مراحل وخطوات إدارة المشاريع

خطوات إدارة المشاريع وتنفيذها بشكل منظم من أهم العوامل التي تعزز من نجاح المشروع وتحقيق الأهداف المرجوة منه، إذ توضح تلك الخطوات كيفية تحويل فكرة المشروع إلى واقع ملموس، وكيف يمكن تتبع وتنظيم تقدم فريق العمل نحو بلوغ الهدف، كما أن اتباع المراحل المختلفة لإدارة المشروع يمكّن المؤسسات من تبسيط عملياتها، وتحسين تخصيص مواردها، وزيادة فرص إنجاز المشروع بنجاح، الأمر الذي يفرض على مديري المشاريع الالتزام بمراحل إدارة المشروع بالترتيب، وفي هذا المقال نوضح ما هي خطوات ومراحل إدارة المشاريع.

مراحل إدارة المشاريع:

أصدر معهد إدارة المشاريع (PMI) دليل دورة حياة المشروع الذي أوضح أن أي مشروع يمر بخمس مراحل أساسية  تصف ما يتعين على فريق العمل تنفيذه منذ البداية وظهوره في شكل فكرة، وحتى النهاية وتحويله إلى نتيجة مكتملة قابلة للتسليم، وتشمل جميع المهام والخطوات التي يمر بها المشروع، تتمثل تلك المراحل فيما يلي:

1- مرحلة البدء

المرحلة الأولى في إدارة المشاريع هي مرحلة البدء التي تشهد تطوير فكرة المشروع ورؤيته والغرض منه، وفيها يتم إجراء دراسة جدوى تتضمن المشكلة أو الفرصة التي يسعى المشروع لمعالجتها، ومختلف الحلول وتقييم مدى جدواها، مع حساب التكاليف والفوائد والعائد على الاستثمار، وكذلك توضيح المخاطر المحتملة ووضع إجراءات لمعالجتها.

بعد إجراء دراسة الجدوى للمشروع، يتم عرضها على أصحاب المصلحة حساب التكاليف والفوائد والعائد على الاستثمار، وقد تؤدي آراء أصحاب المصلحة إلى تغيير الخطوات التي يتخذها الفريق لإكمال المشروع.

تنتهي مرحلة البدء بإنتاج وثائق رئيسية تشمل:

• ميثاق المشروع الذي يتضمن نطاق المشروع، أهدافه، والمشاركين فيه.
• وثيقة بدء المشروع التي تحدد نطاق المشروع، والجهة المسؤولة عن إدارته، وطريقة قياس النجاح.
• موجز المشروع الذي يوضح سبب تنفيذ المشروع وطريقة التعامل معه، ويشمل ملخصًا للأهداف، والنطاق، والمخرجات الرئيسية، والمعالم، والجدول الزمني.

تعرف على: وظائف تخصص إدارة مشاريع PM في السعودية

مع صبّار، التوظيف صار أبسط، أسرع، وأكثر كفاءة من أي وقت مضى.

منشأتك تستحق فريق عمل جاهز يساعدك على النمو والتوسع – وصبّار هو شريكك في ذلك.

توقف عن هدر الوقت والجهد في البحث التقليدي، وابدأ اليوم بخطوات سهلة، مدعومة بمنصة مصممة خصيصًا لفهم تحدياتك التشغيلية.

• جرّب صبّار مجانًا الآن واستقبل مرشحين خلال أول 24 ساعة
• أو احجز استشارة مجانية ودعنا نساعدك تختار الأفضل

ابدأ التوظيف الآن مع صبّار – وركّز على نجاح مطعمك، وليس على التوظيف.

2- مرحلة التخطيط

في مرحلة التخطيط، يقوم مدير المشروع بإعداد خطة المشروع التي تمثل خارطة طريق يعتمد عليها فريق العمل في التنفيذ، إذ تشرح هذه الخطة بالتفصيل كل ما وُرد في ميثاق المشروع وهي: 

• الجدول الزمني للمشروع: مدة إنجاز كل مهام والموعد النهائي للمشروع.
• ميزانية المشروع: مجموع جميع نفقات المشروع المتوقعة.
• خطة إدارة النطاق: توضح إجراءات تتبع نطاق المشروع خلال تنفيذه.
• خطة إدارة المخاطر: تصف المخاطر المحتملة للمشروع وتقنيات التخفيف منها.
• خطة إدارة الموارد: تحدد عملية الحصول على الموارد وتوزيعها وإدارتها طوال دورة حياة المشروع.
• خطة إدارة أصحاب المصلحة: فيها يتم إدراج جميع أصحاب المصلحة في المشروع مع قواعد التواصل معهم.

عند إعداد خطة المشروع، يجب مراعاة احتمالية تعديلها وفقًا للتغيرات التي تطرأ على المشروع خلال تنفيذه، وهو ما يتطلب إخراج خطة مرنة وقادرة على التكيف مع مختلف الظروف.

3- مرحلة التنفيذ

تشهد مرحلة التنفيذ تحويل الخطط إلى خطوات فعلية، وتنفيذ ما تم التخطيط له بدقة، وبالتالي يقوم مدير المشروع بإجراء الخطوات التالية:

• توزيع المهام على أعضاء الفريق وفقًا لمهاراتهم وتوفرهم.
• التأكد من امتلاك الفريق الموارد اللازمة لإنجاز المهام المطلوبة.
• متابعة التقدم المُحرز في العمل مقارنة بالجدول الزمني المحدد.
• في حال ظهور أي تحديات يجب معالجتها على الفور لتجنب تأخير المشروع.
• تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) أو الأهداف بعد المشروع لقياس مدى النجاح.
• إجراء تحديثات منتظمة على الجدول الزمني للمشروع مع تغير المواعيد النهائية وحجم العمل.

4- مرحلة المراقبة

رابع مراحل إدارة المشاريع هي مراقبة المشروع وتتبع أدائه ومراجعته بشكل دوري، من أجل تحديد ما ينجح وما لا فائدة منه، والتأكد من أن فريق العمل ينجز المهام بدقة استنادًا إلى خطة المشروع التي تم إعدادها مسبقًا، ومن ثم تحسين أسلوب العمل وإجراء التعديلات المطلوبة.

في هذه المرحلة، يراقب مدير المشروع ما تم إنجازه باستخدام مؤشرات قياس الأداء ومقارنة النتائج الفعلية بخطة المشروع، لضمان بقائه ضمن الجدول الزمني والميزانية المحددة ونطاق العمل المتفق عليه، ومن أجل تحديد ما إذا كان المشروع قد حقق أهدافه أم لا، ثم مشاركة النتائج مع أصحاب المصلحة، وتسجيل الملاحظات حول التقدم والحالة العامة للمشروع.

5- مرحلة الإغلاق

وهي آخر مراحل إدارة المشاريع، وتشهد اكتمال المشروع رسميًا، وفيها يتعاون مدير المشروع مع أصحاب المصلحة للتأكد من توافق النتائج الفعلية مع الأهداف الأصلية، وبناءً على النتائج التي يتم التوصل إليها من التقييم والتحليل في هذه المرحلة، يقرر أصحاب المصلحة إغلاق المشروع وإطلاق الموارد التي استُخدمت فيه.

وتشهد هذه المرحلة، عقد اجتماع مع أعضاء الفريق لمراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية وتحديد النجاحات والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، وطلب الملاحظات منهم ومن أصحاب المصلحة، ثم يتم تنظيم وحفظ مواد المشروع مثل موجزات المشروع، القوالب، لوحات المتابعة، ملفات التصميم، وغيرها من الموارد الأساسية في مجلد مشترك للرجوع إليها مستقبلاً.

وآخر ما يتم تنفيذه في مرحلة الإغلاق هو توثيق الدروس المستفادة التي تشمل النجاحات والممارسات الفعالة، والتحديات وهي العقبات التي تمت مواجهتها وكيف تم التغلب عليها، والتحسينات وهي المجالات التي يمكن تحسينها في المشاريع المستقبلية.

خطوات إدارة المشاريع:

تمر عملية إدارة المشاريع بمجموعة من الخطوات التي يتم تنفيذها بمنهجية تساعد على إنجاز المشروع بنجاح، تشمل تلك الخطوات ما يلي:

1- البحث عن فكرة وهدف المشروع

أولى خطوات إدارة المشاريع هي البحث عن فكرة المشروع وتحديد الهدف منه، وهو ما يتطلب إجراء بحث مبدئي للتعرف على احتياجات الأعمال التي يمكن تلبيتها من خلال المشروع، على سبيل المثال، قد يكون الهدف من المشروع هو إطلاق منتج جديد، أو زيادة الوعي بالمنتجات الحالية لتعزيز المبيعات، أو تحسين تجربة المستخدم في التطبيق.

ويجدر التنويه إلى أن تحديد فكرة وهدف المشروع ليست مسؤولية مدير المشروع، بل هي مهمة مالك المنتج أو المدير التنفيذي أو أحد كبار المسؤولين، الذين يقومون بتحديد المشكلة قبل أن يتولى مدير المشروع مرحلة التنفيذ.

2- إنشاء بيان الرؤية

بعد الاستقرار على فكرة وهدف المشروع، تأتي خطوة صياغة بيان الرؤية، وهو عبارة عن مستند يوضح الفكرة الأساسية للمشروع، وأساس خطة العمل الاستراتيجية الخاصة به، وبالتالي فهو بمثابة الملخص التنفيذي للمشروع بالكامل.

يتضمن بيان الرؤية مجموعة من العناصر الأساسية، تشمل ما يلي:

• الجمهور المستهدف: وهو الجمهور الرئيسي أو المستخدم الذي سيستفيد من المنتج أو الخدمة.
• الهدف: وهو المشكلة التي سيحلها المشروع، أو الغرض الذي سيتم تنفيذ المشروع من أجله.
• المنتج أو الخدمة: يجب توضيح اسم المنتج أو الخدمة المقرر إطلاقها من المشروع، مع ذكر وظيفتها الأساسية.
• الفائدة: يجب ذكر ما يميز المنتج أو الخدمة والقيمة التي يقدمها وتجعله يستحق الاستثمار فيه.

تساعدك صبّار على الاستثمار في رأس المال البشري الصحيح، من خلال توظيف نخبة من مديري المشاريع المعتمدين الذين يمتلكون خبرة في تطبيق أفضل الممارسات العالمية.

3- اختيار إطار العمل

في هذه الخطوة، يجب اختيار إطار العمل المناسب للمشروع الذي يساعد مدير المشروع على إدارته من خلال تحديد الأولويات، وتنفيذ المهام، ومتابعة التقدم، وهو ما يتطلب فهم مختلف منهجيات أو أُطر عمل إدارة المشاريع المتاحة التي توفر نهج منظم لإدارة المشروع.

هناك العديد من أنواع وأساليب إدارة المشاريع التي يمكن الاختيار من بينها مثل: منهج الشلال (Waterfall)، أو كانبان (Kanban)، أو سكرم (Scrum)، أجايل (Agile).

4- اختيار فريق العمل وقنوات التواصل

بعد تحديد منهجية إدارة المشروع، لا بد من اختيار أعضاء فريق العمل المقرر تكليفه بتنفيذ المشروع، ويتحدد عدد أعضاء الفريق وفقًا للمهام المطلوب إنجازها في إطار المشروع.

وبعد اختيار فريق العمل، يجب إنشاء قنوات تواصل واضحة ومنتظمة مع الفريق، مع ضرورة التواصل الدوري مع فريق العمل من خلال عقد اجتماعات أسبوعية للتنسيق أو اجتماعات يومية قصيرة، لضمان اطلاع جميع الأعضاء على مستجدات المشروع وحالته، وحتى يتسنى معالجة أي تحديات بشكل استباقي.

5- تحديد نطاق المشروع

في هذه الخطوة، لا بد من تحديد نطاق المشروع الذي يجب أن يتسم بالوضوح والواقعية والقابلية للإدارة، إذ يتم توضيح حدود المشروع، وقدرات الفريق، وما الذي سيتم تضمينه أو استبعاده ضمن هذا المشروع بدقة.

كما تشمل هذه الخطوة توزيع الأدوار والمسؤوليات على كل عضو من أعضاء الفريق حسب نقاط القوة والضعف لكل فرد، وما يتمتع به من قدرات ومهارات وخبرات تعينه على أداء مهامه ومسؤولياته بنجاح وتحقيق أفضل نتائج ممكنة.

6- الاستعداد لمخاطر المشروع

من الخطوات بالغة الأهمية في إدارة المشاريع، فهم جميع العقبات والتحديات المحتملة التي قد تهدد استمرار المشروع أو نجاحه والعمل على الاستعداد لها، إذ أن التخطيط المسبق للمخاطر المحتملة يسهل من التعامل معها قبل أن تتفاقم وتتحول إلى أزمات كبيرة لا يمكن السيطرة عليها.

تتطلب هذه الخطوة تحديد القيود التي قد تواجه أعضاء الفريق، أو الاعتماد على عوامل خارجية، أو المشتتات غير المتوقعة التي يمكن أن تمنع من إكمال المهام في الوقت المحدد، مثل المخاطر التقنية أو التنظيمية أو الإدارية أو الخارجية.

وعلى الرغم من أن المخاطر المرتبطة بالمشروع لا يمكن القضاء عليها تمامًا، إلا أن الاستعداد والتخطيط لها يفيد في تقليل تداعياتها في حال وقوعها.

اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي لمدير المشروع Project Manager وأهم المهام والمهارات 

7- التواصل مع أصحاب المصلحة

يُعد التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة من العوامل المؤثرة على نجاح المشروع، فطوال دورة حياة المشروع، يتعين على مدير المشروع اطلاع أصحاب المصلحة على أحدث المستجدات، وطلب آرائهم وملاحظاتهم وإدارة توقعاتهم.

وتتطلب هذه الخطوة اعتماد خطة تواصل واضحة ومنظمة مع أصحاب المصلحة، لتكون بمثابة خارطة طريق أساسية لإدارة ناجحة للعلاقات معهم، لأنها تحدد متى وكيف ولمن يتم إرسال التحديثات.

8- التحقق من كفاية الموارد

لضمان عدم تعطل سير عمل المشروع، لا بد من التحقق من كفاية الموارد المخصصة لإنجاز المشروع، وهو ما يتطلب تخطيط وجدولة وتوزيع الموارد بدقة لتحقيق أعلى كفاءة ممكنة، تشمل تلك الموارد: الموارد المادية، الموارد المالية، الموارد البشرية، الموارد التقنية.

في حال التحقق من وجود نقص في الموارد، فقد يشكل ذلك خطورة على المشروع وسير العمل به، مما يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية، أو إنتاج منتج أو خدمة دون المستوى المطلوب.

9- وضع الجدول الزمني

عند وضع الجدول الزمني للمشروع، لا بد أولًا من تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر قابلة للتنفيذ مع تحديد المسؤولين عنها والفترات الزمنية التقديرية لكل منها، فعندما تكون مدة كل مرحلة واضحة بوضوح، يمكن الحفاظ على الجدول العام للمشروع دون إرهاق الفريق.

وفي هذه الخطوة، يجب مراعاة أن يكون الجدول الزمني للمشروع واقعي وقابل للتحقيق يوازن بين عبء عمل الفريق وموعد التسليم المحدد، وهو ما يتطلب التواصل مع أصحاب المصلحة لمناقشة ما إذا كانت هناك حاجة إلى تعديل المخرجات أو المواعيد النهائية بسبب تعقيدات غير متوقعة أو قيود في الموارد.

9- اختيار برنامج إدارة المشروع

هناك العديد من برامج إدارة المشاريع توفر إمكانات مهمة وتساعد على تعزيز الكفاءة والتعاون بين أعضاء الفريق طوال فترة تنفيذ المشروع، يجب اختيار المناسب منها لاستخدامها في تجميع الملفات في مكان واحد وأتمتة سير العمل، وتسهيل التخطيط والمتابعة.

يُعد اختيار البرنامج المناسب لإدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لتبسيط العمليات، وإدارة المشروع بفعالية من بدايته حتى اكتماله، وتجنب أي ارتباك.

10- عقد اجتماع انطلاق للمشروع

يُعد عقد اجتماع انطلاق للمشروع خطوة رسمية للبدء فيه، إذ يضم هذا الاجتماع مدير المشروع وجميع أعضاء الفريق المشاركين فيه، فضلًا عن أصحاب المصلحة الرئيسيين، وفيه يتم مشاركة رؤية المشروع بين الجميع وتأكيد الأهداف، والإجابة عن الأسئلة الأولية.

كما يشهد هذا الاجتماع التأكيد على الجدول الزمني، والأدوار والمسؤوليات الخاصة بكل عضو من أعضاء الفريق، وتحديد آليات التواصل، وتوضيح المهام الفورية التي يجب على الفريق تنفيذها بعد اجتماع الانطلاق مباشرة.

11- مراجعة التقدم وإجراء التعديلات اللازمة

طوال مرحلة تنفيذ المشروع، يجب إجراء مراجعة دورية على جميع المهام للتأكد من إنجازها في مواعيدها المحددة وفقًا للمواصفات المعتمدة، مع الالتزام بالميزانية الموضوعة، وإذ لم تسر الأمور كما هو مخطط لها، أو ظهرت معلومات جديدة تؤثر على المشروع، فلا بد من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب، قد تكون تلك التعديلات تغيير الخطط الأصلية، أو طلب موارد إضافية، أو تقليص نطاق المشروع بشكل استراتيجي.

12- تسليم المشروع

وهي الخطوة الأخيرة من خطوات إدارة المشاريع، فبعد إنجاز جميع المهام المطلوبة والقضاء على كافة المخاطر المرتبطة بالمشروع، يتم تسليمه وإغلاقه نهائيًا، وفي هذه الخطوة يحتفل مدير المشروع بإنجازات أعضاء الفريق اعترافًا بتفانيهم وجهودهم المبذولة.

نفذ مشاريعك بكفاءة مع فريق عمل موهوب من صبّار

هل تبحث عن مدير مشروع يقود فريقك نحو النجاح ويحوّل الخطط إلى نتائج ملموسة؟ نحن في صبّار للتوظيف نساعدك على استقطاب أفضل الكفاءات في إدارة المشاريع ممن يمتلكون المهارات القيادية والتحليلية والتنظيمية التي تضمن تحقيق أهداف شركتك بكفاءة واحتراف.

تقدم لك صبّار حلول توظيف متكاملة تلبي جميع احتياجاتك، من الموظفين السعوديين أو الأجانب، المتاحين للعمل الفوري بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، مع ضمان تنفيذ عملية الاختيار والتوظيف في أسرع وقت ممكن.

الخاتمة:

تمر إدارة المشاريع بعدة مراحل وخطوات مترابطة تهدف إلى ضمان تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية، وقد أوضح معهد إدارة المشاريع (PMI) أن أي مشروع يمر بخمس مراحل أساسية تشمل: البدء، التخطيط، التنفيذ، المراقبة، والإغلاق. تبدأ العملية من مرحلة الفكرة، حيث يتم تحديد الهدف وإجراء دراسة الجدوى لتقييم الجدوى المالية والمخاطر المحتملة، يليها إعداد خطة تفصيلية تشمل الجداول الزمنية، والميزانية، وإدارة المخاطر والموارد وأصحاب المصلحة.

ثم تأتي مرحلة التنفيذ التي تُترجم فيها الخطط إلى عمل فعلي، من خلال توزيع المهام، ومتابعة الأداء، وضمان الالتزام بالمواعيد المحددة. بعد ذلك تأتي مرحلة المراقبة التي يُراجع فيها مدير المشروع التقدم والنتائج باستخدام مؤشرات الأداء للتأكد من سير العمل ضمن النطاق والوقت والميزانية المحددة. وأخيرًا، تأتي مرحلة الإغلاق التي يُستكمل فيها المشروع رسميًا، ويُراجع الأداء، وتُوثق الدروس المستفادة لتحسين المشاريع المستقبلية.

أما خطوات إدارة المشاريع فتبدأ بتحديد فكرة المشروع وأهدافه من قِبل الجهات العليا، ثم إعداد بيان الرؤية الذي يوضح الغرض والجمهور المستهدف والفائدة المرجوة. يلي ذلك اختيار إطار العمل المناسب مثل أجايل أو كانبان، ثم تشكيل فريق العمل ووضع قنوات اتصال فعالة. بعد ذلك يتم تحديد نطاق المشروع بدقة، وتقييم المخاطر المحتملة، ووضع خطة للتعامل معها.

كما تشمل الخطوات التحقق من توافر الموارد اللازمة، ووضع جدول زمني واقعي، واختيار برنامج لإدارة المشروع يسهل المتابعة والتنسيق. ثم يُعقد اجتماع انطلاق رسمي لتوحيد الرؤية بين الفريق وأصحاب المصلحة، تليه مراجعات دورية لضمان التقدم، وإجراء التعديلات اللازمة عند الحاجة. وتختتم العملية بتسليم المشروع والاحتفال بنجاحه، مما يعزز روح الفريق ويدعم التحسين المستمر في إدارة المشاريع المستقبلية.