التدرج الوظيفي الإداري ومعرفة المسميات الوظيفية الإدارية والمهارات والمسؤوليات الأساسية لكل وظيفة من الأمور التي يجب الإلمام بها كل من يبحث عن وظيفة إدارية ويطمح في التقدم الوظيفي في هذا المجال، ففي المجال الإداري توجد مجموعة متنوعة من الوظائف المختلفة التي توفر جميعها الدعم المكتبي للأعمال التجارية وتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة من خلال التنظيم، والإدارة، وتولي عدد من المهام التي تضمن استمرار الأعمال بسلاسة، وفي هذا المقال نوضح ما هو التدرج الوظيفي الإداري، وما هي مسؤوليات كل دور وظيفي.
التدرج الوظيفي الإداري:
يشير التدرج الوظيفي الإداري إلى المسار الذي يسلكه الموظف في المجال الإداري لتحقيق التطور المهني والوصول إلى أدوار إدارية مختلفة وأكثر تقدمًا، وعادةً ما تضع المؤسسات الهيكل التنظيمي للتخصص الإداري داخلها، وهو يتضمن مجموعة من الوظائف تبدأ بالمستوى المبتدئ وتنتهي بالمستوى القيادي، وترتبط الترقية إلى أي منصب بتحمل المزيد من المسؤوليات، والتوسع في الصلاحيات، مع زيادة في الرواتب، وذلك بعد اكتساب مهارات ومعارف محددة، وقضاء عدد معين من السنوات في الوظائف المبتدئة.
ينقسم المسار الوظيفي الإداري إلى ثلاثة مستويات، يتضمن كل مستوى مجموعة من الوظائف، نستعرضها كما يلي:
المستوى المبتدئ
يتضمن المستوى المبتدئ مجموعة من الوظائف الإدارية التي تناسب حديثي التخرج ممن لا يمتلكون خبرة سابقة في العمل الإداري ويطمحون لتعلم المهارات الأساسية المطلوبة في الوظائف الإدارية، تشمل تلك الوظائف ما يلي:
1- المساعد الإداري
يُعد المساعد الإداري من أكثر الوظائف الإدارية شيوعًا، إذ يقدم مختلف أشكال الدعم الإداري داخل المؤسسة، وترتبط مهامه ومسؤولياته بقسم محدد أو بشخص معين، إذ يتم تكليفه بجدولة الاجتماعات، والرد على المكالمات الهاتفية، وإدارة رسائل البريد الإلكتروني، مع تنظيم مستلزمات المكتب، وحفظ الملفات، لضمان سير العمل بسلاسة داخل المكتب.
تعرف على: الوصف الوظيفي مساعد إداري The Administrative Assistant
تعاون مع صبّار ووظف مساعد إداري مؤهل لتنظيم أعمالك، متابعة جداولك، والتعامل مع التفاصيل الإدارية بدقة، حتى تتمكن شركتك من التركيز على الأهداف الاستراتيجية.
2- مساعد المكتب
وهي الوظيفة التالية للمساعد الإداري في السلم الوظيفي الإداري، وعلى الرغم من وجود تشابه بين مسؤوليات مساعد المكتب ومسؤوليات المساعد الإداري، إلا أن الوظيفة الثانية تركز على توفير دعمًا شاملًا لجميع أعضاء الفريق وليس لموظف واحد، وتحمل المزيد من المسؤوليات.
تشمل مسؤوليات مساعد المكتب الرد على المكالمات الواردة وتحويلها للأقسام المختصة، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني، وحفظ المستندات، وصيانة السجلات، وجدولة المواعيد والاجتماعات وترتيب حجوزات القاعات، وتنسيق المراسلات الداخلية والخارجية، ومتابعة الإمدادات المكتبية وطلبها عند الحاجة.
3- مدخل البيانات
تُعد وظيفة مدخل البيانات من الوظائف الموازية لوظيفة مساعد المكتب في السلم الوظيفي ولكنها تختلف من حيث المهام والمسؤوليات، إذ يقوم مدخل البيانات بإضافة وتحديث المعلومات على الكمبيوتر، والتأكد من أن المعلومات المُدخلة صحيحة ومُنظمة وخالية من أي أخطاء وتناقضات، وإدارة السجلات الورقية والرقمية، مع المشاركة في إعداد التقارير والمستندات للحفاظ على النظام داخل المكتب.
توفر لك صبّار مدخلي بيانات مدربين على التعامل مع الأنظمة المختلفة، بسرعة ودقة، لضمان انسيابية أعمالك وتقليل الأخطاء إلى الحد الأدنى.
4- منسق إداري
يتولى المنسق الإداري مهمة تنسيق كل شيء في المكتب لضمان سير العمل بسلاسة، وبالتالي فإن مهامه أوسع وأكثر تنظيمًا من مهام مساعد المكتب، لأنه يتولى مسؤولية تنسيق العمليات الإدارية بين الأقسام لضمان انسياب المعلومات والإجراءات.
تشمل المهام الأساسية للمنسق الإداري التخطيط للاجتماعات، تنظيم الفعاليات، متابعة المخزون من المستلزمات، مساعدة قادة الأقسام في إنجاز مهامهم، متابعة تنفيذ القرارات الإدارية وضمان التزام الأقسام بالتوجيهات، المساعدة في إعداد الميزانيات البسيطة ومراقبة النفقات الإدارية.
المستوى المتوسط
يضم المستوى المتوسط من التدرج الوظيفي الإداري مجموعة من الوظائف التي يشغلها إداريون يمتلكون من سنتين إلى خمس سنوات من الخبرة في العمل الإداري، إذ يتحملون المزيد من المسؤوليات، ويتولون مهامًا أكثر تخصصًا وأكبر من الوظائف المبتدئة، تشمل تلك الوظائف ما يلي:
1- المساعد التنفيذي
المساعد التنفيذي يشبه المساعد الإداري ولكن على نطاق أكبر بكثير، إذ تكلفه المؤسسة بتقديم الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين والمديرين العامين وغيرهم من المهنيين رفيعي المستوى ممن ليس لديهم الوقت الكافي لإتمام جميع مسؤولياتهم المعتادة.
تتمثل مهام المساعد التنفيذي في إدارة الجداول الزمنية، وتنظيم المواعيد، وتنسيق تفاصيل السفر، إعداد العروض والتقارير، والتواصل نيابة عن المدير التنفيذي داخليًا وخارجيًا، ومتابعة المشاريع والمبادرات الخاصة التي يكلفه بها المدير التنفيذي، والمساعدة في إعداد الميزانيات والتقارير المالية المبسطة.
اطلع على: الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي Executive Assistant
من خلال صبّار يمكنك توظيف مساعد تنفيذي محترف يتمتع بالمهارات الإدارية، القدرة على التعامل مع التفاصيل المعقدة، وحفظ أسرار العمل، ليمنحك الوقت الكافي للتركيز على القرارات الاستراتيجية.
2- مدير المكتب
عندما يكتسب المساعد التنفيذي المزيد من الخبرات في العمل الإداري، يتم ترقيته إلى منصب مدير المكتب، ومن خلاله يصبح هو المسؤول عن الإشراف على المهام الإدارية للمكتب بشكل عام، ويشرف على الموظفين الإداريين ويفوض المهام إليهم.
تشمل مهام مدير المكتب وضع جدول أعمال كبار المديرين، تنسيق الأنشطة بين مختلف الأقسام، إدارة المستلزمات والمخزون المكتبي، تنظيم فعاليات واجتماعات المؤسسة، مراقبة وإدارة ميزانيات ونفقات المكتب، معالجة المشكلات والنزاعات الإدارية.
3- المدير الإداري
يُعد المدير الإداري هو المسؤول عن إدارة العمليات اليومية الإدارية وضمان سير العمل بسلاسة داخل المؤسسة، إذ يتولى تنظيم الموارد البشرية والمادية والإشراف على الأنشطة المكتبية والخدمات الإدارية، ويوجه الفريق للبقاء منظمًا وفعالًا.
تتمثل مهام المدير الإداري في وضع القواعد لكيفية سير العمل، التأكد من أن الفريق لديه ما يكفي من المعدات أو المستلزمات، الإشراف على فرق العمل الإدارية، إدارة العقود والخدمات، مراقبة الإنفاق والإشراف على الميزانيات الإدارية، الإشراف على مرافق المكاتب والتأكد من تجهيزها، الإشراف على شراء المستلزمات والأدوات المكتبية وضمان كفايتها.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي للمدير الإداري Administrative Manager
تساعدك صبّار على اختيار مدير إداري يتمتع بمهارات قيادية وتنظيمية تضمن لك إدارة أكثر سلاسة، وتفريغ وقت الإدارة العليا للتركيز على القرارات الكبرى.
المستوى الأعلى
يضم هذا المستوى مجموعة من الوظائف الإدارية العليا الأكثر تخصصًا من الوظائف في المستويات الأخرى، والتي تتطلب خبرة لا تقل عن 5 سنوات في العمل الإداري لأنها تشمل مسؤوليات أكبر، وتمنح صاحبها الفرصة للمشاركة في تشكيل قواعد العمل بالمؤسسة ودفع نمو الأعمال، تشمل تلك الوظائف ما يلي:
1- المساعد التنفيذي الأول
يُعد المساعد التنفيذي الأول هو الذراع اليمنى للإدارة العليا بالمؤسسة، إذ يقدم الدعم للمديرين والإداريين رفيعي المستوى، ويشارك أيضًا في المتابعة الإستراتيجية والتنسيق عالي المستوى.
يتولى المساعد التنفيذي الأول العديد من المهام تشمل: مساعدة المسؤولين الكبار في إدارة المشاريع والتخطيط الاستراتيجي، إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي، إعداد التقارير والعروض التقديمية عالية المستوى لدعم اتخاذ القرار، المساهمة في إدارة المشاريع الخاصة ومتابعة تقدمها، التعامل مع مختلف أنواع المراسلات الدقيقة، الإشراف على المساعدين التنفيذيين أو الإداريين الأقل خبرة.
2- الرئيس الإداري التنفيذي
عند حصول المساعد التنفيذي الأول على ترقية، يصل إلى منصب الرئيس الإداري التنفيذي الذي يشرف من خلاله على العمليات اليومية للمؤسسة بأكملها، ويتأكد من أن جميع أنشطة المكتب تعمل معًا بشكل منسجم وتساعد المؤسسة على تحقيق أهدافها.
تتمثل مهام الرئيس الإداري التنفيذي فيما يلي: إدارة المشاريع الكبرى بالمؤسسة، المشاركة في صياغة وتنفيذ الاستراتيجية العامة للمؤسسة بالتعاون مع الرئيس التنفيذي وباقي القيادات التنفيذية، إعداد التقارير التحليلية المُستخدمة في اتخاذ القرارات على مستوى المؤسسة، إدارة المخاطر الإدارية ووضع الخطط لتجنب حدوثها.
اقرأ المزيد عن: الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية
3- مدير الإدارة
يُعد مدير الإدارة بمثابة حلقة الوصل بين الإدارة العليا بالمؤسسة والموظفين، وهو يتولى مسؤولية الإشراف على العمليات الإدارية اليومية وضمان سير الأعمال داخل المؤسسة بكفاءة.
تشمل مهام مدير الإدارة وضع وتنفيذ الخطط والسياسات الإدارية بما يتماشى مع أهداف المؤسسة، تحديث الإدارة العليا حول مدى كفاءة سير العمل في المكتب وتقدم المشاريع، الإشراف على الأنشطة الإدارية اليومية، التأكد من الالتزام بالسياسات والإجراءات الإدارية، تطوير أنظمة العمل الإداري بالمؤسسة.
4- نائب رئيس مجلس الإدارة
نائب رئيس مجلس الإدارة هو المسؤول عن الفريق الإداري بأكمله، ويساعد رئيس المجلس في أداء مهامه، ويضمن استمرارية القيادة والإشراف على أعمال المجلس.
تشمل مهام نائب رئيس مجلس الإدارة: ، توزيع المهام على مختلف الأقسام، متابعة سير العمل واتخاذ القرارات المهمة للحفاظ على مسار المؤسسة الصحيح، المشاركة في وضع السياسات العامة للمؤسسة، الإشراف على بعض اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة، الإشراف على أداء الإدارة التنفيذية، المساهمة في اختيار القيادات العليا بالمؤسسة.
5- رئيس مجلس الإدارة
يأتي منصب رئيس مجلس الإدارة في قمة السلم الوظيفي الإداري على مستوى المؤسسة، فهو المسؤول الأول عن قيادة المؤسسة وضمان عمل المجلس بفعالية وسير العمل داخل المؤسسة بكفاءة.
تشمل مهام رئيس مجلس الإدارة: قيادة مجلس الإدارة وتوجيهه نحو وضع الرؤية والأهداف الإستراتيجية للمؤسسة، متابعة تنفيذ القرارات التي يصدرها المجلس، مراجعة واعتماد التقارير المالية، مراقبة أداء الإدارة التنفيذية، إصدار قرارات اختيار وتعيين أو عزل كبار الموظفين التنفيذيين.
هل تحلم ببدء مشوارك في الوظائف الإدارية؟ نحن في صبّار نوفر لك فرصًا حقيقية للعمل في مجالات إدارة المكاتب، التنسيق الإداري، المساعدة التنفيذية، وإدارة العمليات. لا تدع الفرص تمر من أمامك، وابدأ مسارك المهني بخطوة قوية.
وظف أفضل الكفاءات الإدارية مع صبّار
إذا كنت تبحث عن أفضل الكفاءات الإدارية التي تساعدك على رفع كفاءة التشغيل، تحسين بيئة العمل، وضمان استمرارية النمو المؤسسي، يمكنك الاعتماد على صبّار التي تزود شركتك بذوي المواهب في المجال الإداري.
تلبي لك صبّار جميع احتياجاتك من الموظفين الإداريين السعوديين والأجانب، المتاحين للعمل فورًا بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو عن بُعد، كما تقدم لك خدمات توظيف احترافية تضمن تعيين المرشحين في وقت قياسي.
الخاتمة:
التدرج الوظيفي الإداري هو المسار الذي يتيح للموظف الانتقال من الأدوار البسيطة إلى المناصب القيادية داخل الهيكل الإداري للمؤسسة. يبدأ عادةً بالوظائف المبتدئة مثل المساعد الإداري، مساعد المكتب أو مدخل البيانات، حيث يكتسب الموظف خلالها الخبرات الأولية في تنظيم الأعمال، متابعة المراسلات، وحفظ السجلات. مع مرور الوقت وتطوير المهارات، ينتقل الموظف إلى مستوى متوسط يتضمن أدوارًا أكثر تخصصًا مثل المساعد التنفيذي أو مدير المكتب أو المدير الإداري، حيث يصبح مسؤولًا عن الإشراف على الفرق، إدارة العمليات اليومية، وضمان سير العمل بكفاءة أكبر.
أما المستويات العليا في هذا المسار فتضم مناصب قيادية أكثر تأثيرًا مثل المساعد التنفيذي الأول، الرئيس الإداري التنفيذي، مدير الإدارة، نائب رئيس مجلس الإدارة، وصولًا إلى رئيس مجلس الإدارة الذي يقود المؤسسة بأكملها. في هذه المرحلة، تتوسع الصلاحيات لتشمل وضع السياسات، صياغة الاستراتيجيات طويلة المدى، الإشراف على فرق العمل التنفيذية، واتخاذ القرارات المفصلية التي تحدد مسار المؤسسة. بذلك، يعكس التدرج الوظيفي الإداري رحلة متكاملة تبدأ بالمهام التشغيلية اليومية وتنتهي بصناعة القرارات الاستراتيجية على أعلى المستويات.
