Document Controller📣 إعلان

عن الدور

تبحث شركة المهيدب الأولى عن مسؤول وثائق دقيق ومنظم للإشراف على جميع الوثائق والمراسلات المتعلقة بالمشروع وإدارتها. هذا الدور حاسم لضمان الإدارة والتنظيم والحفظ السليم لجميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع والشركات، بما يتماشى مع المتطلبات الداخلية ومواصفات العميل. سيكون مسؤول الوثائق مسؤولاً عن دورة حياة الوثائق الكاملة، بما في ذلك استلام الوثائق والخطط ومراجعتها وتسجيلها وتوزيعها على الأطراف المعنية.

نظرة عامة على الدور

هذا المنصب بدوام كامل ومقره في الرياض، المملكة العربية السعودية. يُتوقع من مسؤول الوثائق الحفاظ على أنظمة التحكم في الوثائق، ومتابعة المراجعات، وضمان دقة تقديم الوثائق (التحكم في الإصدارات)، وأرشفة الوثائق لسهولة الاسترجاع. يتضمن الدور أيضًا التواصل مع فرق المشروع لضمان التسليم في الوقت المناسب للوثائق ودعم كفاءة سير العمل وتوفير الوثائق.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة استلام وتسجيل وتوزيع جميع وثائق ومراسلات المشروع.
• ضمان دقة وتوقيت تقديم وتوزيع الوثائق، والالتزام بالإجراءات والمعايير المعمول بها.
• الحفاظ على أنظمة التحكم في الوثائق وتحديثها، وضمان تنظيم جميع وثائق المشروع وإمكانية الوصول إليها.
• متابعة مراجعات واعتمادات الوثائق، وضمان اكتمال الوثائق وتقديمها في الوقت المناسب.
• أرشفة وثائق وسجلات المشروع بطريقة منظمة وفعالة لسهولة الاسترجاع.
• التواصل مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لتسهيل الاتصال وضمان سلاسة سير عمل المشروع.
• دعم توفير الوثائق وضمان سلامة البيانات.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من الاهتمام بالتفاصيل في جميع مهام التوثيق.
• ضمان التواصل في الوقت المناسب والدقيق فيما يتعلق بحالة الوثائق والتحديثات.
• ضمان الالتزام بممارسات صارمة ودقيقة للتحكم في الوثائق وتنفيذها.
• تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب عن حالة الوثائق.

المؤهلات والمتطلبات

• يجب أن يكون مواطنًا سعوديًا.
• حاصل على درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• إتقان اللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة وتواصل).
• أكثر من 10 سنوات من الخبرة في دور ذي صلة.

المهارات المطلوبة

• إدارة الوثائق
• حفظ السجلات
• التحكم في الإصدارات
• حزمة مايكروسوفت أوفيس
• أدوات PDF
• أنظمة إدارة الوثائق (DMS)
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية
• الانتباه للتفاصيل
• مهارات اتصال ممتازة

بيئة العمل

هذا منصب بدوام كامل يقع في الرياض، المملكة العربية السعودية.