Executive Secretary📣 إعلان

عن الدور

تبحث جامعة الملك فهد للبترول والمعادن (KFUPM) عن سكرتير تنفيذي لتقديم دعم إداري شامل للعميد ومكتب العميد داخل كلية إدارة الأعمال. هذا الدور ضروري للتشغيل الفعال للوظائف التنفيذية لكلية إدارة الأعمال، مما يضمن التواصل الواضح بين أعضاء هيئة التدريس والطلاب وأصحاب المصلحة الرئيسيين. يتطلب المنصب درجة عالية من السرية والدقة المناسبة للبيئة الأكاديمية.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري والسكرتاري للعميد، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية المعقدة وإعداد الوثائق الأكاديمية.
• العمل كنقطة اتصال أساسية، وتسهيل التواصل بين قيادة كلية إدارة الأعمال والإدارات الجامعية الداخلية وأصحاب المصلحة الآخرين.
• إدارة ترتيبات السفر رفيعة المستوى، والجداول الزمنية، وتخطيط الفعاليات الأكاديمية لأصحاب المصلحة المهمين.
• التعامل مع سجلات أعضاء هيئة التدريس الحساسة وبيانات الطلاب والمعلومات المؤسسية الاستراتيجية بسرية تامة.
• تنسيق مجلس الكلية والاجتماعات الهامة الأخرى، بما في ذلك تدوين المحاضر والمتابعة على بنود العمل.
• الإشراف على الجوانب الإدارية للمشاريع الخاصة ودعمها، مثل دورات الاعتماد وتقارير البحث والفعاليات على مستوى الجامعة.
• تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات بشكل استباقي، مع ضمان إعداد المواد الإحاطة اللازمة.
• صياغة ومراجعة وتوزيع مذكرات ورسائل البريد الإلكتروني الرسمية للجامعة باللغتين الإنجليزية والعربية حسب الحاجة.
• تتبع المواعيد النهائية لتقارير الأكاديمية وتقديمات الإدارة لضمان بقاء فريق القيادة على الجدول الزمني.
• إدارة تقارير نفقات المسؤولين التنفيذيين وطلبات المشتريات والفواتير وفقًا لسياسة الجامعة.
• التعامل مع الاستفسارات الواردة، وتحديد أولويات الأمور الأكاديمية أو الإدارية العاجلة وإعادة توجيهها بشكل مناسب.
• المساعدة في إعداد جداول الأعمال والوثائق لاجتماعات كلية إدارة الأعمال.
• الحفاظ على قواعد البيانات الرقمية والمادية للرجوع إليها من قبل المسؤولين التنفيذيين، مع ضمان أرشفة السجلات بشكل منهجي.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
• من 3 إلى 5 سنوات من الخبرة كسكرتير تنفيذي أو مساعد إداري، ويفضل أن يكون ذلك في التعليم العالي أو بيئة الشركات.
• القدرة المثبتة على أداء مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة أكاديمية سريعة الوتيرة.
• نزاهة عالية وخبرة مثبتة في التعامل مع البيانات الحساسة.

المهارات المطلوبة

• مهارات استثنائية في التواصل الكتابي والشفوي باللغة الإنجليزية.
• مهارات شخصية قوية للتفاعل الفعال مع أعضاء هيئة التدريس والمسؤولين والطلاب.
• إتقان متقدم لمجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).
• خبرة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
• الإلمام بالحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتبسيط سير العمل وتحسين الكفاءة.
• قدرات تنظيمية ممتازة وقدرات تحديد أولويات المهام.
• إتقان إدارة التقويمات والمراسلات المهنية وتدفق الاتصالات.
• خبرة في تنسيق الخدمات اللوجستية والإدارة المالية ودعم اللجان.
• مهارة في إدارة السجلات والحفاظ على السرية.
• يفضل خبرة في برامج إدارة المشاريع وأنظمة إدارة الوثائق الأكاديمية.
• إتقان كامل باللغتين العربية والإنجليزية هو مؤهل مفضل.
• القدرة على توقع الاحتياجات واتخاذ خطوات استباقية.
• يفضل خبرة في إدارة السفر الدولي والجدولة عبر مناطق زمنية متعددة.
• يفضل الحصول على شهادة مهنية في المساعدة التنفيذية أو إدارة المكاتب.
• يفضل الإلمام بعمليات التعليم العالي وحوكمة الجامعات.

موقع العمل والتفاصيل

هذه وظيفة بدوام كامل تقع في الظهران، المملكة العربية السعودية.