مهام قسم الأرشيف في المستشفى تلعب دورًا حيويًا في دعم العملية الصحية والإدارية، إذ يُعد هذا القسم من أهم الأقسام داخل المستشفيات، نظرًا لدوره في تنظيم وحفظ وإدارة السجلات والوثائق الطبية والإدارية وفق أنظمة دقيقة تضمن سهولة الرجوع إليها، مع الحفاظ على سريتها، ولا تقتصر أهمية هذا القسم على كونه مخزنًا للملفات، بل يمتد دوره ليشمل حماية حقوق المرضى، ودعم الكادر الطبي بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات العلاجية الصحيحة، وفي هذا المقال نوضح بالتفصيل ما هي مهام قسم الأرشيف بالمستشفيات.
مهام قسم الأرشيف في المستشفى Archive Department in a Hospital
يُعد قسم الأرشيف من الأقسام المهمة التي تضمن كفاءة العمل داخل المستشفى واستمراريته وفق المعايير المهنية والقانونية المعتمدة، فمن خلاله يتم تنفيذ مجموعة من المهام تشمل: تنظيم وحفظ الملفات الطبية، ضمان دقة البيانات وسلامتها ، الحفاظ على سرية المعلومات الطبية، تسليم واسترجاع الملفات الطبية، إعداد سجلات الدخول والخروج، تحليل البيانات الطبية، إعداد التقارير، ضمان الامتثال للوائح، متابعة مدة حفظ الملفات وإتلافها.
1- تنظيم وحفظ الملفات الطبية
يتولى قسم الأرشيف بالمستشفيات مهمة تنظيم وحفظ الملفات الطبية الخاصة بالمرضى، سواء كانت تلك الملفات ورقية أو إلكترونية، لضمان تسجيل معلومات المرضى بدقة، وتحديثها باستمرار، والحفاظ عليها بشكل آمن، من خلال القيام بما يلي:
جمع البيانات وإدخالها
يقوم القسم بجمع بيانات المرضى التي تشمل البيانات الشخصية، والتاريخ الطبي، ونتائج الفحوصات، والتشخيصات، وخطط العلاج.
تصنيف الملفات
يتم تصنيف ملفات المرضى وترتيبها وفق نظام معتمد، سواء برقم الملف، أو الاسم، أو الرقم الطبي، أو التخصص، والحفاظ عليها بتطوير أنظمة أرشفة فعالة، وتخزين كل ملف بشكل صحيح وآمن.
مساعدة المرضى
على الرغم من أن مهام قسم الأرشيف في المستشفى تركز على إدارة سجلات المرضى والحفاظ عليها، إلا أن المتخصصين فيه قد يساعدون المرضى في الوصول إلى سجلاتهم وبياناتهم، وتوجيههم في إجراءات مثل طلب تصحيح أو تعديل بياناتهم، مع الالتزام بسرية تلك البيانات.
2- ضمان دقة البيانات وسلامتها
يُعد ضمان دقة البيانات وسلامتها من المسؤوليات الأساسية لقسم الأرشيف في المستشفى، ففي ظل الدور الحيوي الذي تلعبه البيانات في القرارات الطبية المصيرية ونتائج المرضى، يتولى المتخصصين في الأرشيف مهمة الحفاظ على تلك البيانات من خلال التأكد من تسجيل كل معلومة في سجلات المرضى دقيقة وموثوقة، عبر القيام بما يلي:
- إجراء عمليات تدقيق صارمة للتحقق من دقة البيانات وتناسقها، وللتأكد من اكتمال التوثيق الطبي والتوقيعات المطلوبة، وذلك عبر أنظمة ومنصات متعددة.
- إدارة البيانات بكفاءة عبر استخدام أحدث أنظمة المعلومات الصحية.
- التنسيق مع الأقسام المعنية لاستكمال أي نواقص في السجلات.
- تنفيذ الترميز الطبي عبر ترجمة المعلومات الطبية إلى رموز معيارية واستخدامها في أغراض التأمين والفوترة لضمان الحفاظ على سجلات طبية شاملة.
مع صبّار يمكنك استقطاب كفاءات الأرشيف الطبي المؤهلة للعمل في المستشفيات، ممن يمتلكون الخبرة في حفظ السجلات الطبية، وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية، وضمان سرية معلومات المرضى وفق أعلى المعايير.
3- الحفاظ على سرية المعلومات الطبية
تشمل مهام قسم الأرشيف تنظيم وتخزين وصيانة السجلات الصحية للمرضى بما يتوافق مع المتطلبات القانونية والتنظيمية المعتمدة، ويضمن حماية المعلومات وسهولة الوصول إليها، وذلك من خلال تنفيذ ما يلي:
- تطبيق بروتوكولات صارمة لحماية المعلومات الصحية الحساسة من الوصول غير المصرح به أو الاختراقات، لإتاحة الوصول إلى السجلات فقط للأشخاص المخولين، وضمان عدم وصول أي شخص غير مصرح له إلى الملفات الحساسة.
- استخدام أنظمة نسخ احتياطي لعمل نسخ من جميع الملفات، لضمان الحفاظ على المعلومات في حال حدوث أي خلل أو حدث طارئ.
- وضع بروتوكولات تضمن تمكين مقدمي الرعاية الصحية من الوصول السريع والفعال إلى المعلومات اللازمة، دون الإخلال بخصوصية المرضى، باستخدام أدوات تشفير متقدمة وأنظمة تحقق آمنة.
اقرأ أيضا: مهام قسم التدريب والتطوير والبحث
4- تسلم واسترجاع الملفات الطبية
يُكلف قسم الأرشيف في المستشفى بتزويد الأطباء والتمريض والأقسام الطبية بملفات المرضى عند الحاجة للعلاج أو المتابعة، وذلك عند التقدم بطلب رسمي بذلك، وهو ما يتم عبر نظام السجلات الطبية الإلكتروني أو من خلال نموذج طلب ورقي معتمد في حال عدم توفر النظام الإلكتروني.
عندما ينفذ قسم الأرشيف طلب تسليم الملف، يقوم بتسجيل عمليات استعارة الملفات وتحديد الجهة المستلمة وسبب الاستعارة ووقت الإرجاع، لضمان الحفاظ على العدد الصحيح للملفات الطبية المُسجلة.
عند استرجاع قسم الأرشيف الملفات الطبية، يتم مراجعتها جيدًا للتأكد من إضافة جميع التقارير الجديدة، وترتيب المستندات بشكل صحيح، ثم يُعاد حفظ الملف في موقعه الأصلي، مع تسجيل عملية الإرجاع رسميًا في النظام.
تزودك صبّار بموظفين مؤهلين وذوي خبرة في إدارة الوثائق والسجلات الصحية، القادرين على التعامل مع الضغط، الدقة في العمل، والالتزام بالإجراءات، والتعاون مع الأقسام الطبية والإدارية.
5- إعداد سجلات الدخول والخروج
قسم الأرشيف في المستشفى هو المسؤول عن إعداد سجلات خاصة توثق دخول وخروج المرضى، فعند دخول مريض إلى المستشفى، يقوم القسم بإنشاء سجل يوضح تاريخ الزيارة وسببها، وعند مغادرة المريض المستشفى، يتم إنشاء سجل يوضح موعد مغادرة المريض وانتهاء فترة تلقيه الرعاية داخل المستشفى أو المنشأة الصحية.
من خلال سجلات الدخول والخروج التي يقوم قسم الأرشيف بإعدادها، تضمن المستشفى حمايتها من أي مساءلة قانونية في حال حدوث أي طارئ.
6- تحليل البيانات الطبية
لا تقتصر مهام قسم الأرشيف في المستشفى على جمع وحفظ البيانات الطبية فحسب، بل تشمل أيضًا تحليل تلك البيانات المعقدة من أجل تحويلها إلى رؤى ذات معنى تُستخدم في تحسين تقديم الرعاية الصحية ونتائج المرضى.
يقوم قسم الأرشيف بتحليل البيانات الطبية من خلال جمع البيانات بدقة من مصادر متعددة، مثل السجلات الصحية الإلكترونية (EHRs)، ونتائج المختبرات، والتاريخ الطبي للمرضى، والتأكد من اكتمال ودقة تلك البيانات، ثم استخدام أدوات التحليل المتخصصة في اكتشاف الاتجاهات والأنماط، ومن ثم استخراج معلومات قابلة للتنفيذ تساعد في دعم القرارات السريرية، وتحسين العمليات التشغيلية، والارتقاء بجودة رعاية المرضى.
7- إعداد التقارير
من مسؤوليات قسم الأرشيف في المستشفى، إعداد تقارير دورية شاملة عن عدد الملفات، حالات الإدخال والخروج، ونسب الاستخدام، وهي التقارير التي يعتمد عليها مقدمي الرعاية الصحية، والإداريين، وواضعي السياسات، في اتخاذ قرارات مستنيرة قائمة على البيانات الدقيقة، كما يتم رفع تلك التقارير للجهات الرقابية أو التأمينية عند الطلب.
ويتابع قسم الأرشيف استخدام التقارير ومدى فعاليتها في دعم اتخاذ القرارات وتحسين الأداء، ويقوم بتحديث البيانات بشكل دوري لإعداد تقارير مستقبلية دقيقة.
سواء كنت حديث التخرج أو لديك خبرة في أقسام الأرشيف بالمستشفيات وتبحث عن فرصة عمل مناسبة، تنشر صبّار عدد كبير من الوظائف الشاغرة في هذا المجال بما يناسب مؤهلاتك وخبراتك، ابدأ بالبحث لتنطلق في مسار مهني ناجح.
8- ضمان الامتثال للوائح
يضطلع قسم الأرشيف في المستشفى بمسؤولية التأكد من التزام المستشفى بالقوانين واللوائح ذات الصلة فيما يخص إدارة المعلومات الصحية، وهو ما يتحقق من خلال تنفيذ عدة إجراءات تشمل:
- المداومة على تقييم وتحديث بروتوكولات الأمان، لحماية المعلومات الحساسة، ومنع الوصول غير المصرح به وتسريبات البيانات.
- الاحتفاظ بالسجلات لفترات الاحتفاظ المطلوبة وفق سياسات المؤسسة والمتطلبات القانونية.
- تدريب العاملين في المستشفى على جميع لوائح إدارة المعلومات الصحية.
- إجراء تدقيقات دورية للتحقق من التزام جميع العمليات بمعايير إدارة وتنظيم المعلومات الصحية.
- مواكبة التغيرات التشريعية في تلك القوانين واللوائح عبر إنشاء وتحديث السياسات والإجراءات، وتعديل سياسات المستشفى وفقًا لذلك.
9- متابعة مدة حفظ الملفات وإتلافها
يقوم قسم الأرشيف في المستشفى بتحديد مدة الاحتفاظ بالملفات الطبية حسب القوانين والأنظمة الصحية المعتمدة، وتحديد السجلات التي لم تعد ضرورية، وإعداد قوائم بالملفات التي انتهت مدة حفظها.
يتعامل قسم الأرشيف مع السجلات المنتهية بالإشراف على إتلافها والتخلص منها بطريقة آمنة وفقًا لسياسة المؤسسة للاحتفاظ بالسجلات، مثل التقطيع باستخدام آلات التدمير للملفات الورقية، أو حذف البيانات الإلكترونية بشكل كامل من الأنظمة والحواسيب، أو استخدام برامج متخصصة لمحو البيانات، مع توثيق عملية الإتلاف بشكل رسمي.
استقطب كفاءات الأرشيف الطبي مع صبّار
ندرك في صبّار أن الأرشيف الطبي هو العمود الفقري للمعلومات الصحية، لذلك نوفر لك أفضل مختصي الأرشيف بالمستشفيات المدربين على التعامل مع السجلات الطبية، وأنظمة إدارة المعلومات الصحية، وسياسات الخصوصية وسرية البيانات.
تلبي صبّار جميع احتياجاتك من الموظفين، سعوديين أو أجانب، حديثي التخرج أو بخبرة، المؤهلين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، بادر بالتواصل معنا لسد شواغرك الوظيفية باحترافية وفي وقت قياسي.
الخاتمة:
يختص قسم الأرشيف في المستشفى بتنظيم وحفظ السجلات الطبية للمرضى، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، مع ضمان دقتها وتحديثها المستمر وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
ويشمل ذلك جمع بيانات المرضى وتصنيف الملفات وفق أنظمة معتمدة، وتقديم الدعم للمرضى في ما يخص الوصول إلى سجلاتهم أو تعديل بياناتهم، إضافة إلى تسليم واسترجاع الملفات للأقسام الطبية مع توثيق عمليات الاستعارة والإرجاع. كما يحرص القسم على إعداد سجلات الدخول والخروج، وتحليل البيانات الطبية، وإعداد تقارير دورية تدعم اتخاذ القرارات الإدارية والطبية المبنية على معلومات دقيقة.
إلى جانب ذلك، يتحمل قسم الأرشيف مسؤولية حماية سرية المعلومات الطبية والالتزام باللوائح والقوانين المنظمة لإدارة المعلومات الصحية، من خلال تطبيق أنظمة أمان متقدمة، والنسخ الاحتياطي، والتدقيق الدوري على السجلات.
كما يتابع مدد الاحتفاظ بالملفات ويشرف على إتلاف السجلات المنتهية بطرق آمنة وموثقة، بما يضمن الامتثال القانوني وحماية المستشفى من المخاطر. ويسهم هذا الدور المتكامل في رفع جودة الرعاية الصحية، وتحسين كفاءة العمل، والحفاظ على حقوق المرضى والمؤسسة على حد سواء.
