إذا كنت تبحث عن نموذج إخلاء طرف موظف بصيغ متعددة مثل Word أو PDF، فأنت في المكان الصحيح. نوفر لك في هذا المقال مجموعة نماذج جاهزة للتحميل مجانًا، سواء كنت تعمل في القطاع الحكومي أو القطاع الخاص، مع شرح تفصيلي لمكونات النموذج، وطريقة استخدامه بطريقة قانونية وإدارية سليمة.
تتعدد صيغ نموذج إخلاء طرف موظف بحسب الجهة والإجراء الإداري، لذا قمنا بتجميع أفضل النماذج العملية، بما في ذلك نموذج إخلاء طرف موظف قطاع خاص، ونموذج إخلاء مسؤولية موظف، إلى جانب نسخة رسمية باللغة الإنجليزية تناسب الشركات متعددة الجنسيات. تابع القراءة وحمّل النموذج الأنسب لك مباشرة.
تعريف نموذج إخلاء طرف موظف
نموذج إخلاء طرف موظف هو مستند رسمي يُستخدم عند انتهاء علاقة العمل بين الموظف وجهة العمل، سواء بسبب الاستقالة أو إنهاء العقد أو التقاعد أو غيرها من الأسباب. يهدف هذا النموذج إلى توثيق أن الموظف قد أعاد جميع ما بحوزته من ممتلكات وأدوات تابعة للشركة أو المؤسسة، مثل الأجهزة، الملفات، العُهد، البطاقات، وغيرها من المتعلقات.
ويُعد هذا النموذج خطوة أساسية في إنهاء الخدمة، حيث يُستخدم للتأكد من خلو مسؤولية الموظف المالية أو الإدارية، كما يُطلب غالبًا لاستكمال الإجراءات المالية النهائية مثل صرف المستحقات أو تسليم شهادة الخبرة. ويُطبق النموذج في المؤسسات الحكومية والقطاع الخاص على حد سواء، كل بحسب نظامه الإداري.
تحميل نموذج إخلاء طرف موظف بصيغة Word
إذا كنت تبحث عن نموذج إخلاء طرف موظف Word قابل للتعديل، فهذه النسخة هي الأنسب لك. يتميز هذا النموذج بإمكانية إدخال البيانات بسهولة، مثل اسم الموظف، القسم، تاريخ الإخلاء، وتوقيعات الإدارات المختلفة، مما يجعله مثاليًا للاستخدام في الشركات والمؤسسات التي ترغب في تخصيص النموذج حسب نظامها الداخلي.
تحميل نموذج إخلاء طرف موظف بصيغة PDF
يمكنك الآن تحميل نموذج إخلاء طرف موظف بصيغة PDF مجانًا، جاهز للطباعة والاستخدام الفوري دون الحاجة إلى تعديل. هذا النموذج يُعد مثاليًا للمؤسسات التي تعتمد على الإجراءات الورقية وتحتاج إلى مستند منسق بشكل رسمي لتوثيق إخلاء الطرف، حيث يحتوي على جميع البيانات الأساسية وتوقيعات الإدارات المختلفة لضمان خلو مسؤولية الموظف من أي عهد أو التزامات. يُفضّل استخدام هذه الصيغة في حالات الأرشفة أو التقديم للجهات الرسمية.
تحميل نموذج إخلاء طرف موظف بصيغة Email (جاهز للإرسال عبر البريد الإلكتروني)
في بعض الحالات، قد تحتاج المؤسسات أو الموظفون إلى إرسال نموذج إخلاء طرف موظف عبر البريد الإلكتروني، سواء للتوثيق أو للتعامل مع الإدارات عن بُعد. لذلك، نوفر لك نموذجًا رسميًا بصيغة رسالة Email، جاهزًا للإرسال مباشرة، يتضمن جميع البيانات المطلوبة بطريقة مهنية ومحترمة، ويمكن تعديله حسب اسم الموظف والجهة المعنية.
الموضوع: طلب استكمال إجراءات إخلاء طرف الموظف •••
السادة إدارة ••• المحترمين،
تحية طيبة وبعد،
نرجو منكم التكرم باستكمال إجراءات إخلاء الطرف الخاصة بالموظف وفق البيانات التالية:
- الاسم الكامل: ..................................................
- الرقم الوظيفي: ..................................................
- المسمى الوظيفي: ..................................................
- القسم / الإدارة: ..................................................
- تاريخ انتهاء الخدمة: .... / .... / ............
وذلك تمهيدًا لإنهاء العلاقة الوظيفية بشكل رسمي وموثق. نأمل منكم التحقق من تسليم كافة العهد والمستلزمات، والتأكيد على عدم وجود أي التزامات متبقية على الموظف المذكور.
في حال وجود أي ملاحظات أو متطلبات إضافية، نرجو منكم التكرم بإبلاغنا في أقرب وقت ممكن.
شاكرين لكم تعاونكم المعتاد.
مع خالص التقدير،
- اسم المرسل: ..................................................
- المسمى الوظيفي: ..................................................
- اسم الجهة / الشركة: ..................................................
- رقم التواصل: ..................................................
- البريد الإلكتروني: ..................................................
- تاريخ الإرسال: .... / .... / ............
نموذج إخلاء طرف موظف باللغة الإنجليزية
Employee Clearance Form
Employee Information:
- Full Name: ..................................................
- Employee ID: ..................................................
- Department: ..................................................
- Job Title: ..................................................
- Date of Joining: .... / .... / ..........
- Last Working Day: .... / .... / ..........
This is to certify that the above-mentioned employee has cleared all responsibilities and returned all assets and materials belonging to the company. The following departments confirm that there are no pending obligations or liabilities.
Departmental Clearance:
- Human Resources Department
Name of Officer: ...........................................
Signature: .........................
Date: .... / .... / .......... - Finance Department
Name of Officer: ...........................................
Signature: .........................
Date: .... / .... / .......... - IT Department
Name of Officer: ...........................................
Signature: .........................
Date: .... / .... / .......... - Logistics / Asset Management
Name of Officer: ...........................................
Signature: .........................
Date: .... / .... / ..........
Employee Declaration:
I hereby confirm that I have returned all company property and have no remaining obligations towards the organization.
Employee Signature: .............................
Date: .... / .... / ..........
Final Approval by Supervisor/Department Head:
Name: ..................................................
Position: ..................................................
Signature: ..................................................
Company Stamp:
اقرأ أيضًا: نموذج إخلاء طرف موظف من العمل مع دليل كافة الإجراءات - للتحميل مجانًا
عناصر نموذج إخلاء طرف موظف
يتكوّن نموذج إخلاء طرف موظف من مجموعة من العناصر الأساسية التي تضمن توثيق انتهاء العلاقة الوظيفية بشكل رسمي وسلس، وتحافظ على حقوق الطرفين (الموظف وجهة العمل). وفيما يلي شرح تفصيلي لأهم مكونات النموذج:
1. البيانات الشخصية للموظف
تشمل المعلومات الأساسية التي تُعرّف بالموظف وتُحدد هويته داخل الجهة الإدارية، مثل:
- الاسم الكامل
- الرقم الوظيفي أو رقم الهوية
- المسمى الوظيفي
- القسم أو الإدارة
- تاريخ التعيين
- تاريخ انتهاء الخدمة
2. سبب إنهاء الخدمة
يُوضح فيه السبب الرسمي لانتهاء العلاقة الوظيفية، مثل:
- الاستقالة
- التقاعد
- انتهاء عقد
- إنهاء خدمات
- نقل إلى جهة أخرى
3. قائمة الإدارات المعنية بإخلاء الطرف
يجب أن تمر عملية الإخلاء على جميع الإدارات التي تعامل معها الموظف أثناء عمله للتأكد من خلو عهدته، مثل:
- إدارة الموارد البشرية
- الإدارة المالية
- إدارة تقنية المعلومات (IT)
- إدارة المخازن أو المستودعات
- إدارة الأمن أو البوابة (في بعض الجهات)
كل إدارة تؤكد من خلال توقيع المسؤول أنها استلمت ما يخصها من الموظف أو لا توجد عليها ملاحظات.
4. إقرار الموظف
يتضمن هذا الإقرار توقيع الموظف على أنه سلّم جميع ممتلكات المؤسسة وليس عليه أي عهد أو التزامات متبقية.
5. توقيع المدير المباشر أو الإدارة العليا
بعد الانتهاء من توقيعات الإدارات، يوقّع المدير المباشر أو الجهة المسؤولة عن الموافقة النهائية على أن جميع إجراءات إخلاء الطرف قد تمت وفق النظام.
6. الختم الرسمي
في الجهات الحكومية أو المؤسسات الرسمية، يتم وضع الختم المعتمد على النموذج ليُصبح وثيقة رسمية قابلة للأرشفة أو الاستخدام في الإجراءات التالية (مثل صرف المستحقات أو إصدار شهادة خبرة).
7. تاريخ تحرير النموذج
يُعدّ تحديد تاريخ الإخلاء مهمًا لتوثيق التسلسل الزمني لإنهاء الخدمة وتحديد تاريخ الانفصال الوظيفي بدقة.
8. ملاحظات إضافية (اختياري)
قد يحتوي النموذج في نهايته على خانة لإضافة أي ملاحظات خاصة من الإدارات (مثل فقدان عهدة أو تأخير في التسليم) لتوثيقها بشكل رسمي.
اقرأ أيضًا: إخلاء طرف موظف حكومي
قالب نموذج إخلاء طرف موظف جاهز (نسخ ولصق)
عند انتهاء علاقة العمل بين الموظف والمؤسسة، يصبح من الضروري استخدام نموذج رسمي لإثبات أن الموظف قد أخلّ طرفه من جميع العهد والالتزامات. فيما يلي قالب جاهز لنموذج إخلاء طرف موظف يمكن نسخه واستخدامه مباشرة داخل أي جهة عمل.
نموذج إخلاء طرف موظف
تاريخ النموذج: .... / .... / ........
بيانات الموظف:
- الاسم الكامل: .......................................................
- الرقم الوظيفي / الهوية: ..........................................
- المسمى الوظيفي: ................................................
- الإدارة / القسم: ...................................................
- تاريخ التعيين: .... / .... / ..........
- تاريخ انتهاء الخدمة: .... / .... / ..........
سبب انتهاء الخدمة:
[ ] استقالة [ ] إنهاء عقد [ ] تقاعد [ ] نقل [ ] أخرى: ..........................
إقرار الإدارات المعنية:
نشهد نحن الإدارات أدناه بأن الموظف قد أخلّ طرفه من كافة العهد والمستلزمات وليس عليه أي التزامات تجاه الإدارة.
إدارة الموارد البشرية
اسم المسؤول: .....................................
التوقيع: .................... التاريخ: .... / .... / ........
الإدارة المالية
اسم المسؤول: .....................................
التوقيع: .................... التاريخ: .... / .... / ........
إدارة تقنية المعلومات (IT)
اسم المسؤول: .....................................
التوقيع: .................... التاريخ: .... / .... / ........
إدارة المستودعات / العهد
اسم المسؤول: .....................................
التوقيع: .................... التاريخ: .... / .... / ........
إدارة الأمن / البوابة (إن وُجد)
اسم المسؤول: .....................................
التوقيع: .................... التاريخ: .... / .... / ........
إقرار الموظف:
أُقرّ أنا الموقع أدناه بأنني قد سلّمت جميع ممتلكات الجهة، ولا توجد عليّ أي مسؤوليات أو عهد.
اسم الموظف: ......................................
التوقيع: .................... التاريخ: .... / .... / ........
اعتماد الإدارة العليا / المدير المباشر:
بعد مراجعة جميع البيانات والتواقيع، نُقرّ بإخلاء طرف الموظف بشكل رسمي.
الاسم: ..................................................
المسمى الوظيفي: .......................................
التوقيع: .................... الختم الرسمي:
كيفية كتابة خطاب إخلاء طرف موظف
خطاب إخلاء طرف موظف هو وثيقة رسمية تصدر عن جهة العمل لإثبات أن الموظف قد أنهى خدمته وسلم جميع العهد والممتلكات الخاصة بالمؤسسة، وأنه لا توجد عليه أي التزامات مالية أو إدارية. كتابة هذا الخطاب بشكل احترافي أمر مهم لحفظ الحقوق القانونية للطرفين. إليك الخطوات التفصيلية لكتابة الخطاب:
1. البدء بتحية رسمية
ابدأ الخطاب بصيغة رسمية ولائقة موجهة إلى الجهة المعنية أو من يهمه الأمر.
مثال:
السادة إدارة الموارد البشرية المحترمين،
تحية طيبة وبعد،
2. تحديد موضوع الخطاب
يجب توضيح أن الغرض من الخطاب هو إخلاء طرف الموظف.
مثال:
الموضوع: إخلاء طرف موظف
3. كتابة بيانات الموظف كاملة
اذكر المعلومات التعريفية الخاصة بالموظف لتوثيق الخطاب بدقة، مثل:
- الاسم الكامل
- الرقم الوظيفي أو رقم الهوية
- المسمى الوظيفي
- القسم / الإدارة
- تاريخ التعيين
- تاريخ انتهاء الخدمة
4. توضيح حالة الموظف
حدد أن الموظف قد سلّم جميع العهد والممتلكات الخاصة بالمنشأة، وليس عليه أي مسؤوليات أو التزامات.
مثال:
نود الإفادة بأن الموظف المذكور أعلاه قد أتم إجراءات إخلاء الطرف بالكامل، ولم تعد عليه أي عهد أو مستحقات مالية أو مسؤوليات تجاه الإدارة.
5. طلب اعتماد الخطاب
اطلب من الجهة المختصة اعتماد الخطاب كوثيقة رسمية.
مثال:
نأمل منكم التكرم باعتماد هذا الخطاب وتوثيقه في ملف الموظف، مع خالص الشكر والتقدير.
6. خاتمة رسمية
اختم الخطاب بعبارات الشكر المعتادة وتوقيع المرسل.
مثال:
مع فائق الاحترام والتقدير،
[اسم المرسل]
[المسمى الوظيفي]
[اسم الجهة / الشركة]
[التاريخ]
[التوقيع]
كيف تتأكد الإدارة من تسليم الموظف لجميع العهد؟
تتبع الإدارة مجموعة من الإجراءات الدقيقة لضمان أن الموظف قد سلم جميع ما بعُهدته قبل إنهاء خدمته رسميًا. تبدأ العملية بمراجعة قائمة العهد المسجلة على الموظف منذ بداية عمله، والتي تشمل الأجهزة، الأدوات، المستندات، البطاقات، المفاتيح، أو أي معدات أخرى تخص الجهة.
ثم يُطلب من كل إدارة معنية (مثل المالية، تقنية المعلومات، المخازن، الأمن) التوقيع في نموذج إخلاء الطرف بعد التحقق الفعلي من استلام جميع العهد المتعلقة بها. في بعض الحالات، يتم إجراء جرد فعلي، أو استلام العهد بموجب محضر رسمي.
كما قد يتم اعتماد النموذج من قبل المدير المباشر بعد التأكد من إنهاء الموظف لجميع المهام الموكلة إليه. لا يُعتبر إخلاء الطرف مكتملًا إلا بعد توقيع الإدارات المعنية واعتماد الإدارة العليا أو شؤون الموظفين.
ماذا يحدث إذا رفض الموظف التوقيع على نموذج الإخلاء؟
في حال رفض الموظف التوقيع على نموذج إخلاء الطرف، لا يعني ذلك بالضرورة أن الإجراءات تتوقف، لكن الأمر يستدعي تدخلًا إداريًا دقيقًا لضمان حفظ حقوق المؤسسة وتوثيق الحالة قانونيًا.
عادةً ما تقوم الجهة الإدارية بإثبات رفض الموظف التوقيع في محضر رسمي، مع توقيع الشهود أو الإدارات المعنية، ويتم اعتماد النموذج من قبل المدير المباشر أو الموارد البشرية دون توقيع الموظف. كما يمكن إرفاق مذكرة توضح أسباب الرفض إن وُجدت.
ويتم الاحتفاظ بجميع الوثائق ذات الصلة في ملف الموظف لحماية المؤسسة في حال وجود مطالبات قانونية لاحقًا. في بعض الحالات، قد يتم حجب المستحقات المالية أو شهادة الخبرة مؤقتًا إلى حين إغلاق ملف العهد بشكل نهائي، وذلك وفقًا لسياسات المؤسسة واللوائح المعمول بها.
ابدأ رحلتك المهنية الآن مع صبّار!
ابدأ رحلتك المهنية الآن مع صبّار، المنصة المتخصصة في ربط الباحثين عن عمل بالفرص الوظيفية في قطاعات الأغذية، التجزئة، والخدمة، بطريقة سهلة وسريعة. من خلال صبّار، يمكنك إنشاء ملف شخصي احترافي، استعراض الوظائف المتاحة في منطقتك، والتقديم مباشرة دون الحاجة إلى سير ذاتية معقدة. كما توفر المنصة دورات تدريبية ومهارات تأهيلية تساعدك على التميز في سوق العمل، بالإضافة إلى نظام إشعارات يضمن لك عدم تفويت أي فرصة مناسبة.
سواء كنت تبحث عن عمل بدوام جزئي، مرن، أو دائم، صبّار هي بوابتك لبداية قوية في مسارك المهني واكتشاف الوظائف المختلفة.
الخاتمة
في نهاية المقال، نؤكد أن استخدام نموذج إخلاء طرف موظف Word أو PDF هو خطوة أساسية في إنهاء العلاقة الوظيفية بشكل قانوني وآمن لكل من الموظف وجهة العمل. تأكد دائمًا من أن النموذج يحتوي على جميع التواقيع والموافقات المطلوبة من الإدارات المعنية، سواء في القطاع الحكومي أو الخاص.
لا تتردد في تحميل النماذج المجانية المرفقة بصيغ متعددة، مثل: نموذج إخلاء طرف موظف Word – نموذج إخلاء طرف موظف PDF – نموذج إخلاء مسؤولية موظف، وغيرها. اختر النموذج الأنسب لجهتك وابدأ في تنظيم ملفات الموظفين بطريقة احترافية وموثوقة.
