نموذج اخلاء طرف موظف مع دليل كافة الإجراءات - للتحميل مجانًا

نموذج إخلاء الطرف هو مستند رسمي يُعد بعد إتمام الإجراءات؛ فعندما يغادر الموظف الشركة التي يعمل بها سواء للاستقالة أو التقاعد أو للانتقال لوظيفة جديدة أو لأي سبب آخر، تتخذ الشركة معه عدة إجراءات تضمن حصول كل طرف على حقوقه بالكامل، ومنها إخلاء الطرف الذي يلعب دورًا بارزًا في حماية أصول الشركة ومعلوماتها وضمان مغادرة الموظف بطريقة منظمة، وتكوين علاقات مهنية فعالة مع الموظفين المغادرين، وفي هذا المقال نوضح ما هو إخلاء الطرف وأهميته وإجراءاته وشروطه وصيغته ونموذج له.

ما هو اخلاء طرف موظف؟ 

يشير مصطلح إخلاء طرف موظف إلى العملية التي تنفذها الشركة ممثلة في قسم الموارد البشرية وقسم المالية وقسم تكنولوجيا المعلومات، يتم من خلالها قيام الموظف المستقيل أو الذي أُحيل للتقاعد، بتسليم جميع ممتلكات الشركة والوفاء بالتزاماته تجاهها وحل أية مشكلات معلقة قبل مغادرته، وهي العملية التي يتولى المديرون الإشراف عليها لضمان خروج الموظف بطريقة مهنية وتقليل المخاطر القانونية والمهنية المُحتملة.

وتُعد عملية إخلاء طرف الموظف من الإجراءات المنهجية التي تنفذها جميع الشركات عند مغادرة موظفيها، وتثبت أن الموظف المغادر قد استوفى جميع الالتزامات عند انتهاء علاقته بالعمل بشكل رسمي وقانوني.

وتنطوي عملية إخلاء طرف الموظف على إعادة ممتلكات الشركة وتسوية جميع المستحقات المالية وإكمال المهام أو المشاريع المُعلقة، وتسليم المهام والمسؤوليات الوظيفية إلى الآخرين، مع إلغاء وصول الموظف إلى أنظمة الشركة، فضلًا عن إكمال الإجراءات الورقية أو مقابلات الخروج.

ما هو نموذج اخلاء طرف موظف:

نموذج إخلاء طرف موظف أو خطاب إخلاء طرف موظف هو عبارة عن مستند رسمي تصدره الشركة بعد الانتهاء من إجراءات إخلاء الطرف، وهو يؤكد على أن الموظف المغادر قد أعاد جميع ممتلكات الشركة، وتمت تسوية مستحقاته المالية ومسؤوليات عمله، وأنجز الإجراءات الورقية اللازمة.

ويذكر نموذج إخلاء طرف موظف جميع ممتلكات الشركة التي أعادها من أجهزة ومعدات ووثائق ومستندات، ويؤكد حصوله على جميع المستحقات المالية.

ويتضمن نموذج إخلاء طرف موظف عادة توقيع المديرين المشرفين على هذه العملية وهم مسؤولي أقسام الموارد البشرية والمالية وتكنولوجيا المعلومات، ليكون بمثابة الوثيقة التي تثبت قانونية موقف الشركة والموظف على حد سواء من عملية المغادرة.

عناصر نموذج اخلاء طرف موظف:

يتكون نموذج إخلاء طرف موظف قطاع خاص أو عام من عدة عناصر أساسية، تشمل ما يلي:

بيانات الموظف

تشمل بيانات الموظف التي يتضمنها خطاب إخلاء الطرف اسم الموظف والمسمى الوظيفي له ورقمه الوظيفي، وتاريخ التحاقه بالعمل وتاريخ مغادرة العمل وهو تاريخ آخر يوم عمل بالشركة.

إقرار الموظف

يتضمن هذا العنصر إقرارًا من الموظف بتسليمه جميع ممتلكات الشركة التي كانت بحوزته خلال عمله، والوفاء بكافة المسؤوليات تجاه الشركة.

إقرارات أقسام الشركة

في هذا العنصر، تقر الأقسام المسؤولة عن تنفيذ عملية إخلاء الطرف بقيام الموظف بصحة موقف الموظف المغادر وقيامه بإخلاء طرفه وتسليم كل ما يخص الشركة من ممتلكات، وتنفيذ كافة التزاماته، وتتمثل تلك الأقسام فيما يلي:

• قسم المالية: يقر قسم المالية بتسوية جميع المستحقات المالية للموظف وحصوله على راتبه ومقابل رصيد الإجازات الذي لم يُستغل والمكافآت التي يحق له الحصول عليها.
• قسم الموارد البشرية: يؤكد قسم الموارد البشرية في خطاب الإخلاء على تسوية جميع مستحقات الموظف من الإجازات ومكافأة نهاية الخدمة.
• قسم تكنولوجيا المعلومات: يقر قسم تكنولوجيا المعلومات بتنفيذ إلغاء وصول الموظف إلى جميع أنظمة الشركة واستلام جميع الأجهزة الإلكترونية التي كانت بحوزته.
• قسم المخازن: يؤكد قسم المخازن على استلام جميع المعدات التي كانت بحوزة الموظف خلال فترة عمله.

التوقيعات

يتضمن عنصر التوقيعات توقيع جميع الأطراف المشاركة في عملية إخلاء الطرف، وهم الموظف المغادر، ممثلي أقسام الموارد البشرية والمالية وتكنولوجيا المعلومات، المدير العام.

التاريخ

يُختتم خطاب إخلاء طرف الموظف بتاريخ توقيع الخطاب.

أهمية نموذج إخلاء طرف:

يُعد نموذج إخلاء الطرف من أهم الوثائق التي يتعين على الشركات إعدادها عند مغادرة الموظفين، نظرًا لأهميته الكبيرة سواء للشركة أو للموظف المغادر، والتي تتمثل فيما يلي:

1- استرداد أصول الشركة

يوفر نموذج إخلاء الطرف الحماية القانونية للموظف المغادر، لأنه بمثابة الدليل على قيامه بتسليم جميع أصول الشركة التي كانت بحوزته، وهي الأصول المادية والملكية الفكرية أو المعلومات السرية، وهو ما يمكّن الشركة من تزويد الموظف البديل بالأدوات اللازمة دون تكبد نفقات إضافية.

2- ضمان الامتثال

يثبت نموذج إخلاء الطرف أن الموظف المغادر قد استوفى جميع الالتزامات القانونية والتنظيمية والتعاقدية، وهو ما يوفر له الحماية ضد أية مطالبات قانونية مستقبلية خاصة بممتلكات الشركة أو مسؤولياته.

3- الحفاظ على أمن أنظمة الشركة

يضمن نموذج إخلاء طرف الموظف قيام الشركة بإلغاء وصول الموظف المغادر إلى المنصات الرقمية والمباني المادية، وهو ما يوفر لمعلوماتها الحساسة ولأنظمتها الحماية المطلوبة.

4- التسوية المالية

من خلال نموذج إخلاء طرف، يقر الموظف بحصوله على جميع مستحقاته المالية، وتقر الشركة بحصولها على جميع ديونها من الموظف، وهو ما يثبت إتمام الطرفان جميع الالتزامات المالية بصورة قانونية ويمنع أية نزاعات مالية مستقبلية.

5- حماية سمعة الشركة

يساعد نموذج إخلاء طرف الموظف على حماية سمعة الشركة من أية مخاطر، لأنه يثبت اتخاذها الإجراءات القانونية اللازمة التي تضمن حماية حقوق الموظفين المغادرين، وهو ما يخلق شعورًا بالأمان لدى الموظفين المتبقين حيال ممارسات إدارة الشركة.

6- تنظيم عمل الشركة

يثبت نموذج إخلاء الطرف أن الموظف المغادر ساهم في تنفيذ عملية الانتقال السلس إلى الموظف الجديد من خلال تنفيذ جميع المهام المتعلقة بوظيفته وتدريب الموظف البديل على القيام بدوره الوظيفي، وهو ما ينظم من سير عمل الشركة ويحميها من الفوضى الناجمة عن مغادرة الموظف.

صيغة الاخلاء:

إليكم فيما يلي مثالًا لصيغة إخلاء طرف موظف والتي يمكن تعديلها واستخدامها:

التاريخ/..

اسم الموظف/..

الوظيفة/..

القسم/…

اسم الشركة/..

‍

إلى من يهمه الأمر

‍

تقر شركة (...) بتصفية جميع المستحقات والالتزامات المالية الخاصة بالموظف المذكور أعلاه بعد إنهاء كافة مهامه الوظيفية، مع استلام الشركة ممتلكاتها التي كانت بحوزته وهي:

• الأجهزة والمعدات: …
• الوثائق والمستندات:...
• الأصول الأخرى:...

ووفقًا لهذا الخطاب، فإن الموظف ليس لديه التزامات متبقية مع الشركة مالية أو قانونية بعد توقيع هذا الإخلاء.

‍

توقيع الموظف/..

توقيع ممثلي الأقسام/..

توقيع المدير العام/..

نموذج اخلاء طرف موظف word:

يمكنكم تحميل نموذج إخلاء طرف موظف بصيغة word والذي يتضمن جميع العناصر المطلوبة لعملية إخلاء الطرف، مع قابلية التعديل حسب الحاجة.

إجراءات اخلاء طرف موظف:

تنطوي عملية إخلاء طرف الموظف على تنفيذ عدة إجراءات تضمن قانونية موقف الشركة والموظف بعد مغادرته العمل، وتشمل تلك الإجراءات ما يلي:

1- تقديم الإخطار الرسمي

تبدأ عملية إخلاء طرف الموظف بقيامه بتقديم إخطارًا رسميًا للشركة، يبلغها من خلاله نيته مغادرة العمل خلال أسبوعين من تاريخ إرسال الإخطار.

2- إعداد نموذج إخلاء الطرف

بعد قبول استقالة الموظف، تبدأ الشركة في إعداد نموذج إخلاء الطرف، والذي يحتوي على جميع أصول الشركة وحقوق الوصول التي كان يمتلكها الموظف، والمسؤوليات التي يتعين عليه إكمالها قبل مغادرة الشركة.

3- تنفيذ المهام المعلقة

لضمان قانونية عملية إخلاء طرف الموظف، يتعين على الموظف المغادر إكمال جميع المهام المعلقة الخاصة بوظيفته، إذ يقوم بتنفيذ أية مهام مطلوبة منه أو المشاريع التي لم يستكملها خلال فترة عمله.

4- نقل المسؤوليات الوظيفية

إذا استقرت الشركة على الموظف البديل للموظف المغادر؛ يتعين على الأخير نقل المسؤوليات الخاصة بوظيفته إلى الموظف الجديد وتدريبه على المهام والأدوار المُقرر تكليفه بها.

5- تسليم ممتلكات الشركة

بعد ذلك، يقوم الموظف بتسليم ممتلكات الشركة التي كانت بحوزته، وهي العهدة التي يقر الموظف بتسليمها في نموذج إخلاء طرف، وهي المعدات والأجهزة وتشمل: جهاز الكمبيوتر، الهاتف، بطاقة هوية العمل، مفاتيح المكتب، وأية أدوات أخرى تسلمها الموظف في بداية عمله بالشركة.

6- إلغاء وصول الموظف إلى أنظمة الشركة

وهي المهمة التي يتولى قسم تكنولوجيا المعلومات بالشركة تنفيذها، إذ يقوم بتعطيل حسابات الموظف على أنظمة الشركة، مثل حساب البريد الإلكتروني والحساب المُسجل على منصات الشركة وجميع أنظمة الدخول المُستخدمة.

7- تسوية المستحقات المالية

يُعد هذا الإجراء من أهم شروط اخلاء الطرف، إذ يقوم قسم المالية بتسوية جميع المستحقات المالية الخاصة بالموظف المغادر، إذ يتم حساب تلك المستحقات والتي تشمل راتبه الأخير ومقابل الإجازات التي لم يستفد منها الموظف ومكافأة نهاية الخدمة، كما يتأكد القسم من أن الموظف قد سدد أية ديون مستحقة للشركة في حال وجودها.

8- التوقيعات الإدارية

في هذه الخطوة، توقع الأقسام المشاركة في عملية إخلاء طرف الموظف على خطاب الإخلاء، للتأكيد على إعادة جميع المعدات وحصول الموظف على كافة مستحقاته المالية وإلغاء وصوله إلى الموارد الرقمية للشركة.

9- إجراء مقابلة خروج

يعقد قسم الموارد البشرية مقابلة خروج مع الموظف المغادر للحديث عن ظروف المغادرة وأسبابها، ومن أجل إنهاء العلاقة المهنية بشكل إيجابي.

10- إصدار خطاب إخلاء الطرف

في النهاية، تصدر الشركة خطاب إخلاء طرف الموظف بعد تنفيذ جميع إجراءات هذه العملية، وهو الخطاب الذي يؤكد أن العلاقة المهنية بين الموظف والشركة قد انتهت بشكل قانوني.

تعاون مع صبّار واستفد بأفضل خدمات التوظيف

إذا كنت تعاني نقصًا في القوى العاملة الماهرة التي تمتلك الكفاءة المطلوبة لنجاح عملك؛ يمكنك الاعتماد على منصة صبّار الرائدة في مجال التوظيف بالمملكة العربية السعودية والمعتمدة من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، من أجل تلبية احتياجاتك من الموظفين.

تحتوي صبّار على قائمة بأفضل المرشحين من الجنسين ذوي مستويات الخبرات المختلفة والمهارات والكفاءات المطلوبة في جميع المجالات، وتقوم المنصة بترشيح أفضلهم وأكثرهم مطابقة لمعايير العمل لديك.

ما يميز مرشحي صبّار أنهم مؤهلين للعمل فورًا وفقًا لظروف عملك سواء بدوام كامل أو جزئي، من مقر العمل أو عن بُعد، أي أن المنصة قادرة على تلبية مختلف احتياجاتك الوظيفية مهما كانت، وتمكنك من إجراء مقابلات فيديو مع المرشحين لاختيار الأنسب منهم بسهولة.

الخاتمة:

عندما يغادر الموظف الشركة لأي سبب كان، تتطلب الشركة إجراءات لإخلاء طرفه لضمان حقوق جميع الأطراف وحماية أصول الشركة. تشمل عملية إخلاء الطرف إعادة الممتلكات وتسوية المستحقات المالية، وإكمال المشاريع العالقة، وإلغاء وصول الموظف إلى أنظمة الشركة. يتم ذلك بمشاركة أقسام الموارد البشرية والمالية وتكنولوجيا المعلومات، وتوثق العملية في نموذج إخلاء طرف يؤكد استيفاء الموظف لجميع التزاماته.

نموذج إخلاء الطرف هو مستند رسمي يُعد بعد إتمام الإجراءات، ويشمل تفاصيل عن الممتلكات المسترجعة والمستحقات المالية المسددة. يساهم النموذج في استرداد أصول الشركة وحماية المعلومات الحساسة، وضمان تسوية الأمور القانونية والمالية، مما يعزز سمعة الشركة ويوفر تنظيمًا فعالًا للانتقال.

وفي الختام، يضمن التنفيذ الصحيح لعملية إخلاء طرف الموظف حفظ حقوقه وحقوق الشركة مستقبلًا، ويعزز من سمعة الشركة أمام المرشحين المستقبليين.

‍