مهمة الوظيفة:يتولى السكرتير التنفيذي مسؤولية تنظيم وإدارة المهام الإدارية اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي. بالإضافة إلى ذلك، يشرف السكرتير التنفيذي على سير العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك تنظيم وتخطيط الأحداث والمؤتمرات، جدولة وحجز الاجتماعات، والمساهمة في تحسين العمليات الإدارية، وإعداد التقارير، والتوثيق، وتقديم الدعم حسب الحاجة عبر المنظمة.
المسؤوليات الأساسية:- التعامل مع جميع الطلبات المقدمة من الرئيس التنفيذي لأي مهام إدارية.
- يعمل كحلقة وصل لمكتب الرئيس التنفيذي مع الأطراف الأخرى داخل المنظمة وكذلك مع الأطراف الخارجية.
- إعداد المستندات، المذكرات، والتقارير كما هو مطلوب.
- إدارة جدول وموعد الرئيس التنفيذي.
- التعاون مع الإدارات الأخرى لضمان إنجاز جميع المهام الموكلة من قبل الرئيس التنفيذي في الوقت المناسب.
- إنشاء ومراقبة الإجراءات لإدارة السجلات وضمان تحديث أنظمة الملفات.
- ضمان أمان وسرية البيانات أثناء التعامل مع المعلومات.
- أرشفة جميع المستندات في نظام إدارة المستندات لضمان دقة إدارة السجلات.
- رفع طلبات الشراء نيابة عن مكتب الرئيس التنفيذي ومتابعة توصيلها عند الحاجة.
- تقديم الدعم للرئيس التنفيذي في أي مهام وأنشطة يُطلب منه.
- متابعة وتحليل البيانات.
- إدارة المخزون من اللوازم المكتبية وإجراء الطلبات حسب الحاجة.
- استلام وإرسال البريد الوارد والصادر، وتنفيذ المهام ذات الصلة.
- تنظيم الاجتماعات وإعداد محاضر الاجتماعات المتعلقة بالرئيس التنفيذي.
المؤهلات والمتطلبات:- دبلوم في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
- الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة المثبتة في دور سكرتاري.
