التحليل الوظيفي Job Analysis ومكوناته وأنواعه وكيفية عمله

التحليل الوظيفي هو عملية تحديد مهام ومسؤوليات الوظيفة بالإضافة إلى تقييم بيئة العمل والأدوات المطلوبة، بينما يركز الوصف الوظيفي على تفاصيل المهام والمسؤوليات فقط. كما يشمل التحليل الوظيفي جمع البيانات حول الوظيفة بشكل شامل من خلال تقنيات مختلفة مثل المقابلات والملاحظة، بينما يتم إعداد الوصف الوظيفي بناءً على البيانات المتاحة وبشكل أكثر تركيزاً على تفاصيل المهام.

يُعد التحليل الوظيفي من المصطلحات الدارجة في مجال الموارد البشرية، إذ يحتاج المتخصصون إلى إجراء هذه العملية خاصة بعد التطورات التكنولوجية المستمرة والتي تؤثر على أداء الأعمال، فمن خلال هذا التحليل تتأكد الشركة من امتلاك كل موظف المهارات والأدوات والقدرات التي تساعده على تلبية الاحتياجات المتغيرة لمختلف الأعمال، وهو ما يعزز من عملية التوظيف ويساعد على تنفيذها بنجاح، ومن خلال هذا المقال نوضح ما هو التحليل الوظيفي وأنواعه ومكوناته وخطواته وأهدافه وأهميته واستخداماته، والفرق بينه وبين الوصف الوظيفي.

ما هو التحليل الوظيفي Job analysis؟ 

التحليل الوظيفي Job Analysis هو العملية التي تقوم بها إدارة الموارد البشرية بشكل منهجي عند دراسة الدور الوظيفي من أجل تحديد المهام والمسؤوليات والمهارات المطلوبة في المرشحين لشغل الوظيفة، إلى جانب تقييم بيئة العمل التي يؤدي فيها الموظف مهام وظيفته، والأدوات والمعدات التي يحتاج إليها، ومن ثم استخدام تلك البيانات في إنشاء وصف وظيفي دقيق.

وينطوي التحليل الوظيفي على فحص الدور الوظيفي وليس فحص الموظف أو أدائه، إذ يتم جمع البيانات حول كل جانب من جوانب الوظيفة ثم فحصه.

ومن خلال إجراء التحليل الوظيفي، تضمن الشركات اختيار المرشح المناسب لكل وظيفة ووضع معايير لتقييم أداء الموظف ومواءمة الواجبات الوظيفية للموظف مع أهداف الشركة، كما يضمن للمرشحين الحصول على رؤى قيمة حول ما هو مطلوب منهم بالفعل.

مكونات التحليل الوظيفي:

يتكون التحليل الوظيفي من مجموعة من العناصر الأساسية وهي:

المسمى الوظيفي

يشير المسمى الوظيفي إلى اسم الوظيفة التي يتم تحليلها، ويُعد هو أساس وضع نظام التعويضات في الشركة، فكلما كانت تلك الوظائف رفيعة المستوى؛ ازداد التعويض الذي يتقاضاه صاحبها.

الوصف الوظيفي

يتضمن الوصف الوظيفي تفاصيل المهام والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة، وهو ما يساعد على تحديد مستوى الخبرة والمعارف المطلوبة لشغل الوظيفة.

مواصفات الموظفين

وهي المهارات والمؤهلات المطلوب توافرها في الموظفين والتي تؤهلهم للقيام بمهام الوظيفة بنجاح، وتشمل المؤهلات التعليمية والخبرات والمهارات اللينة والصعبة والسمات الشخصية والمتطلبات البدنية.

معايير الأداء الوظيفي

يتضمن هذا العنصر المعايير التي تستند إليها إدارة الموارد البشرية في تقييم الأداء الوظيفي، إذ تتعلق تلك المعايير بما هو متوقع أن يؤديه الموظفون من خلال أدوارهم الوظيفية.

الأدوات والمعدات

تشير إلى الأدوات والمعدات والتكنولوجيا التي يحتاج إليها الموظفين من أجل أداء مهامهم بكفاءة، وتُستخدم تلك المعلومات في تصميم برامج التدريب وإعداد المرشحين للوظائف.

طرق تحليل الوظيفة

ترمز إلى التقنيات التي تستخدمها إدارة الموارد البشرية في إجراء التحليل الوظيفي، وهي استطلاعات الرأي والمقابلات والملاحظة وغيرها، ويتم اختيار الطريقة المناسبة وفقًا لمزاياها وطبيعة الوظيفة.

سياق العمل

يشير سياق العمل إلى المعلومات الخاصة ببيئة العمل وظروفها التي تؤدى فيها الوظيفة، مثل الجدول الزمني للعمل والمتطلبات البدنية والنفسية والسياق التنظيمي، وغيرها.

العلاقات

يتضمن التحليل الوظيفي علاقة الوظيفة بالوظائف الأخرى بالمنظمة ومدى تفاعلهم معها، وهو ما يوضح وضع الوظيفة داخل الفريق ودورها في تحقيق أهداف المنظمة.

اعتبارات السلامة والصحة

يشير هذا العنصر إلى مخاطر العمل المُحتملة، والاحتياطات المطلوب اتخاذها من أجل الحفاظ على سلامة الموظفين.

أنواع التحليل الوظيفي:

تشير أنواع التحليل الوظيفي إلى الطرق المُستخدمة في جمع البيانات، وتشمل طرق جمع بيانات التحليل الوظيفي ما يلي:

1- المقابلات الفردية والجماعية

تنطوي طريقة المقابلات الفردية على عقد مقابلة منظمة أو غير منظمة بين محلل الوظائف وشاغل وظيفة معقدة ذات مجموعة متنوعة من المهام، وفيها يطرح المحلل على الموظف أسئلة تدور حول مهامه والواجبات التي يؤديها ومستويات صعوبة الوظيفة ومستويات المهارة المطلوبة.

أما المقابلة الجماعية فهي المقابلة التي يجريها محلل الوظائف مع مجموعة من الموظفين الذين يشغلون وظيفة معينة ويطرح عليهم نفس الأسئلة، وما يميزها أنها أقل استهلاكًا للوقت من المقابلات الفردية.

2- طريقة الملاحظة

تنطوي هذه الطريقة على الاستعانة بمحلل خارجي من أجل ملاحظة الموظف ومراقبة طريقته في تأدية المهام والأدوات التي يستخدمها والوقت الذي يستغرقه فيها والأشخاص الذين يتفاعل معهم من أجل إكمال تلك المهام، مع تدوين كافة ملاحظاته بالتفصيل، إذ يتمكن من التعرف على الوظائف الأساسية للدور من خلال حضور الاجتماعات وتقييم أعباء العمل في أثناء الملاحظة.

3- طريقة الاستبيان

الاستبيان هو استطلاع رأي يتضمن سلسلة من الأسئلة التي توزع على الموظفين وتدور حول وظائفهم، إذ يتطلب منهم الإجابة عليها، ويمكن أن تشمل كيفية تأدية المهام والواجبات بكفاءة، وما هي أولوياتهم في العمل، وغيرها.

4- طريقة التدوين اليومي

في هذه الطريقة، تطلب الشركات من الموظفين إنشاء سجلًا لتسجيل المهام التي يؤدونها بشكل يومي خلال فترة زمنية محددة، إذ يوضحون أنشطتهم في العمل والوقت المُستغرق في إتمامها، وبالتالي يتم تحليل الوظيفة وفقًا للمعلومات التي تتضمنها تلك السجلات.

5- طريقة الأداء الوظيفي

ينطوي هذا النهج على قيام محلل الوظائف بدور الموظف من أجل التعرض بشكل مباشر لما يتعرض له، وهو ما يتيح معرفة المزيد من المعلومات عن الوظيفة، إذ يقوم المحلل بتنفيذ مهام الوظيفة الفعلية، وبالتالي يتمكن من تحديد بعض المتطلبات التي يمكن إدراجها في الوصف الوظيفي بشكل صحيح.

كيف تتم عملية تحليل الوظائف؟ 

تمر عملية تحليل الوظائف بمجموعة من المراحل التي تُنفذ بشكل منهجي، وإليكم فيما يلي خطوات التحليل الوظيفي:

1- تحديد الهدف

في البداية، لا بد من تحديد الهدف من إنشاء التحليل الوظيفي، ويمكن أن يكون الهدف هو تعيين موظفين جدد أو تحديث الوصف الوظيفي أو تحديد الرواتب والاستحقاقات المناسبة.

2- تحديد الوظائف المُراد تحليلها

قد تشمل عملية التحليل الوظيفي جميع وظائف الشركة أو وظائف قسمًا واحدًا بها أو عدة وظائف من أقسام متفرقة، لذلك لا بد من تحديد الوظائف المُراد تحليلها.

3- التخطيط للعملية

لضمان فعالية وشمول التحليل الوظيفي؛ لا بد من وضع قائمة بالخطوات المُقرر اتخاذها والموارد المطلوبة، والإطار الزمني اللازم لإنشاء التحليل.

4- جمع المعلومات

بعد ذلك، تأتي مرحلة جمع المعلومات حول المهارات والمؤهلات المطلوب توافرها من أجل شغل الوظيفة، ويمكن الحصول على تلك المعلومات من كتيبات التدريب المتاحة والتي توضح مهام كل وظيفة وكيفية تنفيذها، أو التحدث إلى الموظفين ومعرفة الواجبات التي يؤدونها ومقارنتها بأوصاف الوظائف الحالية، أو التواصل مع المديرين والمشرفين لمعرفة المزيد عن مسؤوليات كل وظيفة.

5- تقييم المهارات

في هذه الخطوة، يتم تقييم المؤهلات والمهارات التي جرى جمعها، مع إمكانية تخصيص جزءًا منها للمبتدئين، وتخصيص الجزء الآخر لذوي الخبرة، ثم ترتيب تلك المهارات المطلوبة لمختلف الوظائف من حيث المهام والمسؤوليات المرتبطة بها.

6- مقارنة المعايير

بعد ذلك، يجب النظر في الوظائف المماثلة الأخرى في الصناعة ومقارنة المعايير، حتى يكون للتحليل نتائج تماثل الوظائف القريبة من الوظائف التي يحللها، وفي حال اختلاف التحليل عن الوظائف المماثلة؛ يمكن إنشاء معايير أخرى من أجل تعديل الوظيفة.

7- إنشاء قائمة بالمعايير الجديدة

بعد جمع البيانات، يتم إنشاء قائمة تتضمن معايير الوظائف، وطبقًا لنتائج التحليل قد تكون قائمة المعايير تلك مشابهة للقائمة السابقة أو تختلف عنها وتؤدي إلى إنشاء وظيفة جديدة.

أهداف تحليل الوظائف:

تسعى إدارة الموارد البشرية من خلال إجراء تحليل الوظائف لتحقيق جملة من الأهداف وهي:

• الحصول على معلومات دقيقة خاصة بالوظائف واستخدامها في تسهيل القيام بمهامها.
• دعم الأنشطة الخاصة بالموظفين وتشمل التوظيف والتدريب والتطوير وتقييم الأداء.
• إنشاء الأوصاف الوظيفية الدقيقة التي تحدد خصائص ومتطلبات كل وظيفة.
• تحديد الحد الأدنى من المؤهلات المطلوب توافرها في المرشح لشغل الوظيفة من أجل تنفيذ مهامها بنجاح.
• تحديد الفجوات في مهارات الموظفين من أجل توفير التدريب اللازم لهم.
• استخدام التحليل الوظيفي كمرجع لتقييم الأداء الفعلي من خلال مقارنته بالمعايير المُحددة سلفًا.

‍

أهمية تحليل الوظائف:

من خلال إجراء التحليل الوظيفي، تجني الشركات وكذلك الموظفين العديد من الفوائد، وتشمل ما يلي:

1- التعرف على المهارات والمهام اللازمة

من أبرز فوائد التحليل الوظيفي، أنه يوفر للشركات رؤى قيمة حول المهارات والمهام المطلوبة لكل وظيفة، وبالتالي يتعرف المديرون على الفروق الدقيقة لكل وظيفة، كما يتعرف الموظفون على ما هو المتوقع منهم في عملهم.

2- إنشاء أساليب التقييم

يساعد التحليل الوظيفي على إنشاء أساليب تقييم الموظفين، إذ يوضح المهارات المطلوبة للوظائف، وبالتالي تعيد الشركة هيكلة التقييمات لقياس الموظفين مسؤوليات أعمالهم، وفقًا للمهارات المحددة.

3- إدارة المخاطر

يوفر التحليل الوظيفي معلومات حول الوظائف ذات المهام الخطرة، وتستخدم الشركات تلك المعلومات في تدريب الموظفين على طريقة القيام بتلك المهام، وهو ما يساعدها على إدارة المخاطر في مكان العمل.

4- تحسين العمليات

تستفيد الشركات من التحليل الوظيفي في معرفة ما يفعله الموظفون في أدوار معينة، وهو ما يساعدها في تحديد مجالات تحسين العمليات، سواء من حيث الوقت المُستغرق في أداء المهام أو اقتراح التركيز على مسؤوليات أكثر أهمية.

5- الامتثال القانوني

يلعب التحليل الوظيفي دورًا بارزًا في ضمان الامتثال القانوني داخل الشركة، إذ يساعدها على وضع متطلبات وظيفية موضوعية ومحايدة، فتقل احتمالات التحيز في قرارات التوظيف والترقية والتعويض، كما يكفل توافق المؤهلات الوظيفية ومعايير الأداء مع المعايير القانونية.

6- تحسين الإنتاجية

يوفر التحليل الوظيفي للمرشحين فهمًا دقيقًا للأدوار والمسؤوليات الوظيفية، وعندما يعرف كل موظف واجباته وما هو متوقع منه؛ يستطيع التركيز على أداء مهامه، وهو ما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

7- تحديد أولويات المهام

يبرز التحليل الوظيفي جميع المسؤوليات والمهام الوظيفية الأكثر أهمية لتحقيق الأهداف التنظيمية، وبالتالي تتمكن الشركة من تحديد أولوياتها ومن ثم تخصيص الموارد لها بفعالية وكفاءة.

8- زيادة القدرة على التكيف

تحتاج الشركات إلى إجراء التحليل الوظيفي من أجل تحديد الوظائف المطلوب تعديلها أو إعادة تخصيص الموارد لها، من أجل زيادة قدرتها على التكيف في بيئة الأعمال سريعة التغير.

9- تسوية النزاعات

يساهم التحليل الوظيفي في تقليل النزاعات التي قد تنشأ بين الموظفين نتيجة تضارب المسؤوليات، إذ يوضح بشكل تفصيلي المهام المطلوبة من كل موظف.

10- إدارة التغيير

عندما تقوم المنظمات بتغييرات تنظيمية مثل إعادة الهيكلة أو عمليات الاندماج، تستعين بالتحليل الوظيفي في تحديد كيفية تعديل الأدوار الوظيفية، وتزويد الموظفين بالمعلومات اللازمة حول مسؤولياتهم المُحدثة.

استخدامات التحليل الوظيفي:

تتعدد استخدامات التحليل الوظيفي، والتي تبرز أوجه ارتباط تحليل الوظائف بأنشطة إدارة الموارد البشرية الأخرى ويمكن توضيحها من خلال ما يلي:

1- توجيه عملية التوظيف

تستعين إدارة الموارد البشرية بالتحليل الوظيفي في توجيه عملية التوظيف بشكل أكثر فعالية، فمن خلاله تقوم بتطوير أسئلة المقابلات ومعايير الاختيار، وبذلك فهي تضمن توافق المرشحين من الأدوار الوظيفية المتقدمين لشغلها.

2- تصميم الوظائف

تنفذ إدارة الموارد البشرية التحليل الوظيفي حتى تستخدمه في تعديل مختلف الأدوار الوظيفية، وهو ما يساهم في تحسين الكفاءة، وتعزيز قدرة الموظفين على التكيف مع المتطلبات التنظيمية المتغيرة، وزيادة الرضا الوظيفي.

3- وضع نظام التعويض والاستحقاقات

من خلال التحليل الوظيفي تحدد إدارة الموارد البشرية مستويات صعوبة كل وظيفة، ومن ثم تقوم بتحديد مستويات الرواتب والحوافز والاستحقاقات، والتي تختلف باختلاف متطلبات كل وظيفة ودرجة تعقيدها.

4- تخطيط القوى العاملة

يُستخدم التحليل الوظيفي في تحديد المهارات والخبرات المطلوبة لشغل الأدوار الوظيفية، وبالتالي تتمكن إدارة الموارد البشرية من إنشاء توصيفات وظيفية دقيقة تضمن لها تعيين المرشحين المناسبين لاحتياجات كل وظيفة.

5- إدارة الأداء

يفيد التحليل الوظيفي في تقييمات الأداء التي تقوم بها إدارة الموارد البشرية بصورة منتظمة، وبالتالي تحدد مدى امتلاك الموظفين للمهارات والكفاءات المطلوبة لتلبية متطلبات الوظيفة.

6- التطوير الوظيفي

تحتاج إدارة الموارد البشرية إلى استخدام التحليل الوظيفي في فهم احتياجات التطوير والتدريب التي يمكن تنفيذها لأنها تفهم من خلاله مهارات ومسؤوليات الوظائف، وهو ما يساعد الموظفين على النمو الوظيفي وتأهيلهم لتحمل المزيد من المسؤوليات.

ما هو الفرق بين الوصف الوظيفي والتحليل الوظيفي؟ 

من خلال الجدول التالي نوضح أوجه الاختلاف بين الوصف الوظيفي والتحليل الوظيفي:

الوصف الوظيفي هو وثيقة تعتمد على التحليل الوظيفي، وتوفر معلومات شاملة حول المهام المحددة للوظيفة، بما في ذلك طرق أدائها والمهارات المطلوبة والمسؤوليات المتوقعة. بالمقابل، يقوم التحليل الوظيفي بتقييم دقيق للوظائف لتحديد مهامها وكيفية أدائها، وتحديد المتطلبات المختلفة والمؤهلات الضرورية لأداء الوظيفة بنجاح.

تتكون عناصر الوصف الوظيفي من ملخص للوظيفة، ومعايير أداء محددة، وتحديد الراتب، وتوضيح الواجبات والمسؤوليات، وتفاصيل التدريب، وتحديد توقيت بدء العمل ومواعيد العمل. في المقابل، يتضمن التحليل الوظيفي عناصر مثل المسمى الوظيفي، والوصف الوظيفي، ومواصفات الموظفين، وتحديد معايير الأداء، بالإضافة إلى تحديد الأدوات والمعدات المطلوبة، ووضع طرق لتحليل الوظيفة بشكل مفصل، ووضع السياق الذي تتم فيه العمل، وتوضيح العلاقات المهمة في الوظيفة.

نموذج التحليل الوظيفي:

إليكم فيما يلي نموذج التحليل الوظيفي والذي يمكن استخدامه في إنشاء تقرير التحليل الوظيفي وما يتضمنه من مهام الوظائف ومتطلباتها، مع إمكانية تحميل النموذج بصيغة PDF.

احصل على أفضل خدمات التوظيف مع صبّار

إذا أرهقتك عملية البحث عن موظفين أكفاء يلبون احتياجاتك الوظيفية؛ فإن منصة صبّار تقدم لك الحل وتوفر لك أفضل خدمات التوظيف داخل المملكة العربية السعودية.

تمتلك صبّار قاعدة بيانات ضخمة تحتوي على عشرات الآلاف من السير الذاتية لمرشحين هم الأفضل والأكثر موهبة داخل السعودية، إذ يمكنك الإطلاع على تلك السير الذاتية لمعرفة التفاصيل المطلوبة عن كل مرشح، وستقوم المنصة بترشيح الأفضل وفقًا للمعايير التي حددتها سلفًا.

تضمن لك صبّار العثور على المرشحين المثاليين من جميع مدن المملكة المتاحين للعمل الفوري في مختلف التخصصات، ممن يمكنهم العمل بدوام كامل أو جزئي، من مقر العمل أو عن بُعد، وبمجرد اختيار المرشح المناسب؛ ستمكنك المنصة من إجراء مقابلات فيديو حتى تتخذ قرار التعيين بسهولة وسرعة.

‍