تقييم الموظف الشهري وكيفية عمله وأهدافه ودرجاته

التقييم الشهري للموظف هو عملية منتظمة تقوم بها المؤسسة لتقييم أداء الموظفين بشكل دوري. يهدف إلى قياس جودة العمل، الإنتاجية، والالتزام بالمواعيد لتحديد نقاط القوة وفرص التطوير. يتم جمع الملاحظات من المديرين ومقارنة الأداء مع الأهداف المحددة، مما يتيح تحسين الأداء وتحقيق أهداف المؤسسة بكفاءة.

تقييم الموظف الشهري هو إجراء حيوي تعمد المؤسسات إلى تنفيذه حتى تُتاح لها فرصة مراجعة التقدم المحرز وتقديم الملاحظات البناءة بشكل دوري، فمن خلال هذا التقييم يمكن التعرف على نقاط القوة والضعف لدى كل موظف، واتخاذ إجراءات فورية تساعد على تحسين الأداء، لضمان تعزيز دور الموظفين في تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة، وفي هذا المقال نوضح ما هو التقييم الشهري للموظف وعناصره وكيفية إعداده ومعاييره ودرجاته وأهدافه.

تقييم الموظف الشهري:

تقييم الموظف الشهري هو عبارة عن عملية تقوم المؤسسة بإجرائها مرة واحدة كل شهر لجميع الموظفين في مختلف الأقسام، تنطوي على قياس أداء الموظفين خلال الشهر المنصرم، من أجل معرفة مدى نجاح كل موظف في القيام بالمهام الموكلة إليه على النحو المطلوب.

ومن خلال التقييم الشهري للموظف الذي يجريه المدير أو مشرف القسم، يحصل على ملاحظات متكررة تسمح بإجراء تعديلات سريعة وتحسين مستمر لضمان تدارك أي أخطاء أو تقصير بشكل فوري، مما يسهم في تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة ورفع مستوى الإنتاجية.

ويُعد التقييم الشهري للموظفين إجراء مهمًا للمؤسسات التي قامت مؤخرًا بتوظيف موظفين جدد أو تلك التي لديها موظفون بعقود قصيرة الأجل، فمن خلال هذا الإجراء يمكن تقييم الأداء الفعلي مقارنة بالوصف الوظيفي أو الأهداف المحددة مسبقًا، وبالتالي تضمن المؤسسة سير الموظفين في الاتجاه الصحيح.

ماذا أكتب في التقييم الشهري للموظف؟

تتكون تقارير التقييم الشهري للموظفين من عدة عناصر رئيسية تساعد في تقديم مراجعة شاملة وموضوعية لأدائه خلال الشهر، تشمل تلك العناصر ما يلي:

1- الأداء العام للموظف

أول عنصر يتم تضمينه في تقرير التقييم الشهري للموظف هو الأداء العام للموظف خلال الشهر المنقضي، إذ يتم وضع لمحة موجزة حول مدى تحقيق الموظف للأهداف المحددة له، ومستوى جودة المهام التي قام بتنفيذها، وذلك من أجل الإنجازات الرئيسية التي حققها والتحديات التي واجهها.

2- تقييم الأداء الوظيفي

يتضمن هذا العنصر تقييمًا لأداء الموظف على مدار الشهر الفائت، إذ تُقاس جودة الأعمال التي نفذها ومدى دقتها وإتقانها، ونجاح الموظف في الالتزام بالمواعيد النهائية وتسليم المهام في الوقت المحدد، مع قياس الإنتاجية أي معدل المهام التي أنجزها الموظف مقارنة بالأهداف المحددة سلفًا.

3- المهارات والكفاءات

يقيم هذا العنصر المهارات التقنية والمهنية التي أظهرها الموظف خلال الشهر، فضلًا عن قدراته الشخصية مثل مدى نجاحه في حل المشكلات واتخاذ القرارات، وقدرته على التكيف مع التغيرات والاستجابة الفعالة لها، وقابلية مهاراته للتطوير.

4- السلوكيات في بيئة العمل

من أهم العناصر التي توضع في الاعتبار عند تقييم الأداء الشهري للموظف، سلوكياته في مكان العمل والتزامه بسياسات المؤسسة والمعايير الأخلاقية والمهنية، إلى جانب مستوى تفاعله بشكل إيجابي مع فريق العمل، وتقييم حضوره والتزامه بمواعيد العمل المحددة.

5- نقاط القوة ونقاط الضعف

من خلال هذا العنصر، يتم تسليط الضوء على نقاط القوة لدى الموظف، والجوانب التي تجعله مميزًا في أدائه على مدار الشهر، وما هي نقاط ضعفه والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، مع تقديم اقتراحات لتطويرها.

6- التوصيات والأهداف المستقبلية

يجب أن يتضمن التقييم الشهري للموظف ملاحظات بناءة تساعد الموظف على تحسين أدائه، مع تحديد أي برامج تدريبية أو فرص تطوير قد تفيده، إضافة إلى وضع أهداف قابلة للقياس للشهر المقبل لتكون بمثابة المعيار الأساسي لقياس أداء الموظف فيما بعد.

كيفية عمل التقييم الشهري للموظفين:

هناك مجموعة من الخطوات التي يجب القيام بها من أجل إعداد تقييم شهري للموظفين يساعد في متابعة أدائهم وتحسينه بصورة مستمرة، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- وضع توقعات أداء واضحة

عند البدء في تنفيذ عملية التقييم الشهري للموظف، يجب توضيح ما هو متوقع من الموظف من دوره خلال فترة الثلاثين يومًا، خاصة إذا كان هذا الموظف انضم للمؤسسة مؤخرًا، إذ لا بد من وضع الأهداف والغايات المحددة، ولا يجب أن تقتصر هذه الأهداف على مسؤوليات الوظيفة فقط، بل يمكن أن تركز على مدى نجاح الموظف في التكيف والاندماج في بيئة العمل.

2- جمع البيانات والملاحظات

بعد وضع توقعات الأداء والأهداف الواضحة، يجب البدء في مراجعة أداء الموظف خلال الشهر المنقضي بناءً على الأهداف المحددة، وجمع الملاحظات من المشرفين وزملاء العمل، والحصول على بيانات حول أداء الموظف من عدة مصادر مثل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) أو التقارير التي يقدمها المدير المباشر.

3- استخدام نموذج التقييم

حتى تصبح عملية تقييم الأداء الشهري للموظف دقيقة قدر المستطاع، من الأفضل استخدام نموذج التقييم، الذي يحتوي على قائمة بمختلف المعايير، واختيار مقياس للتقييم مثل مقياس النقاط من 1 إلى 5، مع تقديم ملاحظات وأمثلة توضيحية على الأداء.

4- عقد اجتماع التقييم

في هذه الخطوة، يقوم المدير أو المشرف الذي يتولى إعداد تقرير تقييم الأداء الشهري بعقد اجتماعًا مع الموظف من أجل مناقشة تقييمه بطريقة بناءة، إذ يبدأ الاجتماع بملاحظات إيجابية حول ما قام به الموظف بشكل جيد، مع تسليط الضوء على الإنجازات المحددة ونقاط القوة التي أظهرها، حتى يشعر الموظف بالرضا، ويصبح أكثر تقبلاً للملاحظات البناءة.

كما يشهد هذا الاجتماع مناقشة المجالات التي تحتاج إلى تحسين، ومنح الموظف الفرصة للإدلاء بآرائه، وتقديم وجهة نظره حول عملية التقييم وحول المجالات التي قد تحتاج المؤسسة إلى تحسينها في عملية التأهيل أو توفير مزيد من الدعم، حتى تصبح المحادثة ثنائية الاتجاه.

5- تحديد الأهداف المستقبلية

لا بد من اختتام التقييم الشهري للموظف بوضع أهدافًا قابلة للقياس للتحسين في الشهر التالي، إذ يناقش المدير مع الموظف ما الذي يحتاجه من أجل تحقيق تلك الأهداف، مثل التدريب الإضافي أو الموارد اللازمة، وعند وضع تلك الأهداف، يجب التأكد من أنها واضحة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بوظيفة الموظف.

أهم معايير التقييم الشهري:

عندما تبدأ المؤسسات في تنفيذ عملية التقييم الشهري للموظفين، تستند إلى مجموعة من المقاييس التي تساعد في تقديم صورة شاملة ودقيقة عن أداء الموظف خلال الشهر، تلك المقاييس هي:

1- جودة العمل

تُعد جودة العمل معيارًا بالغ الأهمية في تقييم أداء الموظف خلال شهرٍ كاملٍ، فمن خلاله تقيم المؤسسة مستوى دقة وإتقان المهام التي نفذها الموظف خلال الفترة المحددة، وما إذا كان قد التزم بمعايير الجودة التي حددتها المؤسسة.

2- مستوى الإنتاجية

المقصود بمستوى الإنتاجية كمية الأعمال التي نجح الموظف في إنجازها خلال الشهر المنقضي مقارنة بالمطلوب منه في حدود الموارد المتاحة، إذ تستند المؤسسة إلى هذا المعيار من أجل قياس قدرة الموظف على الحفاظ على مستوى إنتاجي ثابت.

3- الالتزام بالمواعيد النهائية

يقيس هذا المعيار مدى قدرة الموظف على إنجاز المهام في الوقت المحدد، والالتزام بالجداول الزمنية الموضوعة سلفًا للمهام اليومية والمشاريع، وما إذا كان قد أتم جميع المهام الموكلة إليه خلال الشهر الماضي.

4- المهارات التقنية

تشير المهارات التقنية إلى الخبرة الوظيفية للموظف التي تمكنه من استخدام الأدوات والبرامج المطلوبة للوظيفة وتطبيق المعرفة التقنية بفعالية، فضلًا عن حرصه على التطوير المستمر لاكتساب مهارات جديدة ومعارف أخرى تساهم في تحسين أدائه.

5- المهارات الشخصية

تُعد المهارات الشخصية لدى الموظف من أهم وسائل نجاحه في العمل، لذلك تعمل المؤسسة من خلال تقييم الأداء الشهري للموظف على قياس قدرة الموظف على التواصل بفعالية مع الزملاء والتعاون معهم والعمل بروح الفريق ومشاركة الأفكار والعمل على المساهمة في تحقيق الأهداف الجماعية.

6- القدرة على حل المشكلات

من المعايير الرئيسية للتقييم الشهري للموظف، مدى نجاحه في التعامل مع المشكلات التي تواجهه خلال العمل أو تواجه فريق عمله، من خلال قياس قدرته على فهم جوهر المشكلة ومعرفة أسبابها الحقيقية وجمع المعلومات ذات الصلة والتفكير في حلول مختلفة لها وتقييم كل حل من أجل تحديد الأفضل من حيث الفعالية والنتائج.

7- المرونة والتكيف

من خلال هذا المعيار تقيس المؤسسات مستوى مرونة الموظف وقدرته على التكيف مع التغييرات في بيئة العمل، والاستجابة للتحديات بطريقة إيجابية تمكنه من تحويل تلك التحديات إلى فرص للتعلم، فيكون مستعدًا لتعلم مهارات جديدة أو أساليب عمل مختلفة سريعًا.

8- المبادرة

من المعايير التي تؤخذ في الاعتبار عند تقييم الأداء الشهري للموظف، ما إذا كان الموظف قد أبدى استعدادًا لتولي مسؤوليات أخرى دون توجيه أو تكليف، وقدرته على اتخاذ الخطوة الأولى في اقتراح الأفكار أو حلول للمشكلات، وهي مهارة تعكس الحافز الذاتي والقدرة على تحمل المسؤولية.

9- خدمة العملاء

إذا كانت مهام الموظف ترتبط بخدمة العملاء بشكل مباشر، يتم وضع هذا المعيار في الاعتبار عند إجراء التقييم الشهري، لأنه يقيس مدى نجاح الموظف في فهم احتياجات العملاء والعمل على تلبيتها وتقديم حلولًا فعالة لمشكلاتهم، وخدمات ممتازة لهم تعزز من رضاهم عن التعامل مع المؤسسة.

10- الانضباط في الحضور

يُعد الحضور في مواعيد العمل المقررة والالتزام بساعات العمل وبالحضور المنتظم وعدم التغيب غير المبرر، معيارًا بالغ الأهمية عند تقييم أداء الموظف خلال شهر، لأنه يعكس حرص الموظف على احترام سياسات المؤسسة والإجراءات الداخلية.

درجات التقييم الشهري للموظف:

عندما ينتهي المدير القائم بإعداد التقييم الشهري للموظف من جمع المعلومات حول أدائه في الثلاثين يومًا السابقة، يشرع في تقييم هذا الأداء باستخدام الدرجات التي يمكن تقسيمها إلى عدة مستويات تعكس الأداء بوضوح، ومن أكثر درجات التقييم شيوعًا ما يلي:

1- المقياس الرقمي من 1 إلى 5

يقسم المقياس الرقمي مستويات أداء الموظف إلى درجات من 1 إلى 5، إذ يضع المدير أمام كل معيار من المعايير السابق ذكرها درجة معينة تعكس مستوى الأداء، إذ تدل 1 على انخفاض التقييم، ويدل رقم 5 على ارتفاعه، بينما الأرقام في المنتصف تشير إلى المستويات المتوسطة، ويشمل المقياس التقييمات التالية:

• رقم 1: غير مقبول.
• رقم 2: متوسط.
• رقم 3: جيد.
• رقم 4: جيد جدًا.
• رقم 5: ممتاز.

2- مقياس من 1 إلى 10

هو عبارة عن نظام يستخدم لتحديد مستوى أداء الموظف بناءً على معايير محددة، وذلك على النحو التالي:

• 9-10: أداء ممتاز.
• 7-8: أداء جيد جدًا.
• 5-6: أداء مقبول.
• 3-4: أداء ضعيف.
• 1-2: أداء غير مرضٍ تمامًا.

3- المقياس الوصفي

يعتمد هذا المقياس على وصف كل مستوى من مستويات الأداء بأوصاف محددة بدلًا من الأرقام، وذلك على النحو التالي:

• ممتاز.
• جيد جدًا.
• جيد.
• مقبول.
• ضعيف.

أهداف التقييم الشهري للموظف:

من خلال إجراء تقييم أداء الموظف بشكل شهري، تتمكن المؤسسات من تحقيق مجموعة من الأهداف وهي:

1- تحسين الأداء وتطوير المهارات

ينطوي تقييم أداء الموظفين على مدار شهر كامل على تحديد نقاط القوة لدى الموظف للاستفادة منها والعمل عليها، وتحديد نقاط الضعف من أجل العمل على تحسينها، مما يؤدي إلى تطوير مهارات الموظفين وتنمية معارفهم، وهو ما ينعكس بشكل مباشر على أدائهم الوظيفي.

2- قياس إنتاجية الموظفين

تهدف المؤسسات من إجراء التقييم الشهري إلى معرفة مدى نجاح الموظف في تحقيق الأهداف المحددة له شهريًا، ومستوى ملاءمة إنتاجيته مع متطلبات العمل، ومدى قدرته على إدارة وقته وتنفيذ المهام وفقًا لجدولها الزمني.

3- اكتشاف المشكلات مبكرًا

من أبرز الأسباب التي تدفع المؤسسات لإجراء تقييمًا لأداء الموظفين بشكل شهري، تحديد مشكلات الأداء مبكرًا قبل تفاقمها وامتداد تأثيرها إلى فريق العمل ككل، ومن ثم تقديم حلول عاجلة لها، والعمل على تحسين بيئة العمل لمنع تكرارها، مما يؤدي في النهاية إلى تقليل الأخطاء وتحسين جودة العمل.

4- تعديل التوقعات

عندما يتم تقييم أداء الموظفين الجدد بشكل شهري، فإن نتائج هذا التقييم تساهم في مواءمة توقعات صاحب العمل والموظف مع الواقع، مما يمكن الطرفين من تعديل أي مفاهيم خاطئة، ووضع أهداف مستقبلية واضحة وواقعية، وهو ما يضمن بقاء الجميع على المسار الصحيح.

5- تحفيز الموظفين

يُعد تقييم أداء الموظفين بشكل شهري وسيلة فعالة لتحفيزهم، لأنه ينطوي على الاعتراف بإنجازات الموظفين وتقدير مساهماتهم، ومكافأة المتميزين منهم، والاستماع إلى وجهات نظرهم ومقترحاتهم للتحسين، وجميعها عوامل تعزز من رضاهم الوظيفي.

تعاون مع صبّار من أجل توظيف سريع وفعال

إذا كنت قد أهدرت الكثير من الوقت سابقًا في عمليات توظيف طويلة، حان الوقت لتصحيح المسار وتكوين فريق العمل المثالي بسرعة وكفاءة بالتعاون مع منصة صبّار الرائدة في مجال التوظيف.

بفضل الخبرة الواسعة التي تمتلكها صبّار في هذا المجال، فهي تؤمن لك أفضل المواهب والكفاءات في مختلف المجالات، فعندما تعلن عن احتياجاتك من القوى العاملة، سوف تتلقى ترشيحات حول أكثر المتقدمين توافقًا مع متطلبات عملك، المؤهلين للعمل بدوام كامل أو جزئي، أون لاين أو من المقر، مع إمكانية تواصلك مع كل مرشح مباشرة لاتخاذ قرار سريع بشأن توظيفه.

الخاتمة:

التقييم الشهري للموظف هو عملية دورية تقوم بها المؤسسات لقياس أداء موظفيها خلال فترة محددة، بهدف التأكد من مدى تحقيقهم للأهداف المطلوبة وكفاءتهم في تنفيذ المهام. يتيح هذا التقييم فرصة لتحديد نقاط القوة والضعف لدى الموظف، مما يساعد في تقديم ملاحظات بناءة وتحسين الأداء بشكل مستمر. كما يسهم في تعزيز جودة العمل، وزيادة الإنتاجية، وضمان توافق أداء الموظف مع معايير المؤسسة وتوقعاتها.

من خلال هذه المراجعة الشهرية، يمكن للمؤسسات معالجة أي مشكلات أو تحديات يواجهها الموظف، مما يتيح فرصة للتطوير والتكيف مع متطلبات بيئة العمل. كما يُعتبر أداة فعالة لتحفيز الموظفين وتعزيز شعورهم بالمسؤولية والالتزام. وعند استخدام التقييم الشهري بفعالية، فإنه لا يسهم فقط في تحقيق أهداف المؤسسة، بل يخلق بيئة عمل داعمة تساعد على النمو المهني والنجاح المستدام.

وختامًا، فإن التقييم الدوري لأداء الموظفين يمكن المؤسسات من معالجة التحديات في وقت مبكر، وتقديم الدعم اللازم للموظفين، مما يجعل هذه العملية بناءة وفعالة في التطوير والتحسين المستمر.