سكرتير تنفيذي

منذ 18 دقيقة

وصف الوظيفة

الوصف الوظيفي:

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي المتكامل للإدارة العليا، من خلال إدارة المواعيد والاجتماعات والمراسلات الرسمية، وتنظيم الوثائق والمعلومات، ومتابعة تنفيذ التوجيهات والقرارات الإدارية، بما يسهم في رفع كفاءة العمل، وتسهيل عمليات التواصل والتنسيق بين الإدارات المختلفة، وضمان انسيابية الأعمال اليومية وفق أعلى معايير المهنية والسرية والدقة

المهام والمسؤوليات:

·
تنظيم وإدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي أو المدير العام، وتنسيق المواعيد والاجتماعات والارتباطات الرسمية
.
·
استقبال الاتصالات والمراسلات الواردة وتوجيهها إلى الجهات المعنية ومتابعة الردود عليها
.
·
تنظيم الأعمال اليومية للإدارة التنفيذية وترتيب الأولويات بما يضمن سير العمل بكفاءة
.
·
إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والتوصيات الصادرة عنها
.
·
متابعة تنفيذ قرارات الاجتماعات والتكليفات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام المعنية
.
·
إعداد تقارير دورية توضح حالة تنفيذ المهام ونسب الإنجاز والمعوقات
.
·
إدارة البريد الإلكتروني الخاص بالإدارة التنفيذية وفق الصلاحيات المعتمدة
.
·
تنظيم وأرشفة العقود والمراسلات والوثائق الإدارية إلكترونيًا وورقيًا
.
·
المحافظة على سرية المعلومات والوثائق والبيانات الخاصة بالإدارة العليا
.
·
متابعة الطلبات والمعاملات الإدارية والتأكد من استكمال الإجراءات اللازمة
.
·
استقبال الزوار والوفود الرسمية وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع الإدارة العليا
.
·
تجهيز العروض التقديمية والمستندات والملفات اللازمة للاجتماعات
.
·
تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات والزيارات والمهمات الرسمية للإدارة العليا
.
·
متابعة المراسلات والمعاملات المعلقة والتنسيق مع الجهات المعنية لاستكمالها
.