سكرتير

نظرة عامة على الوظيفة

تبحث مؤسسة واحة الكوثر للمقاولات العامة عن سكرتير/ة للانضمام إلى فريقها في مدينة الرياض. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الفعال للمدير أو الإدارة، والمساهمة في تنظيم وتنسيق العمليات اليومية. يتطلب الدور خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة، مما يجعله فرصة مناسبة للمرشحين الطموحين في بداية مسيرتهم المهنية.

المهام والمسؤوليات الأساسية

يتولى شاغل هذه الوظيفة مسؤولية دعم الإدارة من خلال مجموعة من المهام الإدارية والتنظيمية التي تضمن سير العمل بكفاءة. تشمل هذه المسؤوليات:

• كتابة الوثائق والمراسلات الرسمية بدقة واحترافية.
• إدارة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة والتعامل مع الزوار.
• المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية ومتابعة تقدمها.
• إدارة وتنظيم جدول أعمال المدير أو الإدارة بفعالية.

إدارة المراسلات والاجتماعات

يُكلف السكرتير/ة بمهام تفصيلية تتعلق بإدارة المعلومات والتواصل، لضمان تنظيم سير العمل الإداري. تشمل هذه المهام:

• تدوين الملاحظات التي يتم إملاؤها، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على أسئلة المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرة المطلوبة

لشغل هذا الدور، يجب أن يمتلك المرشح المؤهلات والخبرات التالية:

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• مهارات تواصل كتابي وشفوي ممتازة باللغة العربية.
• القدرة على تنظيم المهام وتحديد الأولويات بفعالية.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook).

تفاصيل العمل والموقع

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. ستعمل ضمن بيئة مكتبية منظمة تهدف إلى دعم العمليات الإدارية للمؤسسة. الراتب سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات بعد المقابلة.

عملية التقديم

ندعو المرشحين المهتمين والذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم. سيتم مراجعة جميع الطلبات بعناية، وسيتم التواصل مع المرشحين المؤهلين لمتابعة عملية التوظيف.