تقييم الموظف السنوي وكيفية عمله وأهدافه ودرجاته

التقييم السنوي للموظفين هو عملية مراجعة شاملة يجريها أرباب العمل لتقييم الأداء خلال العام، حيث يتم تحليل إنجازات الموظف، تحديد نقاط قوته وفرص تحسينه، ووضع أهداف مستقبلية ملموسة. هذا التقييم لا يقتصر فقط على تحسين الأداء الفردي بل يشمل قرارات استراتيجية كالمكافآت، الترقيات، أو خطط التدريب لتطوير الكفاءات وتحقيق أهداف المؤسسة.

تقييم الموظف السنوي أداة بالغة الأهمية تلجأ إليها المؤسسات من أجل قياس أداء موظفيها على مدار العام، إذ يتضمن هذا التقييم مراجعة للإنجازات التي حققها كل موظف، ومدى مساهمته في تحقيق أهداف المؤسسة، وما هي نقاط قوته ونقاط ضعفه، وبناءً على هذا التقييم تُتخذ العديد من القرارات مثل الترقية أو صرف المكافآت، فضلًا عن تقديم ملاحظات بناءة تساهم في تطوير أداء الموظف، وفي هذا المقال نوضح تعريف تقييم الموظف السنوي وماذا يُكتب فيه وأهدافه وكيفية عمله وأهم معاييره ودرجاته.

تقييم الموظف السنوي:

يشير تقييم الموظف السنوي إلى عملية المراجعة التي تنفذها المؤسسات رسميًا بشكل سنوي من أجل تقييم أداء جميع الموظفين خلال فترة زمنية محددة وهي السنة المنقضية، ومن خلالها يتم تناول الأهداف المحددة مسبقًا للموظف والمؤسسة ومدى نجاحه في تحقيقها على مدار عام كامل، فضلًا عن مناقشة نقاط قوة الموظف، مجالات التحسين، والتقدم العام.

وتعتمد الكثير من المؤسسات على التقييم السنوي للموظفين في اتخاذ قرارات خاصة بكل موظف وفقًا لتقرير أدائه، مثل صرف المكافآت أو الترقية أو توفير فرص التطوير المهني أو اتخاذ إجراءات تأديبية مثل الخصم أو الحرمان من المكافأة  أو الترقية أو الفصل النهائي.

ويُعد التقييم السنوي للموظف وسيلة فعالة في تعزيز التواصل بين الموظف والإدارة، وتحسين الأداء الفردي لكل موظف، ومساعدة الموظف على فهم توقعات المؤسسة والعمل على تحسين مهاراته وأدائه، فضلًا عن زيادة شعور الموظفين بالولاء للمؤسسة.

ماذا أكتب في التقييم السنوي للموظف؟

عادة ما يتضمن التقييم السنوي للموظف مجموعة من العناصر التي تغطي جميع جوانب الأداء والسلوك المهني لكل موظف من أجل إعطاء لمحة شاملة وموضوعية عن الموظف، تشمل تلك العناصر ما يلي:

1- مقدمة عامة

أول العناصر التي يتم تضمينها في تقرير التقييم السنوي للموظف، هو مقدمة عامة تتضمن ملخص عن أداء الموظف خلال العام المنصرم، مع درجة توضح ما إذا كان الموظف قد نجح في تنفيذ مهامه ومسؤولياته الوظيفية بكفاءة، وما إذا كان ساهم بشكل مباشر في تحقيق أهداف المؤسسة.

2- تقييم أداء الموظف

في هذا العنصر، يتم تقديم تقييمًا مفصلًا لعمل الموظف، مع تسليط الضوء على نقاط القوة والإنجازات بالإضافة إلى الفرص للتحسين، وما هي الإنجازات التي حققها مقابل المعايير المحددة مسبقًا، حتى تُسنح الفرصة للموظف لفهم كيف يمكن مواءمة جهوده ومساهماته مع توقعات المؤسسة وأهدافها.

3- فرص التطوير والنمو

يتضمن هذا العنصر الفرص التي يمكن إتاحتها للموظف لمساعدته على التطوير المهني، إذ يشمل ذلك التدريب العملي والدورات التدريبية والمشاريع الجديدة، فضلًا عن الأدوار التي يمكن أن تساعد الموظف في النمو والمسؤوليات الأخرى التي يمكن توكيلها إليه لتطوير مهاراته القيادية وإعداده لمنصب قيادي مستقبلًا.

4- التوقعات المستقبلية

يجب أن يضع التقييم السنوي للموظف الأهداف المستقبلية التي يجب تحقيقها، ويجب أن تكون تلك الأهداف قابلة للقياس والتحقيق ولها إطار زمني محدد، كما يتم تحديد التوقعات لدور الموظف، بما في ذلك الإنتاجية، جودة العمل، والسلوك المهني. 

5- الخاتمة

لا بد من تضمين تقرير التقييم السنوي للموظف بخاتمة عبارة عن رسالة إيجابية حول الموظف وأدائه بشكل عام والتقدير لجهوده، وتشجيعه على تقديم المزيد.

كيفية عمل التقييم السنوي للموظفين:

يتطلب إعداد التقييم السنوي للموظفين تنفيذ مجموعة من الخطوات المنهجية التي تضمن تنفيذ عملية التقييم بعدالة وشفافية تعكس أداء كل موظف بشكل فعلي، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- وضع معايير أداء واضحة

في البداية، يجب على المدير الذي يتولى إجراء التقييم السنوي للموظفين وضع معايير أداء واضحة تتماشى مع أهداف المؤسسة وقيمها، ويمكن الرجوع إلى الوصف الوظيفي لوظيفة كل موظف من أجل استخلاص تلك المعايير، بما في ذلك المهام والمسؤوليات الوظيفية، والأهداف الواجب تحقيقها، والمهارات الشخصية والتقنية المطلوب توافرها لتنفيذ المهام بكفاءة، حتى يتسنى مقارنة الأداء الفعلي للموظف بتلك المعايير.

2- جمع البيانات

ثاني خطوات إعداد التقييم السنوي للموظف هو جمع البيانات المتعلقة بأدائه على مدار العام، إذ يمكن الحصول على تلك البيانات من عدة مصادر مثل ملاحظات المديرين والمشرفين المباشرين، تقارير الأداء الفصلية أو الشهرية، ملاحظات الزملاء، رصد الإنجازات الفردية مثل المشاريع المكتملة أو الأهداف التي تم تحقيقها.

3- كتابة التقييم

في هذه الخطوة، يتم كتابة التقييم بناءً على المعايير المحددة مسبقًا، إذ يتم تقييم مدى قدرة الموظف على إنجاز المهام المحددة، وقدرته على العمل بسرعة وكفاءة، ومستوى مهاراته الشخصية في العمل مثل العمل الجماعي والتعاون والتواصل وحل المشكلات، وكذلك مستوى التزامه بالقوانين والإجراءات الداخلية للمؤسسة.

4- تحديد نقاط القوة والضعف

عند كتابة التقييم السنوي للموظف، لا بد من ذكر نقاط القوة والضعف لدى الموظف، وتتبع التقدم الذي أحرزه الموظف من أجل معالجة نقاط ضعفه، وهل يعمل على تطوير المجالات التي تحتاج إلى تحسين؟ وهل لا زالت تلك المجالات موجودة أم انتهت.

5- إجراء مناقشة مع الموظف

من خطوات إجراء التقييم السنوي للموظف، إجراء مقابلة فردية معه لمناقشة أدائه وإنجازاته ونقاط قوته والمجالات التي يمكنه تحسينها، والنتائج التي تم جمعها، فضلًا عن التغذية الراجعة التي يتم تقديمها للموظف، مع مناقشة اهتمامات الموظف وأهدافه وأي تدريب قد يكون ضروريًا لتحقيق تلك الأهداف.

وعند إجراء تلك المقابلة، يجب مراعاة أن تكون المحادثة مفتوحة وداعمة وذات اتجاهين، بحيث يُطلب من الموظف تقديم وجهة نظره حول أي شيء وكل شيء تم تغطيته في التقييم، ورأيه في عملية التقييم نفسها.

6- تقديم ملاحظات بناءة

خلال اللقاء الذي يُعقد مع الموظف، لا بد من تقديم ملاحظات بناءة وداعمة تساعد على تحسين أدائه مستقبلًا، مع تجنب التركيز فقط على النقاط السلبية، حتى يكون لدى الموظف فرصة لفهم من أين يبدأ لتطوير ذاته.

7- تقديم أهداف قابلة للتنفيذ

حتى يصبح تقرير التقييم السنوي للموظف فعالًا وذو فائدة، لا بد من استخدامه ليكون أداة تساعد الموظف على رسم طريقه للعام المقبل ومسيرته المهنية بشكل عام، ولذلك لا بد من وضع أهدافًا ملموسة يمكن للموظف متابعتها، وأفضل طريقة لذلك هو جعل تلك الأهداف SMART أي:

• محددة: يتم تحديد الإجراءات التي يجب على الموظف اتباعها والنتائج التي يجب أن يحققها.
• قابلة للقياس: التأكد من قابلية قياس التقدم في كل هدف باستخدام المقاييس والأرقام.
• قابلة للتحقيق: يجب أن يكون كل هدف واقعيًا يمكن تحقيقه، حتى لا يقل الحافز لدى الموظف.
• ذات صلة: يجب أن يكون كل هدف ذا صلة بأهداف الموظف الشخصية والأهداف الأكبر للمؤسسة.
• محددة زمنيًا: يجب وضع موعدًا لكل هدف، مثل التقييم السنوي المقبل.

8- توثيق التقييم

بعد الانتهاء من إعداد التقييم، لا بد من توثيق نتائجه بشكل مفصل سواء في تقرير مكتوب أو في نظام إدارة الموارد البشرية، حتى يتسنى لإدارة المؤسسة اتخاذ الإجراءات اللازمة حيال كل موظف بناءً على تلك النتائج.

أهم معايير التقييم السنوي:

تشير معايير التقييم السنوي إلى المقاييس التي تعتمد عليها المؤسسات في قياس أداء الموظفين على مدار العام، وتشمل مجموعة من الجوانب التي تعكس كفاءة كل موظف ودوره في تحقيق الأهداف التنظيمية، تلك المعايير هي:

1- جودة العمل

يتم تقييم أداء الموظف على مدار عام كامل من خلال جودة الأعمال التي نفذها خلال تلك الفترة، وتستدل المؤسسات إلى تلك الجودة بناءً على تقييم الجودة العامة والتحقق من الأخطاء، ومدى التزام الموظف بمعايير الجودة في أداء مهامه.

2- كمية العمل

يشير هذا المعيار إلى كمية العمل التي أنجزها الموظف خلال العام المنصرم، ويمكن مقارنة حجم العمل والإنتاج الخاص به مع آخرين في أدوار مشابهة لتقييمه، ومن خلال هذا المعيار تقيم المؤسسة مدى التزام الموظف بالجداول الزمنية المحددة للمهام أو المشاريع المُكلف بتنفيذها.

3- المعرفة الوظيفية

من خلال هذا المعيار يتم تقييم مستوى الخبرة وفهم الموظف لمسؤوليات عمله، إذ يتم تقييم مهاراته التقنية ومعارفه التي يطبقها في العمل بشكل عملي، من أجل الحكم على مستوى أدائه، وتضمين ذلك في التقييم السنوي الخاص به.

4- التفاعل مع الفريق

عندما تقوم المؤسسة بتقييم أداء الموظف خلال العام المنقضي، تعتمد على معيار مهم وهو مدى قدرته على التفاعل مع الفريق والعمل معهم بفعالية، وقدرته على بناء علاقات إيجابية مع كل أعضاء الفريق من أجل تحقيق الأهداف المشتركة.

5- المبادرة

وهي مهارة تؤخذ في الاعتبار عند إجراء التقييم السنوي للموظف، وتشير إلى قدرة الموظف على إظهار المبادرة والاستعداد لتنفيذ مهام أو مشاريع دون تكليف، مع قدرته على تحمل المسؤولية وتقديم أفكار جديدة وحلول مبتكرة.

6- القدرة على حل المشكلات

من خلال هذا المعيار، تقيم المؤسسة قدرة الموظف على تقديم حلول فعالة للمشكلات التي يواجهها خلال عمله، عن طريق تحليل تلك المشكلات بشكل منطقي ومنهجي، وتحليل المعلومات، واستخدام المنطق للوصول إلى أفضل الحلول.

7- التفاعل مع العملاء

من المعايير التي تحدد كفاءة الموظف، الطريقة التي يتفاعل بها مع العملاء، التي تتجلى نتائجها في رضا العملاء نتيجة تقديم خدمات ممتازة لهم والعمل على حل المشكلات التي تواجههم والاستجابة لاحتياجاتهم، مما يساعد على بناء علاقات قوية ومستدامة معهم.

8- التطوير المهني

يُعد حرص الموظف على التطوير المهني دليلًا على رغبته في تقديم أفضل أداء في العمل، وتستدل المؤسسة على التطوير المهني للموظف من خلال التحاقه بالدورات التدريبية وورش العمل التي تساعده على اكتساب مهارات جديدة وتطوير معارفه.

9- مهارة القيادة

سواء كان الموظف في منصب قيادي أو إشرافي أو في وظيفة عادية، فإن مهاراته القيادية معيارًا بالغ الأهمية في تقييم أدائه السنوي، إذ يحصل على أعلى تقييم إذا كان قادرًا على تحفيز الفريق، واتخاذ القرارات الصائبة، وتوجيه الأفراد نحو أهداف المؤسسة.

10- الالتزام بالمواعيد

عند إعداد التقييم السنوي للموظف، يوضع في الاعتبار مدى التزامه بإتمام المهام والوفاء بالمواعيد النهائية في الوقت المحدد، وفي حدود الموارد المتاحة له، إذ يدل ذلك على احترافيته وحرصه على المساهمة في تحقيق أهداف الفريق وأهداف المؤسسة.

11- المرونة

تُعد مهارة المرونة والقدرة على التكيف من أكثر المهارات طلبًا في الموظفين في ظل التغيرات المستمرة في مشهد الأعمال سواء في أساليب العمل أو احتياجات العملاء، وبالتالي فإن استجابة الموظف للتحديات التي واجهتها المؤسسة خلال السنة المنصرمة وقدرته على تعلم مهام جديدة بسرعة واستعداده لتولي مسؤوليات جديدة، دليلًا على مرونته التي تأخذها المؤسسة في الاعتبار عند تقييم أدائه على مدار العام.

12- الانضباط في مواعيد الحضور

يعكس حضور الموظف بشكل يومي في المواعيد المحددة مدى التزامه بالسياسات المُتبعة داخل المؤسسة ومنها مواعيد العمل، ولذلك تستعين المؤسسات بسجل الحضور الذي يشمل أيام الحضور والغياب والتأخيرات على مدار العام، في تقييم أدائه السنوي.

درجات التقييم السنوي للموظف:

عند إجراء التقييم السنوي للموظف، تُستخدم بعض الأدوات التي توفر مقاييس موضوعية لقياس أداء كل موظف، وهي الأدوات التي تُسمى درجات التقييم ومن أبرزها ما يلي:

1- مقياس النقاط من 1 إلى 5

وهو من أكثر مقاييس تقييم الأداء شيوعًا، إذ يوفر 5 نقاط لتقييم أو قياس سمة أو مستوى أداء كل موظف، ويمثل كل خيار في المقياس مستوى معين للسمة التي يتم تقييمها، ويبدأ بنقطة منخفضة وينتهي بنقطة عالية بينهما مستويات متوسطة، ليكون الرقم 1 هو أدنى مستوى و 5 هو أعلى مستوى.

وفي هذا المقياس، يتم تقييم كل موظف من 1 إلى 5، ثم يتم إعداد مجموعة من الأسئلة السلوكية لتقييم المعايير، مثل جودة العمل، وقدرات العمل الجماعي، وغير ذلك من المعايير، وبناءً على الإجابات تصبح النتائج على النحو التالي:

• غير مقبول.
• يحتاج إلى تحسين.
• مقبول.
• جيد.
• ممتاز.

2- مقياس الكلمات

وهو من المقاييس البسيطة التي تُستخدم في تقييم أداء الموظفين سنويًا، إذ يوفر 4 كلمات تصف الأداء العام للموظف، وكل كلمة تمثل مستوى مختلفًا للخاصية التي يتم تقييمها، وذلك على النحو التالي:

• ضعيف.
• مقبول.
• جيد.
• ممتاز.

3- مقياس التقييم بالنسب المئوية

في هذا المقياس، يتم تقييم أداء كل موظف على مدار العام باستخدام نسبة مئوية تتراوح عادة بين 0% إلى 100%، إذ يحصل كل موظف على درجة مئوية توضح أدائه السنوي مقارنة بالأهداف والمعايير المحددة، وذلك على النحو التالي:

• 90% - 100%: أداء ممتاز.
• 70% - 89%: أداء جيد.
• 50% - 69%: أداء مقبول.
• أقل من 50%: أداء ضعيف.

أهداف التقييم السنوي:

تتعدد الأهداف التي تسعى المؤسسات لتحقيقها من خلال إجراء التقييم السنوي لأداء جميع الموظفين، تشمل تلك الأهداف ما يلي:

1- فحص جودة العمل

من خلال التقييم السنوي للموظفين الذي ينطوي على فحص جودة الأعمال المُنجزة على مدار العام، تتحقق المؤسسات من مدى نجاح كل موظف في الوفاء بالتوقعات أو تجاوزها أو الفشل في تحقيقها، وبالتالي تتعرف على الإنجازات والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، مما يساعد على تحسين الأداء العام للموظفين.

2- تحديد احتياجات التدريب

تعمل المؤسسات على تنفيذ التقييم السنوي للموظفين من أجل التعرف على الفجوات في المهارات والمعارف، ومن ثم تحديد المجالات التي يحتاج فيها أعضاء الفريق إلى تدريب إضافي، وبالتالي تستثمر في البرامج والدورات التدريبية التي تساهم في تطوير مهارات الموظفين وأدائهم الوظيفي.

3- تحسين الأداء العام للموظفين

من خلال تقييم أداء الموظفين على مدار عام كامل، تتمكن المؤسسات من معرفة نقاط القوة لدى الموظفين وتحديد المجالات التي يحتاجون إلى تحسينها والعثور على حلول لمساعدتهم في تحسين تلك المجالات.

4- اتخاذ قرارات المكافآت والترقيات

من الأهداف الرئيسية لإجراء التقييم السنوي، استخدام نتائج التقييم في اتخاذ قرارات تخص صرف المكافآت للموظفين الذين يحققون تفوق في أدائهم الوظيفي، أو الترقيات للموظفين الذين حققوا إنجازات خلال العام المنقضي.

5- تحسين بيئة العمل

ينطوي التقييم السنوي للموظفين على الحصول على تعليقات من كل موظف حول بيئة العمل ورضاهم عن التحديات التي يواجهونها، وتستخدم المؤسسة تلك التعليقات في العمل على تحسين بيئة العمل وحل المشكلات التي قد تؤثر على أداء وإنتاجية الموظفين.

6- تحسين العلاقات بين الموظفين والمديرين

يساعد التقييم السنوي على تبادل الملاحظات البناءة بين الموظف والمدير خلال مناقشة نتائج التقييم، ويقدم كل طرف وجهة نظره في تحديد الأهداف المستقبلية وكيفية تحسين بيئة العمل، وبالتالي تساهم هذه المناقشة المثمرة في تحسين العلاقات بين الموظفين والمديرين.

7- تحديد الأهداف المستقبلية

تهدف المؤسسات من إجراء التقييم السنوي للموظفين إلى وضع أهداف واضحة لكل موظف لتحقيقها في العام المُقبل، مما يساهم في توجيه الموظف نحو تحقيق إنجازات جديدة، وتطوير مهاراته لبلوغ تلك الأهداف.

8- زيادة الولاء للمؤسسة

من خلال تخصيص وقت سنوي لإجراء محادثة فردية مع كل موظف كجزء من عملية التقييم، يمكن الاستماع إلى مخاوف وشكاوى الموظف، ومنحه الفرصة لمدح جهوده وإنجازاته والتحدث عن نقاط ضعفه، وكل ذلك يعزز من شعور الموظف بأهمية آرائه وأن المؤسسة تسعى للاستثمار في تطويره، مما يزيد من ولائه للمؤسسة.

استفد من حلول التوظيف الفعالة مع صبّار

إذا كنت تواجه نقصًا في المهارات والكفاءات في فريق عملك وترغب في دعمه بأسرع وقت، تواصل مع منصة صبّار التي توفر لك خدمات توظيف متكاملة تعتمد على أحدث التقنيات في اختيار المواهب، لتضمن تعيين موظفين أكفاء يساهمون في نجاح أعمالك.

من خلال صبّار يمكنك الإطلاع على السير الذاتية لأفضل المرشحين من الجنسين في جميع التخصصات، القادرين على العمل وفقًا لنظام شركتك سواء بدوام كامل أو جزئي، من مقر العمل أو عن بُعد، كما يمكنك اتخاذ قرارات فورية بالتعيين من خلال التواصل المباشر مع كل مرشح عبر المنصة أو باستخدام معلومات التواصل المتاحة في كل سيرة ذاتية.

الخاتمة:

تقييم الموظف السنوي هو عملية سنوية تتم لمراجعة أداء الموظفين خلال العام الماضي، حيث يتم تقييم مدى تحقيق الأهداف المحددة سواء من قبل الموظف أو المؤسسة. يتضمن التقييم تحليل نقاط القوة لدى الموظف، مجالات التحسين، وتحديد التقدم الذي أحرزه، بالإضافة إلى استخدام نتائج التقييم في اتخاذ قرارات متعلقة بالمكافآت، الترقيات، أو فرص التدريب. كما يساهم التقييم السنوي في تعزيز التواصل بين الموظف والإدارة، مما يعزز من الإنتاجية ويساعد في تحسين الأداء المستقبلي.

يتطلب إعداد التقييم السنوي تحديد معايير واضحة وتوثيق النتائج، مع ضرورة جمع البيانات من مصادر متعددة مثل التقارير الشهرية أو الملاحظات اليومية. يتضمن التقييم نقاط القوة والضعف الخاصة بالموظف وتحديد الأهداف المستقبلية التي يجب تحقيقها. إضافة إلى ذلك، يساعد التقييم في تحديد الاحتياجات التدريبية ويعزز من بيئة العمل الإيجابية من خلال المناقشات المفتوحة بين الموظف والمدير، مما يزيد من ولاء الموظفين للمؤسسة ويساهم في تحسين الأداء العام.

وفي الختام، فإن تقييم الموظف السنوي لم يعد مجرد إجراء إداري تنفذه المؤسسات، بل هو أداة مهمة لتطوير الأداء المهني لكل موظف، حتى يكونوا شركاء فعالين في تحقيق أهداف المؤسسة.