Document Controller - Saudi National📣 إعلان

عن الدور

تبحث WSP في الشرق الأوسط عن مواطن سعودي للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية، كمتحكم في الوثائق. هذا الدور ضروري للإدارة الفعالة والتنظيم والصيانة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع، مما يضمن الدقة وسهولة الوصول والالتزام بمعايير الشركة ومتطلبات العميل. سيلعب متحكم الوثائق دورًا رئيسيًا في تسهيل تدفق الوثائق بكفاءة عبر مكونات المشروع ودعم دورة حياة المشروع بأكملها من خلال ممارسات قوية للتحكم في الوثائق.

الغرض من الدور وسياقه

سيكون متحكم الوثائق مسؤولاً عن إدارة والتحكم في تدفق جميع وثائق المشروع، بما في ذلك الرسومات الفنية والتقارير والمواصفات والمراسلات، عبر جميع مراحل المشروع. هذا المنصب حاسم للحفاظ على سجلات مشروع منظمة ومتوافقة، ودعم فرق المشروع، وضمان تبادل سلس للمعلومات مع أصحاب المصلحة. يساهم الدور في التنفيذ الناجح للمشاريع من خلال الحفاظ على معايير عالية لإدارة الوثائق.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة والتحكم في تدفق الوثائق، بما في ذلك الرسومات الفنية والتقارير والمواصفات والمراسلات وسجلات المشروع، عبر جميع مراحل المشروع.
• تنفيذ وصيانة نظام منظم لإدارة الوثائق (DMS)، سواء الإلكتروني أو المادي، وفقًا لسياسات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بـ WSP ومتطلبات المشروع.
• تصنيف وتسجيل وأرشفة الوثائق، مع ضمان التحكم المناسب في الإصدارات، وتسمية الملفات المتسقة، والتخزين الآمن.
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للوثائق الواردة والصادرة باستخدام أنظمة أو برامج تتبع معتمدة مثل Aconex أو SharePoint أو Asite.
• التنسيق مع الفرق الداخلية والاستشاريين والمقاولين وأصحاب المصلحة الخارجيين لتسهيل تقديم الوثائق ومراجعتها وتوزيعها والموافقة عليها.
• ضمان امتثال جميع وثائق المشروع لمعايير WSP وإجراءات الجودة والالتزامات التعاقدية.
• دعم عمليات التدقيق من خلال إعداد الوثائق وضمان أن السجلات كاملة ومحدثة وجاهزة للتدقيق في جميع الأوقات.
• تدريب ودعم أعضاء فريق المشروع على عمليات التحكم في الوثائق واستخدام نظام إدارة الوثائق (DMS).
• تحديد تحسينات العمليات والمساهمة في تطوير أفضل ممارسات التحكم في الوثائق عبر المشاريع.

المؤهلات والخبرة

• درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور التحكم في الوثائق ضمن قطاعات الإنشاءات أو الهندسة أو الاستشارات، ويفضل أن تكون في الشرق الأوسط.
• إتقان استخدام أنظمة إدارة الوثائق مثل Aconex أو Asite أو SharePoint أو منصات مماثلة.
• الإلمام بمعايير التحكم في الوثائق الدولية وأنظمة إدارة الجودة ISO.

المهارات والسمات المطلوبة

• قدرات تنظيمية وقدرات على تعدد المهام قوية.
• مهارات اتصال ممتازة.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل والالتزام بالدقة.
• إتقان اللغة الإنجليزية، كتابةً وتحدثًا.
• إتقان أنظمة إدارة الوثائق بما في ذلك Aconex و SharePoint و Asite.

موقع ونوع العمل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور أن يكون المرشح مواطنًا سعوديًا.