وظائف administrative assistant في الرياض

إدخال البيانات الأساسية
تنظيم الملفات
إدارة الجداول والمواعيد

عن الدور

تبحث شركة GT Restructuring عن مساعد إداري متفانٍ ومنظم للانضمام إلى فريقها بدوام كامل في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتوفير تجربة احترافية وترحيبية للعملاء والمحامين والزوار، حيث يعمل كنقطة اتصال أولى للمكتب. يقدم المنصب تعويضات ومزايا تنافسية ضمن بيئة مبتكرة وتعاونية. يجب أن يكون المرشح المثالي موجهاً بالتفاصيل، وقادراً على إدارة أولويات متعددة في بيئة قانونية سريعة الخطى، ويمتلك نهجاً استباقياً يركز على العملاء.

المسؤوليات الرئيسية

• خلق انطباع أول إيجابي واحترافي للعملاء والزوار عن طريق الترحيب بهم وإبلاغ الأطراف الداخلية بوصولهم على الفور.
• ضمان تسجيل دخول جميع الضيوف عند الاستقبال عند الوصول للحفاظ على أمن المكتب.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الموظف أو القسم المناسب.
• تقديم دعم إداري شامل، بما في ذلك المساعدة في ترتيبات السفر والفنادق.
• تنسيق النقل للعملاء الداخليين والخارجيين، وترتيب سيارات الأجرة وخدمات السيارات إلى وجهات مختلفة.
• حجز مكاتب الزوار، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق حجوزات قاعات المؤتمرات، مع مراقبة الجدول الزمني بشكل استباقي.
• إدارة تجهيزات قاعات المؤتمرات لتلبية جميع طلبات الحجز قبل الاجتماعات المجدولة.
• طلب خدمات تقديم الطعام والمساعدة في إعداد الاجتماعات والفعاليات.
• شراء وتتبع وتخزين مستلزمات الأطعمة والمشروبات، والتواصل مع الموردين وتقديم الفواتير للدفع.
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للزوار والتسليمات والطرود الصادرة.
• أداء مهام خدمات المكتب بما في ذلك تسليم البريد الداخلي، وترتيب خدمات المراسلة، ومعالجة البريد، والفاكس، والتعامل مع مهام الطباعة والمسح الضوئي والنسخ الكبيرة.
• مراقبة مستلزمات المكتب وطلب القرطاسية والأثاث والأجهزة والإلكترونيات الجديدة حسب الحاجة.
• المساعدة في لوجستيات الفعاليات والاستقبالات والرعايات، بما في ذلك إدارة قوائم الردود وإنشاء بطاقات الأسماء.
• دعم تنسيق وتطوير النشرات الإخبارية للمكتب وغيرها من الاتصالات.
• العمل كنقطة اتصال مع إدارة المبنى، وتقديم طلبات الخدمة حسب الحاجة.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من المهنية والسرية في جميع الواجبات.
• المساعدة في أنشطة القسم الأخرى حسب الحاجة، مثل معالجة الفواتير والمصروفات، وأداء الواجبات الإضافية المعينة.

المؤهلات والمتطلبات

• دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور موظف استقبال أو مساعد إداري ضمن بيئة احترافية.

المهارات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، شفهياً وكتابياً.
• سلوك وعرض تقديمي احترافي.
• القدرة على تقديم خدمة عملاء متميزة وتلبية معايير جودة عالية.
• استباقي في البحث عن طرق مبتكرة لمساعدة الآخرين.
• مبادر قادر على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل ومهارات تنظيمية متميزة.
• قدرات فعالة في إدارة الوقت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• كفاءة حاسوبية في البرامج القائمة على نظام ويندوز وتطبيقات Microsoft Office Suite، بما في ذلك Word و PowerPoint و Excel و Outlook.
• مهارات حاسوبية استثنائية مع القدرة على تعلم تطبيقات برمجية جديدة بسرعة.
• نهج استباقي للتعلم والتكيف مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الناشئة.
• يظهر فهماً أساسياً للذكاء الاصطناعي (AI)، بما في ذلك قدراته الأساسية وقيوده وأهمية خصوصية البيانات ودقتها والتحقق منها والاعتبارات الأخلاقية ضمن بيئة الخدمات المهنية.

بيئة العمل والتفاصيل

هذا منصب بدوام كامل، داخل المكتب يقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور درجة عالية من المهنية والتقدير والقدرة على التكيف مع الاحتياجات الديناميكية للممارسة القانونية المزدحمة. الخبرة المطلوبة لهذا الدور هي 2-5 سنوات.

مطلوب سكرتير للانضمام إلى فريق العمل للقيام بالمهام الإدارية والتنظيمية المختلفة. المسؤوليات تشمل: إدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات، تنظيم المواعيد والاجتماعات، إعداد التقارير والوثائق، متابعة المعاملات الإدارية، وتنسيق الأعمال اليومية للمكتب. يتطلب المنصب مهارات تواصل ممتازة، إتقان برامج الحاسوب الأساسية، والقدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على السرية والدقة في العمل.

فرصة عمل | مساعد إداري (دوام جزئي)نبحث عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقنا في "مؤسسة رواية ورقة التجارية" تعمل بمجال التجارة الإلكترونية.📍 موقع العمل: الرياض – حي العوالي

طبيعة العمل

دوام جزئي بواقع 5 ساعات يومياً مع مرونة.

• طبيعة العمل مرنة، وقد لا يتطلب بعض الأيام التواجد في المكتب مع إمكانية إنجاز بعض المهام عن بعد.
• قد توجد بعض المهام البسيطة خارج وقت العمل عند الحاجة.

المهام الوظيفية

المهام متنوعة وقد تشمل:

• المبيعات وخدمة العملاء.
• استقبال الاستفسارات والمتابعة عبر جهاز العمل المخصص.
• البحث عن عملاء محتملين والتواصل معهم.
• متابعة بعض المهام التشغيلية والإدارية حسب حاجة العمل.
• العمل على تحقيق خطة وأهداف شهرية (Target).

المتطلبات

• مهارات تواصل قوية ولباقة في الحديث.
• أساليب إقناع جيدة وقدرة على التعامل مع العملاء.
• تحمل ضغط العمل والقدرة على التكيف مع المهام المتنوعة.
• شخص شغوف، جاد، ويحب التعلم والنمو مع العمل.
• القدرة على التنقل إلى مقر العمل في الرياض – العوالي.

مميزات العمل

• جهاز خاص بالعمل لاستقبال الاستفسارات ومتابعة المهام.
• بونص إضافي على المبيعات سواء على بيع المنتجات أو خدمات المؤسسة.
• العمل في مؤسسة ناشئة تمنح فرصة للتعلم، التطور، وصناعة نجاحات حقيقية مع الفريق.

⏰ فترة العمل: يتم تحديدها حسب طبيعة العمل وقد تكون *صباحية أو مسائية

مسمى الوظيفة: مسؤول مطالبات تأمين وإدخال بيانات

نبحث عن مسؤول مطالبات تأمين وإدخال بيانات يتمتع بالدقة العالية والقدرة على التنظيم والمتابعة المستمرة، للمساهمة في إدارة المطالبات والملفات والمعاملات الإدارية والمالية بكفاءة واحترافية.

المهام والمسؤوليات:

• متابعة مطالبات التأمين مع شركات التأمين حتى إغلاق المطالبات واستلام المستحقات.
• مراجعة المطالبات المالية والتأكد من اكتمال المستندات والوثائق المطلوبة.
• إدخال البيانات وتحديثها بشكل مستمر ودقيق في الأنظمة المعتمدة.
• إنشاء وتنظيم وتحديث ملفات Excel الخاصة بالمطالبات والمعاملات والتقارير بشكل احترافي.
• تحديث جميع البيانات والمعاملات أولاً بأول وضمان دقتها وسلامتها.
• إعداد التقارير الدورية والإحصائيات اللازمة للإدارة.
• تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات إلكترونياً وورقياً وفق نظام واضح وسهل الرجوع إليه.
• متابعة المعاملات الإدارية والمالية والتأكد من إنجازها ضمن المدد المحددة.
• التعامل مع المنصات الحكومية وإنجاز المعاملات المرتبطة بها.
• استخدام منصة ناجز ومتابعة الطلبات والإجراءات والقضايا ذات العلاقة.
• التنسيق مع شركات التأمين والجهات الحكومية والأطراف ذات العلاقة لضمان سرعة الإنجاز.
• المحافظة على سرية البيانات والمعلومات والملفات الخاصة بالشركة.

المتطلبات:

• خبرة سابقة في مطالبات التأمين أو الأعمال الإدارية وإدخال البيانات.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصاً Excel بمستوى متقدم.
• القدرة على إنشاء الجداول والتقارير وتنظيم البيانات وتحليلها.
• معرفة جيدة بالمنصات الحكومية السعودية.
• معرفة وخبرة عملية بمنصة ناجز.
• مهارات عالية في التنظيم والأرشفة وإدارة الملفات.
• الدقة والالتزام والقدرة على تحمل المسؤولية.
• مهارات تواصل ومتابعة قوية وإنجاز الأعمال بكفاءة.

الصفات المطلوبة:

• منظم جداً ويهتم بالتفاصيل.
• سريع التعلم وحسن التصرف.
• يمتلك مهارة المتابعة المستمرة وعدم إهمال أي معاملة.
• قادر على ترتيب الأولويات والعمل تحت الضغط.
• يتمتع بروح المبادرة والاحترافية العالية في أداء المهام.

عن دور مسؤول المكتب

تبحث ميلرknoll عن مسؤول مكتب متخصص للانضمام إلى فريقنا في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتقديم دعم شامل للمبيعات والإدارة لفريق المبيعات في المملكة العربية السعودية، وضمان سير العمليات اليومية للكيان بسلاسة، والحفاظ على صالة عرض ذات مظهر جيد. سيعمل مسؤول المكتب كعمود فقري لعملياتنا في المملكة العربية السعودية، حيث يدير وظائف الدعم الخلفي ويساهم في تجربة عملاء استثنائية، بما يتماشى مع هدف ميلرknoll في التصميم لما فيه خير البشرية.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم دعم شامل للمبيعات والإدارة لفريق المبيعات في المملكة العربية السعودية.
• إدارة جميع وظائف الدعم الخلفي ودعم العمليات اليومية للكيان في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك الأنشطة المتعلقة بالمكتب.
• التعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني الواردة الموجهة إلى ميلرknoll المملكة العربية السعودية، وضمان الردود في الوقت المناسب والمهنية.
• الحفاظ على معايير خدمة عالية عبر جميع نقاط الاتصال لضمان تجربة عملاء استثنائية.
• الإشراف على متطلبات المكتب اليومية، بما في ذلك شراء اللوازم والأدوات المكتبية ومواد CMF والبرامج والمعدات المتنوعة.
• تنسيق الشحنات المحلية والدولية باستخدام مدير برامج FedEx.
• العمل كنقطة اتصال أساسية لقسم تكنولوجيا المعلومات فيما يتعلق بقضايا تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بالمكتب.
• المساعدة في ترتيبات الفنادق والسفر للفريق حسب الحاجة.
• الاحتفاظ بسجل محدث للحضور الشهري وسجلات الإجازات السنوية في Excel ومشاركته مع مدير الإدارة.
• دعم الموزعين ومديري السوق في تتبع المشاريع وأنشطة CRM.
• إدارة أنشطة بوابة الشركة وتقديم المساعدة الإدارية للموزعين ومديري السوق حسب الحاجة.
• التنقل في البوابات الحكومية والشركات لضمان الإصدار السلس لطلبات PRO/GRO.
• التعاون مع شركاء الخدمة المحليين لتسهيل العمليات المطلوبة المتعلقة بـ ميلرknoll المملكة العربية السعودية.
• ضمان أن صالة العرض معروضة بشكل جيد في جميع الأوقات.

المؤهلات والمتطلبات

• مستوى جيد من التعليم ضروري.
• مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• يفضل الطلاقة في اللغة العربية تحدثًا وكتابة.
• خبرة سابقة في الإدارة أو دعم المبيعات ضرورية.
• القدرة على التواصل بفعالية على جميع المستويات، سواء عبر الهاتف أو وجهًا لوجه.
• إتقان مهارات الكمبيوتر، بما في ذلك Microsoft Word و Excel والبريد الإلكتروني.
• مهارات تنظيمية قوية ضرورية.
• مستوى جيد من الوعي المالي مطلوب.
• سلوك احترافي وودود وواثق.
• يجب أن يكون حسن المظهر ويرتدي ملابس أنيقة.
• القدرة على الحفاظ على منطقة العمل مرتبة في جميع الأوقات.
• القدرة على التعامل مع العملاء الغاضبين بثقة والحفاظ على نهج هادئ أثناء المواقف العصيبة.
• الاستعداد للعمل بمبادرة خاصة.
• المرونة في النهج وأسلوب العمل.
• موقف ناضج ضروري.

المهارات المطلوبة

• دعم المبيعات
• الدعم الإداري
• خدمة العملاء
• المشتريات
• تنسيق الشحن
• دعم تكنولوجيا المعلومات (متعلق بالمكتب)
• ترتيبات السفر
• حفظ السجلات
• تتبع المشاريع
• CRM (يفضل خبرة ************
• إدارة بوابة الشركة
• معالجة طلبات PRO/GRO
• التواصل الفعال
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• إدارة البريد الإلكتروني
• التنظيم
• الوعي المالي

بيئة العمل والتفاصيل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور فردًا استباقيًا يمكنه إدارة احتياجات المكتب اليومية ودعم فريق المبيعات بفعالية. تقدر الشركة الاستدامة والمساواة والجمال في عملياتها.