
مساعد إداري📣 إعلان
في رؤية مستقبلية
منذ 21 ساعة تقريباً

نوع العقد | دوام كامل | |
طبيعة الوظيفة | بالموقع | |
الموقع | المدينة المنورة |
عن الدور:
سوف يكون المساعد الإداري مسؤولاً عن تقديم دعم إداري وتنظيمي على مستوى عالٍ لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة داخل القسم أو المنظمة. يجب أن يكون المرشح المثالي مبادرًا وذو تفاصيل، وقادرًا على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة واحترافية.
المسؤوليات الرئيسية:
متطلبات الوظيفة:
سوف يكون المساعد الإداري مسؤولاً عن تقديم دعم إداري وتنظيمي على مستوى عالٍ لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة داخل القسم أو المنظمة. يجب أن يكون المرشح المثالي مبادرًا وذو تفاصيل، وقادرًا على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة واحترافية.
المسؤوليات الرئيسية:
- تنسيق المكتب: إدارة عمليات المكتب اليومية، بما في ذلك تنظيم الملفات، وطلب المستلزمات، والحفاظ على السجلات بطريقة مرتبة وسرية.
- إدارة الجداول الزمنية والتقويم: تنسيق وإدارة الجداول الزمنية، وترتيب المواعيد والاجتماعات، وضمان تقديم التذكيرات والمتابعات في الوقت المناسب للمديرين أو أعضاء الفريق.
- إعداد الاجتماعات والدعم: إعداد جداول الأعمال، تسجيل محاضر الاجتماعات، وتوزيع الوثائق ذات الصلة. التأكد من أن اللوجستيات والمواد جاهزة للاجتماعات الداخلية والخارجية.
- إدارة المراسلات: التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، والرسائل، والمكالمات. صياغة وتحرير وتنسيق الوثائق والمذكرات الرسمية.
- السفر واللوجستيات: ترتيب خطط السفر، حجوزات الفنادق، وسائل النقل، وإعداد تقارير نفقات السفر حسب الحاجة.
- إدارة الوثائق: الحفاظ على نظم ملفات رقمية ومادية منظمة. التأكد من استرداد الوثائق في الوقت المناسب والتحكم السليم في النسخ.
- دعم أنشطة القسم: المساعدة في تنظيم الفعاليات وورش العمل والتدريبات الخاصة بالشركة. التنسيق مع الإدارات الداخلية للمهام الإدارية.
- تنسيق الموردين والخدمات: التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات بشأن احتياجات المكتب (الصيانة، الاشتراكات، الطباعة، إلخ).
- السرية والتقدير: التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى درجة من النزاهة والتقدير.
متطلبات الوظيفة:
- درجة بكاليوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
- من 24 سنوات من الخبرة في دور إداري أو دعم مكتبي مشابه.
- مهارات تنظيمية قوية والقدرة على القيام بمهام متعددة مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
- إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
- القدرة على الحفاظ على السرية وإدارة الوقت بشكل فعال.
- سلوك مهني ومهارات بين شخصية قوية.
- الإلمام بأجهزة المكتب وإجراءات الإدارة.
متطلبات الوظيفة
- لجميع الجنسيات
- لا تتطلب خبرة