سكرتير📣 إعلان

نحن في مصنع لمسة إبداع للصناعة نبحث عن سكرتير تنفيذي متميز لتلبية احتياجات فريقنا الإداري.

الوصف الوظيفي:
يتولى السكرتير التنفيذي مسؤولية تنظيم المواعيد، إعداد المذكرات وإجراء المراسلات بالإضافة إلى حضور الاجتماعات وإعداد تقارير العمل.

الواجبات والمهام الرئيسية:
- تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها.
- التعامل مع الاستفسارات والرد عليها.
- إيصال البريد والمراسلات للمدير/الرئيس.
- إعداد المذكرات الدورية والمراسلات مع الجهات الخارجية.
- حضور الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات.
- حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس.
- إعداد وتقديم تقارير العمل.

المؤهلات:
- بكالوريوس في الموارد البشرية، إدارة الأعمال، نظم المعلومات الإدارية، التسويق، أو السكرتارية التنفيذية.
- شهادات مفضلة: Microsoft Certified Professional، Microsoft Office Specialist، (PHRi)، إدارة المشاريع (PMI)، إدارة التسويق الاحترافية (CMMP).

المهارات:
- تصنيف الوثائق بشكل متقدم.
- إعداد التقارير والتوقعات.
- كتابة وتقديم التقارير الروتينية.

مسمى الوظيفة: سكرتير

الوصف الوظيفي: تعتبر وظيفة السكرتير من الأدوار الأساسية في دعم المدير أو الإدارة. يتطلب الدور كتابة الوثائق، إدارة المكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الرئيسية.

الواجبات والمهام الرئيسية:

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة) ونسخ المراسلات والتقارير.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وتوجيهها.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر وتوزيع المشاركات.
• تنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات وتأمين قاعات الاجتماعات.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها.

المؤهلات:

• البكالوريوس في اللغة الإنجليزية تربوي
• البكالوريوس في إدارة الأعمال

المهارات:

• خدمات مسؤول الاتصال - متقدم
• جدولة الزيارات - متقدم
• الطباعة على الحاسب الآلي - متقدم
• إعداد التقارير / المراقبة - متقدم
• الرد على المكالمات الواردة - متقدم
• الاستجابة لشكاوى الزوار - متقدم

اللغات:

• العربية - متقدم

حول الدور:
انضم إلى شركة حكينا كأمين سر ولعب دورًا محوريًا في دعم الإدارة التنفيذية في مهام الجدولة والتواصل. ستساعد خبرتك في إنشاء بيئة مكتبية سلسة تعزز الإنتاجية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنظيم وإدارة جداول التنفيذيين، مع تتبع المواعيد والتذكيرات.
• التعامل مع الاستفسارات والمراسلات، وتوصيل المراسلات البريدية إلى التنفيذيين.
• صياغة محاضر الاجتماعات وإعداد تقارير العمل.
• كتابة الرسائل الرسمية والعروض التقديمية.
• الحفاظ على تنظيم المكتب ودعم الأنشطة التشغيلية.
• تسهيل التواصل والمراسلات المؤسسية.
• إجراء البحث المكتبي وإدارة أرشفة الملفات.
• حضور الاجتماعات وورش العمل، مع التأكد من تسجيل ومتابعة عناصر العمل.

المهارات المطلوبة:

• مهارات العمل الجماعي والتواصل الشخصي.
• إجادة استخدام تطبيقات MS Office وGoogle.
• قدرات قوية في إدارة المكتب والتنظيم.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في التعامل مع البيانات.
• مهارات تواصل فعالة.
• قدرات التخطيط والتنظيم.

المؤهلات:

• درجة البكاليوس في مجال ذي صلة.
• 23 سنوات من الخبرة في دور سكرتارية.
• شهادة في المهارات السكرتارية التنفيذية.