انضم إلى فريقنا كأمين تنفيذينحن نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية واستباقي للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن تقديم دعم إداري رفيع المستوى لضمان التشغيل الفعال للمكتب. تتضمن هذه الوظيفة إدارة مهام متنوعة لمساعدة القيادة والإدارات في تحقيق الأهداف التنظيمية.
المسؤوليات الرئيسية:- إدارة المكتب: تنظيم وصيانة ملفات المكتب والمستندات والسجلات؛ إدارة المراسلات مع ضمان السرية.
- جدولة وإدارة التقويم: تنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر؛ إدارة تقاويم القيادة وحل النزاعات المتعلقة بالجدول الزمني.
- الاتصالات والمراسلات: العمل كنقطة اتصال للاتصالات، والرد على المكالمات، والبريد الإلكتروني، ونقل الرسائل على الفور.
- إعداد الوثائق: إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات؛ تنسيق النص وتصحيحه لضمان الدقة والاحترافية.
- تنسيق الفعاليات: تنظيم والمساعدة في تخطيط الفعاليات المكتبية، مع ضمان إجراء جميع الترتيبات اللازمة.
- دعم المشاريع: متابعة تقدم المشاريع، وتحديث المستندات، والتواصل مع أعضاء الفريق لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
- تتبع النفقات ومساعدة الميزانية: إدارة الفواتير ومعالجة النفقات؛ المساعدة في تتبع الميزانية لاحتياجات الإدارات.
- إدخال البيانات والحفاظ على السجلات: الحفاظ على معلومات دقيقة في قواعد البيانات وبرامج إدارة المكتب.
- إدارة التوريدات: مراقبة وطلب مستلزمات المكتب، وإدارة المخزون، والتعامل مع علاقات الموردين.
المؤهلات:- مطلوب شهادة الثانوية العامة؛ يفضل الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس.
- يفضل 1-3 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري أو المكتبي.
- إجادة مجموعة MS Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
- مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي.
- قدرات تنظيمية متعددة المهام ممتازة.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني.
ما يمكن أن تتوقعه منا:نحن نقدم راتبًا تنافسيًا، ومزايا مصممة لتحسين توازن حياتك وعملك، وفرصًا للنمو المهني. في IHG، نحن ملتزمون بإنشاء فرق شاملة حيث يمكن للجميع الازدهار.
