سكرتير تنفيذي📣 إعلان

انضم إلى استثمار الأوقاف كأمين تنفيذي!
نحن نبحث عن أمين تنفيذي منظم للغاية لإدارة مكتب الرئيس التنفيذي.

غرض الوظيفة:
أمين المكتب التنفيذي مسؤول عن تنظيم وتشغيل المهام الإدارية اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي. هذه الوظيفة تشرف على سير العمل السلس للأنشطة اليومية، بما في ذلك تنظيم الفعاليات، جدول الاجتماعات، والمساهمة في تحسين العمليات.

المسؤوليات الأساسية:

• التعامل مع جميع الطلبات المقدمة من الرئيس التنفيذي للمهام الإدارية.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لمكتب الرئيس التنفيذي مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• إعداد المذكرات والتقارير والتواصل حسب الحاجة.
• إدارة جدول ومواعيد الرئيس التنفيذي.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان إتمام المهام في الوقت المناسب.
• الحفاظ على أنظمة الملفات محدثة وضمان أمان البيانات.
• أرشفة الوثائق في نظام الإدارة دقة.
• رفع طلبات الشراء لمكتب الرئيس التنفيذي والمتابعة بشأن التسليمات.
• تقديم الدعم لمختلف المهام حسب طلب الرئيس التنفيذي.
• إدارة مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات حسب الحاجة.
• تسهيل الاجتماعات، إعداد المحاضر، وضمان حضور أصحاب المصلحة.

المؤهلات والمتطلبات:
- دبلوم في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب أو مجال ذو صلة.
- الحد الأدنى من 5 سنوات في دور سكرتاري.

انضم إلى أوقاف الاستثمار كأمين تنفيذ!
نبحث عن أمين تنفيذ منظم للغاية لإدارة مكتب المدير التنفيذي.

غرض الوظيفة:
يكون أمين التنفيذ مسؤولاً عن تنظيم وإدارة المهام الإدارية اليومية لمكتب المدير التنفيذي. يشرف هذا الدور على التشغيل السلس للأنشطة اليومية، بما في ذلك تنظيم الفعاليات، جدولة الاجتماعات، والمساهمة في تحسين العمليات.

المسؤوليات الأساسية:

• القيام بجميع الطلبات المقدمة من المدير التنفيذي للمهام الإدارية.
• أن يكون نقطة الاتصال الرئيسية لمكتب المدير التنفيذي للتواصل مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• إعداد المذكرات، التقارير، والاتصالات حسب الحاجة.
• إدارة جدول ومواعيد المدير التنفيذي.
• التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان إتمام المهام في الوقت المحدد.
• الحفاظ على أنظمة الملفات المحدثة وضمان أمان البيانات.
• أرشفة الوثائق في نظام الإدارة بدقة.
• رفع طلبات الشراء لمكتب المدير التنفيذي ومتابعة التسليمات.
• تقديم الدعم لمختلف المهام حسب طلب المدير التنفيذي.
• إدارة مخزون مستلزمات المكتب وتقديم الطلبات حسب الحاجة.
• تسهيل الاجتماعات، إعداد المحاضر، وضمان حضور أصحاب المصلحة.

المؤهلات والمتطلبات:
- دبلوم في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
- الحد الأدنى من 5 سنوات في دور سكرتاري.

حول الدور:
دعم كبار التنفيذيين في سابيل من خلال تقديم المساعدة الإدارية وتسهيل التواصل والتنسيق السلس بين المكتب التنفيذي والمساهمين الداخليين والخارجيين. ضمان العمليات الفعالة للمكتب التنفيذي، وإدارة جدول أعمال التنفيذي، والتعامل مع المعلومات السرية بحذر، وتسهيل تدفق المعلومات داخل المنظمة.

إدارة المكتب التنفيذي

• تبسيط تقويم التنفيذي من خلال جدولة المواعيد بكفاءة وتنسيق الاجتماعات، مما يضمن عملية سلسة وإدارة زمن محسنة للتنفيذي.
• تخطيط وتنفيذ فعاليات الشخصيات المهمة جداً (VIP)، وإدارة اللوجستيات والمتطلبات الخاصة.
• تنسيق زيارات المواقع التنفيذية، مع ضمان تنظيم الزيارات وإجرائها بسلاسة.
• قيادة المهام العامة لإدارة المكتب.
• ضمان تفاعلات استثنائية مع الزوار والمساهمين.

الدعم التنفيذي

• إظهار الدقة والانتباه للتفاصيل في إتمام تقارير النفقات.
• صياغة وإعداد المراسلات السرية بدقة.
• تنظيم خطط السفر المعقدة وإدارة الجداول الزمنية.
• الحفاظ على تنظيم ملفات التنفيذي والسجلات والمستندات.
• توفير جسر لتواصل سلس بين المكتب التنفيذي والإدارات الداخلية.

التحسين المستمر
المساعدة في تحديد الفرص للتحسين المستمر في أنظمة وعمليات سابيل.