سكرتير

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة إبراق التجارية عن سكرتير بدوام كامل للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة، والمساهمة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة المهام اليومية للمكتب. يتطلب الدور خبرة تتراوح من 0 إلى سنة واحدة.

المسؤوليات الرئيسية

يتولى السكرتير مسؤولية دعم العمليات الإدارية اليومية، بما في ذلك:

• كتابة الوثائق، وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية.
• إدارة جدول الأعمال ومتابعة انتهاء الاشتراكات الحكومية والموظفين وتذكير المدير بها.
• متابعة المستندات التي تتطلب مراجعة المدير.

المهام اليومية

تشمل المهام اليومية للسكرتير ما يلي:

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها.
• تلقي المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على استفسارات المتصلين.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين القاعات وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة حفظ الملفات والسجلات، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات

• خبرة تتراوح من 0 إلى سنة واحدة في دور سكرتارية أو إداري مماثل.
• القدرة على تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة جدة، مكة المكرمة، ضمن مؤسسة إبراق التجارية. الراتب سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات.

تقديم الطلبات

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه لتقديم طلباتهم.