مهام وظيفة تايم كيبر أو مراقب الوقت عديدة ومتنوعة وتضمن تحقيق الانضباط والدقة في إدارة الموارد البشرية، إذ يعمل شاغل هذه الوظيفة على انتظام العمل وعدالة احتساب ساعات الدوام، من خلال تسجيل أوقات الحضور والانصراف، ومتابعة الالتزام بساعات العمل، وتوثيق الإجازات والتأخيرات، وغير ذلك من المهام التي تعزز الانضباط الوظيفي، وتساهم في تحقيق الشفافية، ودعم كفاءة الأداء داخل المؤسسات المختلفة، وفي هذا المقال نوضح ما هي أدوار ومسؤوليات مراقب الوقت.
مهام وظيفة تايم كيبر Timekeeper
تايم كيبر أو مراقب الوقت هو الموظف الذي تكلفه المؤسسة لمتابعة الوقت خلال الفعاليات أو نوبات العمل، إذ يستخدم أدوات مثل ساعة التوقيت أو الساعات الرقمية أو غيرها من الوسائل في تنفيذ العديد من المهام وهي: إدارة الوقت، متابعة الحضور والانصراف، احتساب ساعات العمل الإضافية، إدارة الإجازات والغياب، إعداد التقارير، ضمان الامتثال القانوني، صيانة وتحديث أنظمة ضبط الوقت.
1- إدارة الوقت
يُعد التايم كيبر هو المسؤول عن إدارة الوقت داخل مكان العمل، من خلال تسجيل ومتابعة ساعات عمل الموظفين بدقة، بما يشمل ساعات العمل العادية، والعمل الإضافي، وفترات الاستراحة، وحالات الغياب، مع الاحتفاظ بجميع المستندات والسجلات ذات الصلة.
كما يتولى مراقب الوقت مسؤولية إدارة الوقت خلال الفعاليات والاجتماعات، إذ يعمل على إبقاء الاجتماع ضمن الجدول الزمني المحدد، وذلك من خلال متابعة الوقت الذي يستغرقه كل متحدث والتأكد من التزامه بالمدة المخصصة له، وتنبيه المشاركين عند قرب انتهاء الوقت المخصص، إضافة إلى ضمان سير الاجتماعات دون تجاوزات زمنية تؤثر على الإنتاجية، والتأكد من أن مناقشات الاجتماع تسير وفق الموضوعات المحددة في جدول الأعمال.
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
2- متابعة الحضور والانصراف
من أبرز مسؤوليات مراقب الوقت، مراقبة التزام الموظفين بالحضور والانصراف في الوقت المحدد، إذ يسجل أوقات الحضور والانصراف اليومية للموظفين يدويًا أو عبر أنظمة إلكتروني،إضافة إلى تسجيل فترات الاستراحة، وساعات العمل الإضافية لجميع الموظفين، مع رصد حالات التأخير، أو الخروج المبكر، أو الغياب.
تفيد هذه المهمة في ضمان الامتثال لسياسات الشركة ولوائح العمل، ودقة عمليات حساب الرواتب، وبالتالي يحصل الموظفين على الأجر الصحيح وفق الوقت الفعلي الذي عملوه، كما يساهم ذلك في حماية المؤسسة من المخالفات القانونية المتعلقة بساعات العمل.
مع صبّار يمكنك توظيف مراقب وقت كفء يضمن تسجيل دقيق للحضور والانصراف، وحساب صحيح لساعات العمل والإضافي، وتقليل الغياب والتأخير داخل الشركة.
3- احتساب ساعات العمل الإضافية
يُكلف مراقب الوقت باحتساب ساعات العمل الإضافية للموظفين والتأكد من أن كل ساعة إضافية يتم تسجيلها وحسابها بشكل عادل وفقًا للسياسات الداخلية وقوانين العمل، من خلال تحديد ساعات العمل الرسمية لكل موظف بما في ذلك ساعات العمل اليومية والأسبوعية، ومتابعة وقت الحضور والانصراف الفعلي، وتسجيل أي ساعات إضافية بعد انتهاء الدوام الرسمي أو قبل بدايته، ثم حساب الفرق بين ساعات العمل الفعلية والساعات الرسمية لمعرفة الساعات الإضافية.
يُعد احتساب ساعات العمل الإضافية خطوة بالغة الأهمية، إذ يعتمد قسم الموارد البشرية على تلك السجلات في حساب الرواتب لتطبيق معدل الدفع المناسب للعمل الإضافي، مما يضمن حصول كل موظف على المقابل العادل لساعات العمل الإضافية.
4- إدارة الإجازات والغياب
تُعد إدارة الإجازات والغياب من أبرز مهام التايم كيبر، إذ يوثق طلبات مختلف أنواع الإجازات، بما في ذلك الإجازة السنوية، والمرضية، والاضطرارية، والإجازة دون أجر، ويتأكد من اعتماد الطلب من الإدارة قبل تسجيله، ثم يقوم بخصم الإجازات من الرصيد المعتمد لكل موظف وتحديث رصيد الإجازات المتاح.
ويتابع مراقب الوقت غيابات الموظفين غير المبررة ويقوم برفعها إلى الإدارة المختصة، ويتأكد من صحة أسباب الغياب المعلنة مستندات مثل الشهادة الطبية للإجازة المرضية، ثم يخصم أيام الغياب من رصيد الإجازات المسموح بها إذا كان الغياب مبررًا، وفي حال الغياب دون عذر، يتم تسجيله بشكل منفصل لتطبيق الإجراءات التأديبية لاحقًا.
اقرأ أيضا: مهام وظيفة حارس أمن
5- إعداد التقارير
يتولى مراقب الوقت إعداد تقارير دورية، يومية أو أسبوعية أو شهرية، يوثق بها مواعيد الحضور والانصراف اليومية لكل موظف، وساعات العمل الفعلية والغيابات والإجازات، والعمل الإضافي، ومن خلالها يتم اكتشاف الأنماط أو المشكلات مثل التأخير المتكرر أو غياب متكرر في قسم معين، مع إضافة ملاحظات أو توصيات إن لزم الأمر، مثل اقتراحات لتحسين الانضباط أو توزيع المهام.
بعد إعداد تلك التقارير، يتأكد مراقب الوقت من دقة البيانات الواردة بها، ثم يرفعها إلى الإدارة أو قسم الموارد البشرية لاتخاذ القرارات المناسبة فيما يخص كشوف الرواتب، والمكافآت أو الخصومات، وتقييم الأداء والانضباط.
استفد من خدمات صبّار ووظف مراقبي وقت لديهم خبرة في أنظمة إدارة الوقت، وإعداد تقارير تحليلية للإدارة، وفهم عميق لقوانين العمل.
6- ضمان الامتثال القانوني
تقع على عاتق مراقب الوقت مسؤولية ضمان الامتثال القانوني داخل المؤسسة، من خلال تطبيق القوانين واللوائح الخاصة بساعات العمل والرواتب والإجازات بشكل دقيق ومنظم، إذ يتحقق من توافق ساعات العمل مع قانون العمل المحلي، ومدى التزام المؤسسة بمنح الموظفين الحد الأقصى لساعات العمل وفترات الراحة، واحتساب ساعات العمل الإضافية وفق النسب القانونية المعتمدة والتأكد من أنها مدفوعة بشكل صحيح، فضلًا عن دوره في تطبيق القوانين الخاصة بالإجازات السنوية والمرضية والرسمية.
كما يشمل الامتثال القانوني الاحتفاظ بسجلات الحضور والانصراف لفترات زمنية محددة، سواء كانت تلك السجلات ورقية أو إلكترونية وتنظيمها بحيث تكون جاهزة للتفتيش القانوني، وتقديمها عند المراجعات القانونية أو التفتيش العمالي، مع متابعة أي تعديلات أو تحديثات في قوانين العمل وإجراء التعديلات وفقًا لذلك.
إذا كنت مراقب وقت وتبحث عن وظيفة تلبي طموحاتك المهنية في شركات رائدة، يمكنك تصفح صبّار التي تساعدك في الوصول إلى فرص عمل حقيقية، بادر بالتسجيل لتبدأ مسيرتك بثبات.
7- صيانة وتحديث أنظمة ضبط الوقت
من واجبات تايم كيبر، التأكد من دقة أنظمة ضبط الوقت بشكل مستمر، وهو ما يتطلب فحص الأجهزة دوريًا للتحقق من أنها تعمل بشكل صحيح، وتحديث البيانات الوظيفية سواء كانت إضافة موظفين جدد أو حذف الموظفين المنتهية خدماتهم أو تحديث بيانات الموظفين الحاليين.
ويتولى مراقب الوقت معالجة أي أعطال أو أخطاء في تلك الأنظمة، وذلك بالتنسيق مع قسم تقنية المعلومات أو مزود النظام لحل الأعطال التقنية، واختبارها بعد التحديث أو الصيانة للتأكد من دقة التسجيل.
صبار هي المنصة المحلية الرائدة للتوظيف في السعودية
أكبر وجهة للباحثين عن العمل والشركات للتوظيف في مختلف القطاعات حيث تضم ما يقرب من مليون باحث عن عمل وآلاف الشركات
ابدأ الآن مع صبار!
اضمن انضباط العمل في شركتك بمراقب وقت محترف من صبّار
إذا كنت تعاني من غياب الانضباط في شركتك أو وجود أخطاء في الرواتب أو ورود شكاوى من الموظفين، يمكنك الاعتماد على خدمات صبّار للتوظيف التي تزودك بمراقبي وقت مؤهلين يمتلكون الخبرة والدقة اللازمة لإدارة سجلات الدوام، وحساب الإضافي، وضمان التزام شركتك بلوائح العمل دون أي تعقيدات.
تلبي صبّار جميع احتياجاتك من المرشحين، سعوديين أو أجانب، للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، تصل إليك قائمة بأكثر المتقدمين توافقًا مع متطلبات عملك، لضمان توظيف دقيق وسريع لا يهدر وقتك.
الخاتمة:
يُعد مراقب الوقت المسؤول الأساسي عن تنظيم وإدارة الوقت داخل المؤسسة، حيث يتولى تسجيل ومتابعة ساعات العمل اليومية بدقة، بما يشمل الحضور والانصراف، فترات الاستراحة، الغياب، والعمل الإضافي.
كما يشرف على التزام الموظفين بمواعيد الدوام المعتمدة، ويحسب الساعات الإضافية وفق السياسات الداخلية وقوانين العمل، مما يضمن عدالة الأجور ودقة كشوف الرواتب. إضافة إلى ذلك، يقوم بإدارة الإجازات بأنواعها المختلفة، والتحقق من اعتمادها، وتحديث أرصدة الإجازات، مع متابعة الغيابات المبررة وغير المبررة ورفعها للإدارة المختصة عند الحاجة.
إلى جانب ذلك، يتولى مراقب الوقت إعداد تقارير دورية دقيقة توضح أنماط الحضور والانضباط، وساعات العمل الفعلية، والإجازات، والعمل الإضافي، بما يساعد الإدارة والموارد البشرية على اتخاذ قرارات سليمة تتعلق بالرواتب وتقييم الأداء.
كما يضمن الالتزام التام بقوانين العمل واللوائح المنظمة لساعات الدوام والإجازات، مع الاحتفاظ بالسجلات المطلوبة للتفتيش القانوني. ويشمل دوره أيضًا صيانة وتحديث أنظمة ضبط الوقت، ومعالجة أي أعطال فنية بالتنسيق مع الجهات المختصة، لضمان استمرارية ودقة تسجيل البيانات داخل المؤسسة.
