مشرف فني

المهام والمسئوليات: المهام والمسئوليات الرئيسية:

 مهام يومية:

• متابعة حضور الأخصائي/ة للخدمة وموعد البدء بالجدول الزمني في موعده.

• متابعة حضور وغياب واستئذان المختصين والتنسيق مع باقي الفريق.

• متابعة التزام الكادر بالزي المعتمد واتخاذ الإجراء اللازم للمخالفين بالتنسيق مع شؤون الموظفين.

• استقبال استفسارات أولياء الأمور عن طريق الهاتف أو المقابلة من خلال نموذج التواصل.

• استقبال استفسارات جميع المختصين وتحديد وقت محدد بما لا يتعارض مع سير الجدول.

• تذليل الصعوبات داخل الجلسات وإيجاد حلول لدعم ومساندة المختصين.

• متابعة أداء المختصين والتزامهم بالمهام المطلوبة.

• متابعة أداء المستفيدين ومدى ملائمة المستوى التدريبي لهم بما لا يتعارض مع برنامجه بالقسم المعني تبعاً للتقارير الصادرة من ريهادوكس.

• متابعة سير الجدول الزمني بالخدمات العيادية (بواقع جلستين في الأسبوع لكل مستفيد/ة – مدة الجلسة 30 دقيقة).

• التأكد من سير البرنامج وتطبيق الأهداف واستخدام الأدوات المناسبة لذلك.

• تبليغ المختصين بموعد ولي/ة الأمر الزائر وتنسيق الزيارة وفق جدول المستفيد.

• متابعة كتابة التدريبات المنزلية في سجلات المتابعة وإسناد التدريبات المنزلية للمستفيدين على نظام ريهادوكس.

• متابعة حجز وتنفيذ المختصين للجلسات التدريبية على نظام ريهادوكس حسب جدول المستفيد/ة المحدد له مسبقاً.

• متابعة إدخال جلسات متابعة السلامة اليومية التابعة للخطة الإدارية.

• متابعة الالتزام بالتدريب على المهارات الاستقلالية 

 مهام أسبوعية:

• إتمام متطلبات الإشراف الفني على جوجل درايف (Google Drive) والتأكد من رفعها حسب ما هو موضح في الأدلة الفنية بالنماذج المعتمدة.

• متابعة تطبيق شروط استيفاء الجلسات التدريبية وعدد المجالات والأهداف المعتمد تنفيذها في الجلسة التدريبية.

• استلام الأوراق المطلوب تصويرها للمختصين وإرسالها للمسؤول عن ذلك ومتابعة تسليمها.

• حصر احتياجات القسم من صيانة وأدوات وطلبات شراء ورفعها للمسؤول.

• إعداد جدولة الزيارات الإشرافية وتقييم الأداء الوظيفي للمختصين.

• إعداد سجل الزيارات الخارجية للقسم وملف ولي/ة الأمر الزائر مع توثيق ذلك بالنماذج المعتمدة.

• إعداد وتحديث جداول الخدمات المساندة بأسماء جميع المستفيدين الملتحقين بالخدمة.

• التحديث على ملفات المستفيدين داخل البرامج والخدمات العيادية.

• الاطلاع على الخطط ومتابعة سير البرنامج التدريبي ومناقشة التحديات.

• متابعة تعبئة سجلات الحضور للمستفيدين في جميع الخدمات والبرامج التأهيلية واستكمال سجل حصر الجلسات مع الفصول.

• متابعة تعبئة الخطط التشغيلية للعيادات واكتمالها.

• جدولة زيارات لعينة عشوائية ومختلفة للتأكد من ملائمة الخطط التدريبية.

• التأكد من اتباع وسائل التعزيز المناسبة خلال الجلسات التدريبية.

• متابعة تدريب المختصين الجدد وتحديث مهام التدريب وفق الخطة التدريبية الخاصة بهم.

• التواصل مع مشرفي كافة الأقسام لمتابعة سير العمل وتذليل الصعوبات ورصد الملاحظات.

• متابعة اكتمال التقارير الفصلية (المنتصف والنهائي) لتسليمها للأقسام في الوقت المحدد وعدم تأخيرها استعداداً لإرسالها للأهل.

• إشعار المختصين بمواعيد العيادات الخارجية واستلام تقاريرهم ومراجعتها ومن ثم إرسالها للمسؤول.

• متابعة إدخال جلسات متابعة البيئة التدريبية التابعة للخطة الإدارية.

• الالتزام بمتابعة وإغلاق أي متطلب بملف المتابعة للفرع في البرامج التأهيلية والخدمات العيادية.

• الالتزام بإغلاق جميع بنود استمارة التقييم للفرع بالبرامج التأهيلية والخدمات العيادية.

• الالتزام بعمل مؤتمر حالة داخلي داخل الفرع للحالات التي تستدعي ذلك.

• الالتزام بأي مهمة او متطلب من الإشراف المركزي.

 مهام فصلية:

• التأكد من جاهزية الفصول (وسائل، أثاث، أركان، كروت، الدعم البصري... وغيرها من المتطلبات) ورفع الاحتياج للمسؤولين.

• إعداد بيان بحالة التوظيف في القسم والاحتياج الفعلي وإرساله لشؤون الموظفين.

• تسليم العهد والأدوات للمختصين وتوقيعهم على استلام العهدة.

• متابعة حصر احتياجات القسم من صيانة أو أدوات ورفعها للمسؤول.

• التأكد من إدراج جميع المستفيدين بالبرنامج التأهيلي وخدماته العيادية ومراجعة الملتحقين والمنسحبين بشكل دوري.

• إتمام متطلبات نظام ريهادوكس لكل خدمة (حجز وإنهاء الخدمات - تفعيل وإغلاق الخطط - التوزيع - المجموعات).

• استقبال الحالات المسجلة لبدء عملية التقييم وتحديد المستوى وتزويد المختصين في القسم بالنتائج.

• إعداد ومتابعة وتحديث جداول الخدمات المساندة وتزويد المعنيين والنظر في التعارضات المحتملة وتصحيحها.

• متابعة تقييم المستفيدين وسير عملية التقييم بشكل مناسب.

• عمل خطة تدريب للمختصين وفق احتياجاتهم التدريبية.

• دعم وتعزيز المختصين المتميزين وتطبيق (أخصائي الشهر) وفق معايير واضحة.

• متابعة جدول ولي/ة الأمر الزائر بحسب الأولوية والتنسيق مع مشرفي الأقسام لتنظيم الزيارات.

• تقييم الأداء الوظيفي لجميع المختصين.

• تقييم المختصين خلال فترة التجربة والرفع بالنتائج للجهات المعنية.

• استلام ملفات المستفيدين بالبرامج التأهيلية والخدمات عند نهاية الفصل من جميع المختصين لجميع المستفيدين.

المهارات الشخصية:

• القدرة على إدارة الفرق والتوجيه بفعالية.

• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة.

• مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت.

• القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع التحديات الميدانية.

المهارات التقنية:

• إجادة استخدام أدوات وبرامج Microsoft Office.

المهارات التواصلية:

• مهارات ممتازة في القيادة والتوجيه والتواصل الفعّال