سكرتير

• تنظيم جدول الأعمال من اجتماعات ولقاءات ورحلات خاصة
• إدارة المراسلات
• إعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات والعروض التقديمية
• حفظ الوثائق والملفات
• التواصل والتنسيق مع الإدارات الأخرى
• السرية والخصوصية التامة

• التواصل الفعّال الشفهي والكتابي
• اللباقة في التعامل مع الزملاء والزوار والعملاء
• التنظيم وإدارة الوقت
• سرعة البديهة والقدرة على التعامل مع المواقف الطارئة بكفاءة
• الاستعداد للتعامل مع ساعات عمل غير منتظمة أحيانًا أو مهام طارئة
• الاحترافية والمظهر اللائق

• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس
• اللغة الإنجليزية

• بكالوريوس/ دبلوم عالي

• متابعة وضع تنفيذ القرارات الصادرة عن الإدارة.
• صياغة المراسلات الإدارية للأطراف الخارجية المختلفة.
• تنظيم جدول المؤتمرات والمقابلات.
• تلبية متطلبات الضيوف وإدارة جدول الاجتماعات.
• إعداد المستندات الضرورية لتقديم عروض الأسعار.
• متابعة عملية تأهيل الشركة مع الكيانات الحكومية والخاصة.
• مراقبة وتحديث الموقع الرسمي للشركة وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي.
• إدارة مراسلات الشركة عبر البريد الإلكتروني والرد باللغتين العربية والإنجليزية.

مطلوب سكرتيرኋة للعمل في شركة مرموقة، يتمتع بمهارات تنظيمية عالية وإتقان للغة العربية والإنجليزية، مع خبرة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية. يجب أن يكون المرشح قادراً على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة بكفاءة عالية، مع التحلي بالمهنية والسرية في التعامل مع المعلومات. المهام الرئيسية تشمل:

• تنظيم وإدارة جدول مواعيد المدير التنفيذي
• إعداد وتنسيق الاجتماعات وكتابة محاضر الجلسات
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة
• إدارة المكالمات الهاتفية وتنظيم المواعيد
• أرشفة وتنظيم الملفات والمستندات
• إعداد التقارير والعروض التقديمية
• التنسيق مع الأقسام المختلفة داخل الشركة
• استقبال الضيوف والزوار بشكل مهني