مهام قسم التوظيف في الموارد البشرية Recruitment Department

مهام قسم التوظيف في الموارد البشرية Recruitment Department لا غنى عنها لأي مؤسسة تسعى لاستقطاب أفضل الموظفين وضمهم إلى فريق العمل، فمن خلال هذا القسم يتم تنفيذ مجموعة من الإجراءات التي تضمن العثور على الأشخاص المناسبين للأدوار المناسبة، وفي سوق العمل شديد التنافسية، لا يقتصر التوظيف على ملء الوظائف الشاغرة فحسب، بل يتعلق ببناء فريق عمل قوي يساهم في تحقيق نجاح المؤسسة وبلوغ أهدافها قصيرة وطويلة المدى، وفي هذا المقال نسلط الضوء على واجبات قسم التوظيف بالموارد البشرية.

مهام قسم التوظيف في الموارد البشرية Recruitment Department

قسم التوظيف في الموارد البشرية هو القسم المعني بتحديد الوظائف الشاغرة في المؤسسة والبحث عن المرشحين المؤهلين وجذبهم وتوظيفهم في تلك الأدوار، بما يضمن امتلاك المؤسسة قوى عاملة تتمتع بالمهارات والخبرة اللازمة للمساهمة في تحقيق الأهداف، وهو ما يتم تنفيذه من خلال عملية استراتيجية تتضمن مجموعة من الخطوات والمهام تشمل: تحديد الاحتياج الوظيفي، كتابة الوصف الوظيفي، الإعلان عن الوظائف الشاغرة، فرز طلبات التقديم، التواصل مع المرشحين وإجراء المقابلات الأولية، اختيار المرشح المناسب، تقديم عروض العمل، إجراءات التعيين والتوثيق، دمج الموظفين الجدد، تقييم عملية التوظيف.

1- تحديد الاحتياج الوظيفي

أول مهمة يقوم بها قسم التوظيف هي تحديد الأدوار الوظيفية الشاغرة بالمؤسسة الناتجة عن وجود وظائف شاغرة، أو زيادة حجم العمل، أو إنشاء وظائف جديدة بالكامل لدعم نمو المؤسسة وتوسعها، والتي تحتاج إلى موظفين مناسبين لشغلها، لذلك يتعاون القسم مع باقي الأقسام في تحليل احتياجات المؤسسة وتحديد فجوات المواهب، لضمان توافق أنشطة التوظيف مع أهداف العمل الحالية والمستقبلية، ويتم تنفيذ هذه المهمة بإجراء الخطوات التالية:

• تحليل فجوات المهارات: ينطوي على تقييم مدى امتلاك المؤسسة المهارات المطلوبة حاليًا ومستقبلًا، عن طريق النظر إلى أهداف المؤسسة الحالية والمستقبلية وتحديد ما إذا كانت الفرق قادرة على مواكبة الطلب.

• مراجعة تقييمات الأداء: يشير ضعف الأداء في الأقسام إلى وجود فجوات في المهارات أو بسبب تكليف الفريق أدوار كثيرة في نفس الوقت.

• إعادة تقييم الوظائف الحالية: يتم تحديد مدى امتلاك المؤسسة موظفين يمكنهم أداء الأدوار المطلوبة، خاصة إذا كانت لديهم خلفية غير مستغلة بالشكل الكافي، أو مؤهلات تجعلهم مناسبين لوظيفة أفضل.

2- كتابة الوصف الوظيفي

بعد تحديد الشواغر الوظيفية بالمؤسسة، يبدأ قسم التوظيف في كتابة الأوصاف الوظيفية لتلك الوظائف، وهي مهمة بالغة الأهمية، لأن جذب المواهب والمرشحين المناسبين يتوقف على مدى دقة تلك الأوصاف وصياغتها بشكل جيد وواضح ومفصل، مما يساهم في توفير الوقت والجهد في عملية التوظيف بالكامل.

يحدد الوصف الوظيفي مسؤوليات الوظيفة، والمؤهلات المطلوبة، ومستويات وسنوات الخبرة، والمهارات اللازمة لشغل الوظيفة الشاغرة، مع توضيح تفاصيل نطاق الراتب، والمزايا الوظيفية، وظروف العمل، ونموذج العمل سواء كان حضوري أو عن بُعد أو هجين.

يُعد الوصف الوظيفي أول تعريف للمرشح بالوظيفة وبالمؤسسة، لذلك لا بد من تحري الدقة عند كتابته، وأن يحدد الوصف متطلبات الوظيفة بوضوح، مع إبراز قوة المؤسسة وما تقدمه، لضمان تلقى طلبات توظيف من مرشحين يمتلكون المهارات والخبرة المناسبة.

اقرأ عن: مهام قسم التوظيف Recruitment Department

3- الإعلان عن الوظائف الشاغرة

يُعد قسم التوظيف في الموارد البشرية هو المسؤول عن نشر الإعلانات الوظيفية عبر العديد من وسائل استقطاب المرشحين، بما في ذلك منصات التوظيف ولوحات الوظائف، الشبكات المهنية مثل LinkedIn، بوابات التوظيف على موقع المؤسسة الإلكتروني وصفحات الوظائف، منصات التواصل الاجتماعي، معارض التوظيف والفعاليات المهنية، برامج ترشيح الموظفين، وكالات وشركات التوظيف، قواعد بيانات المواهب الداخلية.

وفي بعض الحالات، يعتمد قسم التوظيف على استقطاب المرشحين عبر إحالات الموظفين، لذلك يقوم بنشر الوصف الوظيفي في النشرة الداخلية للموظفين، أو إرساله عبر البريد الإلكتروني، أو يتم وضعه على لوحة إعلانات ورقية داخل مقر العمل.

تتيح لك صبّار الوصول إلى الكفاءات من مسؤولي التوظيف، القادرين على تصميم وتنفيذ استراتيجيات توظيف فعالة، ممن يفهمون سوق العمل ويمتلكون خبرة عملية في استقطاب الكفاءات.

4- فرز طلبات التقديم

بعد نشر الإعلانات الوظيفية عبر مختلف الوسائل، يبدأ قسم التوظيف في استقبال عدد كبير من طلبات التقديم والسير الذاتية الخاصة بالمتقدمين، وهنا يأتي دوره في تقييم المرشحين بناءً على مؤهلاتهم، من خلال مراجعة السير الذاتية وفرزها، من أجل تحديد من يستوفون الحد الأدنى من المتطلبات، وقد يلجأ القسم إلى إجراء مكالمات هاتفية مع بعض المرشحين للاستفسار عن بعض النقاط الموجودة في السيرة الذاتية، حتى يتسنى استبعاد المرشحين غير المناسبين وإبراز المرشحين الذين لديهم فرصة قوية للتوظيف.

بعد قيام قسم التوظيف بتنفيذ الفرز الأولي أو المبدئي، يقوم بإعداد قائمة مختصرة تضم أسماء أكثر المرشحين المؤهلين لشغل الوظائف الشاغرة بناءً على مجموعة من المعايير مثل المؤهلات المفضلة، والخبرة، والصفات الشخصية، والانطباعات الأولية من التواصل معهم، حتى يتم إجراء مقابلات أولية معهم.

يمكنك الاطلاع على: معنى HR recruitment

5- التواصل مع المرشحين وإجراء المقابلات الأولية

يتولى قسم التوظيف في الموارد البشرية مهمة إجراء مقابلات مع المرشحين الذين تم اختيارهم ضمن القائمة المختصرة، من أجل التعرف عليهم وفهم قدراتهم بشكل أفضل، إذ يتم التواصل معهم هاتفيًا أو عبر البريد الإلكتروني، وإخطارهم بموعد ومكان المقابلة.

ووفقًا لطبيعة الوظيفة ومستوى تعقيدها، يمكن إجراء المقابلات على عدة مراحل، وهي المقابلات الفردية الأولية، والتقييمات الفنية، والمقابلات الجماعية مع أعضاء الفريق المحتملين والمديرين التنفيذيين.

تشهد المقابلات مع المرشحين إخضاعهم لعدة اختبارات تحدد مدى امتلاكهم المهارات والصفات المناسبة للوظيفة، منها الاختبارات الشخصية التي تقيس المهارات الناعمة لدى المرشح، وتحديد طريقة تصرفه في مواقف معينة، واختبارات المعرفة التي يتم من خلالها تقييم مستوى خبرة المرشح وتدريبه وتجربته العملية، والاختبارات الفنية التي تقيم مهارات المرشح التقنية، ومن خلال تلك المقابلات يتم إعداد قائمة نهائية بأكثر المرشحين توافقًا مع متطلبات الدور وثقافة المؤسسة، مع استبعاد المرشحين الأضعف.

6- اختيار المرشح المناسب

بعد إجراء المقابلات مع المرشحين، يختار قسم التوظيف المرشح الأنسب للوظيفة بناءً على أدائه في المقابلات، ونتائج مختلف الاختبارات والتقييمات، وتوافقه مع أهداف المؤسسة وديناميكية الفريق، وبعد التحقق من المراجع الخاصة به للتأكد من صحة المعلومات التي قدمها، مع الوضع في الاعتبار إنشاء قائمة بمرشحين احتياطيين تحسبًا لعدم توظيف المرشح الأساسي لأي سبب.

 في غالبية المؤسسات، يعتمد قسم التوظيف في اختيار المرشح المثالي على نظام تتبع المتقدمين (ATS)، الذي يُستخدم في فرز الطلبات، وتخزين السير الذاتية، وخطابات التقديم، وبيانات الاتصال، وصياغة أسئلة المقابلات.

استفد من خدمات صبّار ووظّف مسؤولي توظيف لديهم خبرة في تحسين جودة التوظيف، وتقليل معدل دوران الموظفين، وتسريع الوصول إلى المرشحين المثاليين لكل وظيفة شاغرة.

7- تقديم عروض العمل

بعد اختيار المرشح المناسب، يتولى قسم التوظيف تقديم عروض العمل، وهي عبارة عن عروض رسمية يقدمها القسم للمرشح، تتضمن معلومات تفصيلية حول الوظيفة الشاغرة، تشمل الراتب، والمزايا، وشروط التوظيف، والإجازات، ونظام العمل، وتاريخ بدء العمل.

في هذه المرحلة، يمنح قسم التوظيف المرشح مهلة مناسبة لدراسة العرض ومراجعته جيدًا قبل تلقي الرد عليه، كما يتفاوض مع المرشح حول شروط التوظيف، ويتعامل مع مخاوفه بشكل احترافي، قبل الوصول إلى اتفاق نهائي معه واستكمال عملية التعيين بشكل رسمي.

تعرف على: مهام التوظيف والاستقطاب HR Recruitment للموظفين في الموارد البشرية

8- إجراءات التعيين والتوثيق

بعد موافقة المرشح على عرض العمل المُقدم له، يبدأ قسم التوظيف في تنفيذ إجراءات التعيين والتوثيق، من خلال جمع المستندات المطلوبة التي تشمل البطاقة الشخصية، المؤهل الدراسي، شهادات الخبرة، ثم يتم تجهيز عقد العمل، وإرسال بيانات الموظف إلى قسم شؤون العاملين.

بعد ذلك، يتم إدخال بيانات الموظف في نظام الموارد البشرية وقاعدة البيانات الداخلية، وإصدار بطاقة الموظف وبريد إلكتروني وظيفي خاص به، يليه متابعة إتمام كافة الإجراءات القانونية والمالية المتعلقة بالموظف الجديد.

إذا أرهقك البحث الطويل عن وظائف مناسبة لمسؤولي التوظيف، ندعوك لتصفح صبّار التي تنشر أحدث الوظائف الشاغرة في مجالك، مع إمكانية التقديم بسهولة وسرعة، لتبدأ مسيرتك المهنية بتميز.

9- دمج الموظفين الجدد

لا تتوقف مهام قسم التوظيف عند اختيار الموظفين المناسبين وتنفيذ إجراءات توظيفهم، بل يتم تكليفه بالمشاركة في عملية تأهيل الموظفين الجدد ودمجهم في المؤسسة، من خلال استقبال الموظفين الجدد، وتعريفهم على مهامهم، وفرق العمل، وثقافة المؤسسة، وتجهيز المعدات، وتنفيذ التدريب الأولي، ومن خلال المشاركة في هذه العملية، يتم تمكين الموظفين الجدد من التكيف سريعًا مع بيئة العمل الجديدة، مما يضمن أداء مهامه بكفاءة وتعزيز إنتاجيته منذ اليوم الأول.

ويعمل قسم التوظيف على تحسين عملية تهيئة الموظفين الجدد عن طريق جمع الملاحظات المستمرة حولها، واستخدامها في تطوير الأداء مستقبلًا.

10- تقييم عملية التوظيف

يُعد تحسين تجربة المرشح هدفًا أساسيًا لقسم التوظيف في أي مؤسسة، لذلك يعمل القسم على تحليل العملية بالكامل بعد الانتهاء منها، حتى يتم تقييمها والتعرف على نقاط الضعف وأوجه القصور، ومن ثم يتم استخدام نتائج هذا التقييم في تنفيذ الاستراتيجيات التي تساعد على تطوير هذه العملية وزيادة جودة معايير التوظيف بالمؤسسة.

ينفذ قسم التوظيف هذه المهمة عن طريق جمع ومراجعة بيانات نتائج التوظيف، وهي تشمل رضا المرشحين الذين تمت مقابلتهم، وآراء الموظفين الجدد حول ممارسات التوظيف المُتبعة بالمؤسسة، مع الاطلاع على عدد المتقدمين لكل وظيفة ونسبة التحويل لكل إعلان.

اجعل التوظيف أكثر ذكاءً وقيمة مع أفضل المحترفين من صبّار

هل تسعى لجذب أفضل المواهب لمختلف مجالات شركتك دون هدر الوقت والجهد؟ مع صبّار يمكنك الوصول إلى أفضل مسؤولي التوظيف المؤهلين، لضمان استقطاب المواهب بكفاءة واحترافية، وبناء فرق عالية الأداء بسرعة ودون تعقيدات.

مع صبّار يمكنك العثور على متطلباتك من المرشحين، السعوديين أو الأجانب، المتاحين للعمل فورًا بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، فقط تواصل معنا لتستفيد من أفضل خدمات التوظيف، بباقات اشتراك تناسب جميع احتياجاتك.

الخاتمة:

قسم التوظيف في الموارد البشرية يقوم بمجموعة مهام متكاملة تهدف إلى ضمان اختيار الموظفين المناسبين وتوظيفهم بكفاءة. تبدأ العملية بتحديد الاحتياجات الوظيفية من خلال دراسة الشواغر الحالية، زيادة حجم العمل، أو إنشاء وظائف جديدة، مع تحليل فجوات المهارات ومراجعة تقييمات الأداء وإعادة تقييم الوظائف الحالية لضمان توافقها مع أهداف المؤسسة. بعد ذلك، يتم إعداد الوصف الوظيفي بدقة لتوضيح المسؤوليات والمؤهلات والخبرات المطلوبة، مع إبراز مزايا الوظيفة وظروف العمل لجذب المرشحين المؤهلين، يلي ذلك نشر الإعلانات الوظيفية عبر منصات مختلفة لجذب أفضل الكفاءات.

بعد استلام طلبات التقديم، يقوم القسم بفرز السير الذاتية وتحديد المرشحين الأكثر ملاءمة لإجراء المقابلات الأولية والاختبارات المتخصصة لتقييم المهارات الشخصية والفنية والمعرفية. ثم يتم اختيار المرشح الأنسب بناءً على النتائج والتوافق مع أهداف المؤسسة وثقافة الفريق، يلي ذلك تقديم عرض العمل واستكمال إجراءات التعيين والتوثيق. بعد توظيف الموظف، يشارك القسم في دمج الموظف الجديد وتأهيله، مع متابعة تجهيز المعدات والتدريب الأولي لضمان سرعة التكيف والإنتاجية. في النهاية، يقوم القسم بتقييم عملية التوظيف بالكامل لتحسين تجربة المرشحين وجودة التوظيف في المستقبل.