img
نوع العقدنوع العقددوام كامل
طبيعة الوظيفةطبيعة الوظيفةبالموقع
الموقعالموقعالرياض
حول الدور
سيكون المساعد الإداري في مجموعة لافيرن له دور حاسم في ضمان إدارة المشاريع بسلاسة والتواصل داخل الفريق. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن التخطيط والتنسيق وتنفيذ المشاريع ضمن الميزانية والجدول الزمني والنطاق المتفق عليه. كما سيقوم بمراقبة وتقديم تحديثات المشروع بفعالية إلى أصحاب المصلحة المعنيين أو العملاء أو أعضاء فريق المشروع.

المسؤوليات
  • تحديد الجدول الزمني للمشروع
  • مراقبة مخرجات المشروع
  • تحديث أصحاب المصلحة المعنيين أو أعضاء الفريق بشأن تقدم المشروع
  • توجيه ودعم أعضاء فريق المشروع بالمهام التي تكلفهم بها
تخطيط المشروع:
  • تحديد أهداف المشروع ونطاقه.
  • تطوير خطة عمل مفصلة تتضمن المهام والمسؤوليات والجداول الزمنية والميزانيات.
  • تحديد الموارد المطلوبة للمشروع (البشرية والمادية والمالية).
تنفيذ المشروع:
  • متابعة تقدم العمل وفقًا للخطة.
  • إدارة الموارد البشرية المخصصة للمشروع.
  • حل المشكلات التي قد تنشأ أثناء تنفيذ المشروع.
  • التواصل مع جميع الأطراف المعنية بالمشروع (العملاء، فرق العمل، الإدارة).
المتابعة والمراقبة:
  • مراقبة تقدم المشروع باستمرار ومقارنته بالخطة.
  • إجراء التعديلات اللازمة على الخطة إذا لزم الأمر.
  • تقديم تقارير دورية عن حالة المشروع.
إغلاق المشروع:
  • ضمان تحقيق أهداف المشروع.
  • تسليم المشروع للعميل.
  • تقييم أداء المشروع وتحديد الدروس المستفادة.
الشهادات:
  • درجة جامعية في إدارة الأعمال أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
  • شهادة مهنية في إدارة المشاريع مثل PMP (محترف إدارة المشاريع) مفضل.
الخبرة:
  • خبرة سابقة في إدارة مشاريع مماثلة.
  • فهم عميق لدورة حياة المشروع.
  • معرفة بأدوات إدارة المشاريع.
المهارات:
  • مهارات التخطيط والتنظيم
  • مهارات التواصل
  • مهارات حل المشكلات
  • مهارات القيادة
  • مهارات التفاوض
  • مهارات تقنية

متطلبات الوظيفة

  • لجميع الجنسيات
  • لا تتطلب خبرة
Saud

وظائف مشابهة

مساعد إداري

جديدة

موائد السعادة

1,500 - 2,500 SR / شهرياً dotدوام كامل

المسمّى الوظيفي:

مساعد/ة تنفيذي/ة للإداري (Executive Administrative Assistant to CEO)


نظرة عامة عن الشركة

شركة رائدة في مجال إدارة وتشغيل المطاعم بالمملكة العربية السعودية، تسعى لتقديم أفضل الخدمات وتجارب الطعام المبتكرة. تعمل شركتنا على التوسّع المستمر وتبحث عن كوادر متميزة لدعم القيادة التنفيذية وتحقيق أهداف النمو.


وصف الدور الوظيفي

كمساعد/ة تنفيذي/ة للإداري، ستعمل/ين تحت إشراف الرئيس التنفيذي بشكل مباشر، وتكون/ين حلقة الوصل بينه وباقي فرق العمل والأطراف الخارجية. الدور يتطلب مرونة عالية في العمل، قدرة على اتخاذ المبادرة، ومهارات تنظيمية وتقنية متقدمة لضمان سير العمل بكفاءة وفاعلية.


المهام والمسؤوليات الرئيسية

إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي:


تنسيق الاجتماعات والمكالمات وتنظيم أولويات اليوم.


متابعة المواعيد الحرجة والتذكير بالمهام.


التواصل والمتابعة:


المسؤوليات والمهام الرئيسية:


إدارة جدول الأعمال والمواعيد: تنظيم وإدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي المعقد، بما في ذلك تحديد المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات والرحلات، والتأكد من التذكير بالمواعيد الهامة وتقديم المواد اللازمة.

التواصل والمراسلات: التعامل مع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والبريد الوارد والصادر بكفاءة واحترافية، وتصفية الرسائل وتحديد أولوياتها وتوجيهها إلى الأطراف المعنية أو الرد عليها نيابة عن الرئيس التنفيذي.

إعداد التقارير والعروض التقديمية: جمع البيانات وإعداد التقارير الدورية والخاصة، وإنشاء عروض تقديمية احترافية باستخدام برامج مثل PowerPoint.

تنظيم الاجتماعات وتدوين المحاضر: التنسيق والإعداد للاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك حجز القاعات وإعداد جداول الأعمال وتوزيع المواد ذات الصلة، وتسجيل محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات.

إدارة الملفات والسجلات: إنشاء وصيانة نظام فعال لحفظ الملفات والسجلات الإلكترونية والورقية، وضمان سهولة الوصول إلى المعلومات واسترجاعها.

التنسيق مع الأقسام الأخرى: العمل كنقطة اتصال بين مكتب الرئيس التنفيذي والأقسام الأخرى في الشركة، وتسهيل تدفق المعلومات والتعاون بين الإدارات المختلفة.

ترتيبات السفر والإقامة: تنظيم حجوزات السفر والإقامة للرئيس التنفيذي، وإعداد خطط السفر التفصيلية والمستندات اللازمة.

إدارة المصروفات: إعداد ومتابعة تقارير المصروفات الخاصة بالرئيس التنفيذي والتحقق من الفواتير والمستندات ذات الصلة.

المساعدة في المشاريع الخاصة: تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للمشاريع الخاصة التي يكلف بها الرئيس التنفيذي، بما في ذلك البحث وجمع المعلومات والتنسيق مع الأطراف المعنية.

التعامل مع المستندات السرية: الحفاظ على سرية المعلومات والمستندات الهامة والتعامل معها بحذر وتقدير.

تنفيذ مهام أخرى يكلف بها الرئيس التنفيذي: القيام بأي مهام إدارية أو تنفيذية أخرى يكلف بها الرئيس التنفيذي لضمان سير العمل بسلاسة.

فهم أساسيات عمل المطاعم (ميزة إضافية): الإلمام العام بعمليات المطاعم والتحديات التي تواجه هذا القطاع سيكون ميزة إضافية قيمة.

القدرة على التفكير الاستباقي: توقع احتياجات الرئيس التنفيذي وتقديم الدعم اللازم قبل طلبه.

حل المشكلات: تحديد المشكلات الإدارية والتنظيمية واقتراح حلول فعالة لها.


المتطلبات والمؤهلات

المؤهل العلمي: شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، السكرتارية التنفيذية أو مجال ذي صلة.


الخبرة العملية:


2 سنوات فما فوق في دور مساعد/ة تنفيذي/ة أو مساعد/ة إداري/ة لدى إدارة عليا، ويفضل في قطاع الضيافة أو المطاعم.


المهارات التقنية:


إجادة تامة لأدوات Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).


خبرة في Power BI لتحليل البيانات وإنشاء التقارير.


القدرة على استخدام منصات إدارة المشاريع (مثل Asana أو Trello).


المهارات الشخصية:


تنظيم وادارة الوقت بفعالية.


دقة عالية في التفاصيل وقدرة على التعامل مع معلومات حساسة بسرية تامة.


مهارات تواصل ممتازة بالعربية والإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا).


روح المبادرة والقدرة على العمل تحت الضغط.


طبيعة العمل والظروف

نظام العمل: عن بُعد بنسبة 80%، ويوم واحد في الأسبوع حضور في مكتب الرياض (حيّ نانسي أو مركز مالي رئيسي)، مع إمكانية زيادة أيام الحضور عند الحاجة لفعاليات أو اجتماعات مهمة.


الدوام: 58 ساعات يوميًا.


الموقع: الرياض (يُشترط تواجد مقر أو إمكانية الحضور لدى المقر الرئيسي عند الضرورة).


المزايا والامتيازات

راتب تنافسي يُتفق عليه حسب الخبرة.


برنامج تطوير مهني وتدريبي.


بيئة عمل ديناميكية ومبتكرة.


مكافآت وحوافز سنوية مرتبطة بالأداء.


إذا كنتِ/كنتَ ممن يتمتعون بشغف التنظيم والإدارة، وتبحث/ين عن فرصة للعمل عن بُعد بدوام مرن مع القائمين على صناعة الضيافة، فنحن نتطلع لاستقبال سيرتك الذاتية ورسالة تعريفية تبين مدى تطابق خبراتك مع متطلباتنا

breifcase0-1 سنة

locationالرياض

منذ 5 أيام

مساعد إداري

📣 إعلانجديدة

Laverne Group

دوام كامل
About the role
The Administrative Assistant at Laverne Group will play a crucial role in ensuring smooth project management and communication within the team. The ideal candidate will be responsible for planning, coordinating, and implementing projects within the decided-upon budget, timeline, and scope. They will also effectively monitor and present project updates to relevant stakeholders, clients, or project team members.

Responsibilities
  • Set project timeline
  • Monitor project deliverables
  • Update relevant stakeholders or team members on the project progress
  • Coach and support project team members with tasks you assign them
Project planning:
  • Define project objectives and scope.
  • Develop a detailed work plan that includes tasks, responsibilities, timelines and budgets.
  • Identify the resources required for the project (human, material and financial).
Project implementation:
  • Follow up on the progress of work according to the plan.
  • Manage the human resources allocated to the project.
  • Resolve problems that may arise during the implementation of the project.
  • Communicate with all parties concerned with the project (clients, working teams, management).
Follow-up and control:
  • Continuously monitor the progress of the project and compare it to the plan.
  • Make the necessary adjustments to the plan if needed.
  • Provide periodic reports on the status of the project.
Project closure:
  • Ensure that the project objectives are achieved.
  • Hand over the project to the client.
  • Evaluate project performance and identify lessons learned.
Certifications:
  • A university degree in business administration, engineering or a related field.
  • A professional certificate in project management such as PMP (Project Management Professional) is preferred.
Experience:
  • Previous experience in managing similar projects.
  • A deep understanding of the project life cycle.
  • Knowledge of project management tools.
Skills:
  • Planning and Organizational Skills
  • Communication Skills
  • Problem Solving Skills
  • Leadership Skills
  • Negotiation Skills
  • Technical Skills

breifcase0-1 سنة

locationالرياض

منذ يومان

مساعد إداري

📣 إعلانجديدة

مجموعة سيدر

دوام كامل
عن الدور:
وظيفة الدعم التنفيذي هي عامل أساسي في ضمان سير العمليات بسلاسة على مستوى الإدارة التنفيذية. يوفر هذا المنصب دعمًا إداريًا وتنظيميًا واستراتيجيًا شاملاً للقيادة التنفيذية، مما يسهل تنفيذ المبادرات والارتباطات عالية المستوى بسلاسة بينما يحافظ على أقصى درجات السرية والاحترافية.

المسؤوليات الرئيسية:
  • تنسيق وإدارة جداول الأعمال التنفيذية والاجتماعات والارتباطات، مع ضمان إدارة الوقت بشكل مثالي وتحديد الأولويات للالتزامات.
  • إعداد ومراجعة وتحرير المراسلات والتقارير والخطب والعروض التقديمية عالية الجودة باللغتين العربية والإنجليزية.
  • إعداد جداول مفصلة، إدارة لوجستيات الاجتماعات، وضمان التوزيع الفوري لوثائق ما قبل الاجتماع وما بعده.
  • حضور الاجتماعات التنفيذية، توثيق النقاط الحرجة للنقاش، القرارات، وعناصر العمل، والمتابعة مع المعنيين لضمان التنفيذ في الوقت المناسب.
  • العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين القيادة التنفيذية والأقسام الداخلية أو الشركاء الخارجيين، مما يعزز التواصل الفعال والتوافق.
  • الحفاظ على وإدارة السجلات والوثائق السرية وأنظمة أرشفة وفقًا لمعايير المنظمة.
  • تتبع المهام والمشاريع المعينة من قبل القيادة التنفيذية، وتقديم التحديثات بشأن التقدم وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
  • إجراء أبحاث خلفية وتحليل البيانات لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية والمبادرات الخاصة.
  • التنسيق مع الأطراف الخارجية بما في ذلك الجهات الحكومية، الوكالات التنظيمية، والشركاء التجاريين للاتصالات الرسمية والمواعيد.
  • التمسك بدرجة عالية من السرية والاحترافية في جميع جوانب الدعم التنفيذي.

المؤهلات والخبرة:
  • درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، أو مجال ذي صلة.
  • خبرة تتراوح من 35 سنوات في دور دعم إداري أو تنفيذي على مستوى عالٍ.
  • مهارات اتصال كتابية وشفوية استثنائية باللغتين العربية والإنجليزية.
  • إتقان متقدم في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وأدوات التعاون الافتراضية.
  • مهارات شخصية قوية، مع القدرة على التفاعل بشكل محترف مع كبار التنفيذيين، والعملاء، والمعنيين.
  • تنظيم عالٍ مع نهج استباقي لإدارة الجداول المعقدة والأولويات المتعددة.

المهارات المفضلة:
  • خبرة في العمل في المكاتب التنفيذية أو البيئات الحكومية أو الشركات مرتفعة المستوى.
  • التعرف على أدوات إدارة المشاريع والمهام (مثل؛ Asana وTrello أو MS Project).
  • القدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على الانتباه للتفاصيل.
  • مبادرة مثبتة، والتفكير النقدي، وقدرات حل المشكلات.

breifcase0-1 سنة

locationالرياض

منذ 7 أيام