أهمية الوصف الوظيفي

أهمية الوصف الوظيفي وفوائده العديدة جعلت المؤسسات على اختلاف صناعتها تحرص على صياغة تلك الوثيقة المهمة بأعلى قدر من الاحترافية، إذ يساعد الوصف الوظيفي على توضيح المهام والمسؤوليات المطلوبة لكل وظيفة داخل المؤسسة، ووضوح التوقعات بين أصحاب العمل والموظفين، مما يعزز من كفاءة عملية التوظيف ويساعد في جذب الكفاءات المناسبة، وفي هذا المقال نوضح ما هي فوائد الوصف الوظيفي.

أهمية الوصف الوظيفي:

يلعب الوصف الوظيفي دورًا محوريًا لكل من المرشحين والمؤسسات. فهو يزود المرشحين بفهم واضح للمهام والمسؤوليات، ويساعدهم على تقييم مؤهلاتهم ومدى توافقها مع متطلبات الوظيفة. كما يمكنهم من تخصيص سيرهم الذاتية بما يتناسب مع متطلبات الدور الوظيفي واكتشاف جوانب تحتاج إلى تطوير. بالمقابل، تستفيد المؤسسات من الوصف الوظيفي في جذب الكفاءات المناسبة وتقليل الوقت الضائع في مقابلة مرشحين غير مؤهلين، مما يعزز من كفاءة عملية التوظيف.

يساهم الوصف الوظيفي في تعزيز الشفافية والاستقرار، حيث يساعد المرشحين على اتخاذ قرارات مهنية واعية ومعرفة ثقافة المؤسسة والتأكد من توافقها مع قيمهم. أما بالنسبة للمؤسسات، فهو أداة مهمة لتحديد الأدوار بوضوح، وإدارة الأداء، وتخطيط التعاقب الوظيفي. بالإضافة إلى ذلك، يضمن الوصف الامتثال القانوني ويحدد التعويضات والمزايا بشكل عادل، مما يعزز ولاء الموظفين ويقلل من معدلات الدوران الوظيفي.

من خلال الفقرات التالية نوضح أهمية الوصف الوظيفي لكل من المرشحين والمؤسسات:

أهمية الوصف الوظيفي للمرشحين:

بالنسبة للمرشحين، تتعدد فوائد إنشاء الأوصاف الوظيفية لهم، التي تشمل ما يلي:

1- التعرف على متطلبات الوظيفة

عندما يقرأ المرشح الوصف الوظيفي الذي يحتوي على معلومات تخص الوظيفة من حيث المهام والمسؤوليات، أوقات العمل، أسلوب العمل، الراتب المتوقع، وعملية المقابلة، فهو يتمكن من تحديد ما يتوقعه صاحب العمل منه عند شغل الوظيفة الشاغرة، مما يساعده على اتخاذ قرار التقدم للوظيفة من عدمه.

2- مراجعة المؤهلات المطلوبة

من خلال قراءة الوصف الوظيفي، يتمكن المرشح من تحديد الحد الأدنى من المتطلبات لشغل الوظيفة التي يسعى إليها، وهي الخبرة، المهارات، الشهادات، والتراخيص المطلوبة، وبالتالي يحدد المرشح مدى أهليته للتقدم للوظيفة.

3- تقييم مدى ملاءمة المرشح للوظيفة

يستفيد المرشح من الوصف الوظيفي في الحصول على لمحة عامة عما هو متوقع منه في حال قبوله بالوظيفة الشاغرة، كما أن إطلاعه على الأنشطة اليومية والمسؤوليات الأخرى للوظيفة، يساعده على تحديد مدى ملاءمة الوظيفة لقدراته ومهاراته، وبالتالي يتجنب التقدم لوظائف لا تتوافق وإمكانياته وكفاءته.

4- تخصيص السيرة الذاتية

من أبرز فوائد الوصف الوظيفي للمرشح، استخدامه في تخصيص سيرته الذاتية بطريقة تظهر مدى ملاءمته للوظيفة، إذ يعمل المرشح على تضمين الكلمات المفتاحية والمهارات والمتطلبات الأخرى المذكورة في هذا الوصف بسيرته الذاتية، لتوضيح لماذا هو المرشح المثالي للوظيفة.

5- طرح الأسئلة خلال المقابلة

يمكن أن يستخدم المرشح الوصف الوظيفي في طرح الأسئلة على المحاور خلال المقابلة الشخصية، تلك الأسئلة التي تعكس اهتمامه بالوظيفة ويزيد من فرصه في الحصول عليها، إذ يستعين بهذا الوصف في إثبات تفهمه تمامًا توقعات ومتطلبات صاحب العمل.

6- اكتشاف الفجوات في الملف الشخصي

من خلال الوصف الوظيفي، يتمكن المرشح من اكتشاف الفجوات في ملفه الشخصي، لأن هذا الوصف يحدد المهارات الفنية والمهارات الشخصية المطلوبة لوظيفة معينة، وعندما يقرأ المرشح أوصاف وظيفية متعددة، قد يلاحظ اشتراط امتلاك مهارات محددة، مما يساعده على تحديد مجالات التحسين لديه، وتطوير المهارات التي يفتقر إليها.

7- فهم ثقافة المؤسسة

يتضمن الوصف الوظيفي معلومات عن مهام المؤسسة وأهدافها وثقافتها، مما يساعد المرشح في تحديد ما إذا كانت تلك المؤسسة تتوافق مع معتقداته وقيمه المهنية والشخصية، وبالتالي يتخذ القرار الصحيح بالنسبة له سواء بالتقدم للوظيفة أو صرف النظر عنها.

وبخلاف ما سبق، يستفيد المرشح من معرفة ثقافة المؤسسة في الوصف الوظيفي باستخدام كلمات محددة متعلقة بها في رسالة التغطية والسيرة الذاتية وخلال المقابلة، حتى يظهر لصاحب العمل أنه قام ببحث حول المؤسسة ويهتم بأن يكون جزءًا من الفريق.

8- إعداد سيرة ذاتية ATS

يُعد الوصف الوظيفي هو المرجع الذي يستخدمه المرشح في إعداد سيرته الذاتية لتكون متوافقة مع نظام تتبع المتقدمين ATS الذي تستخدمه المؤسسات في فحص السير الذاتية قبل وصولها إلى مدير التوظيف، إذ يتيح هذا الوصف للمرشح تحديد الكلمات المفتاحية التي يجب تضمينها للامتثال لنظام تتبع المتقدمين.

9- تطوير المسار الوظيفي

من خلال الوصف الوظيفي، يتمكن الموظف من معرفة المهارات والمؤهلات المطلوبة لدوره الحالي والإمكانات المستقبلية للتقدم داخل المؤسسة، مما يسهل عليه التخطيط لتطوير مساره الوظيفي وتحقيق التقدم المهني الذي ينشده.

10- معرفة كيفية التقدم للوظيفة

يحتوي الوصف الوظيفي على إرشادات توضح للمرشح كيفية التقدم للوظيفة الشاغرة، إذ تختلف طريقة التقديم حسب الأدوار والصناعات، فهناك بعض المؤسسات تطلب من المرشحين إرسال رسالة تغطية مع الطلب، والبعض الآخر تمنح المرشح حرية الاختيار في ذلك، وبالتالي عندما يقرأ المرشح الوصف الوظيفي، يتمكن من تحديد طريقة التواصل المفضلة لدى مدير التوظيف والتقديم وفقًا لذلك.

11- حل النزاعات

في حال وقوع أي نزاع بين الموظف وصاحب العمل، أو بين الموظفين حول مهام ومسؤوليات الوظيفة، يتم الرجوع إلى الوصف الوظيفي لحل تلك المشكلة، لأنه يحدد مهام ومسؤوليات كل موظف بوضوح.

12- تعزيز الإنتاجية

عندما يفهم المرشح المتطلبات المحددة للوظيفة التي يتقدم إليها وينجح في الالتحاق بها، فهو يعمل على بذل قصارى جهده لإنجاز المهام المطلوبة منه لتلبية تلك التوقعات بل وتجاوزها، مما يجعل هذا الوصف بمثابة مفتاحًا لتحفيز الموظفين وزيادة إنتاجيتهم.

13- تحقيق الاستقرار الوظيفي

يلعب الوصف الوظيفي دورًا فعالًا في تحقيق الاستقرار الوظيفي للموظفين، فعندما يتعرف المرشح على تفاصيل الوظيفة بشكل دقيق، يتمكن من اتخاذ قرار مستنير بشأن مدى مناسبة الوظيفة له من حيث المتطلبات والأهداف المهنية، مما يساعد على استقراره الوظيفي على المدى البعيد.

أهمية الوصف الوظيفي للمؤسسات:

فيما يخص المؤسسات، فإن إعداد الوصف الوظيفي بطريقة احترافية يعود عليها بالعديد من الفوائد، تشمل ما يلي:

1- جذب المرشحين المؤهلين

عندما تنشئ المؤسسات أوصاف وظيفية احترافية لوظائفها الشاغرة، فهي تضمن جذب المرشحين المؤهلين لشغل تلك الوظائف، نظرًا لأن هذا الوصف يسرد بوضوح الأدوار والمسؤوليات والمؤهلات والتوقعات، بما يساعد على تكوين فكرة واقعية عن الوظيفة لكل مرشح، وبالتالي يتقدم المرشح الأكثر تأهيلًا وتوافقًا مع تلك المتطلبات.

2- تلبية توقعات صاحب العمل

عند كتابة الوصف الوظيفي بشكل احترافي، فهو يحدد مجموعة واضحة من التوقعات التي يمكن لصاحب العمل توصيلها إلى المرشحين، وعندما يكون لدى كل مرشح فهمًا واضحًا حول مسؤولياته وواجباته، فإنه سوف يعمل بكفاءة وفعالية أكبر في دوره اليومي، وهو ما يؤدي في النهاية إلى تلبية توقعات صاحب العمل.

3- إدارة الأداء

يُعد الوصف الوظيفي وسيلة أساسية تلجأ إليها المؤسسات عند تقييم أداء الموظفين، لأنه بمثابة المعيار الذي يمكن من خلاله قياس أداء الموظف، ومعرفة مدى التزامه بأداء واجباته ومسؤولياته والأهداف التي يجب أن يحققها طبقًا لما هو مذكور في الوصف، وقياس أوجه القصور في الأداء أو المجالات التي يتفوق فيها الموظف، مما يساعد في إجراء تقييمات أداء عادلة وموضوعية وتحديد مجالات التطوير والتدريب.

4- تحديد احتياجات التدريب والتطوير المهني

تستخدم المؤسسات الوصف الوظيفي لتحديد المهارات والكفاءات المطلوبة للوظيفة، وبالتالي تتمكن من تحديد احتياجات التدريب وفرص التطوير المهني للموظفين، وهي عملية ضرورية من أجل إدارة المواهب والتخطيط للتعاقب الوظيفي.

5- تحقيق التخطيط التنظيمي

يضمن الوصف الوظيفي فهم الموظف الدور الذي يؤديه داخل المؤسسة، وهو ما يفيد المؤسسات في تحقيق التخطيط التنظيمي، ويساعدها على تنظيم الفرق والأقسام وتحديد الفجوات في القوى العاملة لديها.

6- ضمان الامتثال القانوني

يساعد الوصف الوظيفي الواضح في حماية المؤسسات من أية مخاطر متعلقة بعملية التوظيف، لأنه يُعد دليلًا على استخدامها معايير عادلة في عملية التوظيف وتقييم الأداء ومنح الأجور والتعويضات، بما يضمن امتثالها لقوانين وأنظمة العمل، ويمكنها من الدفاع عن نفسها ضد ادعاءات التمييز أو ممارسات العمل غير العادلة.

7- التخطيط الاستراتيجي

لا تقتصر فوائد الوصف الوظيفي للمؤسسات على نشر الإعلانات الوظيفية فحسب؛ بل تستخدمه أيضًا في التخطيط لمستقبل العمل داخلها، لأن هذا الوصف يتيح للمديرين إدارة عدد الموظفين وتوفير رؤية ضرورية لتخطيط التعاقب.

8- تحديد التعويضات والمزايا

عندما تشرع المؤسسة في تحديد التعويضات والمزايا المتوافقة مع مسؤوليات الوظيفة ومعايير الصناعة، فهي تلجأ إلى الوصف الوظيفي في ذلك للتأكد من أن التعويضات والمزايا التي تضعها مناسبة لكل دور وظيفي.

9- توفير وقت التوظيف

يساعد الوصف الوظيفي في توفير الوقت المُستغرق في عملية التوظيف، وهو الوقت المهدور في إجراء مقابلات شخصية مع مرشحين غير مؤهلين، لأن هذا الوصف يحدد المؤهلات، مستويات الخبرة، والمهارات المطلوبة بدقة، وبالتالي يضمن تقدم المرشحين المناسبين فقط مع تلك المعايير، ويمنع الأشخاص غير المناسبين أو غير الجادين من التقديم.

10- زيادة الاحتفاظ بالموظفين

يوفر الوصف الوظيفي للمرشح لمحة عامة لما ستكون عليه حياته المهنية في المؤسسة، لذلك كلما كان هذا الوصف دقيقًا واحترافيًا، زادت فرص استمتاع الموظف بعمله وزيادة ولائه للمؤسسة، وهو ما يساعدها على زيادة الاحتفاظ بالموظفين وتقليل معدل الدوران الوظيفي داخلها.

11- تحقيق العدالة في الرواتب

يساعد الوصف الوظيفي في تحديد القيمة السوقية للوظيفة، ومن خلاله تحدد المؤسسة رواتب الوظائف بشكل عادل، فلا يحدث أي تفاوت في الأجور بين الموظفين في نفس الدور.

كوّن أفضل فريق عمل بالتعاون مع صبّار

إذا كنت تسعى لاستقطاب أفضل المواهب في سوق العمل السعودي وضمها إلى فريق عملك، يمكنك الاعتماد على منصة صبّار للتوظيف في تنفيذ هذه المهمة بكفاءة ونجاح.

سواء كنت بحاجة إلى توظيف موظفين بدوام كامل أو دوام جزئي، يعملون من مقر العمل أو عن بُعد، فإن صبّار تضمن لك تزويدك باحتياجاتك من الموظفين المؤهلين للعمل وفقًا لمتطلبات العمل لديك، كما تمكنك من إجراء مقابلات سريعة مع المرشحين لاتخاذ قرار التعيين بسهولة وسرعة.

الخاتمة:

يعد الوصف الوظيفي أداة أساسية للمرشحين في عملية اتخاذ القرار بشأن التقدم للوظائف. من خلاله، يتمكن المرشحون من فهم متطلبات الوظيفة بوضوح، بما في ذلك المهام والمسؤوليات، المؤهلات المطلوبة، وساعات العمل، مما يساعدهم على تحديد مدى توافقهم مع الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك، يمنحهم الوصف الفرصة لمراجعة المهارات والخبرات المطلوبة، والتأكد من ملاءمتهم للوظيفة، مما يسهم في تخصيص سيرتهم الذاتية وطرح أسئلة قيمة خلال المقابلة. كما يساعد الوصف الوظيفي المرشحين على اكتشاف الفجوات في مهاراتهم ويعزز من تطورهم المهني.

وبالنسبة للمؤسسات، فإن الوصف الوظيفي هو أداة أساسية تساعد المؤسسات في جذب المرشحين المؤهلين وتوضيح التوقعات بشكل دقيق، مما يساهم في تحسين الأداء العام وتحقيق أهداف العمل. يتيح الوصف الوظيفي للمؤسسات إدارة الأداء بشكل أكثر فعالية، حيث يتم تقييم الموظفين بناءً على معايير محددة مسبقًا، مما يساعد في تحديد احتياجات التدريب والتطوير. كما يساهم في ضمان الامتثال للقوانين وحماية المؤسسة من المخاطر القانونية. علاوة على ذلك، يسهل الوصف الوظيفي في التخطيط الاستراتيجي، تحديد التعويضات العادلة، وتوفير الوقت في عملية التوظيف، مما يعزز استقرار الموظفين وولائهم.

وفي الختام، يُعد الوصف الوظيفي أداة مهمة للشركات والموظفين على حد سواء، فمن خلال دوره في وضوح الأدوار والمسؤوليات وتحديد التوقعات، يمكن لطرفي التوظيف تجنب سوء الفهم، وتنفيذ عملية التوظيف بفعالية وكفاءة ونجاح.