في بيئة العمل الرسمية، تُعد النماذج الإدارية وسيلة أساسية لتنظيم العمليات الداخلية وضمان الحقوق والواجبات. من أبرز هذه النماذج وأكثرها تداولًا هو نموذج طي قيد موظف، والذي يُستخدم لتوثيق إنهاء العلاقة الوظيفية بين المؤسسة والموظف بشكل قانوني ورسمي، سواء كان بسبب الاستقالة، التقاعد، الفصل، أو أي سبب إداري آخر.
في هذا المقال، نقدم لك نموذج طي قيد موظف بصيغ متعددة (PDF - Word) مع إمكانية التحميل مجانًا، بالإضافة إلى شرح تفصيلي حول مكوناته، كيفية تعبئته، وصيغته الرسمية عبر البريد الإلكتروني، إلى جانب نسخة إنجليزية جاهزة، مما يجعله دليلك الشامل لإتمام هذه العملية بسهولة واحترافية.
ما هو نموذج طي قيد موظف؟
نموذج طي قيد موظف هو مستند إداري يُستخدم لإنهاء علاقة العمل بين الموظف والجهة التي يعمل بها بشكل رسمي وموثّق. يُستخدم هذا النموذج في حالات مثل الاستقالة، التقاعد، الفصل، الوفاة، أو انتهاء العقد، ويُعد بمثابة تأكيد رسمي على انتهاء خدمات الموظف لدى المؤسسة. يشمل النموذج عادةً بيانات الموظف، تاريخ الطي، سبب إنهاء الخدمة، توقيعات الجهات المعنية (مثل الموارد البشرية والمالية)، وإثبات إخلاء الطرف.
هذا النموذج ضروري لضمان إبراء ذمة الموظف من أي التزامات، وحفظ حقوق المؤسسة، وتسهيل أي معاملات لاحقة مثل تسوية المستحقات أو استخراج شهادات الخبرة.
تحميل نموذج طي قيد موظف بصيغة Word
إذا كنت تبحث عن نموذج طي قيد موظف بصيغة Word، فإليك النموذج المثالي الذي يمكنك تعديله بسهولة بما يتناسب مع طبيعة مؤسستك. يتميز ملف Word بإمكانية التعديل المباشر، وإضافة بيانات الموظف وتاريخ طي القيد وتوقيعات الإدارات المختلفة دون الحاجة إلى طباعة النموذج أولًا.
تحميل نموذج طي قيد موظف بصيغة PDF – جاهز للطباعة مجانًا
يُعد نموذج طي قيد موظف بصيغة PDF الخيار الأمثل للجهات التي تبحث عن نموذج رسمي، منسق بدقة، وجاهز للطباعة أو المشاركة المباشرة دون الحاجة إلى تعديل. تم إعداد هذا النموذج بما يتوافق مع متطلبات الإدارات والجهات الحكومية والخاصة، ويشمل كافة البيانات والتواقيع المطلوبة لإنهاء علاقة العمل بشكل قانوني ومنظّم.
تحميل نموذج طي قيد موظف بصيغة Email (جاهز للإرسال عبر البريد الإلكتروني)
إذا كنت بحاجة إلى صيغة رسمية جاهزة للإرسال عبر البريد الإلكتروني لطي قيد موظف، فإليك النموذج المثالي الذي يمكنك نسخه ولصقه مباشرة في بريدك، مع تعديل البيانات الأساسية فقط. هذه الصيغة مُخصصة للجهات التي تعتمد التواصل الإلكتروني في إجراءات الموارد البشرية، وتُضفي طابعًا رسميًا وموثقًا على القرار.
نص البريد الإلكتروني (Email Template):
الموضوع: إشعار طي قيد موظف – [اسم الموظف]
السادة / [اسم القسم أو الجهة] المحترمين،
تحية طيبة وبعد،
نُحيطكم علمًا بأنه قد تم طي قيد الموظف:
- الاسم: [اسم الموظف]
- الرقم الوظيفي: [رقمه]
- الإدارة / القسم: [اسم القسم]
- المسمى الوظيفي: [المسمى]
- تاريخ طي القيد: [تاريخ الانتهاء]
- سبب طي القيد: [استقالة – انتهاء عقد – فصل – أسباب صحية – أخرى]
نرجو منكم التكرم بإتمام ما يلزم من إجراءات، بما في ذلك إخلاء الطرف، تسوية المستحقات المالية، واستكمال التواقيع اللازمة، تمهيدًا لإغلاق ملف الموظف.
شاكرين لكم حسن التعاون.
مع خالص التحية،
[اسم المرسل]
[المسمى الوظيفي]
[الإدارة / القسم]
[التاريخ]
[رقم التواصل / البريد الإلكتروني]
اقرأ أيضًا: تقييم الموظف الجديد ومعاييره وخطواته
نموذج طي قيد موظف نسخة إنجليزي (Employee Clearance Form)
يُستخدم نموذج طي قيد موظف – النسخة الإنجليزية (Employee Clearance Form) عند إنهاء علاقة العمل مع موظف في الشركات أو الجهات التي تعتمد اللغة الإنجليزية في تعاملاتها الرسمية. يهدف النموذج إلى توثيق انتهاء الخدمة، والتأكد من إخلاء الطرف، وتسوية جميع المستحقات بشكل رسمي
Employee Clearance Form
Date: //______
Form Number: ___________
Employee Information
- Full Name: _____________________________________
- Nationality: _____________________________________
- Employee ID: _____________________________________
- Position: _____________________________________
- Department: _____________________________________
- Date of Hiring: //______
- Last Working Day: //______
- Reason for Separation:
☐ Resignation
☐ Retirement
☐ End of Contract
☐ Termination
☐ Medical Reasons
☐ Death
☐ Other (Specify): _______________________
Clearance from Departments
IT Department:
All devices and access cards returned
Items still pending: __________________________
Signature: ____________________ | Date: //______
Finance Department:
All financial dues settled
Outstanding dues: __________________________
Signature: ____________________ | Date: //______
Administration:
Office materials returned
No pending obligations
Signature: ____________________ | Date: //______
HR Recommendation
The HR Department confirms that the employee has completed all required clearances. It is recommended to finalize the employment termination as of the date mentioned above.
HR Representative Name: __________________________
Signature: ____________________ | Date: //______
Final Approval
I hereby approve the clearance and official termination of the above-mentioned employee.
Authorized Manager Name: __________________________
Position: __________________________
Signature & Stamp: ____________________
Date: //______
عناصر ومكونات نموذج طي قيد موظف
يتكوّن نموذج طي قيد موظف من مجموعة من العناصر الأساسية التي تضمن توثيق عملية إنهاء الخدمة بشكل رسمي وقانوني، وتساعد على حفظ حقوق كل من الموظف والجهة المعنية. وفيما يلي أبرز مكونات النموذج:
1. البيانات الشخصية للموظف
- الاسم الكامل
- الرقم الوظيفي
- رقم الهوية / الإقامة
- الجنسية
- المسمى الوظيفي
- الإدارة / القسم
- تاريخ التعيين
- تاريخ طي القيد
2. سبب طي القيد
يتم توضيح سبب إنهاء العلاقة الوظيفية، مثل:
- الاستقالة
- التقاعد
- الفصل التأديبي
- انتهاء العقد
- أسباب صحية
- الوفاة
- أسباب أخرى (يُذكر السبب)
3. إخلاء الطرف من الإدارات المعنية
يشمل توقيعات الإدارات التي يجب أن تُبرئ ذمة الموظف، مثل:
- إدارة العهد والممتلكات
- قسم تقنية المعلومات
- الإدارة المالية
- إدارة شؤون الموظفين أو الموارد البشرية
4. تسوية المستحقات المالية
تقرير من الإدارة المالية يوضح:
- ما إذا تم صرف المستحقات كاملة
- إذا كانت هناك مستحقات معلقة
- بيان بالمبالغ المستحقة (إن وجدت)
5. إقرار الموظف
نص يُقرّ فيه الموظف باستلام جميع حقوقه المالية وعدم وجود أي التزامات متبقية تجاه الجهة.
6. توصية إدارة الموارد البشرية
توصية رسمية تُصدرها إدارة الموارد البشرية باعتماد طي القيد وإنهاء الخدمة.
7. اعتماد الإدارة العليا / المدير العام
يشمل التوقيع النهائي من صاحب الصلاحية لاعتماد القرار رسميًا، مع الختم وتاريخ الاعتماد.
اقرأ أيضًا: تحميل نموذج خطة توظيف PDF - Word مجانًا
قالب بسيط لنموذج طي قيد موظف (للنّسخ واللصق)
يمكنك استخدام هذا القالب الجاهز عند الحاجة إلى إصدار نموذج طي قيد موظف بشكل سريع ورسمي، سواء للطباعة أو الإرسال عبر البريد الإلكتروني.
نموذج طي قيد موظف
التاريخ: …./…./……
الرقم الوظيفي: …………………
بيانات الموظف:
- الاسم: …………………………………………
- الجنسية: …………………………………………
- رقم الهوية / الإقامة: …………………………………………
- المسمى الوظيفي: …………………………………………
- الإدارة / القسم: …………………………………………
- تاريخ التعيين: …./…./……
- تاريخ طي القيد: …./…./……
سبب طي القيد: ☐ استقالة ☐ تقاعد ☐ فصل ☐ انتهاء عقد ☐ وفاة ☐ أخرى: ………………………………
إخلاء طرف من الإدارات:
☐ العهد: تم تسليم جميع العهد ☐ لا تزال هناك عهد
☐ المالية: تم تسوية المستحقات بالكامل ☐ يوجد مستحقات متبقية
☐ الموارد البشرية: تم إكمال جميع الإجراءات الإدارية
إقرار الموظف:
أُقر أنا الموقع أدناه بأنني استلمت جميع مستحقاتي، ولا أطالب الجهة بأي التزامات أخرى.
الاسم: ……………………… التوقيع: ………………… التاريخ: …./…./……
اعتماد الإدارة:
نعتمد طي قيد الموظف الموضح أعلاه اعتبارًا من التاريخ المحدد.
الاسم: ………………………
المسمى الوظيفي: ………………………
التوقيع والختم: ………………… التاريخ: …./…./……
كيفية كتابة خطاب طي القيد (اضرابه الرسمي)
خطاب طي القيد هو مستند رسمي تصدره جهة العمل لإنهاء علاقة العمل مع الموظف بشكل قانوني، سواء كان السبب استقالة، انتهاء عقد، فصل، تقاعد، أو غيره. ويُرسل عادة من الإدارة إلى الجهات المختصة أو إلى الموظف نفسه، ويجب أن يكون الخطاب واضحًا، مختصرًا، ومُلتزمًا بالصيغة الرسمية المعتمدة.
عناصر كتابة خطاب طي القيد الرسمي:
1. البيانات الأساسية
- التاريخ
- اسم الموظف
- الرقم الوظيفي
- الإدارة / القسم
- المسمى الوظيفي
- رقم الخطاب (إن وُجد)
2. التمهيد
يبدأ الخطاب بتحية رسمية ثم مقدمة مختصرة مثل:
"بالإشارة إلى قرار الجهة بشأن إنهاء خدمة الموظف الموضحة بياناته أدناه، نحيطكم علمًا بما يلي:"
3. نص القرار
يُذكر فيه نوع القرار وتاريخه، وسبب طي القيد، وتاريخ السريان، مثل:
"بناءً على [الاستقالة المقدمة / قرار الفصل / انتهاء العقد]، فقد تقرر طي قيد الموظف اعتبارًا من تاريخ …./…./……."
4. الإجراءات المطلوبة
طلب إخلاء الطرف، تسوية المستحقات، وإشعار الإدارات المعنية:
"يرجى منكم اتخاذ اللازم فيما يخص إخلاء الطرف، تسوية المستحقات، وتحديث السجلات النظامية."
5. الخاتمة والتوقيع
ختام رسمي مع التوقيع والختم:
"وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،،،
اسم المدير / الصلاحية
التوقيع
الختم الرسمي"
اقرأ أيضًا: تقييم الأداء الوظيفي السنوي والشهري للموظف وخطواته مكوناته ومعاييره
إجراءات طي القيد في نظام الخدمة المدنية أو الموارد البشرية
طي القيد هو الإجراء الإداري الذي يتم بموجبه إنهاء علاقة الموظف بالجهة الحكومية أو المؤسسة بشكل رسمي، ويُعد من العمليات التنظيمية التي تُنظمها لوائح نظام الخدمة المدنية أو سياسات إدارة الموارد البشرية في القطاعين العام والخاص.
أولًا: طي القيد في نظام الخدمة المدنية (القطاع الحكومي)
وفقًا لأنظمة ولوائح الخدمة المدنية في عدة دول عربية (مثل السعودية أو مصر)، تمر إجراءات طي القيد بعدة مراحل، أبرزها:
1. تحديد سبب طي القيد
ويشمل:
- الاستقالة المقبولة رسميًا
- التقاعد النظامي أو المبكر
- الفصل لأسباب تأديبية أو غياب متكرر
- الوفاة
- انتهاء مدة الابتعاث أو الإعارة دون مباشرة
- العجز الصحي المثبت بتقرير طبي معتمد
2. إصدار القرار الإداري
يُصدر قرار رسمي من الجهة المختصة (مثل مدير عام الموارد البشرية أو جهة التعيين) بطي القيد، موضحًا فيه:
- بيانات الموظف
- سبب طي القيد
- تاريخ نفاذ القرار
- المراجع النظامية
3. تبليغ الإدارات المختصة
يُرسل القرار إلى الإدارات التالية:
- الموارد البشرية
- الشؤون المالية
- إدارة تقنية المعلومات
- الإدارة المعنية بالموظف
4. إخلاء الطرف
يتم التأكد من إخلاء الموظف لجميع العهد الإدارية أو المالية أو الفنية، والحصول على توقيعات الإدارات المعنية (عهد – مكتبة – أجهزة – مركبات – إلخ).
5. تسوية المستحقات المالية
بما يشمل:
- مكافأة نهاية الخدمة (إن وُجدت)
- رصيد الإجازات النظامية
- رواتب مستحقة
- خصومات معلقة أو التزامات
6. تحديث البيانات في أنظمة الخدمة
يتم إدخال حالة الموظف "طي قيد" في النظام الإلكتروني (مثل نظام فارس في السعودية أو نظام الموارد البشرية الحكومي في مصر)، لتوقيفه عن العمل رسميًا.
7. حفظ السجل
يُحفظ نموذج طي القيد وقرار إنهاء الخدمة في ملف الموظف الورقي والإلكتروني للأرشفة والمراجعة.
ثانيًا: طي القيد في شركات القطاع الخاص / إدارة الموارد البشرية
تختلف التفاصيل قليلًا حسب سياسة الشركة، ولكن تتشابه الخطوات الرئيسية:
1. إشعار كتابي أو قانوني
الموظف يُقدّم استقالة، أو يتم إشعاره بالفصل، أو انتهاء العقد.
2. اعتماد من المدير التنفيذي أو الإدارة العليا
3. استكمال نموذج طي القيد
متضمّنًا البيانات، السبب، والتاريخ.
4. إجراءات إخلاء الطرف
مع توقيعات الإدارات المعنية، كالموارد البشرية والمالية.
5. تسوية الحسابات
يُحسب رصيد الإجازات، الرواتب، والمكافآت إن وُجدت.
6. إصدار شهادة خبرة أو خدمة (اختياري)
7. أرشفة الملف وإغلاق الحساب في النظام الداخلي
ابدأ رحلتك المهنية الآن مع صبّار!
إذا كنت تبحث عن فرصة لتطوير مهاراتك، واكتساب خبرات عملية في بيئة مرنة وعصرية، فإن صبّار هي منصتك المثالية!
سواء كنت طالبًا، خريجًا جديدًا، أو محترفًا تبحث عن تحدٍّ جديد، نحن في صبّار نوفر لك وظائف بدوام جزئي وكامل في قطاعات متنوعة تناسب طموحاتك وتُنمّي قدراتك.
سجّل الآن في صبار، واختر الوظيفة التي تناسبك.
وابدأ رحلتك المهنية بثقة!
خاتمة
إن استخدام نموذج طي قيد موظف بشكل صحيح هو خطوة أساسية تضمن حقوق الطرفين وتُحافظ على السمعة المؤسسية. سواء كنت مسؤولًا في الموارد البشرية أو مديرًا تنفيذيًا، فإن امتلاك نموذج منسق، موثّق، وسهل الاستخدام يعزز من كفاءة العمل ويُسهل إجراءات إنهاء الخدمة دون تعقيد.
نوفر لك من خلال هذه المقالة نماذج جاهزة بصيغ Word وPDF للتحميل مجانًا، مع شروحات احترافية لصياغة الخطابات الرسمية الخاصة بطي القيد، مما يُمكّنك من إتمام هذه الإجراءات بثقة واحتراف. لا تتردد في حفظ هذه النماذج أو مشاركتها مع فريقك الإداري لضمان التوثيق الكامل عند إنهاء أي علاقة وظيفية.
