وظائف أخصائي إداري في الرياض

تعلن مؤسسة كبار الخليج التجارية بيع وتجارة المستهلكات الطبية عن حاجتها إلى موظفة للعمل عن بُعد (من المنزل) في مجالالمساندة الإدارية، وفقًا لمتطلبات العمل.

المهام الوظيفية:

• تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للفريق
• متابعة المهام اليومية والتنسيق بين الأقسام
• إعداد التقارير والمراسلات
• تنفيذ أي مهام مساندة أخرى حسب الحاجة

الشروط والمتطلبات:

• إجادة استخدام الحاسب الآلي وتطبيقاته
• خبرة سابقة في العمل الإداري أو المساندة (تُعد ميزة)
• مؤهل علمي لا يقل عن شهادة الثانوية العامة (ويُفضل شهادة جامعية)
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية (تحدثًا وكتابة)
• القدرة على العمل عن بُعد والالتزام بالمواعيد
• مهارات تواصل وتنظيم عالية
• ميزة اضافية لو يوجد خبرة في الاعمال اللوجستية 
• ميزة اضافية لو يوجد خبرة في تقديم موافقات استيراد لوزارة تجارة وهيئة غذاء ودواء

مزايا العمل:

• العمل من المنزل بمرونة
• بيئة عمل داعمة

للتقديم، يرجى إرسال السيرة الذاتية إلى f@****************** مع كتابة "موظفة عن بُعد" في عنوان الرسالة.

• إدارة تقويم OUL، جدولة الاجتماعات والتواصل مع أصحاب المصلحة.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة من قبل OUL.
• الحفاظ على سجلات دقيقة تتعلق بإدارة القسم.
• تنظيم اجتماعات القسم والمتابعة بشأن بنود العمل.
• أداء المهام العامة للمكتب مثل طلب اللوازم وإدارة معدات المكتب.
• تتبع الإبلاغ عن البيانات المتعلقة بالاحتفاظ بالموظفين والشواغر.
• دعم المشاريع والمبادرات الخاصة، ومراقبة التقدم.
• تسهيل الاتصال بين OUL والموظفين، ومعالجة الاستفسارات.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة والامتثال للوائح ذات الصلة.

• حد أدنى من عامين في دور إداري، ويفضل في بيئة المستشفى.
• درجة في الإدارة أو مجال ذي صلة، مع التدريب اللازم في الكمبيوتر.
• إتقان ممتاز للغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة.
• مهارات كمبيوتر قوية بما في ذلك الإتقان في MS Excel وOutlook وWord وPowerPoint.

عن دور مسؤول المكتب

تبحث ميلرknoll عن مسؤول مكتب متخصص للانضمام إلى فريقنا في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتقديم دعم شامل للمبيعات والإدارة لفريق المبيعات في المملكة العربية السعودية، وضمان سير العمليات اليومية للكيان بسلاسة، والحفاظ على صالة عرض ذات مظهر جيد. سيعمل مسؤول المكتب كعمود فقري لعملياتنا في المملكة العربية السعودية، حيث يدير وظائف الدعم الخلفي ويساهم في تجربة عملاء استثنائية، بما يتماشى مع هدف ميلرknoll في التصميم لما فيه خير البشرية.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم دعم شامل للمبيعات والإدارة لفريق المبيعات في المملكة العربية السعودية.
• إدارة جميع وظائف الدعم الخلفي ودعم العمليات اليومية للكيان في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك الأنشطة المتعلقة بالمكتب.
• التعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني الواردة الموجهة إلى ميلرknoll المملكة العربية السعودية، وضمان الردود في الوقت المناسب والمهنية.
• الحفاظ على معايير خدمة عالية عبر جميع نقاط الاتصال لضمان تجربة عملاء استثنائية.
• الإشراف على متطلبات المكتب اليومية، بما في ذلك شراء اللوازم والأدوات المكتبية ومواد CMF والبرامج والمعدات المتنوعة.
• تنسيق الشحنات المحلية والدولية باستخدام مدير برامج FedEx.
• العمل كنقطة اتصال أساسية لقسم تكنولوجيا المعلومات فيما يتعلق بقضايا تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بالمكتب.
• المساعدة في ترتيبات الفنادق والسفر للفريق حسب الحاجة.
• الاحتفاظ بسجل محدث للحضور الشهري وسجلات الإجازات السنوية في Excel ومشاركته مع مدير الإدارة.
• دعم الموزعين ومديري السوق في تتبع المشاريع وأنشطة CRM.
• إدارة أنشطة بوابة الشركة وتقديم المساعدة الإدارية للموزعين ومديري السوق حسب الحاجة.
• التنقل في البوابات الحكومية والشركات لضمان الإصدار السلس لطلبات PRO/GRO.
• التعاون مع شركاء الخدمة المحليين لتسهيل العمليات المطلوبة المتعلقة بـ ميلرknoll المملكة العربية السعودية.
• ضمان أن صالة العرض معروضة بشكل جيد في جميع الأوقات.

المؤهلات والمتطلبات

• مستوى جيد من التعليم ضروري.
• مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• يفضل الطلاقة في اللغة العربية تحدثًا وكتابة.
• خبرة سابقة في الإدارة أو دعم المبيعات ضرورية.
• القدرة على التواصل بفعالية على جميع المستويات، سواء عبر الهاتف أو وجهًا لوجه.
• إتقان مهارات الكمبيوتر، بما في ذلك Microsoft Word و Excel والبريد الإلكتروني.
• مهارات تنظيمية قوية ضرورية.
• مستوى جيد من الوعي المالي مطلوب.
• سلوك احترافي وودود وواثق.
• يجب أن يكون حسن المظهر ويرتدي ملابس أنيقة.
• القدرة على الحفاظ على منطقة العمل مرتبة في جميع الأوقات.
• القدرة على التعامل مع العملاء الغاضبين بثقة والحفاظ على نهج هادئ أثناء المواقف العصيبة.
• الاستعداد للعمل بمبادرة خاصة.
• المرونة في النهج وأسلوب العمل.
• موقف ناضج ضروري.

المهارات المطلوبة

• دعم المبيعات
• الدعم الإداري
• خدمة العملاء
• المشتريات
• تنسيق الشحن
• دعم تكنولوجيا المعلومات (متعلق بالمكتب)
• ترتيبات السفر
• حفظ السجلات
• تتبع المشاريع
• CRM (يفضل خبرة ************
• إدارة بوابة الشركة
• معالجة طلبات PRO/GRO
• التواصل الفعال
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• إدارة البريد الإلكتروني
• التنظيم
• الوعي المالي

بيئة العمل والتفاصيل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور فردًا استباقيًا يمكنه إدارة احتياجات المكتب اليومية ودعم فريق المبيعات بفعالية. تقدر الشركة الاستدامة والمساواة والجمال في عملياتها.

نبذة عن الدور

تبحث شركة Elegancia Arabia، وهي شركة سعودية مرموقة مقرها الرياض، عن مساعد إداري منظم واستباقي للانضمام إلى فريقها. يهدف هذا المنصب بدوام كامل إلى ضمان سير العمليات الإدارية اليومية بسلاسة ودعم أهداف الشركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة الاجتماعات، بما في ذلك الجدولة والإعداد وتتبع إجراءات المتابعة لضمان إنجازها في الوقت المحدد.
• التنسيق الفعال مع العملاء، وفهم متطلباتهم ودعمها لتعزيز علاقات مهنية قوية.
• التعامل مع جميع رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات المهنية الواردة والصادرة بدقة واحترافية.
• تسهيل التواصل السلس بين الأقسام المختلفة، مما يضمن كفاءة سير العمل وتدفق المعلومات.

المؤهلات والمتطلبات

• يجب أن يكون المتقدم سعودي الجنسية.
• خبرة تتراوح بين 2-3 سنوات في منصب مساعد إداري أو دور مشابه.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
• قدرات تواصل ومهارات شخصية ممتازة.
• إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية إلزامي.
• مهارة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية والمراسلات العامة.
• القدرة على العمل بكفاءة وفعالية في بيئة سريعة الوتيرة.
• إتقان تطبيقات Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

المهارات الأساسية

• مهارات تنظيمية.
• مهارات إدارة الوقت.
• قدرات تواصل فعالة.
• مهارات شخصية قوية.
• كتابة بريد إلكتروني مهني.
• مهارات المراسلات.
• القدرة على العمل بكفاءة في بيئة سريعة الوتيرة.
• إتقان تطبيقات Microsoft Office.

تفاصيل الوظيفة

هذه وظيفة بدوام كامل تتطلب خبرة تتراوح بين 2-5 سنوات. يقع مقر العمل في الرياض، المملكة العربية السعودية، وتحديداً في حي حطين.

عن الدور

تبحث شركة برايم جيت للاتصالات وتكنولوجيا المعلومات عن سكرتير تنفيذي لتقديم دعم إداري وتنسيقي شامل للإدارة العليا. هذا المنصب بدوام كامل مقره في الرياض، المملكة العربية السعودية. الدور مناسب للأفراد الذين لديهم خبرة من 0 إلى 1 سنوات ويتطلعون إلى تطوير حياتهم المهنية في بيئة احترافية. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن ضمان التشغيل الفعال للوظائف التنفيذية من خلال المتابعة الدؤوبة والتنسيق والتواصل.

يتطلب هذا المنصب القدرة على إدارة أولويات متعددة، والحفاظ على السرية، وضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمهام وعناصر العمل عبر مختلف الإدارات. سيعمل السكرتير التنفيذي كحلقة وصل رئيسية، مما يسهل التواصل الفعال والمواءمة لدعم الأهداف التنظيمية.

المسؤوليات الرئيسية

• تنسيق وإدارة جداول التنفيذيين، بما في ذلك الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتسجيل محاضر الاجتماعات، والمتابعة على بنود العمل المعينة لإكمالها في الوقت المناسب.
• مراقبة وتتبع المهام الموكلة والمواعيد النهائية والتسليمات عبر الإدارات المختلفة.
• العمل كنقطة تنسيق واتصال مركزية بين الإدارة العليا وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• إعداد الوثائق التنفيذية، بما في ذلك التقارير والعروض التقديمية والمراسلات المهنية.
• الحفاظ على قنوات اتصال فعالة وضمان المتابعة في الوقت المناسب للمسائل العالقة.
• دعم الإدارة في تحديد أولويات الأنشطة ومراقبة تقدم المبادرات الرئيسية.
• التعامل مع جميع المعلومات السرية باحترافية وسرية تامة.
• ضمان التنسيق والمواءمة السلسة بين الإدارات لتسهيل الأهداف التنظيمية.

المؤهلات والمتطلبات

• خبرة مثبتة في دور سكرتير تنفيذي، مساعد تنفيذي، أو دور دعم إداري مماثل.
• مهارات قوية في المتابعة وإدارة المهام مع الاهتمام بالتفاصيل.
• قدرات ممتازة في التنسيق والتنظيم، وقادرة على إدارة جداول معقدة ومشاريع متعددة.
• مهارات قوية في التواصل اللفظي والكتابي باللغة الإنجليزية.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة والأداء بكفاءة تحت الضغط.
• إتقان تطبيقات Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مستوى عالٍ من الاحترافية والالتزام بالحفاظ على السرية.

المهارات المطلوبة

• المتابعة وإدارة المهام
• قدرات التنسيق والتنظيم
• التواصل (اللفظي والكتابي)
• تطبيقات Microsoft Office
• الانتباه للتفاصيل
• السرية

بيئة العمل والتفاصيل

هذا منصب بدوام كامل يقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يوفر الدور فرصة للأفراد الذين لديهم خبرة من 0 إلى 1 سنوات لاكتساب خبرة عملية في قدرة دعم إداري ضمن قطاع الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات.

عن الدور

شركة جرينبيرج تراوري، إل إل بي، وهي شركة محاماة عالمية لها مكاتب في 15 دولة، تبحث عن مساعد إداري بدوام كامل للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتقديم انطباع أول احترافي للعملاء والمحامين والزوار، ولضمان التشغيل الفعال لبيئة قانونية سريعة الوتيرة. يقع المقر الرئيسي للوظيفة في المكتب.

المسؤوليات الرئيسية

• خلق انطباع أول إيجابي واحترافي للعملاء والزوار.
• الترحيب بالضيوف على الفور وإخطار الأطراف الداخلية بوصولهم.
• التأكد من تسجيل جميع الضيوف في الاستقبال للحفاظ على بروتوكولات الأمان.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الموظف المناسب.
• تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك المساعدة في ترتيبات السفر والفنادق.
• تنسيق احتياجات النقل للعملاء، مثل ترتيب سيارات الأجرة وخدمات السيارات.
• حجز مكاتب الزوار، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق حجوزات غرف الاجتماعات.
• إدارة إعدادات غرف الاجتماعات لتلبية طلبات الحجز.
• طلب تقديم الطعام والمساعدة في إعداد الاجتماعات والفعاليات.
• شراء وتتبع وتخزين مستلزمات الأطعمة والمشروبات، والعمل مع الموردين وتقديم الفواتير.
• الاحتفاظ بسجلات الزوار والتسليم والطرد الصادر.
• أداء مهام خدمات المكتب بما في ذلك تسليم البريد وخدمات المراسلة ومعالجة البريد والفاكس والتعامل مع مهام الطباعة والمسح الضوئي والنسخ الكبيرة.
• مراقبة مستلزمات المكتب وطلب أدوات مكتبية وأثاث وأجهزة وإلكترونيات جديدة حسب الحاجة.
• المساعدة في لوجستيات الفعاليات، بما في ذلك الاحتفاظ بقوائم الرد على الدعوات وإنشاء بطاقات الأسماء.
• دعم تنسيق النشرات الإخبارية للمكتب وغيرها من الاتصالات.
• العمل كحلقة وصل لإدارة المبنى لطلبات الخدمة.
• الحفاظ على الاحترافية والسرية في جميع المهام.
• المساعدة في أنشطة القسم مثل معالجة الفواتير والمصروفات.
• أداء واجبات إضافية حسب ما يتم تعيينه لدعم المكتب والمحامين.

المؤهلات والخبرة

• دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة.
• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في دور موظف استقبال أو مساعد إداري في بيئة احترافية.
• 2-5 سنوات من الخبرة ذات الصلة.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، شفهيًا وكتابيًا.
• سلوك احترافي وعرض تقديمي.
• القدرة على تقديم خدمة عملاء عالية الجودة.
• نهج استباقي لمساعدة الآخرين.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.
• قدرات فعالة في إدارة الوقت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• إتقان البرامج المستندة إلى Windows ومجموعة Microsoft Office (Word، PowerPoint، Excel، Outlook).
• مهارات حاسوب استثنائية مع القدرة على تعلم برامج جديدة بسرعة.
• الاستعداد للتعلم والتكيف مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الناشئة.
• فهم أساسي للذكاء الاصطناعي (AI)، بما في ذلك قدراته وقيوده وأهمية خصوصية البيانات ودقتها والتحقق منها والاعتبارات الأخلاقية.

بيئة العمل والموقع

هذه وظيفة بدوام كامل، داخل المكتب، تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يعمل الدور ضمن بيئة شركة عالمية، مما يساهم في الأداء السلس للممارسة القانونية.

سيقوم السكرتير التنفيذي بتقديم دعم إداري عالي المستوى للمدير العام وفريق الإدارة التنفيذية لمجموعة الشركات. تشمل مهام الوظيفة إدارة الجداول الزمنية المعقدة، وتنظيم وترتيب الاجتماعات، وإعداد ومتابعة المراسلات، وضمان سير العمليات التنفيذية بسلاسة وكفاءة.

يُتوقع من المرشح المثالي أن يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والدقة، وأن يكون قادرًا على التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى درجات السرية والاحترافية.

عن الدور

تبحث شركة GT Restructuring عن مساعد إداري متفانٍ ومنظم للانضمام إلى فريقها بدوام كامل في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتوفير تجربة احترافية وترحيبية للعملاء والمحامين والزوار، حيث يعمل كنقطة اتصال أولى للمكتب. يقدم المنصب تعويضات ومزايا تنافسية ضمن بيئة مبتكرة وتعاونية. يجب أن يكون المرشح المثالي موجهاً بالتفاصيل، وقادراً على إدارة أولويات متعددة في بيئة قانونية سريعة الخطى، ويمتلك نهجاً استباقياً يركز على العملاء.

المسؤوليات الرئيسية

• خلق انطباع أول إيجابي واحترافي للعملاء والزوار عن طريق الترحيب بهم وإبلاغ الأطراف الداخلية بوصولهم على الفور.
• ضمان تسجيل دخول جميع الضيوف عند الاستقبال عند الوصول للحفاظ على أمن المكتب.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الموظف أو القسم المناسب.
• تقديم دعم إداري شامل، بما في ذلك المساعدة في ترتيبات السفر والفنادق.
• تنسيق النقل للعملاء الداخليين والخارجيين، وترتيب سيارات الأجرة وخدمات السيارات إلى وجهات مختلفة.
• حجز مكاتب الزوار، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق حجوزات قاعات المؤتمرات، مع مراقبة الجدول الزمني بشكل استباقي.
• إدارة تجهيزات قاعات المؤتمرات لتلبية جميع طلبات الحجز قبل الاجتماعات المجدولة.
• طلب خدمات تقديم الطعام والمساعدة في إعداد الاجتماعات والفعاليات.
• شراء وتتبع وتخزين مستلزمات الأطعمة والمشروبات، والتواصل مع الموردين وتقديم الفواتير للدفع.
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للزوار والتسليمات والطرود الصادرة.
• أداء مهام خدمات المكتب بما في ذلك تسليم البريد الداخلي، وترتيب خدمات المراسلة، ومعالجة البريد، والفاكس، والتعامل مع مهام الطباعة والمسح الضوئي والنسخ الكبيرة.
• مراقبة مستلزمات المكتب وطلب القرطاسية والأثاث والأجهزة والإلكترونيات الجديدة حسب الحاجة.
• المساعدة في لوجستيات الفعاليات والاستقبالات والرعايات، بما في ذلك إدارة قوائم الردود وإنشاء بطاقات الأسماء.
• دعم تنسيق وتطوير النشرات الإخبارية للمكتب وغيرها من الاتصالات.
• العمل كنقطة اتصال مع إدارة المبنى، وتقديم طلبات الخدمة حسب الحاجة.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من المهنية والسرية في جميع الواجبات.
• المساعدة في أنشطة القسم الأخرى حسب الحاجة، مثل معالجة الفواتير والمصروفات، وأداء الواجبات الإضافية المعينة.

المؤهلات والمتطلبات

• دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور موظف استقبال أو مساعد إداري ضمن بيئة احترافية.

المهارات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، شفهياً وكتابياً.
• سلوك وعرض تقديمي احترافي.
• القدرة على تقديم خدمة عملاء متميزة وتلبية معايير جودة عالية.
• استباقي في البحث عن طرق مبتكرة لمساعدة الآخرين.
• مبادر قادر على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل ومهارات تنظيمية متميزة.
• قدرات فعالة في إدارة الوقت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• كفاءة حاسوبية في البرامج القائمة على نظام ويندوز وتطبيقات Microsoft Office Suite، بما في ذلك Word و PowerPoint و Excel و Outlook.
• مهارات حاسوبية استثنائية مع القدرة على تعلم تطبيقات برمجية جديدة بسرعة.
• نهج استباقي للتعلم والتكيف مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الناشئة.
• يظهر فهماً أساسياً للذكاء الاصطناعي (AI)، بما في ذلك قدراته الأساسية وقيوده وأهمية خصوصية البيانات ودقتها والتحقق منها والاعتبارات الأخلاقية ضمن بيئة الخدمات المهنية.

بيئة العمل والتفاصيل

هذا منصب بدوام كامل، داخل المكتب يقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور درجة عالية من المهنية والتقدير والقدرة على التكيف مع الاحتياجات الديناميكية للممارسة القانونية المزدحمة. الخبرة المطلوبة لهذا الدور هي 2-5 سنوات.

شركة تشغيل وصيانة مقرها الرياض تعلن عن شاغر وظيفي
ايام العمل
6 ايام
ساعات العمل
8 ساعات
تنسيق العمليات الإدارية في الموارد البشرية والمالية ومتابعة شؤون الموظفين في الشركة
التنسيق والدعم في العمليات التشغيلية والعمليات اللوجستية والاحتياجات للشركة
إدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات في الايميلات
تنظيم اجتماعات فرق العمل وإعداد المحاضر والأعمال المطلوبة بين الطرفين
اعداد التقارير والعروض التقديمية في برامج المايكروسوفت
إعداد وتوزيع التقارير والمذكرات
إدارة الأنظمة المكتبية والملفات الهامه
إعداد الفواتير وتقارير النفقات وادارة الحسابات البنكية بالتنسيق مع الادارة المالية

شروط التقديم
المؤهل العلمي:
شهادة الثانوية العامة أو دبلوم متخصص في الإدارة المكتبية أو ادارة أعمال.

الخبرة السابقة:
وجود خبرة سابقة لاتقل عن 2 سنه في وظائف إدارية أو مكتبية.أو تشغيلية وعمليات.

المهارات المطلوبة:
مهارات التواصل الفعّال
القدرة على التنظيم وإدارة الوقت
السرية والدقة: التعامل مع المعلومات الحساسة
إتقان البرمجيات المكتبية: مثل: “Google Workspace,Microsoft Office”
مهارات حل المشكلات
تحمل ضغط العمل

مزايا العمل:
 تأمين طبي.
فريق عمل متعدد الثقافات
دوام مرن
فرص تطوير وتعاقب وظيفي

نبذة عن الدور

يُعد مركز العافية (Well-Being Center)، وهو منظمة حديثة للصحة النفسية تهدف إلى تعزيز الرفاهية النفسية وجودة الحياة، في حاجة إلى مساعد تنفيذي ومنسق عمليات يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والاحترافية والاهتمام بالتفاصيل. يلعب هذا الدور دورًا حيويًا في دعم فريق القيادة لدينا، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، والمساهمة في النمو المستمر للمنظمة. يقع مقر العمل في الرياض، المملكة العربية السعودية، وهو منصب بدوام كامل يتطلب الحضور في المكتب.

مسؤوليات الدور

تتمثل مهمتنا في جعل الدعم النفسي متاحًا وعمليًا ومؤثرًا. بصفتك مساعدًا تنفيذيًا ومنسق عمليات، ستضطلع بدور أساسي في دعم القيادة، وتنسيق الوظائف الإدارية، وإدارة المشاريع، وإجراء البحوث، وضمان الكفاءة التشغيلية. المرشح المثالي هو محترف ثنائي اللغة يتمتع بمهارات تواصل ممتازة، وقادر على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى وذات مهمة واضحة.

• إدارة جداول المواعيد التنفيذية، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد جداول الأعمال، وتسجيل المحاضر، والمتابعة بشأن بنود العمل.
• مراقبة المشاريع والمبادرات والتوجيهات الإدارية لضمان التنفيذ في الوقت المحدد عبر جميع الأقسام.
• إجراء البحوث لدعم قرارات الأعمال الاستراتيجية وإعداد تقارير واضحة وملخصات ووثائق إحاطة وعروض تقديمية.
• صياغة مقترحات ووثائق وسياسات وإجراءات احترافية، والمساعدة في تطوير المواد التعليمية والتدريبية.
• تنظيم المعلومات من مصادر متعددة في مخرجات قابلة للتنفيذ والمساعدة في تنسيق مواعيد العملاء وجداول التقييم والتدريب.
• مساعدة القيادة في التحديثات الإدارية الروتينية على المنصات المحلية مثل "قوى" و"مقيم" و"مُدد" أو "GOSI"، حسب الحاجة لضمان استمرارية العمليات.

المؤهلات والمتطلبات الأساسية

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو الموارد البشرية، أو الاتصالات، أو علم النفس، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في الدعم التنفيذي، أو الإدارة، أو تنسيق العمليات، أو دور مشابه.
• إتقان مهني للغتين العربية والإنجليزية، بما في ذلك التواصل الكتابي والشفهي، وهو أمر ضروري للتفاعل مع الموردين المحليين والعملاء والجهات الحكومية.
• احترافية مطلقة وسرية تامة في التعامل مع البيانات الطبية والمالية والتنظيمية السرية.

المهارات المطلوبة

• إتقان عالٍ لحزمة Microsoft Office و Google Workspace.
• خبرة في منصات الإنتاجية الرقمية.
• قدرات بحثية قوية ومهارات تحليلية.
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل.
• قدرة مثبتة على إدارة أولويات متعددة بفعالية.
• يُفضل وجود خبرة في استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي الحديثة لتبسيط الصياغة والبحث وتنظيم البيانات.
• يُفضل الإلمام بقوانين العمل السعودية والأطر التنظيمية للشركات.

بيئة العمل والموقع

يقع مقر العمل في الرياض، المملكة العربية السعودية. طبيعة العمل بدوام كامل ويتطلب الحضور في المكتب. يُفضل وجود خبرة سابقة في العمل في قطاع الرعاية الصحية، أو الصحة النفسية، أو التعليم، أو الاستشارات، أو الخدمات المهنية داخل المملكة العربية السعودية.

ما نقدمه

نقدم راتبًا تنافسيًا وتأمينًا صحيًا، وبرنامج دعم للموظفين والعافية، وفرصًا للتطوير المهني والتدريب. ستعمل في بيئة عمل تعاونية وداعمة وهادفة، مع فرصة للمساهمة مباشرة في مبادرات الصحة النفسية الهادفة في المملكة.

إدارة تقارير الصيدليات: إعداد ومتابعة المخزون والتقارير اليومية والدورية الخاصة بالصيدليات في أهم 5 مفاصل: (تقارير المبيعات، التحصيل، التوريد، اعتماد العروض، الدعم ومتابعة حل المشاكل).

العقود والاتفاقيات: صياغة العقود والاتفاقيات مع الصيدليات والشركاء بالتعاون مع الإدارة العامة.

تطوير الأعمال: البحث عن فرص وشراكات تخدم المؤسسة حسب المتطلبات والأهداف العامة.

الإشراف اللوجستي: متابعة طلبات المتجر والتأكد من إتمامها في الوقت المحدد (سواء من المستودع الداخلي أو عبر الشركاء اللوجستيين).

إدارة الشركاء: إدارة العلاقة مع الشركاء اللوجستيين ومتابعة أدائهم.

المخزون والاستيراد: مراقبة ومتابعة المخزون وإعداد التقارير الدورية وإدارة طلبات الاستيراد.

إدارة الموردين: التعامل مع الموردين المتعددين (المطابع وغيرها).

إدارة فريق العمل: متابعة وإشراف مهام فريق المناديب وإعطاء التوجيهات اللازمة بالتنسيق مع الإدارة.

التنظيم الإداري: تنظيم وثائق الشركة وأرشفتها، وتنسيق الاجتماعات الدورية بين أقسام الشركة.

إدارة المحل: المشاركة في إدارة المحل والموظفين عند الحاجة.

المهام العامة: القيام بأي مهام أخرى (ميدانية أو مكتبية) توكل من الإدارة لضمان سير العمل.

• إدارة جداول المواعيد المعقدة، وتنسيق الاجتماعات، وترتيب جداول السفر.
• إعداد وتحرير وتنسيق المراسلات، والعروض التقديمية، والتقارير.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، والفعاليات، والمؤتمرات.
• الحفاظ على أنظمة الملفات والسجلات والمعلومات السرية بدقة عالية.
• إعداد جداول الأعمال، تدوين المحاضر، وتتبع الإجراءات.
• التواصل مع الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين لضمان تسليم المهام في الوقت المحدد.
• دعم المشاريع الخاصة والمبادرات المشتركة بين الأقسام حسب الحاجة.
• مراقبة وإدارة سير العمل في المكتب لتحسين الكفاءة.

• 5-7 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري أو كمساعد تنفيذي.
• إجادة في إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق السفر، والمراسلات.
• مهارات كتابية وشفوية ممتازة.

• خبرة في دعم التنفيذيين من مستوى C-suite.
• إجادة في تنسيق المشاريع والتخطيط للفعاليات.

• قدرات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
• دقة استثنائية في التفاصيل.
• عقلية تعاونية مع مهارات تواصل فعالة.

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة (يفضل).