Office Manager - Riyadh📣 إعلان

عن الدور

تبحث شركة Veeam Software، شركة الثقة في البيانات والذكاء الاصطناعي، عن مدير مكتب متحمس لضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة في مكتبنا بالرياض. بصفتنا شركة رائدة في مجال مرونة البيانات وإدارة وضع أمن البيانات، تكرس Veeam جهودها لمساعدة المؤسسات على فهم بياناتها وذكائها الاصطناعي وتأمينها وبناء المرونة لها. هذا الدور ضروري للحفاظ على بيئة مكتب منظمة وترحيبية، حيث يعمل كنقطة اتصال رئيسية للفرق الداخلية والزوار والموردين.

سيتعاون مدير المكتب بشكل وثيق مع الإدارة والموظفين، ليكون بمثابة مورد مركزي لمجموعة متنوعة من مهام إدارة المكاتب. يوفر هذا المنصب فرصة للتعلم المستمر وتطبيق المهارات داخل مؤسسة ديناميكية تدعم أكثر من 550,000 عميل على مستوى العالم.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة عمليات المكتب عن طريق استقبال الزوار والمتصلين، ومعالجة الاستفسارات، وتوجيههم إلى الموظفين المناسبين.
• الإشراف على المخزون ومستويات المخزون، وضمان توفر كميات كافية من مواد المكتب.
• معالجة البريد والتسليمات الواردة والصادرة، بما في ذلك الفرز والتوزيع.
• الحفاظ على سجل الزوار.
• المساهمة في بيئة فريق إيجابية من خلال تعزيز اللباقة والمساعدة بين أعضاء الفريق الداخليين.
• التواصل مع إدارة المبنى لضمان الصيانة المستمرة لمساحة المكتب.
• دعم مدير الموارد البشرية والمرافق فيما يتعلق بشؤون ومهام المرافق.
• التنسيق مع مدير المرافق لتتبع شغل مساحة المكتب.
• ضمان الحفاظ على منطقة الاستقبال وغرف الاجتماعات مرتبة وجاهزة للاستخدام.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها، والرد على الاستفسارات العامة عبر الهاتف.
• معالجة الفواتير، والحفاظ على تقاويم المواعيد، وتسليم الرسائل للموظفين والإدارة.
• تقديم التعليمات وضمان أداء عمال النظافة اليوميين.
• ضمان تقديم فواتير الموردين في الوقت المناسب وبدقة، والاحتفاظ بسجلات الفواتير التي تمت معالجتها للدفع.
• مساعدة فرق تنظيمية مختلفة في المشاريع الخاصة.
• تنظيم وتخطيط وإدارة فعاليات المكتب واجتماعاته، بما في ذلك الاحتفالات الخاصة وجلسات التدريب.
• المساعدة في تحديث الموقع الداخلي للشركة.

المؤهلات والمتطلبات

• خبرة لا تقل عن سنة واحدة في إدارة المكاتب أو المرافق.
• إتقان حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس.
• تعتبر الخبرة في تخطيط مساحات المكاتب وإعادة تشكيلها ميزة إضافية.
• سلوك ومظهر ودود ومهني.
• مسؤولية ومساءلة مثبتة في الأدوار السابقة.
• مهارات شخصية قوية مع القدرة على إدارة حجم كبير من الزوار والموظفين بفعالية.
• يفضل الحصول على درجة الزمالة، أو ما يعادلها من التعليم والخبرة ذات الصلة.
• القدرة على إظهار حكم فني ناضج، ومبادرة، وتفكير نقدي.
• القدرة على إدارة الموردين المحليين بشكل استباقي.
• مهارات تنظيمية ممتازة مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
• القدرة على تحديد الأولويات وتعدد المهام بفعالية.
• مهارات اتصال قوية.

المهارات المطلوبة

• التواصل
• القدرة على التكيف
• اتخاذ القرار
• إدارة العمل
• التركيز على الجودة
• المبادرة
• التعاون
• المعرفة والمهارات التقنية/المهنية
• التركيز على العملاء
• التعلم التطبيقي
• حزمة مايكروسوفت أوفيس

موقع ونوع العمل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية.

صاحب عمل يطبق تكافؤ الفرص

شركة Veeam Software هي صاحب عمل يطبق تكافؤ الفرص. سيتم الاحتفاظ بجميع المعلومات المقدمة أثناء عملية التوظيف بسرية وسيتم معالجتها وفقًا لإشعار الخصوصية الخاص بالتوظيف لدينا. من خلال التقديم، فإنك توافق على هذه المعالجة وتؤكد أن المعلومات المقدمة كاملة ودقيقة حسب علمك.