الأداء الوظيفي وأنواعه ومعوقاته وطرق تقييم الأداء الوظيفي
July 23, 2024
3 دقائق
للشركات
June 8, 2024
June 8, 2024
تخطيط التعاقب الوظيفي هو استراتيجية تتبعها الشركات لتطوير وتأهيل المواهب لشغل الوظائف القيادية عند مغادرة القادة الحاليين، سواء بسبب تقاعدهم أو غيابهم عن العمل أو وفاتهم أو استقالتهم. يتضمن تنفيذ هذه الاستراتيجية تقييم القادة الحاليين والموظفين الجدد لتحديد من يصلح للوظائف القيادية. الهدف منها الأساسي هو استمرار سير العمل في الشركة دون انقطاع، وتحقيق الاحتفاظ بالمواهب وارتفاع مستويات الإنتاج وتقليل التكاليف والاستعداد لحالات الطوارئ وتعزيز التواصل وتسليط الضوء على الفجوات في المهارات.
تُعد مغادرة الموظفين وظائفهم في المؤسسة أمرًا من الوارد حدوثه من فترة لأخرى نتيجة أسباب مثل الإقالة أو الاستقالة أو التقاعد، ولكن حتى تضمن المؤسسات عدم تعطل سير عملياتها وحدوث أي اضطراب بعد مغادرة موظفيها؛ يتعين عليها التخطيط المسبق لمثل تلك المواقف لتجنب تعيين موظفين جدد غير مؤهلين أو مناسبين للوظائف الشاغرة، لذلك نوضح في هذا المقال ما هو تخطيط التعاقب الوظيفي وأهميته ومكوناته وأهدافه وعوامل نجاحه وفشله واستراتيجياته وخطواته، وما هو الفرق بينه وبين الإحلال الوظيفي.
يشير مفهوم تخطيط التعاقب الوظيفي إلى الاستراتيجية التي تضعها الشركات من أجل تطوير مجموعة من المواهب وتأهيلها لشغل الوظائف المهمة التنفيذية أو القيادية عندما يتركها أصحابها ويغادرون الشركة سواء كان بسبب تقاعدهم أو إنهاء عملهم أو وفاتهم أو استقالتهم.
ويبدأ تنفيذ تخطيط التعاقب الوظيفي بتقييم قادة الشركة للموظفين الحاليين وحتى الجدد، من أجل تحديد ما إذا كانوا مناسبين للوظائف القيادية.
والهدف الأساسي من تنفيذ استراتيجية تخطيط التعاقب الوظيفي هو استمرار عمليات الشركة دون انقطاع حتى في حدوث تغييرات حتمية في قوتها العاملة، من خلال استعداد الشركة للسيناريوهات المستقبلية وتحديد البدائل المحتملة للموظفين في حال استقالتهم أو تقاعدهم.
تُعد استراتيجية تخطيط التعاقب الوظيفي من أهم الاستراتيجيات التي يتعين على الشركات تنفيذها، نظرًا للفوائد المتعددة التي تحققها، وهي كما يلي:
تنطوي استراتيجية التعاقب الوظيفي على تسليط الضوء على المواهب في الشركة من أجل إعدادها لشغل أهم المناصب، وهو ما يحفز الموظفين على تقديم أفضل أداء للظفر بفرص النمو المتاحة، وبالتالي تحتفظ الشركة بأفضل الموظفين.
تمكنك منصة صبّار من الحصول على ذوي المواهب والكفاءات، إذ تحتوي على قاعدة بيانات ضخمة لمرشحين من الجنسين هم الأفضل داخل المملكة، يمكنك الاختيار من بينهم لتنفيذ خطة التعاقب الوظيفي.
تساعد استراتيجية التعاقب الوظيفي على الحفاظ على ارتفاع مستويات الإنتاج، فعندما يغادر بعض الموظفون الشركة، يعمل الموظفون المتبقون على الاستمرار في الأداء بفعالية للتغلب على أي اضطرابات ناتجة عن التغيير، وهو ما يقلل من الضرر الناجم عن هذا التغيير قدر الإمكان.
من خلال تخطيط التعاقب الوظيفي تقل التكاليف التي تتكبدها الشركة نتيجة مغادرة موظف كبير وظيفته، وهي التكاليف التي تظهر في فقدان الإنتاج أو تعيين بديل غير مناسب للموظف المغادر، إذ تساعد هذه الاستراتيجية على إعداد البديل الأمثل لتولي المنصب بشكل فوري.
تمكّن استراتيجية التعاقب الوظيفي الشركات من الاستعداد لحالات الطوارئ والظروف غير المتوقعة الناتجة عن حدوث تغييرات في القوى العاملة للشركة، وتقلل من المخاطر المرتبطة بتلك التغيرات.
من أبرز الفوائد التي تحققها استراتيجية التعاقب الوظيفي للشركات، أنها تمكّن الموظفين من معرفة من الذي سيتولى المناصب القيادية في حال حدوث أية تغيرات، وهو ما يساعد على خلق بيئة مستقرة خالية من الاضطرابات والشكوك.
يضمن تخطيط التعاقب الوظيفي استمرار سير الأعمال في الشركات حتى بعد مغادرة أهم القيادات، إذ تتخذ الشركات قرارًا استباقيًا باختيار البديل الأنسب لشغل أهم المناصب، ومن ثم تأهيله ليكون مستعدًا للعمل فورًا.
تساعدك منصة صبّار على استمرار عمليات شركتك حتى في حالات الطوارئ، إذ تزودك بأفضل المرشحين المؤهلين للعمل الفوري وفقًا للمهارات والخبرات التي تتطلبها الشواغر الوظيفية لديك.
تتعلق استراتيجية التعاقب الوظيفي بالتخطيط لمستقبل الشركة، لذلك تجمع الشركات رؤساء كافة الأقسام للحديث عن هذه الاستراتيجية، وهو ما يعزز من التواصل بين الإدارات والموظفين ليكون الجميع على دراية جيدة بالتخطيط للتعاقب.
يكشف تخطيط التعاقب الوظيفي نقاط الضعف والفجوات في مهارات الموظفين والتي تؤثر على استراتيجيات الأعمال، وهو ما يمكّن الشركات من اتخاذ الإجراءات التي تعمل على سد تلك الفجوات ومن ثم إظهار أفضل المواهب وأصحاب الكفاءات.
تلعب استراتيجية التعاقب الوظيفي دورًا بارزًا في تعزيز التدريب والتطوير الذي تقدمه الشركة للموظفين، لأنه لا يقتصر فقط على توفير دورات ومواد تعليمية فحسب؛ بل يوفر أيضًا فرصًا للتوجيه والحصول على شهادات مهنية.
تحرص الشركات من خلال تخطيط التعاقب الوظيفي على الحد من فقدان المعارف والخبرات عند مغادرة أصحاب المناصب القيادية، لذلك يتم التخطيط بشكل مسبق لنقل تلك المعارف إلى الموظفين الذين سيتولون تلك المناصب، إذ يحصلون على توصيات من القادة المقرر انتهاء ولايتهم حول إجراءات العمل ونقاط الضعف وكيفية تجاوزها.
عند وضع خطة التعاقب الوظيفي من قِبل مجلس إدارة المنظمة والمسؤولون عن إدارة شؤون الموظفين؛ لا بد من تضمينها بمجموعة من العناصر الأساسية وهي:
أول عناصر خطة التعاقب الوظيفي هي المناصب القيادية في المنظمة، إذ يتم تحديد مدى أهمية هذا المنصب في نجاح المنظمة، واحتمالية تعرض المنظمة للخطر في حال مغادرة صاحب المنصب بشكل مفاجئ وبات شاغرًا.
يركز هذا العنصر على تحديد البدائل المتاحة لشغل المناصب القيادية الشاغرة، فقد تمتلك المنظمة أكثر من موظف يمتلك المهارات والمعارف المطلوبة، وقد لا تمتلك أي بديل مؤهل، ومن ثم لا بد من تحديد الموظف الذي يحتاج إلى تطوير.
ينبغي تحديد متطلبات المناصب القيادية من حيث المهارات والخصائص، لتكون قائمة مرجعية لاختيار المرشح المناسب ومعرفة ما الذي يحتاج إلى تطوير.
تتضمن خطة تعاقب الموظفين الكفاءات والمهارات المطلوبة لكل منصب قيادي لتلبية الاحتياجات التنظيمية الحالية والمستقبلية، إذ يتم وضع خطة تطوير مختلفة لكل مرشح من أجل تأهيل المرشحين للأدوار المستقبلية المقصودة.
من المهم تقييم التقدم المُحرز في خطة التعاقب الوظيفي، من أجل معرفة نتائج استثمار المنظمة في تطوير الموظفين.
تشمل الأهداف التي تسعى الشركات لبلوغها من خلال عملية تخطيط التعاقب الوظيفي ما يلي:
هناك عدة عوامل لا بد من توافرها من أجل ضمان نجاح تخطيط التعاقب الوظيفي وتشمل ما يلي:
حتى تصبح المنظمة مستعدة بما يكفي لأي شواغر وظيفية؛ يتعين عليها التبكير في وضع خطة التعاقب الوظيفي، من خلال تحديد أفضل المواهب وسُبل تطويرها، من أجل ضمان الانتقال السلس في الوظائف عندما يحين الوقت.
حتى تنجح خطة التعاقب الوظيفي؛ يجب أن تكون الإدارة العليا في المنظمة هي المسؤولة عن وضعها، مع التزامها بدعم قرارات الفريق الذي يقوم بالتنفيذ، لضمان عدم إهدار الوقت والمال.
يتطلب وضع خطة ناجحة للتعاقب الوظيفي إجراء تقييمًا شاملًا لإدارة المواهب وإدارة القوى العاملة بالمنظمة، وهو ما يضمن توافق نتائج الخطة مع توقعات المنظمة للتقليل من مخاطر الأعمال.
من عوامل نجاح تخطيط التعاقب الوظيفي، مراعاة متطلبات المنظمة وأهدافها، وهو ما يمكّن المديرين التنفيذيين من تحديد ما الذي يجب إعطاءه الأولوية عند شغل الوظائف القيادية الشاغرة.
من خلال إجراء التحديث المنتظم والمراجعة المستمرة لخطة التعاقب الوظيفي، يمكن تحديد التغييرات في أولويات الأعمال، نظرًا لأن التعاقب الوظيفي عملية مستمرة وليس حدثًا يقع مرة واحدة.
أما العوامل التي تؤدي إلى فشل تخطيط التعاقب الوظيفي فهي تشمل الآتي:
من الأخطاء التي ترتكبها المنظمات عند وضع خطط التعاقب الوظيفي، تخصيص تلك الخطط للمديرين التنفيذيين فقط، أي الاهتمام بتطوير جزء بسيط من إجمالي القوى العاملة، وهو ما يؤدي إلى الحد من نطاق مجموعات المواهب، وإثارة استياء الموظفين الطموحين الذين قد يتطلعون إلى أدوار معينة.
يفشل تخطيط التعاقب الوظيفي عندما لا تمتلك المنظمات أفضل المواهب لشغل الأدوار الوظيفية على الرغم من جودة الخطة ذاتها.
وقد يكون سبب هذا الفشل هو اختيار الموظفين دون الاعتماد على المعايير المتعارف عليها وهي الخبرة والكفاءة ومجموعة المهارات المطلوبة.
لا يؤتي تخطيط التعاقب الوظيفي بثماره في حال وضع الخطة نتيجة وقوع حدث ما مثل مغادرة الموظف أو تقاعده، إذ تتطلب خطط التعاقب الوظيفي تخطيطًا طويل الأجل ومسارًا وظيفيًا واختبارًا لتحديد أفضل المرشحين لشغل الأدوار القيادية، وهو ما يفرض على المنظمة التخطيط للتعاقب الوظيفي بشكل استباقي.
من أسباب فشل تخطيط التعاقب الوظيفي، عدم وضوح الإدارة العليا مع الموظفين بشأن هذه العملية، إذ لا تبلغهم بالأدوار المستقبلية المحتملة، وهو ما يؤدي إلى عدم إدراك الموظفين المرشحين أن الإدارة تتابع وتقيس أدائهم ونموهم.
في الكثير من الأحيان، تبدأ المنظمات في تنفيذ خطط التعاقب الوظيفي دون متابعتها وتحديثها، وقد ينتج عن ذلك خلق تصورات سلبية تجاه هذه العملية وتجاه مستقبل المنظمة ككل.
تتعدد الاستراتيجيات التي يمكن اتباعها لتعزيز فعالية تخطيط التعاقب الوظيفي، أبرزها ما يلي:
وهي من أهم الاستراتيجيات التي تزيد من فعالية تخطيط التعاقب الوظيفي، إذ تلحق المنظمة موظفيها بدورات تدريبية داخلية للتدريب على مهارات القيادة مثل إدارة الفريق وحل المشكلات وصنع القرار، وهي الدورات التي يقودها خبراء داخليون أو كبار المديرين.
في هذه الاستراتيجية، تعمل المنظمة على فتح قنوات اتصال مع الموظفين لإبقائهم على إطلاع على العملية وما الذي يمكّنهم من التطور الوظيفي، وهو ما يعزز من الثقة بين الموظفين والإدارة ومن الاستعداد الاستراتيجي لمستقبل الأقسام.
من أكثر العوامل التي تشجع الموظفين على التطوير الشخصي والالتزام بالتدريب، هو أن يكون تخطيط التعاقب الوظيفي جزءًا من ثقافة المنظمة، وهو ما يضمن وجود مجموعة ثابتة من الأفراد المؤهلين للقيام بالأدوار القيادية عند الحاجة، وبالتالي يزداد استقرار ونمو المنظمة.
تنطوي هذه الاستراتيجية على الاعتماد على مجموعة متنوعة من المرشحين لشغل الأدوار القيادية في المستقبل، إذ يعكس ذلك التزام الإدارة العليا للمنظمة بالاعتماد على الأفراد ذوي الخلفيات والخبرات والثقافات المختلفة، وهو ما يعزز من الإبداع ومن ثقافة مكان العمل الشاملة ويبرز مرونة المنظمة.
يمكن تسهيل تنفيذ تخطيط التعاقب الوظيفي باستخدام البرامج التي توفر أدوات تقييم المواهب ورصد التقدم المحرز، وبالتالي يسهل تحسين عملية صنع القرار وإجراء التعديلات في الوقت المناسب وفقًا للاحتياجات الحالية والأهداف المستقبلية.
تمر عملية تخطيط التعاقب الوظيفي بعدة خطوات نبرزها فيما يلي:
أولى خطوات وضع خطة التعاقب الوظيفي هي تحديد الوظائف القيادية التي تحتاج المنظمة إلى شغلها مستقبلًا، ويتم تحديد تلك الأدوار وفقًا لعاملين وهما:
بعد ذلك، يتم تحديد المعايير المطلوبة لشغل الأدوار الوظيفية المُحددة، وهي المسؤوليات التي يتعين على شاغل الوظيفة القيام بها، والمهارات التي تمكنه من القيام بتلك المسؤوليات.
وفي هذه المرحلة، تحدد الإدارة العليا ما إذا كانت المواهب الجديدة تمتلك تلك المهارات بالفعل أم تحتاج إلى تعلمها.
في هذه الخطوة، يتم تحديد ذوي المواهب القادرين على شغل الأدوار الوظيفية، وهم الموظفين الذين يمكنهم شغل الوظيفة بشكل مؤقت خلال استكمال عملية التقديم الرسمية، وكذلك الموظفين الذين يمكن أن يكونوا مؤهلين للتقدم للوظيفة عند فتحها.
وفي حال عدم وجود أي موظف يستوفي الشروط المطلوبة؛ يمكن جعل تلك المهارات جزءًا من خطة التوظيف المستقبلية للمنظمة.
بعد ذلك، لا بد من وضع خطة لتطوير الموظفين الذين وقع عليهم الاختيار، من أجل إعدادهم لشغل الأدوار الوظيفية المُحددة، ويتضمن هذا التطوير إلحاقهم بدورات تدريبية وورش عمل، والسماح لهم بالقيام ببعض مهام الدور إذا كان شاغله الحالي في إجازة.
يتعين على الإدارة العليا إجراء مراجعة منتظمة لخطة التعاقب الوظيفي من أجل قياس مدى فعاليتها، وعند تقييم الخطة لا بد من تحديد عدد الموظفين المستعدين لتولي الأدوار الرئيسية، وما إذا كانوا بحاجة إلى تدريبات إضافية ليكونوا أكثر تأهيلًا لتلك الأدوار، وما إذا كانت المنظمة بحاجة إلى توظيف المزيد من المواهب لسد أية احتياجات وظيفية.
هناك مجموعة من النصائح التي تساعد على نجاح تخطيط التعاقب الوظيفي وهي:
لضمان فعالية تخطيط التعاقب الوظيفي؛ لا بد من وضوح السياسات المتعلقة بموعد وضع خطة تعاقب الموظفين، مع وضوح سياسات المنظمة بشأن المناصب التي تحتاج إلى خطة تعاقب، وذلك من أجل تمكين المنظمة من تحقيق أفضل نتائج عن تخطيط التعاقب الوظيفي.
في ذروة الانشغال بوضع خطة التعاقب الوظيفي؛ يُفضل الاستعداد لأي تطور غير متوقع، مثل استقالة موظف ما دون إشعار مسبق أو فتح مناصب جديدة، وهو ما يتطلب وضع خطة طويلة أو قصيرة الأجل تساعد على إعداد البديل بشكل مسبق.
حتى تؤتي خطة التعاقب الوظيفي بثمارها؛ يجب تحديد الموظفين الذين يُعتقد أنهم قادرين على شغل المناصب القيادية، وهم الموظفين الذين تلحقهم المنظمة ببرامج التدريب والتطوير، وتتعرف عليهم المنظمة من خلال تحليل بيانات الأداء، إضافة إلى التواصل مع كبار الموظفين الآخرين لتحديد أفضل الموظفين من حيث الأداء.
لضمان أن يكون البديل المُختار هو الأنسب لشغل المنصب القيادي الشاغر؛ لا بد من التبكير في توفير فرص التنمية للمرشحين المحتملين لمختلف المناصب القيادية في المنظمة، بما يساعدهم على تطوير المهارات اللازمة لقيادة مرحلة انتقالية بشكل فعال.
عند اختيار المرشح البديل للمنصب القيادي، يُفضل تسليم المسؤوليات إليه بشكل تدريجي، مع العمل جنبًا إلى جنب معه وتقديم إجابات على جميع الأسئلة المتعلقة بالوظيفة الجديدة.
إليكم فيما يلي الفرق بين الإحلال الوظيفي والتعاقب الوظيفي:
إذا كنت تخطط للتعاقب الوظيفي في شركتك وتسعى لإعداد قادة المستقبل؛ يمكنك الاعتماد على منصة صبّار المُعتمدة من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والتي ستساعدك على تنفيذ خطتك بنجاح.
توفر لك صبّار أفضل المرشحين الذين يمتلكون الخبرات والمهارات التي تحتاج إليها لشغل مختلف الأدوار الوظيفية ومنها الأدوار القيادية ليكونوا بدائل مناسبين للمديرين التنفيذيين، وتتيح لك الاطلاع على السير الذاتية للآلاف من المرشحين المتاحين للعمل الفوري في جميع التخصصات، كما تساعدك على اختيار الأنسب للمعايير التي تحددها باستخدام الذكاء الاصطناعي، وتتيح لك إجراء مقابلات فيديو مع المرشحين لتسهيل اتخاذ قرار التوظيف.
ستجد على صبّار كل ما يلبي احتياجاتك الوظيفية من مرشحين جاهزين للعمل من الموقع أو عن بُعد، بنظام دوام كامل أو جزئي، من حاملي مختلف المؤهلات التعليمية.
وفي الختام، فقد باتت استراتيجية تخطيط التعاقب الوظيفي ضرورة لا غنى عنها لأي منظمة تسعى لبناء مجموعة من المواهب التي تساعد على تسيير عملياتها بسلاسة وتقودها إلى مكانة متقدمة.
ربما تعجبك أيضاً..
احصل على التطبيق
