عناصر التخطيط لا ينبغي الإغفال عنها عند إعداد خطة مهما كان نوعها، إذ تشكل تلك العناصر إطارًا متكاملًا لعملية التخطيط يساعد المؤسسات والأفراد على تنظيم الجهود، وتفادي العشوائية، وتحقيق أفضل النتائج بأقل التكاليف والموارد، الأمر الذي يفرض على المؤسسات امتلاك فهمًا جيدًا لعناصر التخطيط وكيفية إعدادها، لضمان نجاح هذه العملية وتحقيق المرجو منها، وفي هذا المقال نوضح ما هي عناصر التخطيط بالتفصيل.
عناصر التخطيط:
عناصر التخطيط هي مجموعة من المكونات الأساسية التي تضمن نجاح وفعالية التخطيط وقابلية تنفيذه، لأنها تحدد كيفية تنفيذ الخطط سواء الاستراتيجية أو التكتيكية أو التشغيلية، وكيف يمكن تنظيم الموارد المتاحة واستخدامها بكفاءة وتحقيق أقصى استفادة منها، وآلية توجيه المؤسسة عملياتها لتحقيق أهدافها الاستراتيجية من التخطيط، وهي العناصر التي تشمل ما يلي:
1- عنصر الأهداف
تُعد الأهداف أولى العناصر التي يجب تضمينها في الخطة مهما كان نوعها، وهي تشير إلى النتائج النهائية التي تسعى المؤسسة لتحقيقها خلال فترة زمنية محددة، وبالتالي فإن تحديدها بوضوح يمهد الطريق لنجاح عملية التخطيط، لأن تلك الأهداف توجه العمليات اليومية والاستراتيجيات الواجب تنفيذها من أجل تحقيقها.
عند تحديد الأهداف، لا بد من توضيح ما إذا كانت طويلة المدى أو قصيرة المدى، مصحوبة بالنتائج المتوقع تحقيقها من خلال مسار العمل المُقترح، حتى توضح عملية التخطيط بشكل شامل الخطوات المطلوبة لتحقيق هذا الهدف، مع الأخذ بعين الاعتبار جميع الجوانب ذات الصلة التي قد تعزز النجاح أو تعيقه.
من الأمور الواجب مراعاتها عند تحديد الأهداف، ضرورة توافقها مع رسالة وقيم المؤسسة، كما يجب على المديرين التأكد من أن الأهداف الخاصة بكل نشاط متوافقة مع بعضها البعض، مما يساعد على توجيه الجهود في المسار الصحيح.
2- عنصر الرسالة
دومًا ما تشتمل عملية التخطيط على عنصر أساسي وهو الرسالة، وهي تشير إلى الهدف الرئيسي من وجود المؤسسة ككيان تجاري والغرض الذي من أجله تقوم بأنشطتها، والنتائج المتوقعة التي تحكم عملياتها، وبالتالي توضح الرسالة الاتجاه الذي ينبغي أن تبذل فيه المؤسسة جهودها لتحقيق أهدافها.
تأتي رسالة المؤسسة مُصاغة في بيان يمكن أن يكون مكتوبًا بشكل رسمي أو مستنتجًا من طريقة عملها، يوضح منتجات أو خدمات المؤسسة وعملائها والسوق الذي تستهدفه، كما يسلط الضوء على قيم المؤسسة، وهو البيان الذي يستخدمه أصحاب المصلحة لأغراضهم الخاصة، يُعد أداة للعملاء والمستثمرين للتعرف على خطط المؤسسة المستقبلية.
3- عنصر السياسات
لن تنجح جهود عملية التخطيط دون وجود سياسات واضحة تحدد أفضل الممارسات وتنظم عملية اتخاذ القرارات الحالية أو المستقبلية، وبالتالي فهي بمثابة الأساس الذي يُبنى عليه أي نشاط، الأمر الذي يفرض على المؤسسات إدراج هذا العنصر وجعله واضحًا خلال التخطيط.
تتولى إدارة المؤسسة وضع السياسات التي ينبغي ألا تعيق عمليات المؤسسة بأي صورة، بل يجب أن تحدد الإطار العام لتنفيذ القرارات حتى ترشد وتوجه المديرين على مختلف المستويات في أثناء اتخاذ القرارات، كما يجب أن توفر الأساس اللازم للعمل التنفيذي، وتضع الحدود العامة التي يُتوقع من صانعي القرار الالتزام بها عند اتخاذ القرارات، حتى تعمل السياسات كإرشادات لاتخاذ القرارات الإدارية.
تتنوع السياسات التي توضع كجزء أساسي من عملية التخطيط، فقد تكون سياسة إنتاج، سياسة مبيعات، سياسة مالية، أو سياسة شؤون الأفراد، وفي كل الأحوال لا بد من الالتزام بها وعدم تغييرها بشكل متكرر، مع تنسيقها ودمجها بما يمكّن المؤسسة من تحقيق أهدافها الاستراتيجية بسهولة.
4- عنصر الاستراتيجيات
الاستراتيجيات هي خطط العمل الدقيقة التي تنفذها المؤسسة من أجل تحقيق متطلبات وأهداف محددة، إذ تنجح المؤسسة في بلوغ أهدافها عندما تطور تلك الاستراتيجيات وتنفذها بشكل فعال، وذلك من خلال وضعها بناءً على رسالة المؤسسة وقيمها.
تنقسم الاستراتيجيات إلى نوعين يضعهما فريق الإدارة: داخلية مرتبطة بالمؤسسة وأجزائها الداخلية، وخارجية يتم إنشائها للمؤسسات المنافسة، وجميعها تستخدمها المؤسسات عند مواجهة التحديات التي يفرضها المنافسين في السوق من خلال تطوير وتنفيذ برامج عالية الكفاءة.
من العوامل المساهمة في نجاح الاستراتيجيات، مراعاة مجموعات متعددة، مثل المنافسين، والموظفين، والعملاء، والموردين، مع معرفة كيفية جمع كل أسرار التخطيط الخاصة بالمؤسسات المنافسة ودمج تلك المعلومات في استراتيجية المؤسسة.
5- عنصر الإجراءات
يتوقف نجاح عملية التخطيط على توضيح كيفية إنجاز المهام والمسؤوليات وجعلها مفهومة لفرق العمل، لذلك لا بد من تضمين التخطيط بعنصر الإجراءات وهي مسارات العمل المدروسة التي تفصل كل خطوة من خطوات العملية بشكل دقيق، كما تعمل كإرشادات للمشرفين والعاملين في أثناء أداء وظائفهم، أو بعبارة أخرى الإجراءات هي الوسائل التي يتم من خلالها تنفيذ السياسات.
تتضمن الإجراءات أيضًا المبادئ التوجيهية لإنجاز العمل والتقنيات التي يجب استخدامها لجعل هذا العمل فعالًا، وفي كل الأحوال تختلف تلك الإجراءات باختلاف النشاط التجاري ما بين إجراءات للإنتاج، أو المبيعات، أو الشراء، أو شؤون الموظفين.
عند إعداد الإجراءات، يجب مراعاة أن تكون مرنة بما يكفي لتعديلها وليست صارمة للغاية، لأن الصرامة الزائدة تجعل عملية التخطيط صعبة.
6- عنصر القواعد
تحدد القواعد المسار الواجب اتخاذه في مواقف معينة والأنشطة التي يجب اتخاذها عند تحقق شرط ما، وكذلك السلوكيات المحظورة، دون الانحراف عنها والاجتهاد فيها، وهي تعكس وجهة نظر قيادة المؤسسة التي ينبغي على الجميع الالتزام بها، وبالتالي تفرض قيودًا تؤدي إلى توقيع عقوبات على من يخالفها.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمدير التخطيط الاستراتيجي Strategic Planning Manager
7- عنصر البرامج
تشير البرامج إلى خطط العمل الدقيقة التي يتم اتباعها بالتسلسل الصحيح وفقًا للأهداف والسياسات والإجراءات، إذ تقسم تلك البرامج بشكل موجز الخطوات الواجب اتخاذها بالترتيب المحدد من أجل تحقيق الأهداف الموضوعة، وتسلط الضوء على أهمية كل مرحلة مطلوب إنجازها، وبالتالي فإن إطارها هو الذي يشكل كلًا من القواعد والإجراءات والسياسات والأساليب والميزانيات.
تنقسم البرامج في عملية التخطيط إلى نوعين، البرامج طويلة الأجل التي تهدف إلى تحسين كفاءة المديرين، وبناء مؤسسات جديدة، واستبدال البنية التحتية القديمة، أو تجديد أماكن العمل، والبرامج قصيرة الأجل التي تركز على برامج التدريب، ومبادرات ترويج المبيعات، ودراسات أبحاث السوق.
يجب أن تتوافق البرامج مع الأهداف العامة للمؤسسة، وهي تتضمن تقسيم المهام إلى أجزاء قابلة للإدارة، وتخطيط ترتيب التنفيذ، وتوزيع الأدوار، وتحديد احتياجات الميزانية والوقت، وما إلى ذلك.
8- عنصر الميزانيات
يجب أن تتضمن عملية التخطيط عنصرًا مهمًا وهو الميزانيات التي يتم من خلالها تقدير الأفراد والأموال والمواد والآلات المطلوبة لتنفيذ الخطط بنجاح، إذ تشير الميزانية إلى الخطة التي توضح مقدار المال المطلوب إنفاقه ومتى سيُنفق، وتشمل الدخل والمصروفات، والمدخلات والمخرجات، ومنها تعرف المؤسسة ما إذا كان لديها ما يكفي من المال لتغطية الاحتياجات الأساسية للخطة وكذلك الكماليات، وقد تكون ميزانية واحدة رئيسية أو عدة ميزانيات على مستوى الأقسام.
تعمل المؤسسات على استخدام الميزانية في تقييم الخطط، من خلال قياس الأداء مقارنة بالأهداف المحددة، ولا يمكن لأي مؤسسة تحديد أهدافها إلا عن طريق تحديد ميزانيتها، لأنها توجه معظم القرارات والأهداف والأنشطة المهمة.
9- عنصر المشاريع
تُعد المشاريع جزءً من البرنامج الأكبر، إذ يشير المشروع إلى العمل المحدد الذي يجب إنجازه فيما يتعلق بالبرنامج العام وغالبًا ما يُنظم الجزء الأول من البرنامج على شكل مشروع، وهو الخطة التي يتم تنفيذها لمرة واحدة، وفي كل الأحوال لا بد من توافق المشروع مع الأنشطة الأخرى في البرنامج.
خلال مرحلة التخطيط للمشروع، يتم تشكيل فريق للإشراف عليه، مع تحليله وتقييمه بشكل معقول ومستقل، للتأكد من أن الاستثمار فيه سيدر الأرباح المطلوبة في المستقبل.
10- عنصر الجدول الزمني
لضمان تنفيذ كل جزء من البرنامج بشكل منظم، يجب أن يتضمن التخطيط جدول زمني يحدد بداية ونهاية جميع أجزاء البرنامج، مما يساعد على إنجاز المشروع في الوقت المحدد، كما تتجلى فوائد كل برنامج من خلال الالتزام بمدته الزمنية.
11- عنصر التنبؤ
التنبؤ أو التحليل التنبؤي هو عبارة عن دراسة توضح كيف يمكن تطوير أنشطة وعمليات المؤسسة مستقبلًا، إذ تتضمن هذه الدراسة مجموعة من المعلومات السوقية والسياسية والاقتصادية، فضلًا عن تحليل البيانات الإحصائية.
الهدف الأساسي من إجراء التحليل التنبؤي هو تحسين عمليات التخطيط واتخاذ القرار من أجل تقليل المخاطر المرتبطة باتخاذ القرارات التجارية وبإدارة المؤسسات على المدى الطويل، إذ يمد هذا التنبؤ المؤسسات بتوقعات دقيقة للمعاملات التجارية والمواد المطلوبة لتنفيذها وكذلك الأشخاص.
12- عنصر المعايير
تشير المعايير إلى المقاييس التي تستخدمها المؤسسة في الحكم على مستوى جودة النشاط المُنجز ومدى نجاح الجهود وما إذا كان هناك تقدمًا مُحرز نحو الأهداف المُحددة، وتشمل تلك المعايير الكمية، والجودة، والتكلفة، والإنفاق، والوقت.
من الأنواع الشائعة لتلك المعايير أو المقاييس تلك التي تظهر إما على شكل مقاييس رأسية أو أفقية، ويتم تطويرها لتكون موحدة خلال عملية يُطلق عليها اسم التوحيد القياسي.
استفد من أفضل خدمات التوظيف من صبّار
نحن في صبّار للتوظيف نعلم أن نجاح شركتك يبدأ من فريق عمل قوي، لذلك نوفر لك أفضل الكفاءات والمواهب في جميع التخصصات، بعناية مدروسة واختيار دقيق، لنضمن لك موظفين يصنعون الفارق ويحققون أهدافك بسرعة وكفاءة.
مهما كانت شروط عملك، سواء كنت تبحث عن مرشحين سعوديين أو غير سعوديين، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، تلبي لك صبّار جميع متطلباتك، مع عمليات فرز دقيقة باستخدام الذكاء الاصطناعي لضمان اختيار المرشح الأمثل لوظيفتك، مهما كان تخصصه.
الخاتمة:
عناصر التخطيط هي اللبنات الأساسية التي يقوم عليها نجاح أي خطة، فهي تحدد الأهداف والرسالة والسياسات والاستراتيجيات والإجراءات اللازمة لتحقيق الغايات المنشودة. تبدأ هذه العناصر بتوضيح الأهداف سواء كانت قصيرة أو طويلة المدى، وتحديد رسالة المؤسسة التي تبرز الغرض من وجودها.
ثم وضع السياسات التي تنظم عملية اتخاذ القرار وتوفر الإطار العام للعمل، يليها تصميم الاستراتيجيات التي تُترجم تلك التوجهات إلى خطط دقيقة، مع وضع إجراءات تفصيلية توضّح كيفية تنفيذ المهام اليومية. كما تشمل القواعد التي تحدد ما يجب الالتزام به، والبرامج التي ترتب الخطوات اللازمة لتحقيق الأهداف، إضافة إلى الميزانيات التي تحدد الموارد المالية والمادية والبشرية، والمشاريع التي تُنفذ ضمن البرامج، والجدول الزمني الذي يضمن إنجاز العمل في وقته المحدد.
إلى جانب ذلك، يتضمن التخطيط عناصر مكملة مثل التنبؤ الذي يساعد على استشراف المستقبل اعتمادًا على بيانات اقتصادية وسوقية وسياسية لتقليل المخاطر وتحسين القرارات، وكذلك المعايير التي تُستخدم لتقييم الأداء وجودة النتائج وفق مؤشرات مثل الوقت، التكلفة، الجهد، والكمية.
هذه العناصر مجتمعة توفر إطارًا شاملًا يضمن الاستخدام الأمثل للموارد، ويوجه المؤسسة نحو تحقيق أهدافها بكفاءة، مع إمكانية التكيف مع التغيرات والتحديات في بيئة العمل.
