Receptionist (Saudi Arabia)📣 إعلان

عن الدور

تبحث غارتنر عن موظف استقبال محترف ومنظم ليكون الوجه الترحيبي لمكتبنا في الرياض. هذا الدور حاسم في تعزيز علاقات قوية مع الزملاء والعملاء، وضمان تجربة إيجابية وفعالة منذ لحظة وصولهم. سيعمل موظف الاستقبال كمركز اتصال مركزي، وإدارة تفاعلات الزوار ودعم عمليات المكتب المختلفة للحفاظ على بيئة عمل سلسة. كعضو رئيسي في الفريق، سيجسد موظف الاستقبال التزام غارتنر بالتميز ويساهم في الأداء السلس للعمليات اليومية.

المسؤوليات الرئيسية

• تعزيز وترسيخ علاقات قوية مع العملاء عند وصولهم إلى منطقة الاستقبال.
• الرد على الهاتف بطريقة واضحة وإيجابية ومهنية لضمان رعاية ممتازة للعملاء لجميع الاستفسارات.
• ضمان الترحيب بجميع زوار غارتنر، وتحديد احتياجاتهم، ومساعدتهم بالمعلومات العامة أو توجيههم إلى الشخص المناسب.
• ضمان اتباع جميع الزوار والزملاء لنظام إدارة الزوار والالتزام به.
• مساعدة الزملاء في الالتزام بمنصات التكنولوجيا المختلفة التي يتم تقديمها لمساحات المكاتب وأنظمة الأمن.
• العمل كحلقة اتصال مركزية بين جميع الزملاء والزوار وفريق العقارات.
• تنسيق الموظفين الجدد وإنهاء الخدمات، بما في ذلك إجراء الدورات التعريفية، وإعداد حزم الترحيب، وتخصيص الخزائن، وإصدار بطاقات الوصول إلى المبنى.
• معالجة فواتير الموردين ضمن Coupa.
• معالجة وتنسيق طلبات البريد السريع والبريد.
• معالجة طلبات بطاقات العمل، وبطاقات تعريف الموظفين، والمواد المطبوعة الأخرى.
• معالجة وتنسيق جميع طلبات الضيافة، بما في ذلك تقديم الطعام وإعداد الغرف.
• إجراء عمليات تدقيق لمستلزمات المكتب، وضمان الشراء والتخزين الفعال لمستلزمات المكتب والمطبخ.
• فهم تشغيل وصيانة معدات المكتب مثل آلات القهوة وغسالات الأطباق والميكروويف والثلاجات.
• تقديم دعم احتياطي ضمن الهيكل الوظيفي وأداء واجبات أعضاء فريق العقارات العالمية (GRE) الآخرين أثناء الغياب لضمان استمرارية الخدمة.
• العمل عن كثب مع فريق العقارات لتقديم الخدمات بفعالية من قسم الاستقبال.
• المساهمة في الإدارة الفعالة لعمليات المكتب، بما في ذلك جدولة الصيانة، والتحديث، وعرض المكتب.
• التشاور مع الزملاء والعملاء/الزوار الخارجيين لتحقيق أهداف وغايات المنصب وتقديم خدمة شاملة.
• العمل عن كثب مع إدارة المبنى والبائعين والفرق الأخرى لعمليات المكتب اليومية، ورفع التذاكر عند الاقتضاء.
• المسؤولية عن تقديم مستويات عالية من رعاية العملاء والخدمة داخل مناطق الاستقبال والمناطق المشتركة في المكتب.
• تنسيق طلبات الزملاء لتقديم دور داعم لأنشطتهم المكتبية واستخدام المرافق.
• الحفاظ على مناطق الاستقبال والمكتب في حالة نظيفة وعملية وآمنة.
• المساعدة في تنسيق وتنظيف مناطق المطبخ/المطبخ والمعدات للاستخدام اليومي، بما في ذلك إعادة تخزين المطبخ والمواد الاستهلاكية الأخرى.
• إدارة صيانة غرف الاجتماعات، وضمان تحديثها، وإعادة ترتيب الكراسي، ومعالجة أنشطة التنظيف والصيانة الأخرى بعد كل استخدام.
• إظهار العناية في فحص وتسجيل وتصعيد وحل أنشطة التنظيف والإصلاح والصيانة، باتباع الإجراءات اليومية والأدلة وقوائم المراجعة.
• دمج فهم إدارة علاقات العملاء لتعزيز رضا العملاء عن الخدمات المقدمة.

المؤهلات والمتطلبات

• يفضل وجود خبرة سابقة في الاستقبال وتنسيق المكاتب.
• الخبرة في الفنادق أو المطاعم أو شركات الطيران (مثل مضيف، خدمة عملاء، خدمات ركاب) ميزة كبيرة.
• خبرة مثبتة في مبادرات التحسين المستمر.
• القدرة على العمل لساعات إضافية حسب الحاجة في بيئة سريعة الوتيرة.
• القدرة على التفاعل بفعالية مع جميع المستويات داخل الفريق.

المهارات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي.
• إتقان استخدام MS Word و MS Excel.
• أسلوب استثنائي في التعامل عبر الهاتف، ومهارات التعامل مع الآخرين، ومهارات التواصل.
• القدرة على أخذ المبادرة، مع القدرة على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من التوجيه.
• منظم للغاية مع مهارات تعاون قوية.
• مستوى عالٍ من المرونة وأخلاقيات عمل قوية.
• القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المهام بفعالية.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من النزاهة عند الإشراف على المستندات والمعلومات السرية.
• شخصية ودودة وواثقة.
• فهم وتطبيق مبادئ إدارة علاقات العملاء.

موقع ونوع العمل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. تلتزم غارتنر بتوفير فرص عمل متكافئة لجميع المتقدمين والموظفين. إذا كنت فردًا مؤهلاً من ذوي الإعاقة أو محاربًا قديمًا معاقًا، فقد تطلب ترتيبات معقولة.