تعاني فروع تجارة التجزئة من عدد من المشاكل التي تؤثر بشكل مباشر على مبيعات الفرع، وإنتاجية الموظّفين، وأداء الشركة بشكل عام. تتعدد هذه المشاكل بين طابور انتظار طويل، وغيابات مفاجئة، وعدد موظفين غير كافي، وازدحام موسمي، ومنتجات في غير أماكنها.
تزداد حدّة هذه المشاكل مع زيادة الضغط، وتُلاحظ خلال المواسم أكثر.
لو نظرنا للعامل الأساسي المؤثر في تغيير كل هذه المشاكل فالإجابة تشير إلى: الموظفين📍. عدد الموظفين، وجودة عملهم، وسرعة أدائهم تصنع الفرق!
الجدولة المتقلّبة وغير المنظمة تؤثر أيضًا على أداء الموظفين وعلى حماسهم وانضباطهم في العمل.
في دراسة أجرتها الباحثة جوان سي ويليامز مع عدد من الباحثين حول تأثير جدولة الموظفين على أداء ٢٨ فرع من فروع شركة “قاب” للملابس. كانت النتيجة الأساسية التي تم التوصل لها هي: “الجدولة المنظّمة للموظفين ترفع المبيعات والإنتاجية”. رغم أن هذه الدراسة ليست الوحيدة من نوعها، عدد من دراسات التشغيل قبلها نظرت لمشكلة أساسيّة يواجها قطاع التجزئة وهي قلة عدد الموظفين، إلا أن نتيجة هذه الدراسة تحديدًا قدّمت نتائج مبنيّة على تجربة.
تناولت الدراسة أيضًا تأثير مشاكل الجدولة إداريًا من ناحية الجهد والوقت المُستهلك في وضعها، وتعديلها، وتغييرها. التعديلات المتكررة والتنسيق بين الموظفين ومحاولة إيجاد موظف بديل وفاهم تستهلك موارد بشريّة وتبعًا لها، موارد ماديّة كبيرة.
طبّق الباحثين عدد من التغييرات في الفروع، وكلها مرتبطة بجدولة الموظفين، حتى يقيسون حجم التأثير اللي ممكن تصنعه الجدولة المناسبة. في نتائج الدراسة، ارتفعت مبيعات الفروع التي تم ضبط جداول موظفيها بنسبة ٧٪ (مقارنةً بنسبة الارتفاع المرجوّة عادةً في القطاع، وهي ١-٢٪). كما ارتفعت إنتاجية العمل بنسبة ٥٪
وجدت الدراسة أيضًا أنه بينما تركّز الشركات في قطاع التجزئة كثيرًا على رفع المبيعات من خلال زيادة عدد العملاء والتسويق المباشر، تمكّن الباحثين من رفع المبيعات من خلال الاستثمار في تنظيم الموارد البشريّة الذي حوّل زيارات العملاء إلى مبيعات 🔥
وعلى الصعيد المحلي، لاحظنا أثناء عملنا مع عدد من الشركاء أن الجدولة واحدة من أهم نقاط الضعف التي تتطلب تعديل مستمر وتتسبب في كثير من المشاكل والحاجة الطارئة لموظفين.
إذا نظرنا للمسبّبات، غالبًا جداول الموظفين تتغير بشكل متكرر بسبب واحد من السببين التالية:
١. ضعف التواصل.
سواءً بين الإدارة العامة ومشرفين الفروع، أو بين المشرفين والموظفين، أو الإثنين! 🏃🏽
ضعف التواصل يعني أن الجدول يتغير بشكل مستمر لكن غير ثابت (يعني التغيير مايكون شهري أو كل أسبوعين، أحيانًا يصل إلى أكثر من مرة في الأسبوع، أو بشكل شبه يومي) لعدة أسباب. منها: تغيير المشرفين للجداول دون إعلام إدارة التشغيل، أو التغيبات المفاجئة للموظفين، أو بسبب سوء تنظيم الجدول بحيث لا يوافق عدد الموظفين احتياج العملاء (الجدولة العشوائية).
٢. عدد الموظفين ومواسم الاحتياج.
في دراسة الباحثة ويليامز، وجدوا أن ٣٠٪ فقط من مشاكل الجدولة (تغيير الجداول بشكل متكرر ومفاجئ) سببه ازدحام العملاء. مما يعني أن تغيّر أو زيادة عدد وطلب العملاء لا يعتبر السبب الرئيسي في تقلّبات الجداول، بل المشكلة تكمن في قلة عدد الموظفين عند ساعات الاحتياج.
كثير من الشركات تعتمد على توظيف موظفين بدوام كامل (Full-time) فقط، وغالبًا يكون عدد الموظفين لا يلاقي احتياجات الفرع، كيف؟
لمعظم القطاعات (خصوصًا قطاع التجزئة) مواسم وفترات يرتفع فيها طلب العملاء وزياراتهم، وتبعًا لذلك، ترتفع المبيعات عن الفترات الأخرى خلال السنة. على سبيل المثال، مواسم الأعياد لمحلّات الحلويات والملابس، أو رمضان لنقاط بيع الأغذية والتمور.
الجهل بهذه الفترات والمواسم يعني العجز عن ملاقاة الطلب المتزايد وتغطيته. تعني أيضًا أنه خلال فترات الركود المتوقعّة، قد تُتَخذ إجراءات غير ضرورية ولها عواقب وخيمة (مثل إغلاق فرع، أو خفض عدد الموظفين) بسبب الجهل بالمسبب الحقيقي!
الواقع أنه يدخل في تنظيم الجدول عدد من الأمور التي تصعّب عملية التنظيم والجدولة. مثل: حجم الفرع، وعدد الموظفين المتاحين، وفترات الضغط المختلفة.
كيف تجدول موظّفينك بطريقة تناسب عملك؟
1. انتبه لأرقامك
الأرقام التي نقصدها هنا هي بيانات الفروع والسوق بشكل عام وجدولة الموظفين بناءً عليها. إذا عرفت المواسم اللي يزدحم فيها عملك أكثر، بتعرف كيف تنسّق جداول الموظفين اللي عندك ومتى تستعين بموظفين عمل مرن لتغطية الاحتياج الإضافي.
بتعرف أيضًا الفترات الراكدة في عملك وتقرر جدولتك بمرونة أكثر خلالها. حرصك على متابعة فترات الضغط والمواسم المزدحمة لعملك (وغير المزدحمة) تساعدك على معرفة وتحديد عدد الموظفين المطلوبين في كل فترة. بذلك، تقدر تعرف كم موظف تحتاج بداوم كامل، ومتى تحتاج موظفين عمل مرن (اقرأ: ٥ أسباب رئيسية لاستخدام العمل المرن في الشركات).
2. كن واضحًا وصارمًا في القوانين!
تأكد من توضيح قوانين الحضور والانصراف، وساعات العمل، ونظام الإجازات بكافّة أنواعها. أولًا، أدرجها لكل موظّف في العقد كما هو مطلوب قانونيًا. ثانيًا، نسّق مع مشرف أو مدير الفرع لضمان الالتزام بالقوانين. ثالثًا، جرّب استخدام برنامج حضور وانصراف.
وضوح القوانين يعني تحمّل الموظّف للمسؤولية، ويجعل الخطوات التابعة لأي تصرف أو مخالفة للقوانين واضحة ونظاميّة 😌
.
٣. احرص على جدولة موظفينك في فترات دورية متكررة
الجدولة كل أسبوعين أو كل شهر (بدال الجدولة الأسبوعية) تعطي الموظفين الفرصة لترتيب مواعيدهم وارتباطاتهم الأخرى بحيث تتماشى مع جداولهم. حاول الاستعانة ببرامج مخصصة لجدولة الموظفين (عوضًا عن الإكسل).
تساعدك البرامج في تسهيل التواصل بين الموظفين، ومتابعة ساعات العمل (مما يجعل معرفتك لأي موظف متاح عند الطوارىء أسهل). كما تحفظ وقتك ووقت الموظفّين لأن الخيارات المتاحة تتطلب جهد يدوي أقل 🙏🏻
٤. خذ برأي موظفينك
مع الجدولة الدورية، احرص على مشاركة الجدول مع الموظفين بمدة زمنية كافية (قبل بداية الشهر بأسبوعين لثلاثة أسابيع). احرص أيضًا على إضافة خطوة “قبول/تأكيد” الجدول من كل موظف حتى تعرف ملائمة الجدول له في وقت مبكّر.
يمكنك إضافة هذه الخطوة من خلال البريد أو من خلال الرسائل، أو من خلال التطبيق المُستخدم للجدولة. إشراك الموظف في اتخاذ القرار عن جدول عمله يساعد في خلق بيئة مهنيّة داعمة، وينعكس بشكل إيجابي على رضا الموظف واستمراريته (اقرأ: لماذا يستقيل الموظف السعودي من عمله في التجزئة؟ الراتب مو أهم شيء!).
٥. استعِن بموظفي العمل المرن
تناولت دراسة الباحثة ويليامز تأثير مشاكل الجدولة إداريًا من ناحية الجهد والوقت المُستهلك في وضعها، وتعديلها، وتغييرها. حيث أن التعديلات المتكررة والتنسيق بين الموظفين ومحاولة إيجاد موظف بديل وفاهم تستهلك موارد بشريّة وماديّة كبيرة!
في هذه الحالة، يعتبر موظفي العمل المرن خيارك الأمثل، تقدر تستعين فيهم لفترات معيّنة ومدروسة. يساعد وجودهم تنظيم جدولك بدون ارتباط طويل الأمد، وبتكلفة أقل! (اقرأ: ما هي تكلفة التوظيف المرن الجديد مقارنة بتكلفة موظفيك؟).
إضافةً إلى ذلك، يمكن أن يكون موظفي العمل المرن الداعم الأفضل لموظفينك الأساسيين خلال فترات ومواسم الضغط، وهذا يخفف عبء المهام ويجنّبك تبعات الاحتراق الوظيفي لموظفينك الأساسيين. مجموعة الحكير استفادت من هذا الخيار الداعم وحققت زيادة بنسبة ٨٠٪ في تطوير الأداء (اقرأ: مجموعة الحكير | 80% تطوير في الأداء عند التوظيف بالعمل المرن “بارت-تايم”).
صبّار تساعدك من ناحية تحديد احتياجك لموظفي العمل المرن من خلال التحقق من نشاط عملك وطريقته، وتحديد احتياج السوق وفترات المواسم والضغط. إضافةً إلى إتاحة موظفين عمل مرن لك حسب فترات احتياجك بشكل شهري، ومساعدتك في إدارتهم وتشغيلهم، وهذا بدوره يخفف عليك موارد بشريّة وماديّة كبيرة على المدى البعيد! 🚀
بالتالي، جدولتك لموظفينك بتكون دقيقة ومنتظمة أكثر لأنها صارت مبنيّه على الاحتياج المدروس، لا على التوقعات والاحتمالات 🌵
