توثيق عقد العمل في السعودية هو إجراء قانوني ضروري يضمن حقوق العامل وصاحب العمل، ويشمل تحديد البيانات الأساسية مثل الأجر والمدة والمسمى الوظيفي. يتم عبر منصة "قوي" الإلكترونية، ويجب أن يلتزم العقد بالقوانين السعودية. عدم التوثيق يعرض صاحب العمل لغرامات تصل إلى 1000 ريال، بينما يمكن للعامل غير السعودي نقل الكفالة في حالة غياب التوثيق.
إن توثيق عقد العمل خطوة أساسية لضمان حقوق كل من صاحب العمل والموظف، قد يبدو الأمر بسيطًا في ظاهره لكنه يحمل في طياته أهمية بالغة في تحديد طبيعة العلاقة التعاقدية بين الطرفين وتوضيح التزامات كل منهما تجاه الآخر.
إذ يعد عقد العمل بمثابة دستور مصغر يحكم العلاقة بين صاحب العمل والموظف فهو يحدد الحقوق والواجبات لحماية مصلحة الطرفين وتوفير الشفافية والعدالة لمنع حدوث الخلافات في المستقبل، لذا سنتحدث في مقالنا هذا عن كيفية توثيق عقد العمل في السعودية بصورة قانونية شاملين مختلف الجوانب الخاصة بذلك.
توثيق عقد العمل
تُعد عملية توثيق عقد العمل هي وثيقة وإجراء قانوني مُلزم من قبل الحكومة، لضمان حفظ حقوق كل من طرفي العمل (العامل وصاحب العمل) وذلك تبعًا لأحكام نظام العمل في المملكة العربية السعودية، والهدف من هذا التوثيق هو تحقيق الشفافية والمصداقية والالتزام بالقوانين واللوائح المنظمة لإدارة علاقات العمل، مما يؤدي إلى تقليل النزاعات التي قد تحدث وضمان حصول جميع الأطراف على حقوقهم، إذ يعد التوثيق بمثابة إثبات رسمي للعلاقة التعاقدية المبرمة بينهما.
شروط توثيق عقد العمل السعودي
لم تترك الحكومة السعودية توثيق عقد العمل دون وضع شروط توضح كيفية التوثيق المُعتد به، فشملت شروط توثيق عقد العمل السعودي ما يلي:
1. وضوح بيانات طرفي العقد
ينبغي توضيح بيانات كل من العامل وصاحب العمل عند توثيق العقد فتتضمن بيانات العامل الواجب إيضاحها المعلومات الشخصية الكاملة مثل الإسم والجنسية ومحل الإقامة ورقم الهوية الوطنية، أو رقم الإقامة، بينما تتضمن بيانات صاحب العمل في اسم الشركة أو المنشأة وعنوانها ورقم السجل التجاري واسم الممثل القانوني للشركة.
2. تحديد نوع ومدة العقد
لا بد أن يوضح نوع ومدة العقد عند التوثيق وما إذا كان العقد محدد المدة أو غير محدد المدة وتحديد تاريخ بدء العمل.
3. تحديد الوصف الوظيفي والأجر
يجب تحديد وتوضيح المسمى الوظيفي للعامل والمهام التي سيؤديها بوضوح، ومقدارالأجر الذي سيتقاضاه العامل يحب أن يكون محددًا بوضوح، بالإضافة إلى البدلات والحوافز وأي مزايا أخرى. وكذلك طريقة الدفع ما إذا كانت يومية أم شهرية أم غير ذلك.
4. تحديد ساعات العمل والإجازات
ينبغي ذكر وتحديد نوع العمل وعدد ساعاته اليومية والاسبوعية،والإجازة الأسبوعية، وتفاصيل الإجازات السنوية والمرضية، وأي إجازات أخرى مستحقة.
5. إلزامية التوقيع والموافقة
يجب أن يُوقع على العقد الطرفين ( العامل وصاحب العمل) فلا يُغني توقيع واحد منهم عن الآخر.
6. الامتثال لنظام العمل واللوائح التنفيذية
لا بد أن يتوافق عقد العمل مع نظام العمل السعودي واللوائح الصادرة عن وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، ولا يخل بأي من مواد العمل.
7. توضيح اللغة المستخدمة
يجب أن يُكتب العقد باللغة العربية فهي اللغة الرسمية في المملكة العربية السعودية، ويمكن إضافة ترجمة للغة أخرى إذا لزم الأمر، ولكن اللغة العربية هي الأساس فهي المعتمدة قانونياً في السعودية.
8. تحديد كيفية إنهاء العقد
أيضًا يجب توضيح الشروط الواجبة في حالة إنهاء العقد من قبل أي من الطرفين، والإجراءات التي يجب إتباعها حيال ذلك.
9. استمرارية المنشأة في العمل
كي يُعترف بتوثيق العقد لا بد أن تكون منشأة العمل قائمة بالفعل وتمارس نشاطها.
10. عدم وجود عقد عمل آخر ساري للعامل
لا يجوز توثيق عقد عمل للعامل في حالة إذا كان لديه عقد عمل موثق بالفعل وساري المفعول على منصات التوثيق التابعة للوزارة.
كيفية توثيق عقد العمل للسعودية
طريقة توثيق عقد العمل في السعودية تحدث من خلال اتباع خطوات معينة لضمان تسجيل العقد بصورة صحيحة وحماية حقوق طرفي العقد، ورغبة من المملكة العربية السعودية في التسهيل على أصحاب الأعمال والعمال أتاحت خدمة توثيق عقود العمل إلكترونيًا من خلال منصة ( قوي) لتتمثل الخطوات الأساسية لتوثيق عقد العمل في:
- تسجيل الدخول على منصة الالكترونية (قوي).
- اختيار المنشأة وبعد ذلك اختيار خدمة ( إدارة وتوثيق العقود)
- إكمال البيانات المطلوبة للمنشأة أو المؤسسة.
- إدخال البيانات المطلوبة الخاصة بالعامل.
- استكمال تعبئة البيانات الخاصة بعقد العمل مثل المسمى الوظيفي، مدة العقد إن كان محدد المدة أم غير محدد المدة، عدد ساعات العمل، الالتزامات المالية، أو أي بنود إضافية متعلقة بعقد العمل وما إلى ذلك.
- إرسال طلب التوثيق للعامل.
يمكن للعامل أن يوافق على طلب التوثيق أو يرفضه أو يطلب تعديله من خلال حسابه في (قوي أفراد). يعد العقد موثقا ومعتمد من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية في حال موافقة العامل أو الموظف على طلب التوثيق.
سعر توثيق عقد العمل
وللإجابة على سؤال الكثيرين عن سعر توثيق عقد العمل من وزارة القوى العاملة، فوجب التنويه بوجود نسبة الزامية في توثيق عقود العمل وهي نسبة توثيق مقررة من قبل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لكل ربع من عام 2023 من إجمالي موظفي المؤسسة، وهي كالتالي:
20% بنهاية الربع الأول
50% بنهاية الربع الثاني
80% بنهاية الربع الثالث
بالإضافة إلى 2% من الراتب الأساسى المذكور في عقد العمل تُدفع للقوى العاملة.
لكن هذه المعلومات متغيرة بشكل مستمر فنرجو مراجعة الجهات المختصة في ذلك.
توثيق عقود العمل للموظفين غير السعوديين
يمكن توثيق عقود العمل للموظفين غير السعوديين عن طريق تقديم الشركة أو المؤسسة طلب توثيق العقد من خلال منصة (قوى) والانتظار بالموافقة أو اقتراح التعديلات أو حتى الرفض عبر الحساب الشخصي على المنصة، وبمجرد الموافقة على توثيق العقد من قبل الجهات المختصة وكذلك الطرفين يُوثق عقد العمل تلقائيًا.
مخالفة عدم توثيق عقد العمل
يُشدد نظام العمل السعودي على ضرورة توثيق عقود العمل كما يُدرجه تحت بند الأمور الإلزامية للعمل لكل من العامل وصاحب العمل لضمان حماية حقوقهما والحد من حدوث النزاعات بينهما
إذ يُعد عدم توثيق عقد العمل مخالفة قانونية تستحق العقوبات وفقًا لنظام العمل السعودي والتي من الممكن أن تصل إلى:
دفع صاحب العمل في السعودية غرامة عدم توثيق عقود العمل والتي تصل إلى 1000 ريال سعودي لكل عامل لم يُوثق عقده، وفي حال تكرار المخالفة تتضاعف الغرامة وربما يصل الأمر إلى إيقاف نشاط المنشأة مؤقتًا
أيضًا يجوز للعامل الذي لم يُوثق عقده بتقديم شكوى إلى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، كما يجوز له المطالبة بحقوقه كاملة، بما فيها الأجور والمزايا حتى لو لم يكن العقد موثقًا
نقل الكفالة في حالة عدم توثيق عقد العمل
تردد كثيرًا سؤال هل يمكن نقل الكفالة في حالة عدم توثيق عقد العمل والإجابة ببساطة نعم، إذ تسمح وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية للعامل المُقيم بتقديم طلب إلى الجهات المعنية بنقل الكفالة إلى كفيل آخر إذا لم يكن هناك عقدًا موثقًا، مع مراعاة الفترة الزمنية بحيث لا تزيد عن 3 أشهر منذ دخوله السعودية.
ومع ذلك يجب توافر بعض الشروط في العامل لكي يتمكن من نقل الكفالة بدون علم الكفيل، وتتمثل الشروط في:
- أن تكون إقامة العامل سارية.
- أن يكون الموظف من الجنسيات التي يُسمح لها بنقل الكفالة.
- أن تكون المنشأة التي يطلب العامل الانتقال إليها من المنشآت المُعترف بها قانونيًا ومرخصة من الدولة.
أقرأ أيضًا: حقوق الموظف في القطاع الخاص في السعودية - دليل شامل لكل الحقوق
توثيق عقد العمل من وزارة الخارجية
في حال الرغبة في توثيق عقود العمل في السعودية من وزارة الخارجية، فهي بذلك تُمنح الصلاحية للاستخدام خارج حدود المملكة، وفيما يلي خطوات توثيق عقد عمل سعودي في وزارة الخارجية:
1. الدخول إلى موقع وزارة الخارجية الإلكتروني، ومن ثم اختيار الخدمات الرقمية و الضغط على خدمة تصديق الوثائق وتقديم طلب تصديق جديد.
2. تحديد الجهة المُقدم إليها الطلب على سبيل المثال ديوان الوزارة وفروعها أو ما يمثل خارج المملكة، وتحديد مكان التواجد الحالي، واختيار آلية التصديق المناسبة سواء كانت بالبريد السعودي أو عن طريق مراجعة الفرع.
3. تحديد الجنسية سعودي أو غير سعودي ثم إدخال الاسم الرباعي، ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة أو جواز السفر، وأيضًا رقم هاتف الجوال والبريد الإلكتروني.
4. إضافة وثيقة جديدة وتحديد نوعها أنها وثيقة عمل ثم إدخال رمز التحقق المرئي الموجود في مربع أسفل الشاشة، وذلك بعد الإقرار بصحة البيانات المدخلة وإرسال الطلب.
5. في النهاية سوف يظهر رقم الطلب ورقم الفاتورة، كما يتطلب الأمر حجز موعد وتسديد رسوم التصديق والتي غالبًا ما تكون في حدود 90 ريال سعودي عبر نظام سداد، وبالطبع ينبغي مراجعة وزارة الخارجية أو أحد فروعها في الموعد المحدد لإتمام عملية توثيق العقد.
كيف تساعدك صبار لتحصل على وظيفة أحلامك وأفضل الموظفين؟
صبار هي منصة سعودية رائدة في مجال التوظيف يثق بها الكثير من الشركات حول المملكة سواء كانت صغيرة أم كبيرة، فهي تقدم فرص توظيف عديدة للسعوديين وغير السعوديين في مختلف القطاعات مثل المبيعات والتسويق وخدمة العملاء وغيرها الكثير في مختلف المدن السعودية بدوام كامل أو دوام جزئي.
يمكنك البحث عن الوظيفة المرغوبة حسب المدينة أو حسب المسمى الوظيفي أو حسب النوع لتجد الخيارات المتاحة ومن ثم تختار ما يتناسب مع طبيعة حياتك المهنية إذ تحتوي المنصة على أكثر من 2000 وظيفة لتلبي مختلف التطلعات.
تعمل صبارعلى مطابقة الموظف المناسب لشروط الوظيفة في أقل من 24 ساعة، لذا فهي تضمن لك الرد من الشركات دون انتظار أوضياع الوقت.
توفر منصة صبّار خدمات متكاملة لضمان القبول في سوق العمل السعودي من خلال إنشاء سيرتك ذاتية باحترافية من خلال نظام ATS لإبراز مهاراتك وخبراتك وزيادة فرصتك في جذب انتباه مسؤولي التوظيف إليك بالإضافة لإمكانية تحسين سيرتك الذاتية الموجودة بالفعل، ووجود قسم خاص بالمدونات لتسهيل الوصول إلى المعلومات الخاصة بسوق العمل التي يبحث عنها كل متقدم للعمل للتو.
الخاتمة
توثيق عقد العمل في السعودية هو إجراء قانوني يلزم من قبل الحكومة لضمان حقوق العامل وصاحب العمل، ويهدف إلى تعزيز الشفافية والالتزام بالقوانين المحلية. يشمل التوثيق تحديد بيانات الأطراف، نوع العقد، مدة العمل، الأجر، ساعات العمل، والامتيازات. كما يتطلب توثيق العقد وفقًا للمعايير التي حددتها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، مع ضرورة التوقيع من الطرفين والتأكد من التزام العقد بالقوانين السعودية. يمكن إجراء التوثيق بسهولة عبر منصة "قوي" الإلكترونية.
من جهة أخرى، توثيق عقد العمل يُعد أمرًا إلزاميًا ويُعتبر مخالفة قانونية في حال عدم التوثيق، مما يعرض صاحب العمل لغرامات قد تصل إلى 1000 ريال عن كل عامل. كما يُسمح للعامل غير السعودي بنقل الكفالة إذا لم يُوثق عقده، بشرط توافر بعض الشروط الخاصة. يتيح أيضًا توثيق عقد العمل من خلال وزارة الخارجية في حال كان العقد يحتاج إلى استخدام خارج المملكة.
يعد توثيق عقد العمل في السعودية خطوة ضرورية لضمان حقوق كل من العامل وصاحب العمل، فمن خلال اتباع الإجراءات الصحيحة والالتزام بالمتطلبات القانونية يمكن للطرفين تجنب النزاعات المحتملة والقدرة على بناء علاقة عمل صحية موثوقة، فالعقد الموثق هو أساس علاقة العمل الناجحة المستقرة.
