مهام وظيفة كاتب إداري Administrative Clerk

مهام وظيفة كاتب إداري تلعب دورًا بالغ الأهمية في سير العمل داخل المكتب بسلاسة وكفاءة، إذ يقوم شاغل هذه الوظيفة بإدارة المهام المكتبية والإجراءات التنظيمية بفعالية، وتوزيع المعلومات داخل المكتب، إلى جانب مسؤوليته عن أنظمة الأرشفة، وطلب المستلزمات، والقيام بمهام تنظيمية أخرى، الأمر الذي يجعله عنصرًا أساسيًا في استمرار الأعمال بالكفاءة المطلوبة، وفي هذا المقال نوضح ما هي أدوار ومسؤوليات الكاتب الإداري.

مهام وظيفة كاتب إداري Administrative Clerk

الكاتب الإداري هو الموظف الذي يتعامل مع الأعمال الإدارية داخل المؤسسة، إذ يتولى العديد من المهام التي تهدف إلى تقديم الدعم الإداري والكتابي للمؤسسة، لضمان سير العمل المكتبي بسلاسة وتشغيل المكتب بالإنتاجية المطلوبة والتنسيق بين مختلف الإدارات، من خلال تنفيذ مجموعة من المهام وهي: إدارة الملفات والمستندات، إعداد وتحرير المراسلات، الرد على المكالمات وتحويلها، إدخال البيانات وتحديث السجلات، تنسيق الجداول والمواعيد والاجتماعات، إدارة المستلزمات المكتبية، دعم الإدارة والقيادات، توجيه الموظفين الآخرين.

1- إدارة الملفات والمستندات

تُعد إدارة الملفات والمستندات من المسؤوليات الأساسية للكاتب الإداري، إذ يقوم بتنظيم مختلف أنواع الملفات والوثائق سواء كانت محاضر اجتماعات داخلية، أو ملاحظات خاصة بالمشاريع التي يعمل عليها الفريق، أو ملخص الاجتماعات مع العملاء الخارجيين، أو الفواتير والعقود، أو ملفات الموظفين، وغير ذلك من المستندات، وتتم عملية التنظيم عن طريق تجميع المستندات ذات الصلة ومسحها ضوئيًا.

ويتولى الكاتب الإداري مهمة حفظ هذه المستندات في مجلدات مصنفة بشكل منظم بما يسهل الوصول إليها، مع وضع تسميات واضحة لها لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة، مما يدعم سير العمل، ويحد من إهدار الوقت في البحث عن الوثائق.

اقرأ أيضًا: مهام قسم الخدمات الإدارية Administrative Services Department

2- إعداد وتحرير المراسلات

تقع على عاتق الكاتب الإداري مسؤولية إعداد وتحرير المراسلات الخاصة بالمكتب أو المؤسسة مع الجهات الخارجية، من خلال استلام البريد الوارد والرسائل الإلكترونية، وفرزها، وتوزيعها على الجهات أو الأشخاص المعنيين، وصياغة وإرسال المراسلات نيابة عن المؤسسة أو أقسامها أو بعض الأشخاص بها.

يتطلب القيام بهذه المهمة صياغة المراسلات بأسلوب مهني واضح وخالٍ من الأخطاء اللغوية، ومراجعة وتدقيق المستندات قبل اعتمادها أو إرسالها، مع التحلي بالاحترافية والأسلوب المهني الفعال عند التواصل مع الجهات الخارجية.

مع صبّار للتوظيف، يمكنك الوصول إلى مجموعة مختارة من أفضل المواهب في مجال الكتابة الإدارية، القادرين على إدارة البريد والمراسلات، متابعة المخزون، دعم الاجتماعات، وتقديم تقارير دقيقة.

3- الرد على المكالمات وتحويلها

من مسؤوليات الكاتب الإداري الرد على المكالمات الهاتفية التي ترد إلى المؤسسة، ثم تحويلها بسرعة إلى الشخص أو القسم المختص أو الجهة المعنية، مع الحفاظ على سجلات الاتصالات، وتدوين الرسائل، وتقديم المعلومات العامة للمتصلين، بما يضمن سرعة الاستجابة وسلاسة التواصل داخل المؤسسة.

ويُعد الكاتب الإداري في هذه الحالة واجهة المؤسسة، الأمر الذي يفرض عليه التحلي باللباقة والمهنية عند الرد على المكالمات الهاتفية، والتعامل مع المتصلين باحترام، للحفاظ على سمعة المؤسسة.

تعرف على: الوصف الوظيفي لموظف إداري - مسؤول إداري  Administrative Employee - Administrative Officer وأهم المهام والمهارات 

4- إدخال البيانات وتحديث السجلات

يُكلف الكاتب الإداري بإدخال البيانات الإدارية على الأنظمة أو البرامج المكتبية، بما في ذلك قواعد البيانات، وجداول البيانات، والأنظمة المختلفة، مع تحري الدقة لتجنب أخطاء البيانات التي تكلف المؤسسة أو المكتب خسائر كبيرة.

كما يتولى الكاتب الإداري مهمة تحديث السجلات وقواعد البيانات بشكل مستمر لضمان دقة المعلومات، وإعداد التقارير ودعم عمليات اتخاذ القرار داخل المؤسسة، فضلًا عن دوره في إعداد الجداول والنماذج والقوائم الإحصائية ومختلف المستندات الإدارية عند الحاجة.

اقرأ أيضا: مهام وظيفة كاش فان

5- تنسيق الجداول والمواعيد والاجتماعات

تشمل مهام الكاتب الإداري تنسيق التقويمات اليومية والأسبوعية والشهرية بين أعضاء الفريق، وذلك باستخدام الأدوات الورقية أو الرقمية، وإدارة مواعيد وجداول المدراء التنفيذيين، ومراقبة الجداول بشكل مستمر لتجنب تعارض المواعيد أو ازدواجها.

وتتضمن هذه المهمة أيضًا جدولة وتنظيم الاجتماعات، من خلال حجز قاعات الاجتماعات وإرسال الدعوات إلى المشاركين سواء عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل أو أنظمة العمل، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات ومواعيدها ونتائجها للرجوع إليها لاحقًا عند الحاجة، والتأكد من التزام الجميع بالمواعيد النهائية والالتزامات المحددة، بما يضمن سير العمل بسلاسة وتنظيم.

تربطك صبّار للتوظيف بأفضل الكفاءات في الكتابة الإدارية، ممن لديهم خبرة في إدارة المستندات، وإدخال البيانات، وجدولة الاجتماعات، ومهام الدعم الإداري الأخرى.

6- إدارة المستلزمات المكتبية

يدير الكاتب الإداري جميع المستلزمات المكتبية الخاصة بالمؤسسة، بما في ذلك الأدوات القرطاسية، والمعدات، وغيرها من الاحتياجات الأساسية للمكتب، إذ يتأكد من وجود مخزون كاف منها، ويقوم بطلب مستلزمات جديدة عند الحاجة، كما يعمل على متابعة المخزون، والتأكد من توفر العناصر الأساسية بشكل دائم. 

من خلال إدارة المستلزمات المكتبية بكفاءة، يسير العمل داخل المؤسسة أو المكتب بسلاسة، وتقل التعطيلات الناتجة عن نقص المواد والموارد.

اطلع على: الوصف الوظيفي للسكرتير الإداري Administrative Secretary وأهم المهام والمهارات

7- دعم الإدارة والقيادات

يضطلع الكاتب الإداري بمهمة تقديم الدعم للإدارة والقيادات داخل المؤسسة، إذ يساعد المدير المباشر في الأعمال اليومية الإدارية، ويتولى إعداد ملخصات وتقارير دقيقة عن أداء الفرق أو نتائج المشاريع لمساعدة القيادات على اتخاذ قرارات مستنيرة، كما يقوم بجمع وتحليل البيانات المهمة وتقديمها بشكل واضح وسهل الفهم.

ومن صور الدعم الذي يقدمه الكاتب الإداري، العمل كحلقة وصل بين الإدارة والأقسام الأخرى أو الجهات الخارجية، ومتابعة تنفيذ السياسات والمهام الإدارية داخل الأقسام، والتأكد من عمل الفرق الميدانية أو الأقسام الداخلية وفقًا للإجراءات المُتبعة داخل المؤسسة.

إذا كنت كاتب إداري وتبحث عن وظيفة تتناسب مع مهاراتك ومستوى خبرتك، يمكنك تصفح منصة صبّار التي تنشر أحدث الوظائف الشاغرة في الشركات المرموقة، مع إمكانية تضييق نطاق البحث باختيار المدينة والقسم ونوع العقد والجنسية، للعثور على نتيجة سريعة.

8- توجيه الموظفين الآخرين

تكلف المؤسسات الكاتب الإداري بمهمة توجيه الموظفين الجدد أو الكتاب الإداريين المبتدئين، عن طريق إرشادهم إلى الأدوات المستخدمة، مثل البريد الإلكتروني، وبرامج الجدولة، ونظم إدارة الوثائق، وتعريفهم بالأنظمة الإدارية، وشرح أسلوب العمل المُتبع، مع تقديم توجيهات عملية في أثناء تنفيذ المهام الفعلية.

ويشرف الكاتب الإداري على عمل الكتاب المبتدئين ويراقب أدائهم لضمان تنفيذ مهامهم الوظيفية وفقًا للمعايير المحددة، ويقدم لهم الملاحظات البناءة، ويقوم بتصحيح الأخطاء بطريقة داعمة تشجع على التعلم دون إحباط.

اقرأ المزيد عن: الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية

وظف كتاب إداريين محترفين من صبّار

هل تبحث عن كتاب إداريين محترفين قادرين على دعم فريقك الإداري بكفاءة عالية؟ صبّار للتوظيف توفر لك أفضل الكفاءات من الكتاب الإداريين الذين يمتلكون مهارات إدارة الملفات والمراسلات، وإدخال البيانات، وتنظيم المواعيد والاجتماعات، وإدارة المخزون المكتبي.

تقدم صبّار خدمات توظيف متكاملة تساعدك على تلبية جميع احتياجاتك من الموظفين، سعوديين أو أجانب، بخبرة أو من دون، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، مع ضمان تنفيذ التوظيف في أقصر وقت ممكن.

الخاتمة:

يقوم الكاتب الإداري بإدارة الملفات والمستندات بشكل منظم، بما في ذلك محاضر الاجتماعات، والمراسلات، والفواتير، وعقود الموظفين، مع تصنيفها وحفظها في مجلدات لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة. 

كما يتولى إعداد وتحرير المراسلات الرسمية والبريد الإلكتروني، والرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأشخاص أو الأقسام المختصة، مع الحفاظ على سجلات دقيقة للاتصالات. بالإضافة إلى ذلك، يقوم الكاتب الإداري بإدخال البيانات وتحديث السجلات والأنظمة المختلفة لضمان دقة المعلومات، وإعداد التقارير والنماذج الداعمة لاتخاذ القرار داخل المؤسسة.

كما يشمل دور الكاتب الإداري تنسيق الجداول والمواعيد والاجتماعات، وإدارة قاعات الاجتماعات وإرسال الدعوات، وتدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة الالتزامات، إلى جانب متابعة المخزون والمستلزمات المكتبية لضمان سير العمل بسلاسة. 

كما يقدم الكاتب الإداري دعمًا للإدارة والقيادات من خلال إعداد ملخصات وتقارير دقيقة، وجمع وتحليل البيانات، والعمل كحلقة وصل بين الأقسام، فضلاً عن توجيه الموظفين الجدد والكتاب المبتدئين، والإشراف على أدائهم لضمان الالتزام بالمعايير والإجراءات المحددة، مما يسهم في تعزيز الكفاءة التنظيمية وتحقيق سير العمل بشكل منظم وفعال.