مستويات وخطوات ومراحل التخطيط

يُعد التخطيط من الأنشطة الأساسية التي تنفذها جميع المؤسسات في سبيل بلوغ أهدافها بكفاءة وفعالية، فمن خلالها يتم وضع أهداف لفترة زمنية معينة وصياغة عدة مسارات عمل لتحقيقها، ثم اختيار أفضل البدائل الممكنة من بين هذه المسارات، فضلًا عن دورها في مواجهة التحديات واجتيازها بنجاح، وحتى تصبح هذه العملية فعالة قدر الإمكان، لا بد من تنفيذها وفقًا لمجموعة من الخطوات المنظمة التي تضمن نجاح الخطط، لذلك نوضح في هذا المقال ما هي خطوات التخطيط ومراحله ومستوياته.

مستويات التخطيط

يُقسم التخطيط عادةً إلى ثلاثة مستويات رئيسية تختلف من حيث الهدف والإطار الزمني ومؤشرات قياس الأداء، وذلك على النحو التالي:

التخطيط الاستراتيجي

يُعد التخطيط الاستراتيجي أعلى مستويات التخطيط، إذ يحدد الرؤية العامة للمؤسسة ورسالتها، ويستهدف بلوغ أهدافها بعيدة المدى التي تتراوح ما بين 3 إلى 5 سنوات، وتُعد الإدارة العليا للمؤسسة أو مجلس إدارتها هو المسؤول عن تنفيذ هذا النوع من التخطيط.

يتكون التخطيط الاستراتيجي من عناصر أساسية تشمل: بيان الرؤية، بيان الرسالة، الأهداف، تحليل الوضع مثل تحليل SWOT، خطة العمل، تخصيص الموارد، مؤشرات الأداء الرئيسية، المتابعة والتقييم.

يتم تنفيذ عملية التخطيط الاستراتيجي على عدة خطوات وهي تحديد الرؤية والرسالة، إجراء تقييم شامل لوضع المؤسسة،  تحديد الأولويات الاستراتيجية للمؤسسة، وضع الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية، صياغة الخطة الاستراتيجية، متابعة الأداء.

اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمدير التخطيط الاستراتيجي Strategic Planning Manager 

التخطيط التكتيكي

وهو المستوى الثاني من مستويات التخطيط، ويركز على تحويل الأهداف الاستراتيجية إلى خطط قابلة للتنفيذ على مستوى الأقسام أو الوظائف لكن على مدى زمني أقصر يتراوح ما بين سنة إلى 3 سنوات، ويتولى تنفيذ التخطيط التكتيكي مدراء الأقسام أو المديرون المتوسطون.

يتكون التخطيط التكتيكي من عناصر أساسية وهي: الأهداف، التكتيكات، الإجراءات، الموارد، الجدول الزمني، وفيه يتم تحديد المهام والمسؤوليات والأشخاص المسؤولين عن تنفيذها، فضلًا عن آلية وموعد التنفيذ.

تشمل خطوات تنفيذ التخطيط التكتيكي: تحديد رؤية المؤسسة، وضع أهداف واضحة، تخصيص الموارد، إنشاء خطة عمل، وضع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، صياغة خطة بديلة، مراقبة وقياس التقدم.

التخطيط التشغيلي

يستهدف التخطيط التشغيلي تنفيذ الخطط قصيرة المدى التي تتراوح ما بين شهر إلى سنة وتوضح كيفية تنفيذ المهام اليومية والأسبوعية لضمان تحقيق الأهداف التكتيكية، ويتولى تنفيذ هذا النوع من التخطيط مشرفو الخطوط الأمامية، رؤساء الفرق، مدراء المشاريع.

يتكون التخطيط التشغيلي من عناصر أساسية وهي: الأهداف، مؤشرات الأداء الرئيسية، الملخص التنفيذي، الميزانية، الجدول الزمني، العمليات وسير العمل، المهام والمسؤوليات، المخاطر، خطة التنفيذ، بروتوكولات ضمان الجودة.

يُنفذ التخطيط التشغيلي على عدة مراحل وهي: تحديد الأهداف، توزيع الأدوار والمسؤوليات، تخصيص الموارد، وضع الجداول الزمنية، إنشاء مؤشرات أداء رئيسية، التنفيذ والمتابعة.

يمكنك الاعتماد على صبّار في توظيف نخبة من المتخصصين في التخطيط الاستراتيجي والتكتيكي، ممن يجمعون بين الفكر التحليلي والقدرة على التنفيذ، القادرين على صياغة خطط مدروسة تُحقق أهدافك وتزيد من تنافسيتك في السوق.

مراحل التخطيط

تمر عملية التخطيط بثلاثة مراحل رئيسية تمثل تنفيذها من البداية إلى النهاية، وهي تشمل ما يلي:

1- مرحلة الخطة الاستراتيجية

أولى مراحل تنفيذ عملية التخطيط هي وضع الخطة الاستراتيجية التي توضح رسالة المؤسسة والهدف من وجودها والسوق الذي تستهدفه والعملاء الذين تسعى للوصول إليهم، وبالتالي فهي تمنح التخطيط رؤية شاملة حول ما يتم التخطيط له واستراتيجياته طويلة المدى.

وتتكون الخطة الاستراتيجية من 3 عناصر أساسية وهي:

• رؤية المؤسسة: تحدد الرؤية الأهداف والغايات التي تسعى المؤسسة لتحقيقها، وهو ما يتطلب قدرًا من التخطيط المسبق والتصور المستقبلي.
• أهداف المؤسسة: عند تحديد رسالة المؤسسة، يؤخذ في الاعتبار أهدافها طويلة وقصيرة المدى، إذ توضح هذه الرسالة كيف تخطط المؤسسة لتنفيذ رؤيتها وبلوغ أهدافها، مع مراعاة العوامل المحفزة الداخلية والخارجية الاجتماعية أو الاقتصادية أو البشرية.
• هوية المؤسسة: بناء هوية المؤسسة أو علامتها التجارية من الخطوات الأساسية التي تتضمنها عملية التخطيط، لأنها تحدد العملاء المستهدفين وتفضيلاتهم من المنتجات والخدمات، حتى يتسنى للمؤسسة تلبية تلك التفضيلات بدقة، كما تشمل هذه الخطوة تحديد الرسالة التي تسعى المؤسسة لإبرازها من خلال علامتها التجارية.

2- مرحلة خطة العمل

المرحلة التالية من مراحل التخطيط هي وضع خطة العمل التي تتحول من خلالها الخطة الاستراتيجية للمؤسسة إلى أهداف قابلة للتنفيذ والقياس، إذ تحتوي هذه الخطة على التفاصيل التي تبرز كيف يمكن للمؤسسة بلوغ أهدافها التجارية، فضلًا عن معلومات حول جوانب أخرى مثل تكلفة تنفيذ الخطة.

3- مرحلة خطة التنفيذ

وهي ثالث وآخر مراحل عملية التخطيط، وفيها يتم توضيح الآلية المقرر اتباعها لتنفيذ خطة المؤسسة، والخطوات العملية المقرر تطبيقها لبلوغ الأهداف المُحددة، إذ تحتوي خطة التنفيذ على قائمة بالمهام أو الإجراءات التي تساعد المؤسسة على الوصول إلى أهدافها، مع الأخذ في الاعتبار الموارد المتاحة والجداول الزمنية وأولويات العمل ومؤشرات قياس الأداء.

خطوات التخطيط

تشمل عملية التخطيط تنفيذ مجموعة من الخطوات التي تضمن تحويل الأفكار إلى استراتيجيات قابلة للتنفيذ ووضع خطة ناجحة وتحقيق أهداف محددة، تتمثل تلك الخطوات فيما يلي:

1- إدراك احتياجات المؤسسة

الخطوة الأولى في تنفيذ عملية التخطيط هي إدراك الوضع الحالي للمؤسسة وتحديد المشكلة التي تحتاج إلى تخطيط، حتى يتسنى تركيز جهود هذه العملية على المجالات التي تتطلب تدخلًا، وبالتالي لا تُهدر الموارد على ما هو غير مُجدي.

في هذه الخطوة، لا بد من تحديد ما يجب إنجازه خلال عملية التخطيط، واسترجاع رؤية ورسالة المؤسسة حتى يتسنى فهم أهدافها بشكل أفضل، مع الوضع في الاعتبار العمليات الداخلية بالمؤسسة وبيئتها الصناعية، وهو ما يساعد على تحديد فرص التطوير وحل مشكلاتها.

يمكن تنفيذ هذه الخطوة عبر إجراء تحليل SWOT، أي تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات الخاصة بالأعمال.

2- تحديد الأهداف

ثاني خطوات عملية التخطيط هي تحديد أهداف المؤسسة، أي الغايات التي تسعى لتحقيقها والنتائج النهائية التي ترغب في الوصول إليها من خلال عملياتها وفي نفس الوقت تدعم رؤيتها ورسالتها، وهي الأهداف التي يتم وضعها للمؤسسة ككل ولجميع الأقسام، ثم يضع كل قسم أهدافه الخاصة ضمن إطار الأهداف العامة للمؤسسة.

قد تكون أهداف المؤسسة طويلة المدى أو قصيرة المدى أو الإثنين معًا، وفي جميع الأحوال يجب أن تتبع معايير SMAR، أي تكون محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، ومحددة بزمن، حتى يصبح لدى المديرين وأعضاء الفريق اتجاهًا واضحًا فيعلمون ما يعملون من أجله، مع معايير قابلة للقياس لقياس النجاح، وتكون عملية التخطيط فعالة وذات هدف حقيقي.

من خلال تحديد الأهداف، يتم توجيه كل خطوة من خطوات عملية التخطيط نحو هدف معين، كما تعمل تلك الأهداف كإرشادات لاتخاذ القرارات المتعلقة بتوزيع الموارد، وجداول العمل، وطبيعة الإجراءات، وغيرها، وهو ما يقضي على أي غموض، ويضمن فهم جميع المشاركين في التخطيط ما يبدو عليه النجاح.

3- تطوير الافتراضات

بعد تحديد الأهداف، تأتي خطوة تطوير الافتراضات التي تنطوي على إنشاء تصورات وتنبؤات حول البيئة المستقبلية التي ستعمل فيها الخطة والطوارئ التي قد تواجهها، وهي الأحداث التي يجب وضعها في الاعتبار لأن تجاهلها أو عدم تطويرها بدقة قد يؤدي إلى فشل التخطيط، وقد تكون هذه الافتراضات خارجية مثل الظروف الاقتصادية، واتجاهات السوق، والتطورات التكنولوجية، وتفضيلات المنافسين، أو داخلية مثل الموارد المتاحة المتوقعة، وأرباح المؤسسة، ونقص الموظفين، وكيفية تقبل أعضاء الفريق للمنتج النهائي والتفاعل معه.

يُعد تطوير الافتراضات خطوة بالغة الأهمية في سبيل تنفيذ تخطيط فعال، لأن على أساس فهم تلك الافتراضات تُبنى الخطط، مع الاعتماد على البيانات الموثوقة المستندة إلى عمليات المؤسسة والتحليل العميق، فضلًا عن استخدامها كأساس لاتخاذ القرارات، مما يقلل من حالة عدم اليقين المرتبطة بعملية التخطيط.

4- تحديد البدائل المحتملة

في هذه الخطوة، لا بد من العمل بناءً على الافتراضات والتنبؤات التي تم تطويرها، حتى يتسنى الوصول إلى أفضل الطرق التي يمكن من خلالها بلوغ الأهداف، وهو ما يتطلب تحديد عدة أساليب مبتكرة أو تقليدية عبر جمع جميع المعلومات الضرورية من المصادر الأولية والثانوية، وينبغي أن تكون هذه المعلومات دقيقة وموثوقة، ثم فحصها وتقييم نقاط قوتها وضعفها، ثم اختيار الطريقة الأكثر فعالية.

تتطلب خطوة تحديد البدائل المُحتملة الإبداع والانفتاح الذهني حتى يتم الوصول إلى عدة خيارات، وهو ما يضمن عدم تقيد صناع القرار بخيار واحد فقط، ويعزز من مرونة المؤسسة وقدرتها على التكيف في بيئة العمل الديناميكية.

5- تقييم البدائل الممكنة

بعد تحديد البدائل المحتملة، يجب تقييم الجوانب الإيجابية والسلبية لكل بديل وفقًا للأهداف المُراد تحقيقها، وتتم عملية التقييم بناءً على عدة عوامل أبرزها انخفاض التكلفة، وانخفاض المخاطر، وارتفاع العائدات، وذلك ضمن حدود الميزانية المتاحة، حتى يتم اختيار البديل الأكثر فائدة وتأثيرًا.

عند تقييم البدائل الممكنة، قد يحتاج المديرين إلى استخدام تقنيات مثل أساليب بحوث العمليات، والأساليب الرياضية، وتقنيات الحوسبة، نظرًا لصعوبتها في ظل عدم اليقين بشأن المستقبل، ومختلف العوامل غير الملموسة، وعدم دقة الافتراضات التي تقوم عليها الخطط.

تضمن هذه الخطوة اختيار البديل الأفضل بناءً على المعلومات المتوفرة حوله ومدى توافقه مع أهداف المؤسسة، مما يساعد على معالجة التحديات المحتملة مسبقًا، ويقلل من احتمالية الفشل.

6- اختيار البديل الأفضل

بعد تقييم البدائل المتاحة، يتم الاستقرار على خطة العمل، من خلال اختيار الخيار الأكثر جدوى بناءً على التحليل الذي تم في الخطوة السابقة، وهو الخيار الذي يجب أن يتوافق مع الأهداف والافتراضات والموارد المتاحة، وأن يكون الأكثر ربحية والأقل مخاطر، الأمر الذي يتطلب وضع الآثار قصيرة المدى وطويلة المدى في الاعتبار.

يتوقف نجاح هذه الخطوة على خبرة المدير وحكمه وحدسه وتفكيره التحليلي وقدرته على الموازنة بين مختلف العوامل والبيانات الكمية والرؤى النوعية حتى يختار البديل الأفضل. 

7- إنشاء الخطة الداعمة

تشير الخطة الداعمة إلى الخطة الصغيرة التي تساعد على تنفيذ الخطة الأساسية وتدعم نجاحها، وهي تشمل تخصيص الموارد، وتوزيع المسؤوليات، وتحديد الجداول الزمنية، ووضع التدابير الاحتياطية.

تختلف الخطط الداعمة باختلاف أهداف وغايات العمل، وهي تنقسم إلى نوعين، النوع الأول وهو الخطة الجديدة التي يتم إنشائها، بينما النوع الثاني هو التغييرات في الخطة الداعمة الحالية التي كانت قيد الاستخدام، لكنها تحتاج الآن إلى تعديل لدعم خطة جديدة.

8- تنفيذ الخطة

وهي الخطوة الأهم في عملية التخطيط، فبعد مشاركة الخطة مع فريق العمل، يتم تحويلها إلى عمل فعلي، عن طريق تنفيذ المهام والمسؤوليات من أجل بلوغ الأهداف المحددة، ثم مراقبة التقدم، وإجراء التعديلات عند الحاجة.

في خطوة التنفيذ، يُفضل استخدام برامج إدارة المشاريع لتتبع الهدف والتواصل مع الفريق طوال هذه المرحلة، فمن خلالها يمكن تحديث التقدم وتحسين إدارة الفريق وتعزيز التعاون بين أعضاء الفريق.

9- متابعة الخطة

تتمثل الخطوة الأخيرة في عملية التخطيط في متابعة الخطة المُنفذة بشكل دوري، وهي خطوة بالغة الأهمية لضمان سير الخطة على المسار الصحيح، والتدخل وإجراء التعديلات اللازمة إذا استدعى الأمر ذلك.

يتم متابعة الخطة عن طريق إجراء فحوصات منتظمة ومقارنات للنتائج مع المعايير الموضوعة للتأكد من تحقيق الأهداف.

تساعدك صبّار في اختيار خبراء التخطيط الذين يمتلكون الخبرة في تحليل البيانات، إدارة الموارد، وتوجيه فرق العمل نحو تحقيق الأهداف.

اصنع مستقبل شركتك مع قادة التخطيط الذين يصنعون الفرق مع صبّار

نجاح أي مؤسسة يبدأ بخطة واضحة، ونحن في صبّار للتوظيف نوفر لك نخبة من أفضل الكفاءات المتخصصة في التخطيط الاستراتيجي، التشغيلي، والمالي، ونساعدك على اختيار العقول القادرة على تحويل الرؤية إلى واقع ملموس، عبر تطوير أهداف دقيقة، وتحليل الموارد، ووضع استراتيجيات فعالة تدعم النمو وتقلل المخاطر.

مع صبّار يمكنك تلبية جميع احتياجاتك من خبراء التخطيط السعوديين أو غير السعوديين، المؤهلين للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، ننتقي لك أفضلهم وأكثرهم توافقًا مع متطلبات عملك باستخدام الذكاء الاصطناعي، لضمان تنفيذ التوظيف بسرعة ودقة وكفاءة.

الخاتمة:

ينقسم التخطيط إلى ثلاثة مستويات رئيسية تختلف من حيث المدى الزمني والمسؤوليات، وهي: التخطيط الاستراتيجي، التخطيط التكتيكي، والتخطيط التشغيلي. يحدد التخطيط الاستراتيجي الرؤية والرسالة طويلة المدى للمؤسسة ويقوده عادةً مجلس الإدارة، بينما يترجم التخطيط التكتيكي هذه الرؤية إلى أهداف متوسطة المدى قابلة للتنفيذ داخل الأقسام.

أما التخطيط التشغيلي فيركز على المهام اليومية قصيرة المدى التي تضمن تنفيذ الأهداف التكتيكية بكفاءة. وتشمل هذه المستويات جميعها عناصر أساسية مثل الأهداف، مؤشرات الأداء، تخصيص الموارد، والجداول الزمنية لضمان وضوح الرؤية والتنسيق بين جميع المستويات الإدارية.

تمر عملية التخطيط بعدة مراحل مترابطة تبدأ بوضع الخطة الاستراتيجية التي تحدد هوية المؤسسة ورؤيتها وأهدافها طويلة المدى، ثم خطة العمل التي تترجم هذه الرؤية إلى خطوات عملية قابلة للتنفيذ والقياس، وأخيرًا خطة التنفيذ التي تحدد آلية التطبيق الفعلية للمهام لتحقيق الأهداف.

وتتم هذه العملية عبر خطوات محددة تشمل تحليل الوضع الحالي، تحديد الأهداف، تطوير الافتراضات، دراسة البدائل، اختيار الحل الأنسب، تنفيذ الخطة، ومتابعتها بشكل مستمر لضمان النجاح والتحسين المستمر.