استقالة الموظف هي خطوة يتخذها العامل لترك وظيفته طواعية، بسبب أسباب متنوعة مثل فرص أفضل أو شعور بالإحباط. تبدأ العملية بتقديم إشعار مكتوب، تليه استقالة رسمية تشمل تفاصيل مثل تاريخ المغادرة. بعد ذلك، تُجرى مقابلة خروج لتسوية الأمور المالية وتسليم المعدات، بينما تحاول الشركة أحيانًا إقناع الموظف بالبقاء إذا كانت له قيمة عالية أو إذا كانت مشاريع مهمة على المحك.
خلال الحياة المهنية للموظف، قد يتعرض لبعض العوامل التي تدفعه لترك وظيفته وتقديم استقالته طواعية، إذ تتنوع تلك العوامل ما بين العثور على وظيفة أفضل أو عدم توفير الشركة فرص تطوير مهني أو الشعور بالإحباط في مكان العمل، وغيرها من الأسباب، الأمر الذي يفرض على الشركات التعامل بطريقة احترافية عند تقديم الاستقالات لتقليل الاضطرابات التي قد تحدث نتيجة مغادرة الموظفين إلى أدنى حد، لذلك نوضح في هذا المقال مفهوم استقالة الموظف وإجراءاتها وأسباب وطرق رفضها ونتائجها، وكيف تحافظ الشركة على حقوقها بعد استقالة الموظف، ونموذج للاستقالة.
استقالة موظف:
استقالة الموظف هي الإجراء الذي يتخذه الموظف رسميًا عندما يقرر ترك وظيفته في الشركة طواعية، إذ يعطي الشركة إشعارًا مكتوبًا في شكل خطاب بانتهاء مهمته معها وبالتالي التخلي عن جميع مسؤوليات عمله والتوقف عن حصوله على راتبه وأي مزايا توفرها له هذه الوظيفة.
وفي أغلب الأحيان، يقوم الموظف بإخطار الشركة نيته بالرحيل من خلال إرسال إشعارًا قبل أسبوعين من تقديم الاستقالة، وذلك حتى يتسنى للشركة الاستقرار على البديل عن طريق مقابلة المرشحين، أو إعادة ترتيب المهام حتى لا تؤدي الاستقالة إلى حدوث اضطرابات في عمليات الشركة.
وبعد مرور فترة الإشعار، يحق للموظف البدء في تنفيذ استقالته بشكل رسمي، من خلال الانقطاع عن العمل، والحصول على كافة مستحقاته ومتعلقاته الشخصية من الشركة.
إجراءات الاستقالة للموظفين:
عندما يقرر الموظف ترك وظيفته في الشركة؛ يتعين عليه اتخاذ عدة خطوات من أجل تقديم استقالته بشكل رسمي، وتشمل تلك الخطوات ما يلي:
1- تقديم إشعار بالاستقالة
أولى خطوات تقديم الاستقالة هي تقديم إشعارًا بالاستقالة لقسم الموارد البشرية بالشركة قبل تاريخ المغادرة بنحو أسبوعين، حتى يستعد الموظف والشركة لهذا الانتقال، وقد تختلف فترة الإشعار باختلاف سياسة الشركة أو ما ينص عليه عقد الموظف.
ويمكن أن يكون إشعار الاستقالة غير رسمي أي يعلن الموظف نيته للاستقالة شفهيًا من خلال إجراء محادثة مع مسؤول الموارد البشرية، ويمكن أن يكون رسميًا عن طريق تقديم خطابًا إلى مسؤول الموارد البشرية يتضمن الإعلان عن الاستقالة وتاريخ تنفيذها ومن الممكن ذكر أسبابها.
2- تقديم خطاب الاستقالة
بعد تقديم إشعار الاستقالة، تأتي خطوة تقديم خطاب الاستقالة، والذي يبلغ الموظف من خلاله الشركة بترك وظيفته، ويجب أن يتضمن هذا الخطاب معلومات أساسية وهي:
- اسم الموظف والمسمى الوظيفي والقسم التابع له.
- معلومات متلقي خطاب الاستقالة وهي اسم المسؤول عن تلقي الاستقالات ووظيفته.
- بيان الاستقالة وهو عبارة عن نص صريح بترك الوظيفة.
- تاريخ اليوم الأخير لعمل الموظف بالشركة.
- شرح موجز لسبب المغادرة، وهذا العنصر اختياري.
- توقيع الموظف.
3- إكمال مقابلة الخروج
بعد إرسال خطاب الاستقالة إلى قسم الموارد البشرية، سيقوم مسؤول في القسم بعقد اجتماعًا مع الموظف من أجل مناقشة أسباب الاستقالة ومشاركة الموظف تجربته في الشركة، وقد يحاول مسؤول الموارد البشرية إثناء الموظف عن استقالته، أو قد يتفق معه على تفاصيل مغادرة العمل.
وفي هذه الخطوة، يتفق الموظف مع مسؤول الموارد البشرية حول كيفية تسوية مستحقاته المالية، لضمان حصول الموظف على كافة حقوقه وتوقيعه على مخالصة مالية، حتى تحمي الشركة نفسها من أي إجراء قانوني يمكن أن يُتخذ ضدها فيما بعد.
4- تسليم المعدات
بعد ذلك، يقوم الموظف بتسليم جميع المعدات التي حصل عليها من الشركة من أجل إتمام مهام وظيفته، مثل جهاز الكمبيوتر والهاتف وجميع الملفات التي بحوزته وما تتضمنه من معلومات وبيانات سرية خاصة بالشركة.
5- إنهاء الحسابات والوصول
في هذه الخطوة، تتخذ الشركة إجراءً يساعد على الحفاظ على أمن معلوماتها، وهو تعطيل حسابات الموظف المستقيل المُسجل على الأنظمة الإلكترونية للشركة، فيتم تغيير كلمات المرور الخاصة بحسابات البريد الإلكتروني وتأمين المعلومات الحساسة على قواعد بيانات الشركة ومختلف منصاتها الرقمية.
أسباب وطرق رفض استقالة موظف:
في بعض الأحيان، قد يتلقى الموظف رفضًا على خطاب استقالته لأسباب يراها أرباب العمل مشروعة، وتشمل ما يلي:
1- تنفيذ مشاريع جارية
قد ترفض الإدارة العليا للشركة استقالة الموظف بناءً على توصية من مديره المباشر، في حال تنفيذ مشاريع جارية تتطلب وجود جميع أعضاء الفريق لضمان إنجازها بنجاح، وفي هذه الحالة، قد يحاول مسؤول الموارد البشرية إقناع الموظف بإرجاء تقديم الاستقالة حتى ينتهي المشروع.
2- كفاءة الموظف
إذا كان الموظف الذي قرر تقديم استقالته يمتلك مهارات نادرة ويُعد من أفضل موظفي الشركة، فقد تُرفض استقالته، مع العمل على حل المشكلات التي خلقت داخله الرغبة في المغادرة، أو تعويضه براتب أعلى ومزايا أفضل لإقناعه بالبقاء.
3- زيادة الاعتماد على الموظف
قد ينبع رفض استقالة الموظف من شدة أهميته بالنسبة للشركة، إذ يعتمد عليه المديرون في تنفيذ المهام التي لا يمكن لشخص آخر تنفيذها نتيجة خبراته ومهاراته، وبالتالي تسعى الشركة للاحتفاظ بهذا الموظف أطول فترة ممكنة.
4- السمات الإيجابية للموظف
قد تكون السمات الإيجابية التي يمتلكها الموظف من مهارات قيادية وتأثير فعال داخل الشركة، سببًا في رفض استقالته، إذ ترى الشركة أن مثل هذا الموظف لا يمكن تعويضه.
5- ارتفاع تكاليف التوظيف
ترفض الشركة استقالة موظفيها إذا كانت ميزانيتها محدودة بحيث لا تمكنها من تحمل تكاليف توظيف موظفين جدد وتدريبهم، ولذلك تعمل على محاولة إقناع الموظفين بعدم المغادرة حتى لا تتكبد خسائر كبيرة.
أما عن طرق رفض استقالة الموظف فهي كما يلي:
- تحسين ظروف العمل مثل خلق بيئة عمل إيجابية أو تعزيز التوازن بين الحياة والعمل أو السماح بالعمل من المنزل.
- زيادة راتب الموظف الراغب في المغادرة ومنحه المزيد من المزايا والمكافآت، إذا كان سبب رغبته في الاستقالة عدم تقديره ماديًا.
- اعتراف الشركة بجهود وإنجازات الموظف، ومكافأته ماديًا ومعنويًا عنها.
- تحفيز الموظف على البقاء من خلال ترقيته إلى منصب أعلى يناسب خبرته وكفاءته.
- تعزيز ولاء الموظف للشركة عن طريق تقديم فرص التطوير المهني عبر إتاحة الدورات التدريبية وورش العمل.
- إقناع الموظف بالحصول على إجازة مدفوعة الأجر لمراجعة قراره بعيدًا عن إرهاق العمل.
اقرأ أيضًا: كل ما يتعلق بإنهاء خدمة الموظف.
المترتب على قبول استقالة موظف:
هناك مجموعة من الإجراءات التي تتخذها الشركة نتيجة قبول استقالة الموظف حتى لا تتأثر سلبًا بمغادرة أحد موظفيها، وتشمل تلك الإجراءات ما يلي:
1- الإبلاغ بقبول الاستقالة
إذا قررت الشركة قبول استقالة الموظف؛ يتعين عليها إبلاغ قسم الموارد البشرية بقرارها، حتى يتم البدء في تنفيذ الإجراءات المُتبعة المتعارف عليها عند مغادرة الموظفين.
2- قبول الاستقالة رسميًا
يجب أن تقبل الشركة استقالة الموظف بشكل رسمي، من خلال تكليف قسم الموارد البشرية بإصدار خطاب قبول الاستقالة متضمنًا تاريخ مغادرة الشركة، حتى يتم إدراجه ضمن السجلات الخاصة بالموظف.
3- إصدار شهادة الخبرة
تُعد شهادة الخبرة من أبرز حقوق الموظف عند استقالته والتي يحتاج إليها عند التقديم على وظائف أخرى، إذ تصدر الشركة الشهادة التي تثبت عمل الموظف بها، موضحة مدة العمل والمهام التي كان يؤديها.
4- نقل أدوار ومسؤوليات الموظف المستقيل
لضمان عدم تعطل الأعمال نتيجة فراغ دور الموظف المستقيل، يجب نقل أدواره ومسؤولياته على النحو الأمثل، من خلال تسليم مهام وظيفته إلى بديله أو إلى زملائه الآخرين.
5- تعيين البديل المناسب
بعد ذلك، يجب أن تتواصل قيادة الشركة مع المديرين من أجل البدء في التخطيط لاستراتيجية التوظيف الخاصة بها، ففي حال عدم وجود البديل المناسب في الشركة؛ يتم نشر إعلانًا عن الوظيفة الشاغرة، ثم عقد مقابلات مع المرشحين لاختيار الأفضل للدور الوظيفي الشاغر.
كيف تحافظ الشركة على حقوقها بعد استقالة الموظف:
يتعين عليها اتخاذ مجموعة من الإجراءات التي تضمن حماية حقوقها سواء قبل استقالة الموظفين أو بعدها، وتشمل ما يلي:
1- صياغة عقود العمل
يُعد عقد العمل من العناصر التي توفر حماية شاملة للشركة بعد استقالة الموظف، إذ تستند إليه في تنفيذ إجراءات ما بعد الاستقالة من أجل ضمان حصول الموظف على جميع حقوقه، بما يحميها من أية مساءلة قانونية.
وعند صياغة عقد العمل، يجب أن يتضمن عناصر مهمة أبرزها مسؤوليات وأدوار الموظف وحقوقه عند المغادرة، والمعلومات السرية أو الأسرار التجارية في سياق عمله التي لا ينبغي مشاركتها، مع فترة الإشعار حتى يعرف الموظف المدة المتاحة لإشعار الشركة قبل تقديم استقالته رسميًا.
2- إلغاء الوصول إلى الأنظمة
بعد قبول استقالة الموظف، يجب على الشركة حماية أنظمتها وبياناتها التي كان يعمل عليها الموظف السابق، إذ يتم تغيير كلمات المرور لأي عمليات تسجيل دخول كان يقوم بها الموظف، مع إلغاء تنشيط حساباته على الأنظمة حتى لا يستطيع الوصول إليها بعد مغادرته.
3- صرف المستحقات المالية للموظف
خلال استقالة الموظف، يتعين على الشركة منحه جميع مستحقاته المالية من راتب متبقي ومكافآت وتعويضات عن الإجازات غير المُستخدمة، مع إصدار قسيمة أو مخالصة وتوقيع الموظف عليها، للتأكيد على حصوله على كافة حقوقه.
4- تسليم المعدات والملفات
قبل مغادرة الموظف الشركة، يجب أن يتحقق قسم الموارد البشرية من استلام جميع المعدات والأجهزة التي كان يستخدمها الموظف في عمله، والتأكد من وجود البيانات المحفوظة عليها، مع استعادة كافة الملفات الورقية التي كان يحتفظ بها الموظف.
5- الاحتفاظ بسجلات الموظف
يجب أن تحتفظ الشركة بنسخ من الوثائق الخاصة بالموظف، مثل عقد العمل وتقارير مراجعة الأداء الخاصة به والاتفاقيات التي عقدتها معه ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل ومذكرات الاجتماع ، إذ أن الاحتفاظ بتلك النسخ يوفر لها الحماية في حال وجود أي نزاع قانوني مستقبلًا.
6- التواصل مع أصحاب المصلحة
بعد ترك الموظف عمله، لا بد من التواصل مع أصحاب المصلحة من الموظفين والعملاء والموردين ممن كانوا يتعاملون مباشرة مع الموظف وإعلامهم باستقالته وهوية الموظف البديل الذي سيتولى دوره.
صيغة استقالة موظف:
إليكم فيما يلي مثالًا لخطاب استقالة موظف يوضح كيف تكون الصيغة الصحيحة للاستقالة:
التاريخ/..
السيد/ (اسم المدير)
شركة/ (اسم الشركة)
تحية طيبة وبعد،
أقدم إليكم هذا الخطاب لإشعاركم باستقالتي رسميًا من عملي في وظيفة (اسم الوظيفة) التابعة لقسم (اسم القسم)، بداية من تاريخ …، مع التزامي بقيامي بمهامي التي كُلفت بها، وضمان الانتقال السلس لدوري الوظيفي خلال الوقت المتبقي لي، وسأكون على أتم استعداد لتقديم أية مساعدة طوال هذه الفترة.
وأود أن أعرب عن امتناني بالعمل في الشركة خلال الفترة الماضية، وأقدر فرص النمو والتطوير التي اُتيحت لي، ومساعدة زملائي والمديرين على اكتساب المزيد من المهارات والخبرات، متمنيًا للشركة دوام التوفيق والسداد.
الاسم/ (اسم الموظف)
التوقيع/…
نموذج استقالة موظف:
يمكنكم تحميل نموذج استقالة موظف بصيغة PDF القابل للتعديل، يتضمن جميع العناصر الأساسية للاستقالة.
احصل على خدمات توظيف مميزة مع صبّار
يمكنك تحقيق أهداف أعمالك واكتساب مكانة مميزة في السوق من خلال التعاون مع منصة صبّار للتوظيف، التي تلبي لك جميع احتياجاتك من الموظفين أصحاب المواهب والكفاءات والخبرات المطلوبة في جميع المجالات.
بادر بالتسجيل في صبّار ووضح متطلباتك من الموظفين، وستجد قائمة بأفضل المرشحين والمرشحات بالمملكة العربية السعودية، المطابقين لمعايير العمل لديك، والمؤهلين للعمل الفوري من مقر العمل أو عن بُعد، بدوام كامل أو جزئي.
تساعدك صبّار على إنهاء إجراءات التوظيف بكفاءة وسرعة، إذ تتيح لك إجراء مقابلات فيديو مع المرشحين حتى تتخذ قرار بتعيين المرشح المناسب.
الخاتمة والنتائج:
استقالة الموظف هي عملية يتخذها العامل بشكل طوعي لترك وظيفته، وقد تكون بسبب العثور على فرصة أفضل أو شعور بالإحباط. تشمل إجراءات الاستقالة تقديم إشعار مكتوب مسبقًا، ثم تقديم خطاب استقالة يتضمن تفاصيل مثل اسم الموظف وتاريخ انتهاء عمله. بعد ذلك، يتم عقد مقابلة خروج لتسوية المستحقات وتوقيع مخالصة مالية، وتسليم المعدات والبيانات الخاصة بالشركة.
في بعض الحالات، قد ترفض الشركة استقالة الموظف إذا كانت هناك مشاريع جارية أو إذا كان الموظف يمتلك مهارات نادرة. يمكن للشركة تحسين ظروف العمل أو تقديم مزايا إضافية لإقناع الموظف بالبقاء. بعد قبول الاستقالة، يجب على الشركة إبلاغ الموارد البشرية، إصدار شهادة خبرة، وتعيين بديل لضمان استمرارية العمل دون اضطرابات.
وفي الختام، فإن الإدارة الفعالة لاستقالات الموظفين أمرًا بالغ الأهمية في تنفيذ عمليات انتقال سلسة وتوفير بيئة عمل إيجابية ومعالجة المشكلات التي تسببت في تلك الاستقالات، وهو ما يعزز من استقرار الشركات ويساعدها في الحفاظ على مكانتها.
