عمليات إدارة المشاريع من الأساسيات التي تعتمد عليها المؤسسات عند تنفيذ أي مشروع، إذ تشكل تلك العمليات إطارًا تنظيميًا يوجه فريق العمل ويساعد على التخطيط والتنفيذ والإدارة بفعالية لضمان نجاح المشروع، ومن خلال كل عملية تتمكن المؤسسات من تبسيط عملياتها، وتحسين تخصيص الموارد، وتقليل المخاطر، وزيادة فرص تحقيق النتائج المرجوة، وبالتالي فهي تلعب دورًا بارزًا في تحويل الأفكار إلى واقع ملموس، وفي هذا المقال نوضح بالتفصيل ما هي عمليات إدارة المشاريع.
عمليات إدارة المشاريع:
عمليات إدارة المشاريع هي عبارة عن إطار منهجي منظم يتكون من مجموعة من الإجراءات التي توجه جميع مراحل تنفيذ المشروع منذ بدايته وحتى تسليمه، وتساعد على تحويله من مجرد فكرة إلى نتائج فعلية تحقق مجموعة من الأهداف المُحددة مسبقًا، ومن خلالها يمكن لمديري المشاريع إدارة المشروع بكفاءة عن طريق استخدام الموارد بفعالية، والالتزام بالجداول الزمنية، وتنفيذ المشروع وفقًا للميزانية المحددة.
وفقًا لدليل جسم إدارة المشاريع المعرفي (PMBOK) الصادر من معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن مجموعات عمليات إدارة المشاريع تتكون من خمس مراحل رئيسية وهي:
1- عملية البدء في المشروع
تُعد مجموعة عمليات البدء البداية الرسمية للمشروع مهما كان حجمه، وهي العملية التي تتبلور فيها فكرة المشروع ويتحدد فيها هدفه ومدى جدواه، وبالتالي فهي تمنح القائمين عليه رؤية واضحة لما هو مطلوب تحقيقه.
في عملية البدء، يعمل مدير المشروع على تطوير دراسة جدوى تبرر سبب تنفيذ المشروع والفوائد التي سيحققها، وهو ما يتطلب تنفيذ مجموعة من الإجراءات، تشمل ما يلي:
- تحديد الهدف من المشروع وهو المشكلة التي سيعمل المشروع على حلها.
- تحديد أصحاب المصلحة في المشروع، وهم المستفيدين منه، ويجب فهم مصالحهم ونفوذهم وتأثيرهم المحتمل على المشروع، حتى يتسنى تخصيص المخرجات بما يتناسب مع احتياجاتهم.
- تحديد نطاق المشروع الذي يشمل الميزانية والمواعيد النهائية والمخرجات، مما يضع حدودًا واضحة لما سيتم إنجازه من عمل.
- حساب التكاليف والفوائد والعائد على الاستثمار (ROI).
- تحديد المخاطر المحتملة للمشروع وكيف يمكن تفاديها أو تقليل تداعياتها.
يترتب على تنفيذ الإجراءات السابقة إنتاج عدة وثائق وهي:
- دراسة جدوى للمشروع.
- مواثيق الفريق والمشروع.
- مصفوفة المخاطر.
- تحليل أصحاب المصلحة.
- قائمة بالأدوات والمعدات وقنوات الاتصال اللازمة للمشروع.
2- عملية التخطيط
تُعد عملية التخطيط من العمليات الحاسمة في إدارة المشاريع، ففيها يقوم مدير المشروع بتطوير خطة المشروع التي توجهه من مرحلة الفكرة حتى الإتمام، إذ تتضمن هذه الخطة جميع المراحل الأساسية المتعلقة بتنفيذ المشروع وهي:
المتطلبات الفنية
في عنصر المتطلبات الفنية، يتم تحديد خصائص مخرجات المشروع التي تشمل الوظائف، والميزات، والجوانب التقنية، وهو ما يتطلب الحصول على آراء أصحاب المصلحة لجمع المتطلبات، وتحديد أولويات المتطلبات وفقًا لأهميتها وإمكانية تنفيذها، والتأكد من صياغة تلك المتطلبات بوضوح.
الجدول الزمني
بعد تحديد المتطلبات الفنية، يتم وضع جدول زمني خاص بكل مهمة من مهام المشروع، وموعده النهائي، ولإنشاء جدول زمني فعال لا بد من القيام بما يلي:
- تقسيم المشروع إلى مهام يمكن إدارتها بسهولة.
- تقدير مدة كل مهمة بشكل واقعي.
- تحديد العلاقات بين المهام.
- توزيع الموارد على المهام بفعالية.
- تحديد النقاط أو المراحل المهمة التي يجب تحقيقها في أثناء المشروع.
أهداف المشروع
من العناصر الأساسية في الخطة، أهداف المشروع والغايات المرجو تحقيقها منه، وعند تحديد تلك الأهداف يُستخدم نهج SMART الذي يشير إلى أن الأهداف يجب أن تكون محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، ذات صلة، ومحددة زمنيًا.
تكاليف المشروع
لضمان فعالية الخطة، يجب تقدير تكاليف المشروع، حتى يتسنى تحديد ميزانيته، ووضع خطة للتحكم في التكاليف، وتأسيس خط الأساس المالي.
خطة المشروع
في هذه المرحلة، يتم إنشاء خطة المشروع التي تتضمن أهدافه، ونطاقه، وموارده، وجدوله الزمني، وميزانيته، والمتطلبات الرئيسية، ويجب أن تحصل النسخة الأولية من تلك الخطة على موافقة راعي المشروع قبل الانتقال إلى العملية التالية، فضلًا عن المداومة على تحديثها طوال فترة تنفيذ المشروع.
خطة التواصل
تبرز خطة التواصل قنوات التواصل المقرر استخدامها مع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع، ونوع المعلومات المقرر مشاركتها، وتحديد عدد مرات مشاركة التحديثات.
إدارة المخاطر
ينطوي أي مشروع على عدة مخاطر قد تعرقل سير العمل به أو تؤثر على نتيجته النهائية، الأمر الذي يفرض على مدير المشروع الاستعداد لتلك المخاطر جيدًا من خلال تحديدها وتحديد احتمالية حدوثها وتأثيرها، وتطوير استراتيجيات للتخفيف من المخاطر ذات الأولوية العالية، مع مراقبة وتحديث تلك المخاطر بانتظام طوال فترة تنفيذ المشروع.
إدارة التغيير
خلال تنفيذ المشروع، قد تطرأ أي تغييرات على نطاقه أو جدول العمل أو الميزانية، وهو ما يتطلب وضع خطة لاقتراح واعتماد التغييرات، وتحديد الأدوار والمسؤوليات في هذه العملية، وإنشاء معايير لتقييم تأثير التغييرات المقترحة.
تعرف على: وظائف تخصص إدارة مشاريع PM في السعودية
3- عملية التنفيذ
تُعد عملية التنفيذ هي المرحلة التي تشهد العمل الفعلي في المشروع وتطبيق خطته، إذ يتم تنفيذ المخرجات المخططة له من خلال عدة عمليات وهي:
- تفويض المهام: يتم توزيع الأدوار والمسؤوليات على أعضاء الفريق بناءً على مهاراتهم وتوافرهم.
- تخصيص الموارد: يتم توزيع الأصول والموارد على المهام حسب أولوياتها، ولا بد من التأكد من حصول جميع أعضاء الفريق على الأدوات والمعدات والمواد اللازمة في الوقت المناسب.
- تنفيذ المهام: يتم وضع خطة المشروع موضع التنفيذ العملي.
- التحديثات المنتظمة: يجب عقد اجتماعات دورية مع الفريق وأصحاب المصلحة لاستعراض تقارير لمراجعة التقدم المحرز، واقتراح تحسينات على العمليات، وضمان توافق المخرجات مع معايير الجودة المتوقعة.
4- عملية المراقبة والتحكم
في هذه العملية، يقوم مدير المشروع بقياس التقدم المُحرز في المشروع، للتأكد من أن العمل فيه يسير وفقًا للخطة الموضوعة، وأن المشروع يتطور بشكل صحيح، وتتم عملية المراقبة والتحكم من خلال ما يلي:
- استخدام برامج إدارة المشاريع لتتبع سير العمل وضمان الالتزام بالجدول الزمني والميزانية.
- مراقبة أداء العمل ومقارنة النتائج الفعلية بخطة إدارة المشروع.
- إصدار تقارير دورية عن حالة المشروع وإرسالها إلى أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع بمستجداته.
تفيد عملية المراقبة والتحكم في اكتشاف أي انحرافات عن المسار، مما يتيح إجراء التعديلات أو التغيرات الضرورية بالمشروع لضمان تنفيذه بدقة، والتكيف مع التغيرات عند الضرورة.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمدير المشروع Project Manager وأهم المهام والمهارات
5- عملية الإغلاق
تعبر عملية الإغلاق عن المرحلة الأخيرة من مراحل إدارة المشروع، فبعد تنفيذ المشروع والانتهاء منه واكتماله، لا بد من تقييم الأداء العام فيه، وإنهاء جميع التفاصيل المتعلقة به وتسليمه بشكل رسمي، والتحقق مما إذا كان المشروع قد تم إنجازه وفقًا للميزانية المحددة والمواعيد النهائية، فضلًا عن التركيز على أداء كل عضو من أعضاء فريق المشروع ومساهماتهم الفردية، وفي هذه العملية يتم تنفيذ الإجراءات التالية:
- إغلاق عقود المشتريات رسميًا.
- إنهاء المشروع أو المرحلة رسميًا، والتأكد من اكتمال جميع الأنشطة.
- التحقق من أن جميع مخرجات المشروع تفي بالمواصفات المتفق عليها.
- الحصول على قبول رسمي من أصحاب المصلحة.
- نقل مخرجات المشروع إلى الفرق أو العملاء المعنيين.
- عقد اجتماع مع جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين لمراجعة نتائج المشروع وتقييم نجاحه مقارنة بالأهداف الأصلية وتحديد مجالات التميز وفرص التحسين.
- توثيق الدروس المستفادة من المشروع وهي ممارساته الفعالة والعقبات التي ظهرت فيه والمجالات التي يمكن تطويرها في المشاريع المستقبلية.
- حفظ جميع وثائق المشروع من الخطط والتقارير والمرسلات للرجوع إليها في المستقبل.
وظف الكفاءات المتخصصة في إدارة المشاريع مع صبّار
هل تبحث عن مدير مشروع أو فريق متميز لإدارة مشاريعك بنجاح؟ نحن في صبّار للتوظيف نوفر لك الكفاءات المناسبة بسرعة وبدقة، لتضمن عدم تأخير أي فرصة أو مشروع، وأن كل مشروع يقوده محترف مؤهل يضمن تحقيق أهدافك بكفاءة واحترافية.
تحتوي صبّار على قاعدة بيانات ضخمة للمتخصصين في إدارة المشاريع، من السعوديين والأجانب، المؤهلين للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، ننتقي لك أسمائهم بواسطة الذكاء الاصطناعي، لضمان توافق مؤهلاتهم مع متطلبات عملك.
الخاتمة:
تشير عمليات إدارة المشاريع إلى الإطار المنهجي الذي يُنظم تنفيذ المشاريع من بدايتها حتى نهايتها، إذ يوجه جميع المراحل بدءًا من الفكرة وصولًا إلى تحقيق النتائج الملموسة وفق الأهداف المحددة مسبقًا. تساعد هذه العمليات مدير المشروع على إدارة الموارد بكفاءة، وضمان الالتزام بالميزانية والجداول الزمنية، وتحقيق التوازن بين الجودة والتكلفة والوقت.
ووفقًا لدليل PMBOK الصادر عن معهد إدارة المشاريع (PMI)، تمر المشاريع بخمس عمليات رئيسية هي: البدء، التخطيط، التنفيذ، المراقبة والتحكم، والإغلاق، حيث تُمثل كل منها خطوة أساسية تضمن نجاح المشروع وتحقيق أهدافه.
تبدأ العملية بمرحلة البدء التي تُحدد فيها أهداف المشروع ونطاقه وجدواه الاقتصادية، ثم مرحلة التخطيط التي تُرسم فيها خريطة التنفيذ من خلال تحديد المتطلبات الفنية والجدول الزمني والميزانية والمخاطر وخطة التواصل. تليها مرحلة التنفيذ التي يتم فيها تحويل الخطط إلى واقع عبر توزيع المهام وتخصيص الموارد ومتابعة الأداء، ثم تأتي مرحلة المراقبة والتحكم التي تضمن التزام المشروع بالخطة من خلال تتبع الأداء وإجراء التعديلات اللازمة.
وأخيرًا، مرحلة الإغلاق التي يتم فيها تسليم المخرجات رسميًا، وتوثيق الدروس المستفادة، وأرشفة جميع وثائق المشروع لضمان الاستفادة منها في المشاريع المستقبلية.
