الإحلال الوظيفي أهدافه وكيفية عمل خطته

الإحلال الوظيفي يشير إلى استبدال الموظفين الحاليين بآخرين يؤدون ذات المهام، سواء نتيجة لظروف طارئة أو لأسباب مثل انتهاك سياسات الشركة. يهدف هذا النظام إلى سد الشواغر الوظيفية بشكل سريع لضمان استمرارية العمليات، ويعتمد الإحلال الوظيفي على تدريب المرشحين وتزويدهم بالمهارات اللازمة. من جهته، ينصب التعاقب الوظيفي على إعداد بدائل للمناصب القيادية على المدى البعيد، مع التركيز على تطوير المرشحين. تختلف الخطط لكل نظام، حيث تركز خطة الإحلال الوظيفي على إيجاد بدائل للشاغلين الحاليين، بينما تتضمن خطة التعاقب الوظيفي مجموعة كبيرة من المواهب لملء الوظائف القيادية المستقبلية.

في الكثير من الأوقات قد يكون استبدال الموظفين هو الخيار الأمثل للمنظمات، ولذلك يُعد التخطيط للبدائل من العمليات الضرورية التي تساعد على استمرار أعمال أي منظمة مهما كانت صناعتها، لأنه يتيح للمنظمة النظر في الفرص المحتملة لتبديل الأدوار الوظيفية أو استبدالها تمامًا بأدوار جديدة، وبالتالي تكون على أتم الاستعداد للاستعانة بموظفين جدد قادرين على أداء المهام والمسؤوليات بطريقة تعزز من نموها، وفي هذا المقال نوضح ما هو الإحلال الوظيفي وفوائده وخطته وأهدافه، والفرق بينه وبين التعاقب الوظيفي.

ما هو الإحلال الوظيفي:

يشير مصطلح الإحلال الوظيفي إلى عملية استبدال الموظفين الحاليين بموظفين آخرين يؤدون ذات المهام الوظيفية، ويمكن أن يحدث هذا الإحلال نتيجة أحداث طارئة تمنع الموظف الحالي من القيام بواجبات عمله، مثل حصوله على إجازة، إذ تُعد هذه العملية بمثابة استجابة لتلك الظروف.

وتلجأ الشركات إلى تنفيذ نظام الاحلال الوظيفي من خلال تدريب المرشحين وتزويدهم بالمهارات اللازمة من أجل تعيين الموظف المناسب القادر على إنابة الموظف الغائب في وظيفته بشكل فوري، وحتى لا تظل الوظيفة شاغرة ومن ثم تتعطل عمليات الشركة.

ومن الأسباب الأخرى التي تجعل الشركات تنفذ هذا النظام، قيام بعض الموظفون بانتهاك سياسات الشركة أو القيام بسلوكيات غير أخلاقية أو تكرار حالات الغياب أو إساءة استخدام ممتلكات الشركة، أو انخفاض أداء بعض الموظفين وعدم قيامهم بتأدية واجباتهم كما كانوا في السابق، وبالتالي تبدأ الشركة في البحث عن البديل وإعداده لشغل تلك المناصب.

يمكنك الاعتماد على منصة صبّار في تنفيذ نظام الإحلال الوظيفي لأنها تزودك بأفضل المرشحين وأكثرهم تأهيلًا لشغل جميع الوظائف في أي تخصص.

فوائد الإحلال الوظيفي:

هناك العديد من الفوائد التي تجنيها الشركات عند تطبيق نظام الإحلال الوظيفي وهي:

1- التنافس بين الموظفين

من خلال الاحلال الوظيفي، تتمكن الشركات من الحفاظ على الميزة التنافسية بين قوتها العاملة، إذ يتنافس الموظفين مع بعضهم البعض من أجل الحفاظ على مناصبهم، ويسعى الموظفون الذين جرى استبدالهم على تقديم أفضل أداء، وهو ما يصب في النهاية في صالح الشركة.

2- نمو الأعمال

كما سبق وذكرنا، قد يكون سبب الإحلال الوظيفي هو وجود موظفين لا يساعدون على نمو وتطوير العمل، وفي هذه الحالة يتم استبدالهم بآخرين لديهم الطموح والشغف وعلى أتم الاستعداد لبذل أقصى الجهود من أجل تطوير العمل.

تضمن لك منصة صبّار تقديم أفضل المرشحين في مجالاتهم من ذوي المهارات التي تبحث عنها لتحقيق النمو لشركتك على المدى الطويل.

3- توفير التكاليف

هناك بعض الشركات التي ترى عملية الإحلال الوظيفي من منظور اقتصادي، إذ تضطر إلى استبدال الموظفين ذوي الخبرة بآخرين أقل خبرة وأقل أيضًا في الرواتب، وبالتالي توفر الكثير من التكاليف.

4- تلبية احتياجات العملاء

يُعد رضا العملاء هدفًا تسعى كل شركة لتحقيقه من أجل ضمان نجاحها، لذلك قد تلجأ إلى الإحلال الوظيفي إذا كان لديها موظفين لا يساعدونها على تحقيق هذا الهدف، وتستبدلهم بآخرين أكثر خبرة ولديهم القدرة على التعامل مع احتياجات العملاء بشكل جيد.

تمتلك منصة صبّار عدد ضخم من السير الذاتية للمرشحين، يمكنك اختيار الأنسب بينهم من ذوي الخبرات المطلوبة لتلبية احتياجات عملائك وتعزيز رضاهم.

5- تقليل معدلات الغياب

يساعد نظام الإحلال الوظيفي على تقليل معدلات الغياب بالشركة إذا كان الغرض من تنفيذه الاستعانة بموظفين أكثر التزامًا من موظفين آخرين تتكرر حالات غيابهم والتي تؤثر بالسلب على سير العمل داخل الشركة.

6- الحفاظ على سياسات الشركة

تستعين الشركات بنظام الإحلال الوظيفي من أجل الحفاظ على سياساتها التي تكفل لها إنشاء بيئة عمل تقوم على مبدأ المساواة بين جميع الموظفين، فقد تقوم بتعيين موظف محل آخر في حال ارتكاب الأخير أي سلوك يمثل انتهاكًا لسياسات الشركة، إذ تعمل من خلال هذا الإجراء على فرض النظام داخل مكان العمل.

خطة الاحلال الوظيفي:

تحتاج الشركات إلى وضع خطة الإحلال الوظيفي حتى يكون لديها البدائل المؤهلة لشغل مختلف المناصب تساعد على استمرار عملياتها، ويتم تنفيذ هذه الخطة باتباع مجموعة من الخطوات وهي كما يلي:

1- تحديد المناصب الرئيسية

على الرغم من أهمية جميع الوظائف داخل الشركة؛ إلا أن هناك بعض الأدوار التي قد يؤدي تركها شاغرة لفترة إلى إحداث خللًا في سير عمل الشركة، ولذلك لا بد من تحديد تلك الوظائف حتى يكون لها الأولوية في عملية الإحلال الوظيفي.

2- تحديد مهارات المناصب الرئيسية

ثاني خطوات وضع خطة الإحلال الوظيفي هي تحديد أهم المهارات المطلوبة في شاغلي الوظائف الرئيسية التي جرى تحديدها، وهو ما يمكن تنفيذه عن طريق الاستعانة بالتحليل الوظيفي لتلك الوظائف، والذي من خلاله يمكن تحديد مَن مِن الموظفين يمتلك تلك المهارات أو يمكنه على الأقل تعلمها.

3- تقييم مهارات الموظفين الحاليين

بعد ذلك، يتم الاستعانة بالتحليل الوظيفي مرة أخرى من أجل الحصول على معلومات حول مهارات الموظفين الحاليين وتقييمها، كما يمكن إجراء هذا التقييم بمقارنة تلك المهارات بتلك التي يمتلكها الموظفين السابقين الذين قد تكون لديهم رغبة في العودة.

4- مطابقة المهارات الحيوية مع المهارات الحالية

في هذه الخطوة، لا بد من مطابقة المهارات الحيوية المطلوبة مع مهارات الموظفين الحاليين، حتى يركز نشاط التخطيط للإحلال الوظيفي على المهارات وليس على المسميات الوظيفية.

5- تحديد الوظائف التي لا يتوفر لها بديل

قد تظهر خلال وضع الخطة بعض الوظائف التي لا يتوفر لها بديل حالي، وهي الوظائف التي تحتاج إلى اهتمام وتدخل حتى لا تجد الشركة نفسها في مأزق في حال ترك أيًا من شاغلي تلك الوظائف أعمالهم بشكل مفاجئ.

6- معالجة الثغرات

تحتاج الشركات إلى إعداد أكثر من بديل للوظيفة الواحدة، ولذلك لا بد من وضع الخطة التي تساعد على سد تلك الفجوات عن طريق توفير برامج التدريب والتوجيه والتطوير، من أجل تطوير مهارات المواهب التي يمكنها شغل تلك الوظائف.

وإذا كان بعض الموظفين أو أحدهم قد أبلغ الشركة بقرار استقالته ومغادرة وظيفته قريبًا؛ فيمكن تكليفه بتحديد البديل الأنسب وتدريبه على القيام بمهام عمله.

7- تقييم الخطة

وهي آخر خطوات التخطيط للإحلال الوظيفي، إذ يتم تقييم الخطة بصورة مستمرة للتأكد من مدى نجاحها في تلبية احتياجات الشركة من حيث توفير البدائل المؤهلين لشغل المناصب الرئيسية.

أهداف الإحلال الوظيفي:

تتمثل الأهداف التي تسعى الشركات لتحقيقها بتنفيذ نظام الإحلال الوظيفي فيما يلي:

• عدم ترك الوظائف شاغرة لفترة طويلة من أجل الحفاظ على استمرار الأعمال.
• إعداد أفضل البدائل للموظفين الذين يقدمون أداءً سيئًا أو تتكرر معدلات غيابهم.
• الحماية من وجود أي قصور في الأداء من أجل ضمان نمو الشركات على المدى البعيد.
• تطوير مهارات المرشحين الذين يمكنهم شغل الوظائف الحيوية المُحددة.
• زيادة رضا العملاء عن طريق الاستعانة بأفضل الموظفين القادرين تلبية احتياجاتهم.

الفرق بين الإحلال الوظيفي والتعاقب الوظيفي:

من خلال الجدول التالي نوضح أوجه الاختلاف بين الإحلال الوظيفي والتعاقب الوظيفي:

الإحلال الوظيفي: 

الإحلال الوظيفي هو نظام تنفذه الشركة بهدف سد الشواغر الوظيفية سريعًا بما لا يعطل من سير أعمالها. يتم تنفيذها فورًا عند وجود شواغر وظيفية. شغل الوظائف المهمة سريعًا من أجل استمرارية العمليات. يلبي الاحتياجات الوظيفية قصيرة الأجل. تحتوي خطة الإحلال الوظيفي على قائمة قصيرة بالمرشحين المناسبين. يركز على إيجاد بدائل مناسبة فقط للموظفين الذين يتركون مناصبهم. 

التعاقب الوظيفي:

التعاقب الوظيفي هو استراتيجية طويلة المدى تنفذها الشركات من أجل إعداد أفضل البدائل لشاغلي المناصب القيادية. يتم تنفيذها للاستفادة منها على المدى البعيد عندما تصبح الوظائف القيادية شاغرة. التطوير المستمر للمواهب داخل الشركة للاستفادة منها عند الحاجة. يلبي الاحتياجات الوظيفية على المدى البعيد. تتضمن خطة التعاقب الوظيفي مجموعة كبيرة من المواهب. يركز على تطوير المرشحين من أجل ملء الوظائف القيادية الشاغرة مستقبلًا.

كيف تساعدك صبّار على تنفيذ الإحلال الوظيفي؟

إذا كنت كصاحب عمل تسعى لتنفيذ نظام الإحلال الوظيفي من أجل الحفاظ على استقرار شركتك؛ فنوصيك بالتعاون مع منصة صبّار الأفضل في مجال التوظيف بالمملكة العربية السعودية، إذ تساعدك على تحديد أفضل البدائل للموظفين العاملين لديك، من السعوديين والسعوديات ذوي المهارات والخبرات المؤهلين للعمل في مختلف الوظائف بجميع المجالات.

من خلال صبّار، ستجد ما يلبي احتياجات شركتك، وتستطيع الإطلاع على السير الذاتية للمرشحين والمُنتقاة بعناية عن طريق الذكاء الاصطناعي، حتى تجد ما تحتاج إليه من مرشحين جاهزين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من الموقع أو عن بُعد.

وبمجرد عثورك على مطلبك؛ ستمكنك صبّار من تنفيذ إجراءات التعيين سريعًا عن طريق إجراء مقابلات فيديو مُسجلة مع المرشح المناسب.

‍

وفي الختام، فإن وضع خطة الإحلال الوظيفي وتنفيذها عند الحاجة، هو أمرًا يُشعر المنظمات بشيء من الاستقرار، لأنها تضمن من خلالها أنها ستكون قادرة على تعيين أفضل وأنسب الموظفين في الوظائف التي قد تصبح شاغرة بشكل مفاجئ.

‍