إدارة المهام واستراتيجياتها - دليل شامل

إدارة المهام بكفاءة عاملًا مهمًا في إنجازها بنجاح، لأن التعامل مع عدة مهام في ذات الوقت أمرًا مرهقًا وقد يمنع من إتمام كل مهمة في وقتها المحدد، لذلك لا يمكن إنجاز المشاريع بنجاح أو إبقائها على المسار الصحيح دون تسليح أعضاء الفريق بمهارات قوية في إدارة المهام تضمن العمل دائمًا على المهمة ذات الأولوية القصوى، وسير العمل بسلاسة، وتتبع اكتمال المهام، وحصول كل عضو على المعلومات التي يحتاجها، وفي هذا المقال نوضح تعريف إدارة المهام واستراتيجياتها وخطواتها.

إدارة المهام:

إدارة المهام هي العملية التي يتم من خلالها تخطيط وتنظيم مختلف المهام والأنشطة وتحديد أولوياتها وتنفيذ دورة حياتها بفعالية وكفاءة من أجل المساهمة في إكمال هدف أو مشروع أكبر، إذ تنطوي هذه العملية على تقسيم الأهداف الكبيرة المعقدة إلى خطوات أصغر قابلة للتنفيذ، ثم إنجاز هذه المهام بكفاءة من البداية إلى النهاية.

تتضمن عملية إدارة المهام مجموعة من العناصر وهي: تحديد المهام المُراد إنجازها، وتحديد أولوياتها حسب درجة الإلحاح، وتفويض المهام للآخرين، ووضع الجداول الزمنية والمواعيد النهائية، وإجراء التعديلات عند الحاجة، ومتابعة التقدم نحو الأهداف.

الهدف من إدارة المهام هو إنجاز المهام والمشاريع بأعلى قدر من الكفاءة، وتعزيز التواصل، وتحسين عملية اتخاذ القرار، وزيادة الإنتاجية، الأمر الذي يتطلب استخدام استراتيجيات إدارة المهام التي تساعد على تبسيط سير العمل، وتجنب المشتتات، وتقليل المماطلة، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق النتائج المرجوة.

من خلال إدارة المهام، يمكن للأفراد إدارة أعباء العمل بكفاءة، واستخدام الموارد المتاحة بأفضل صورة ممكنة، والالتزام بالمواعيد النهائية للمهام أو المشاريع، والبقاء مركزين على المسار الصحيح، وبالتالي تحقيق الأهداف قصيرة وطويلة المدى بشكل منهجي، وتحقيق النجاح الشخصي والمهني.

استراتيجيات إدارة المهام:

تتعدد استراتيجيات إدارة المهام التي يمكن استخدامها في إنجاز المهام بكفاءة وتسليمها في وقتها المحدد ومن ثم زيادة الإنتاجية، من أكثر تلك الاستراتيجيات شيوعًا ما يلي:

1- إنشاء قائمة المهام

وهي استراتيجية أساسية في إدارة المهام، إذ لا بد من تحديد المهام وتعريفها، وتقسيم الأهداف الكبيرة إلى أهداف أصغر وأكثر قابلية للإدارة، وإبراز أوصاف المهام بشكل فعال، حتى يتضح ما يجب القيام به والمُراد تحقيقه.

هناك العديد من التطبيقات الذكية التي تُستخدم في إعداد قوائم المهام وتسجيل الأفكار والمهام المطلوب إنجازها، من خلال النصوص، والملاحظات الصوتية، والصور، وغير ذلك.

2- تحديد أولويات المهام

يُعد تحديد الأولويات من أكثر استراتيجيات إدارة المهام فعالية، فقد تكون قائمة المهام مكتظة بالأنشطة، ولكن ليس كل ما في القائمة يحتاج إلى اهتمام فوري، لذلك لا بد من إلقاء نظرة على جميع المهام لتحديد ما هو مهم وذو صلة في موقف معين، وما هي المهام الأكثر إلحاحًا المرتبطة بوقت محدد، حتى تكون لها الأولوية في التنفيذ.

هناك العديد من التقنيات التي يمكن استخدامها في تحديد أولويات المهام، أبرزها مصفوفة أيزنهاور أو طريقة ABC، إذ تساعد على تحديد المهام التي ينبغي البدء بها على الفور، والمهام العاجلة غير المهمة، والمهام التي يمكن تفويضها، والمهام التي لا تؤدي إلى ضرر في حال عدم تنفيذها.

3- وضع الجدول الزمني

تتوقف كفاءة المشاريع والمهام على القدرة على إنجازها في مواعيدها المحددة، الأمر الذي يتطلب وضع جدول زمني يحافظ على تركيز الفرد أو الفريق، ويبقيه على المسار الصحيح، إذ يحدد هذا الجدول الإطار الزمني المناسب لإنجاز كل مهمة وتواريخ البدء والانتهاء، من خلال تقدير الجهد المطلوب.

هناك العديد من الأدوات التي تساعد على وضع مواعيد نهائية للمهام، مثل المخططات اليومية، والتقويمات، أو تطبيقات الجدولة الرقمية، وجميعها تمكّن من تحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح.

4- استخدام برامج إدارة المهام

تتعدد الأدوات والبرامج والتطبيقات التي يمكن استخدامها في إدارة المهام، لأنها تتضمن خيارات إنشاء قوائم المهام، وتصور عبء العمل، وتذكيرات بمواعيد إنجاز المهام، وبالتالي فهي تساعد على إدارة كل ما يجب القيام به، ومن المسؤول عنه، ومتى يجب إنجازه.

والعديد من برامج إدارة المهام يتكامل مع أدوات التعاون مثل Slack وMicrosoft Teams، ومن ثم توفر تنبيهات فورية عند إكمال أي مهمة، مما يجعل تلك البرامج فعالة في تخطيط وتنظيم عمل الفريق بالكامل.

5- تقليل تعدد المهام

يُعد القيام بعدة مهام في ذات الوقت من العوامل التي تعيق إنجاز المهام بالكامل أو تنفيذها بالجودة المطلوبة أو تسليمها في الموعد المحدد، لأن الانتقال بين المهام يؤدي إلى فقدان الكثير من الوقت، وهو ما يؤثر على الكفاءة والإنتاجية في النهاية.

بالنسبة لمديري الفرق، يجب عدم تكليف كل عضو في الفريق بإنجاز العديد من المهام في فترة زمنية محددة، من أجل منح الأعضاء التركيز الكامل لتنفيذ المهام المطروحة، أما أعضاء الفريق فلا بد من تنفيذ المهام المتشابهة في وقت واحد خلال اليوم للتقليل من المشتتات، وعدم أداء مهام متعددة ومختلفة في الوقت نفسه.

6- استخدام أدوات التصور البصري

تفيد أدوات التصور البصري في تنظيم قائمة المهام والتذكير بالتقدم المُحرز، كما إنشاء أعمدة خاصة بالمهام تُصنف حسب إنجازها، إذ توضح المهام التي لم تبدأ بعد والمهام قيد التنفيذ والمهام التي تم إنجازها.

من خلال أدوات التصور البصري يمكن تتبع المهام بشكل لحظي، وتصور العمل، وما تم إنجازه، وما يحتاج إلى القيام به.

7- تفويض المهام

في بعض الأحيان، قد يحتاج مدير المشروع إلى تفويض المهام إلى أعضاء الفريق الآخرين، من أجل التركيز إلى أمور أخرى، وهي استراتيجية مهمة من استراتيجيات إدارة المهام التي يمكن استخدامها عند وجود عدد كبير من المهام مع عدم توفر الوقت الكافي لها.

ولا يقتصر تفويض المهام على أعضاء الفريق فحسب، بل يمكن إسناد هذه المهمة إلى أدوات الذكاء الاصطناعي المتاحة التي تقوم تلقائيًا بالعديد من المهام مثل صياغة ملخصات الاجتماعات وعناصر العمل.

8- التعاون المستمر

على الرغم من أن العمل ضمن فرق عادةً ما يعني إنجاز المزيد من المهام، إلا أن الانسجام والتناغم بين أعضاء الفريق من العناصر الحاسمة في إدارة المهام بنجاح، وهي المهمة التي تقع على عاتق مدير الفريق الذي يتعين عليه وضع هيكل واضح لإدارة المهام، والتواصل مع فريقه بشكل منتظم وسؤاله عن تحديثات المشروع أو المهام، وما هي أكثر الأمور المزعجة في أسلوب إدارة المهام الحالي، مع استخدام ملاحظاتهم في تنظيم المهام بكفاءة.

9- إنشاء نظام حفظ الملفات

يتطلب تنفيذ المهام في العمل والمشاريع استخدام الكثير من الأوراق والمستندات، فعند العمل على مهمة معينة، يتم إنشاء وتعديل عدد كبير من السجلات، مما يؤدي إلى ارتكاب أخطاء في إدارة المهام في حال عدم وجود نظام جيد لحفظ الملفات.

لإدارة المهام بكفاءة، لا بد من تخزين كل مستند وبيانات مهمة تتعلق بالمشروع في مكان واحد، لتوفير الكثير من الوقت المُهدر في البحث في ملفات بيانات متفرقة للحصول على أحدث نسخة من المستند.

تعاون مع صبّار ووظف أفضل المرشحين ممن يمتلكون المهارة، الالتزام، والأخلاقيات المهنية التي تساهم مباشرة في رفع كفاءة أعمالك وزيادة أرباحك.

كيفية تنفيذ إدارة المهام:

يتطلب تنفيذ إدارة المهام بكفاءة القيام بمجموعة من الخطوات المنهجية التي تضمن إنجاز المهام بنجاح، وهي المهمة التي يتولاها قائد الفريق، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- تحديد الأهداف

في البداية، لا بد من تحديد الأهداف المرجو تحقيقها من عملية إدارة المهام، سواء كانت تسهيل سير العمليات، أو تعزيز الإنتاجية، أو تحسين العمل الجماعي داخل الفريق، مع تحديد ما إذا كانت عملية إدارة المهام ستُطبق على مشروع محدد أو قسم معين أو المؤسسة بالكامل.

2- اختيار أداة إدارة المهام

بعد تحديد الأهداف، تأتي خطوة اختيار الأداة المقرر استخدامها في إدارة المهام، وهو ما يتطلب دراسة مختلف تطبيقات إدارة المهام المتاحة، واختيار الأنسب منها بناءً على معايير مثل: إسناد المهام، المواعيد النهائية، التعاون، التكامل مع أدوات أخرى، وإعداد التقارير.

عند اختيار أداة إدارة المهام، يجب التأكد من توافقها مع عملية عمل الفريق ومتطلباته، وأن تكون سهلة الاستخدام، وامتلاكها ميزة القدرة على التوسع.

3- إنشاء عمليات إدارة المهام

في هذه الخطوة، يجب تطوير النظام الذي يوضح كيفية إنشاء المهام، إسنادها، وتتبعها، وإنجازها، مع تحديد المسؤول عن إنشاء المهام وتوزيعها والإشراف على إنجازها، مع توضيح المسؤوليات التفصيلية لمديري المشاريع، وقادة الفرق، وأعضاء الفريق.

4- تدريب أعضاء الفريق

لا بد من تدريب أعضاء الفريق على كيفية استخدام أداة إدارة المهام المعتمدة عن طريق تزويدهم بدليل المستخدم أو بتدريبهم في الموقع، مع التأكد من أن الجميع على دراية بتلك الأداة لضمان استخدامها بفعالية.

5- استخدام أداة إدارة المهام

عند البدء في استخدام الأداة، يتم إنشاء قائمة مهام للمشاريع الحالية، مع توضيح ترتيب الأولويات، والمواعيد النهائية، وتخصيص الموارد بشكل مناسب، مع توزيع المهام والمسؤوليات على أعضاء الفريق والتأكد من أنهم يفهمون آليات التقييم، وعدم الإغفال عن الاستفادة من ميزة التواصل في التطبيق للتواصل المنتظم وفي الوقت المناسب حول حالة المهام والتحديثات.

6- المراقبة والتعديل

يجب مراقبة عملية تنفيذ المهام بشكل دوري للتأكد من التزام الفريق بإنجاز المهام بجودة عالية وفي الوقت المحدد، وفي حال ظهور مشكلات طارئة أو حدوث ظروف غير متوقعة، يتم إعادة ترتيب الأولويات أو تعديل توزيع المهام.

7- المراجعة والتحسين

تحتاج عملية تنفيذ إدارة المهام إلى مراجعة دورية لمراجعة حالة المهام، ومناقشة التحديات التي يواجهها الفريق، وتقديم مقترحات لإتمام المهام بطرق أفضل، وهو ما يتطلب عقد اجتماعات منتظمة مع الفريق، وبناءً على المراجعات والمقترحات يمكن إعادة النظر في سير عملية إدارة المهام أو تصميم الأداة المستخدمة.

استفد من خدمات التوظيف المتكاملة من صبّار

هل لديك شواغر وظيفية تسعى لسدها بأفضل الكفاءات وفي وقت قياسي؟ مع صبّار يمكنك الوصول إلى أصحاب المواهب في جميع التخصصات الأكثر ملاءمة لطبيعة أعمالك، الجاهزين للانضمام فورًا، لضمان استمرار العمل دون تعطّل أو تأخير.

تساعدك صبّار على بناء فريق قوي عبر تقديم حلول توظيف متكاملة تلبي لك جميع احتياجاتك من الموظفين السعوديين وغير السعوديين، بخبرة أو من دون، المتاحين للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، المؤهلين لإحداث الفارق في عملك منذ اليوم الأول.

الخاتمة:

إدارة المهام هي أسلوب منظّم يهدف إلى التحكم في العمل اليومي من خلال التخطيط للمهام، وترتيب أولوياتها، وتوزيع الأدوار، ومتابعة التنفيذ حتى تحقيق الأهداف الأكبر. تعتمد هذه العملية على تحويل الأهداف الكبيرة إلى خطوات صغيرة واضحة، وتحديد ما يجب إنجازه أولاً، مع وضع جداول زمنية دقيقة وضمان توفر الموارد اللازمة.

كما تسهم إدارة المهام الفعّالة في رفع كفاءة الأفراد والفرق، وتحسين التواصل، وتسهيل اتخاذ القرارات، والحد من المشتتات، مما يؤدي إلى إنجاز المشاريع في مواعيدها وبجودة عالية، وتحقيق نتائج مهنية وشخصية مستدامة.
ولتحقيق إدارة مهام ناجحة، يمكن الاعتماد على عدة أساليب مثل إعداد قوائم واضحة للعمل، تحديد الأولويات بشكل علمي، استخدام الجداول الزمنية والأدوات الرقمية، وتبسيط العمل من خلال الحد من تعدد المهام والتركيز على مهمة واحدة في كل مرة.

كما تفيد أدوات التصور البصري في تتبع التقدم، بينما يساعد تفويض المهام والتعاون المنتظم بين أعضاء الفريق على ضمان تدفق العمل بسلاسة. ويشمل التنفيذ الفعلي لإدارة المهام خطوات منهجية تبدأ بوضع أهداف واضحة، واختيار برنامج مناسب، وتدريب الفريق عليه، ثم اتباعه في توزيع المهام والمراقبة المستمرة، وصولًا إلى مراجعة الأداء وتحديث الأساليب لضمان تطوير دائم في أسلوب العمل.