انضم إلى فنادق ومنتجعات IHG كأمين تنفيذي!نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية واستباقي للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن تقديم دعم إداري رفيع المستوى لضمان التشغيل الفعال للمكتب. تتضمن هذه الوظيفة مزيجًا من المهام الإدارية، وتنسيق المشاريع، وإدارة المكتب العامة لمساعدة القيادة والأقسام المختلفة في تحقيق الأهداف التنظيمية.
المسؤوليات الرئيسية:- إدارة المكتب: تنظيم والحفاظ على ملفات المكتب، والمستندات، والسجلات؛ التعامل مع المراسلات وضمان سرية المعلومات الحساسة.
- جدولة وإدارة التقويم: تنسيق وجدولة الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر؛ إدارة تقاويم القيادة وحل أي تضارب في الجدول الزمني حسب الحاجة.
- الاتصال والمراسلات: العمل كنقطة اتصال للتواصل الداخلي والخارجي، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، وإيصال الرسائل بسرعة واحترافية.
- إعداد الوثائق: إعداد التقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق حسب الحاجة؛ تنسيق وتدقيق المحتوى لضمان الدقة والاحترافية.
- تنسيق الفعاليات: تنظيم والمساعدة في تخطيط فعاليات المكتب، والاجتماعات، والمؤتمرات، مع ضمان إجراء جميع الترتيبات اللازمة.
- دعم المشاريع: المساعدة في المشاريع الجارية من خلال تتبع التقدم، وتحديث الوثائق، والتواصل مع أعضاء الفريق لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
- تتبع النفقات ومساعدة الميزانية: إدارة الفواتير، معالجة النفقات، ودعم تتبع الميزانية لاحتياجات الإدارات.
- إدخال البيانات وحفظ السجلات: الحفاظ على معلومات دقيقة ومحدثة في قواعد البيانات، وجداول البيانات، وبرامج إدارة المكتب.
- إدارة الإمدادات: مراقبة وطلب اللوازم المكتبية، إدارة المخزون، والتعامل مع علاقات الموردين.
المؤهلات:- التعليم: دبلوم المدرسة الثانوية مطلوب؛ يفضل الحصول على درجة مشارك أو بكاليوس.
- الخبرة: يفضل من 1 إلى 3 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري أو المكتبي.
المهارات:- الإجادة في مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) ومعرفة ببرامج إدارة المكتب.
- مهارات الاتصال الكتابية والشفوية قوية.
- قدرات تنظيمية ممتازة ومتعددة المهام.
- الاهتمام بالتفاصيل ومستوى عالٍ من الدقة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة سريعة الخطى.
ما يمكن أن تتوقعه منا:نحن نقدم لموظفينا كل ما يحتاجون إليه لتحقيق النجاح. من راتب تنافسي يكافئ كل جهدك إلى مجموعة واسعة من المزايا المصممة لمساعدتك في عيش أفضل حياة عمل لديك - بما في ذلك زي كامل، وخصومات رائعة على الغرف وبعض من أفضل التدريب في هذا المجال. مهمتنا هي الترحيب بالجميع وخلق فرق شاملة حيث نحتفل بالاختلاف وندعو الزملاء لجلب أنفسهم بالكامل إلى العمل. توفر فنادق ومنتجعات IHG فرص عمل متساوية للمتقدمين والموظفين دون تمييز على أساس العرق، أو اللون، أو الدين، أو الجنس، أو التوجه الجنسي، أو الهوية الجنسية، أو الأصل الوطني، أو حالة المحاربين القدامى المحمية، أو الإعاقة. نحن نروج لثقافة الثقة والدعم والقبول.
