تنفيذها بكفاءة وتحقيق نتائج ذات جودة عالية.
- تعزيز مرونة سير العمل من خلال التعامل مع التحديات بفعالية وتعديل الاستراتيجيات وتحويل الموارد، بما يضمن عدم تعطل العمليات، وهو ما يكسب المؤسسة ميزة تنافسية في ظل عدم استقرار بيئات الأعمال.
- استخدام الأدوات الرقمية في أتمتة المهام الروتينية المتكررة من أجل تقليل الوقت والمجهود في إنجازها، وللاستفادة منها في اتخاذ قرارات مستنيرة قائمة على البيانات.
- إجراء مراجعات منتظمة لسير العمل للكشف عن أوجه القصور ومعالجتها، وبالتالي يقل الوقت المهدور في العمليات غير الضرورية، مما يحسن من الكفاءة ويعزز الإنتاجية.
2- إدارة الموارد
تتضمن إدارة التشغيل التحكم في الموارد واستخدامها على النحو الأمثل والاستثمار فيها بذكاء لدفع المؤسسة على تحقيق أهدافها الاستراتيجية، وذلك من خلال تنفيذ الإجراءات التالية:
- استخدام الأدوات والتقنيات التي تساعد على تتبع الموارد في الوقت الفعلي، مما يتيح التنبؤ بالاحتياجات من الموارد، وبالتالي تتجنب المؤسسة أزمات نقص الموارد أو وجود فائض منها.
- التقليل من مخاطر حدوث أزمات في الموارد عبر التعامل مع العديد من الموردين وعدم الاعتماد على مورد واحد فقط، ومن خلال تنويع المصادر يصبح لدى المؤسسة فرصة أكبر للتفاوض على الأسعار.
- تخطيط الموارد والتنبؤ باحتياجات المخزون بناءً على اتجاهات السوق والبيانات التاريخية، لتجنب حدوث نقص أو فائض في المخزون.
3- مراقبة الجودة
في إدارة التشغيل، لا غنى عن مراقبة الجودة عبر تنفيذ إجراءات صارمة تضمن أن كل خدمة أو منتج تنتجه المؤسسة متوافق مع متطلبات الصناعة والمعايير التشغيلية وتوقعات العملاء، وبالتالي تتم مراقبة الجودة من خلال القيام بما يلي:
- وضع معايير جودة قابلة للقياس للتأكد من جودة المنتج أو الخدمة ومن أنه يلبي توقعات العملاء، مع مراجعة تلك المعايير بشكل دوري لضمان توافقها مع متطلبات السوق.
- المتابعة الاستباقية للمنتجات والخدمات للكشف عن أي عيوب أو مشكلات بها، بما يضمن حصول العملاء على منتجات عالية الجودة، ويساعد المؤسسات على تحسين عملياتها واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.
- تدريب الموظفين على معايير الجودة للحفاظ على جودة الإنتاج بشكل متسق ومعرفة المشكلات المحتملة المتعلقة بالمنتجات والخدمات.
- الاستعانة بآراء وملاحظات العملاء حول مزايا وعيوب المنتجات أو الخدمات، وتحليلها لتحديد مجالات التحسين واتباع نهج تشغيلي يركز على تلبية احتياجات العميل.
4- إدارة التكاليف
من العوامل التي تساعد المؤسسات على تحقيق أهدافها، تحقيق التوازن بين ضبط التكاليف والكفاءة التشغيلية، بحيث يتم تقديم منتجات وخدمات بتكلفة مناسبة مع الحفاظ على جودتها، وهو ما يتطلب تنفيذ ما يلي:
- تتبع جميع النفقات باستخدام أنظمة دقيقة من أجل الكشف عن أوجه القصور في الشراء والعمالة والإنتاج، ومن ثم يتم تقليل مصادر الهدر، مما يساعد على تحقيق الاستدامة المالية على المدى البعيد.
- التفاوض مع الموردين بشأن أسعار المواد والمنتجات لشرائها بأفضل أسعار وأعلى جودة.
- تطبيق الممارسات والاستراتيجيات التي تساعد على خفض التكاليف، مثل الاستعانة بمصادر خارجية في المهام غير الأساسية.
- تنفيذ العمليات الرشيقة التي تنطوي على تقليل الخطوات غير الضرورية والتركيز على تقديم منتجات تفيد العملاء، مما يعزز من كفاءة المؤسسات واستدامتها.
- إجراء تحليل شامل للبيانات قبل إعداد الميزانيات، من أجل توجيه الموارد نحو المجالات الأهم، مما يحسن من الإنفاق ويقلل من المخاطر المالية إلى أدنى حد.
تعاون مع صبّار ووظف أفضل مديري التشغيل أصحاب الخبرة في إدارة الموارد، ورفع الإنتاجية، وتقليل التكاليف، وتحسين الأداء التشغيلي.
خطوات إدارة التشغيل:
إدارة التشغيل هي مجموعة متكاملة من الإجراءات والاستراتيجيات التي تهدف إلى تحقيق أعلى مستوى ممكن من الكفاءة داخل المؤسسة، ويمكن للمؤسسة بناء نظام إدارة تشغيلية منظم وفعال عبر اتباع الخطوات التالية:
1- تحديد أهداف واضحة
أولى خطوات تنفيذ إدارة التشغيل هي تحديد الغرض من تطبيق هذا النظام، وهو الغرض الذي يجب أن يتوافق مع الأهداف الاستراتيجية العامة للمؤسسة، ويجب أن تكون الأهداف ذكية (SMART)، أي محددة (Specific)، قابلة للقياس (Measurable)، قابلة للتحقيق (Achievable)، ذات صلة (Relevant)، ومحددة بزمن (Time-bound).
تفيد خطوة تحديد الأهداف في توفير الاتجاه لفريق العمل، وتركيز الموارد، وضمان عدم عمل العمليات بمعزل عن باقي الأقسام، كما تُستخدم هذه الأهداف كمعايير لقياس النجاح.
2- تحديد العمليات وسير العمل الحالي
حتى تصبح إدارة التشغيل ذات جدوى، لا بد من إجراء بحث شامل حول هيكل المؤسسة، من أجل جمع المعلومات حول العمليات وسير العمل الحالي ومعرفة ما يحتاج إلى تحسين، حتى يتسنى تنفيذ نظام موثوق لإدارة العمليات وإعادة هيكلة العمليات، وتكييفها لتتوافق مع أهداف العمل، وضمان التزامها بالمعايير واللوائح الصناعية.
يمكن جمع المعلومات المطلوبة عن طريق التحدث إلى الموظفين الذين يمثلون العمود الفقري للمؤسسة، وكذلك تحليلات البيانات، ونمو المبيعات، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
3- تصميم أنظمة سير العمل
بناءً على التحليل الذي تم في الخطوات السابقة، يُعاد تصميم أنظمة وعمليات المؤسسة لتحقيق أعلى قيمة مضافة، وتقليل الهدر إلى الحد الأدنى، وتنفيذها بسلاسة أكبر، مع وضع إجراءات تشغيل قياسية واضحة لكل عملية.
تتضمن هذه الخطوة العمل على أتمتة المهام المتكررة ليتفرغ الموظفون للأعمال ذات القيمة الأعلى، والاعتماد على التكنولوجيا لتسهيل التعاون بين الفرق بغض النظر عن الموقع الجغرافي، باستخدام أدوات مثل أدوات التواصل وبرامج إدارة المشاريع السحابية، وتصميم سير عمل يشجع التعاون بين مختلف الأقسام، مع إنشاء وثائق رقمية سهلة الوصول ومواد تدريبية واضحة لضمان الاتساق وسرعة تدريب الموظفين الجدد.
4- تخصيص الموارد بفعالية
جزءً أساسًا من إدارة التشغيل تخصيص موارد المؤسسة بفعالية وتحقيق أقصى استفادة منها، الأمر الذي يتطلب إعداد استراتيجية محكمة لتوزيع الموارد بكفاءة في المناطق الإنتاجية بالمؤسسة، مع تحديد العناصر الحيوية ومجالات التحسين بناءً على تأثيرها على العمل.
ويشمل تخصيص الموارد استخدام الموارد المالية بكفاءة لشراء التكنولوجيا والمعدات والبرامج والبنية التحتية.
5- تطبيق مؤشرات الأداء
تُعد مؤشرات الأداء الرئيسية بمثابة الدليل الذي يساعد المؤسسات على قياس مدى تقدمها نحو تحقيق أهدافها من إدارة التشغيل، لأنها توفر بيانات موضوعية تقيس المؤسسة من خلالها تقدم الموظفين، وتحدد أوجه القصور وكيف يمكن معالجتها، كما تساعد المديرين على ضمان توافق العمليات اليومية مع الأهداف العامة للمؤسسة.
تربطك صبّار بقادة تشغيليين يضمنون انسياب العمل، واستدامة النمو، واستقرار العمليات، لديهم القدرة على تطوير أنظمة التشغيل، وتحسين العمليات، ووضع خطط تشغيل مدعومة بالبيانات لضمان جاهزية شركتك للنمو.
ارفع كفاءة عملياتك مع مدير تشغيل يصنع الفارق من صبّار
إذا كنت تبحث عن مدير تشغيل موهوب قادر على تحقيق أقصى إنتاجية بأقل تكلفة، فإن صبّار للتوظيف هي خيارك الأمثل، إذ نوفر لك مديري تشغيل قادرين على تحليل العمليات، واكتشاف نقاط الضعف، وبناء خطط تحسين، وتنفيذ أنظمة تشغيل فعّالة تقلل الأخطاء وترفع رضا العملاء.
نقدم لك في صبّار خدمات توظيف فعالة تمكنك من توظيف أفضل الكفاءات والمواهب وفقًا لاحتياجاتك، سواء كنت تسعى لتوظيف سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، يتم انتقاء أسمائهم بواسطة الذكاء الاصطناعي، مع تنفيذ عملية التوظيف في وقت قياسي.
الخاتمة:
إدارة التشغيل هي الإطار الذي تعتمد عليه المؤسسات لتنظيم أعمالها اليومية بما يحقق أعلى مستويات الكفاءة والإنتاجية. وتشمل هذه الإدارة متابعة تدفق العمل، وتخصيص الموارد، وضبط الجودة، والتحكم في التكاليف، بهدف تحسين الأداء العام وتقليل الأخطاء وتقديم خدمات ومنتجات بجودة عالية تعزز رضا العملاء وتزيد القدرة التنافسية.
وتعتمد إدارة التشغيل على تحليل العمليات الحالية، وتحديد نقاط الضعف، وتنفيذ تحسينات مستمرة عبر أدوات مثل مؤشرات الأداء وأنظمة الجودة الشاملة لضمان أن جميع الأنشطة تسير وفق معايير واضحة وتحقق أهداف المؤسسة المالية والتشغيلية.
كما تركز إدارة التشغيل على تصميم سير عمل فعال، وتوزيع المهام بطريقة مدروسة، والاستثمار الأمثل في الموارد البشرية والمادية، إلى جانب مراقبة الجودة بشكل دوري للتأكد من توافق المخرجات مع متطلبات السوق. وتساعد أدوات التتبع والأتمتة والتحليل في الحصول على بيانات دقيقة تُستخدم في اتخاذ القرارات وتصحيح المسار عند الحاجة.
ومن خلال اتباع خطوات منظمة تشمل تحديد الأهداف، دراسة العمليات الحالية، تطوير أنظمة تشغيل مرنة، وتطبيق مؤشرات قياس واضحة، تتمكن المؤسسة من بناء منظومة تشغيل قوية تزيد من الربحية وتعزز استدامة النمو.
